Yhteystietojen ja yhteystietoluettelon hallitseminen

Sinun on tehtävä useita toimia, jotta yhteystietoluettelosi pysyy ajan tasalla. Tämä artikkeli auttaa sinua järjestämään yhteystiedot siten, että oikeat yhteyshenkilöt löytyvät helposti.

Sisältö

Henkilöiden etsiminen

Yhteyshenkilön lisääminen

Usean yhteyshenkilön valitseminen

Yrityksen ulkopuolisten henkilöiden lisääminen yhteystietoluetteloon.

Uuden ryhmän luominen

Usein käytetyn yhteyshenkilön kiinnittäminen tai irrottaminen ryhmän alkuun

Ryhmän luominen

Ryhmän poistaminen tai siirtäminen

Ryhmän nimen muuttaminen

Yhteyshenkilöiden lajittelu ja näyttäminen

Yhteyshenkilöiden lajittelu yhteystietoluettelossa

Yhteystietoluettelon yksittäisten tietueiden ulkoasun muuttaminen

Yhteyshenkilöiden esittämistavan muuttaminen Lyncissä

Yhteyshenkilöiden tarkastelu tietosuojatason (aiemmin käyttöoikeustason) mukaan

Yhteyshenkilöiden siirtäminen, kopiointi ja poistaminen

Yhteystietokortin tarkasteleminen

Yhteyshenkilön merkintä

Yhteyshenkilön estäminen

Henkilöiden etsiminen

Hakuruutu löytyy yhteystietoluettelossa Yhteyshenkilöt-kuvakkeen alta ja puhelinnäkymässä Puhelin-kuvakkeen alta. Voit tehdä hakuja esimerkiksi henkilön nimen tai osaamisen (työnimikkeen) perusteella ja lisätä löytämäsi henkilöt yhteystietoluetteloon.

Yhteyshenkilön hakeminen

  • Kirjoita hakuruutuun nimi, sähköpostialias tai puhelinnumero. Voit etsiä yhteyshenkilöä myös jakeluryhmän nimellä tai tunnuksella. Microsoft Lync 2010 -tietoliikenneohjelmisto näyttää tulokset kirjoitettaessa. Jos esiin tulee useampi yhteyshenkilö tai ryhmä, luettelon kärkeen tulee se, joka on yhteystietoluettelossa. Kaikkien yhteys- ja muiden henkilöiden kuvan vasemmalla puolella on pystysuora tilarivi, joka kertoo henkilön tavoitettavuustilan, esimerkiksi Käytettävissä, Offline tai Varattu.

  • Jos yrityksesi käyttää Microsoft SharePoint -palveluja, hakuruudun alapuolella näkyvät Nimi- ja Taito-painikkeet. Voit etsiä käyttämällä avainsanaa, kuten työnimikettä tai osaamisaluetta. Tuo muita samankaltaisia osaamisalueita tai työnimikkeitä näkyviin valitsemalla Taito. Palaa yhteystietoluetteloon napsauttamalla hakuruudun X-merkkiä.

Sivun alkuun

Yhteyshenkilön lisääminen

Edellisessä kohdassa kerrottiin, että voit etsiä henkilöitä nimen, sähköpostialiaksen tai puhelinnumeron perusteella. Tässä kohdassa käytämme esimerkkinä nimen perusteella tehtävää hakua. Tehtyäsi haun näet luettelon henkilöistä, joiden nimet vastaavat hakuasi. Voit lisätä henkilön yhteystietoluetteloosi napsauttamalla henkilön yhteystietokortissa joko kohtaa Lisää yhteystietoluetteloon tai Lisää-painiketta.

  1. Selaa hakutuloksia kunnes löydät henkilön, jonka haluat lisätä yhteystietoluetteloosi. Napsauta henkilön yhteystietokorttia hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Lisää yhteystietoluetteloon. Voit myös napsauttaa Lisää-painikkeen alanuolta.

  2. Jos olet luonut henkilöryhmiä tai -luokkia, saat näkyviin luettelon luomistasi ryhmistä. Valitse yhteystietoryhmä, johon haluat sijoittaa yhteyshenkilön.

  3. Jos et ole luonut ryhmiä, voit halutessasi luoda sellaisen valitsemalla Lisää uuteen ryhmään ja antamalla sille sitten nimen.

Vihje:  Kirjoita henkilön koko nimi (tai suurin osa siitä) hakukenttään, sillä jos kirjoitat vain etunimen (erityisesti jos nimi on yleinen), saat useita tuloksia. Jos yrityksesi on määrittänyt näytettävien henkilöiden ylärajan, sinun on rajattava hakua ja tehtävä se uudelleen, jos hakemasi henkilö ei ollut luettelossa.

Lisättävien yhteyshenkilöiden enimmäismääräksi on oletuksena asetettu 1000. Todellisen enimmäismäärän asettaa organisaatiosi tukihenkilöstö, jolta voit pyytää lisätietoja, jos sinulle asetettu enimmäismäärä poikkeaa edellä mainitusta.

Sivun alkuun

Usean yhteyshenkilön valitseminen

Joskus on tehokkaampaa valita useita yhteyshenkilöitä kerralla, kuten kokouskutsua laadittaessa.

  • Useita toisistaan erillään olevia yhteyshenkilöitä voidaan valita pitämällä CTRL-näppäintä painettuna ja napsauttamalla niitä.

  • Viereiset yhteyshenkilöt valitaan napsauttamalla ja pitämällä VAIHTONÄPPÄINTÄ painettuna tai valitsemalla ne nuolinäppäimillä.

Sivun alkuun

Yrityksen ulkopuolisten henkilöiden lisääminen yhteystietoluetteloon.

Lync 2010 voi näyttää myös niiden yhteyshenkilöiden tavoitettavuustiedot, jotka käyttävät sellaisia sähköpostipalveluita kuin Windows Live (mukaan lukien MSN ja Hotmail), AOL® ja Yahoo! ® ja jotka ovat liittyneet Lynciin. Organisaation ulkopuoliset käyttäjät voivat suorittaa toimintoja, kuten jakaa tavoitettavuustietoja, soittaa Lync-puheluita ja järjestää videoneuvotteluja.

  1. Avaa Lync ja kirjoita hakuruutuun sen henkilön sähköpostiosoite, jonka haluat lisätä yhteystietoluetteloon.

  2. Napsauta esiin tulevassa kortissa Lisää-painiketta.

  3. Valitse yhteystietoryhmä, johon haluat sijoittaa yhteyshenkilön. Voit myös luoda sillä hetkellä uuden ryhmän kirjoittamalla nimen Uusi ryhmä -kentän viereen.

Joillakin käyttäjillä on sähköpostitili, jonka palvelua ei ole liitetty Lynciin. Vaikka nämä käyttäjät voidaan lisätä yhteystietoluetteloon samalla tavalla kuin liitetyt käyttäjät, heidän tavoitettavuustietonsa eivät näy.

Muut käyttäjät kirjautuvat liitettyyn sivustoon liittämättömällä käyttäjätunnuksellaan (sähköpostiosoite). Käytä tällöin muotoa käyttäjä(liittämätön.com)@liitettyyritys.com – esimerkiksi Contoso(gmail.com)@msn.com– yhteyshenkilöä lisätessäsi. Tätä muotoa käyttämällä varmistat, että yhteyshenkilön tavoitettavuustiedot näkyvät Lyncissä.

Videoesityksen yhteyshenkilön lisäämisestä löydät kohdasta Video: Lisää yhteystieto.

Sivun alkuun

Uuden ryhmän luominen

Kun halutut yhteyshenkilöt ovat löytyneet, ne voidaan lisätä yhteystietoryhmään, jolloin ne löytyvät helposti seuraavalla kerralla. Lync näyttää Usein käytetyt yhteyshenkilöt -luettelossa ne 10 henkilöä, joiden kanssa useimmiten keskustellaan. Tärkeimmät yhteyshenkilöt voidaan myös "kiinnittää" ryhmän alkuun, josta ne voidaan avata nopeasti. Lync esitäyttää kiinnitettyyn luetteloon oman työryhmän jäsenet.

Usein käytetyn yhteyshenkilön kiinnittäminen tai irrottaminen ryhmän alkuun

Voit kiinnittää tai irrottaa usein käytetyn yhteyshenkilön jommallakummalla seuraavista tavoista.

  • Avaa Lync, napsauta yhteyshenkilöä hiiren kakkospainikkeella yhteystietoluettelossa ja valitse sitten Kiinnitä usein käytettyihin yhteyshenkilöihin.

  • Voit irrottaa yhteyshenkilön napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Poista usein käytetyistä yhteyshenkilöistä.

Ryhmän luominen

  1. Avaa Lync ja napsauta yhteystietoluettelossa hiiren kakkospainikkeella jotakin ryhmän nimeä (esimerkiksi Usein käytetyt yhteyshenkilöt), valitse Luo uusi ryhmä ja nimeä ryhmä.

Luo uusi ryhmä -painike valittuna (napsautettu hiiren kakkospainikkeella olemassa olevan ryhmän nimeä)

  1. Voit lisätä käyttäjiä uuteen ryhmään etsimällä yhteyshenkilön, osoittamalla hakutuloksissa yhteyshenkilön nimeä ja valitsemalla sitten plus-merkin (+). Voit myös napsauttaa yhteyshenkilöä hiiren kakkospainikkeella hakutuloksissa, valita Lisää yhteystietoluetteloon ja valita sitten ryhmän nimen.

    Huomautus:  Kun luot ensimmäisen yhteyshenkilöryhmäsi, Lync luo sinulle automaattisesti ryhmän Muut yhteyshenkilöt. Voit liittää tähän ryhmään uusia yhteyshenkilöitä, joita ei tarvitse liittää tarkemmin määritettyihin ryhmiin.

Sivun alkuun

Ryhmän poistaminen tai siirtäminen

Jos haluat poistaa luomasi ryhmän, toimi seuraavasti:

  1. Valitse yhteystietoluettelon yläpuolella olevalla näyttöalueella Ryhmät. (Jos painike ei ole näkyvissä, napsauta Etsi-kentän alapuolella olevaa alanuolta, jolloin saat näkyviin Ryhmät-, Tila- ja Suhde-painikkeet.)

  2. Napsauta poistettavan ryhmän nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse pudotusvalikosta Poista ryhmä.

Huomautus:  Usein käytetyt yhteyshenkilöt- ja Muut yhteyshenkilöt -ryhmät luodaan automaattisesti, joten niitä ei voi poistaa.

Sivun alkuun

Ryhmän nimen muuttaminen

Voit muuttaa ryhmän nimen toimimalla seuraavasti:

  • Napsauta ryhmän nimeä hiiren kakkospainikkeella yhteystietoluettelossa, valitse Nimeä ryhmä uudelleen ja anna ryhmälle uusi nimi.

Sivun alkuun

Yhteyshenkilöiden lajittelu ja näyttäminen

Voit lajitella yhteyshenkilöitä eri tekijöiden (tilan, ryhmän jäsenyyden ja tietosuojatason) perusteella ja voit valita, miten haluat Lyncin esittävän kunkin henkilön yhteystiedot.

Yhteyshenkilöiden lajittelu yhteystietoluettelossa

  1. Lajittele yhteyshenkilösi niin, että online-tilassa olevat yhteyshenkilöt näkyvät luettelon alussa, valitsemalla Tila. Online-tilassa olevat yhteyshenkilösi näkyvän nyt luettelon alussa; heidän alapuolellaan näkyvät henkilöt, joiden tila on Poistunut, Tuntematon tai Ei käytettävissä.

  2. Lajittele yhteyshenkilösi sen mukaan, mihin ryhmiin he kuuluvat, valitsemalla Ryhmät. Lajittelussa huomioidaan sekä automaattisesti luodut ryhmät Usein käytetyt yhteyshenkilöt ja Muut yhteyshenkilöt sekä itse luomasi ryhmät.

Yhteyshenkilöjen lajittelu ryhmittäin

  1. Lajittele yhteyshenkilöt tietosuojatason mukaan valitsemalla Suhde. Jos haluat nähdä tasojen selitykset, napsauta yhteyshenkilöä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Muuta tietosuojatasoa.

Yhteystietoluettelon yksittäisten tietueiden ulkoasun muuttaminen

  • Tuo Asetteluvaihtoehdot-valikko näkyviin napsauttamalla hakuruudun alapuolella Näyttöasetukset-painikkeen vieressä olevaa nuolta.

Lajittelu Näyttönimen mukaan

Valikossa näkyvät asetukset vaihtelevat sen mukaan, miten yhteyshenkilöt on lajiteltu. Voit esimerkiksi määrittää, että kutsumanimet näkyvät sähköpostinimien sijaan tai tilatiedot pelkkien nimien sijaan. Jos yritys on mahdollistanut yhteyshenkilöiden kuvan näyttämisen yhteystietoluettelossa, voit valita, näytetäänkö kuvat; tästä riippuu, kuinka monta yhteyshenkilöä ikkunaan mahtuu. (Ellei kuvia näytetä, valintana on pelkkä nimi yhdellä rivillä tai nimi ja tiedot toisella rivillä.)

Huomautus:  Voit myös poistaa kuvat käytöstä kaikkialla Lyncissä valitsemalla Oma kuva Lync - asetukset -valintaikkunassa. Lisätietoja on kohdassa Määritä oman kuvan asetukset.

Yhteyshenkilöiden esittämistavan muuttaminen Lyncissä

  1. Napsauttamalla yhteystietoluettelossa hakuruudun alla olevaa Näyttöasetukset-painiketta voit näyttää joko yksi tai kaksi riviä tietoja kustakin yhteyshenkilöstä. Jos yritys käyttää yhteyshenkilön valokuvia, valokuvat näkyvät kahden rivin näkymässä.

  2. Lisää vaihtoehtoja saa näkyviin Asetteluvaihtoehdot-valikosta napsauttamalla Näyttöasetukset-kohdan vieressä olevaa alanuolta.

Yhteyshenkilöiden tarkastelu tietosuojatason (aiemmin käyttöoikeustason) mukaan

  • Napsauta yhteystietoluettelossa hakuruudun alla olevaa Suhde-painiketta.

Lisätietoja eri tietosuojatasoilla näytettävistä tavoitettavuustiedoista on kohdassa Hallinnoi tavoitettavuustietojasi.

Sivun alkuun

Yhteyshenkilöiden siirtäminen, kopiointi ja poistaminen

Siirrä, kopioi ja poista yhteyshenkilöitä yhteystietoluettelosta alla kuvatulla tavalla.

  • Siirrä yhteyshenkilö toiseen ryhmään napsauttamalla yhteyshenkilöä hiiren kakkospainikkeella, osoittamalla kohtaa Siirrä yhteyshenkilö kohteeseen ja valitsemalla sitten haluamasi ryhmä.

  • Kopioi yhteyshenkilö toiseen ryhmään napsauttamalla henkilöä hiiren kakkospainikkeella, valitsemalla Kopioi yhteystieto kohteeseen ja napsauttamalla sitten haluamaasi ryhmää.

  • Poista yhteyshenkilö ryhmästä napsauttamalla yhteyshenkilöä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Poista ryhmästä.

  • Poista yhteyshenkilö kokonaan napsauttamalla yhteyshenkilöä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Poista yhteystietoluettelosta.

Tärkeää:  Kun poistat yhteyshenkilön yhdestä ryhmästä, hänet poistetaan yhteystietoluettelostasi kokonaan, jos hän ei kuulu johonkin toiseen ryhmääsi.

Huomautus:  Yhteystietoluetteloasi ei voi kopioida tai siirtää toisille Lyncin käyttäjille. Jokaisen käyttäjän yhteystietoluettelo on ainutlaatuinen, sillä jokaisella on omanlaisensa suhteet, yksityisyysvaatimukset ja viestimispreferenssit. Voit jakaa tärkeimpiä ammatillisia yhteystietoja työtovereidesi kanssa luomalla Outlookissa tärkeimpien yhteystietojen jakeluluettelon, josta jokainen voi valita haluamansa yhteystiedot ja lisätä ne omaan yhteystietoluetteloonsa Lyncissä.

Tärkeää:  Siirtämis- ja kopiointitoiminnot vaihtelevat sen mukaan, miten yhteyshenkilöitä tarkastellaan (ryhmän, tilan tai suhteen mukaan). Huomaa, että yhteyshenkilön tietosuojataso muuttuu, kun se siirretään tietosuojatasoryhmästä toiseen.


Sivun alkuun

Yhteystietokortin tarkasteleminen

Näet yhteyshenkilön sinulle antaman tietosuojatason mukaiset huomautukset ja kalenteritiedot. Yhteystietokortti mahdollistaa myös yhteyden muodostamisen yhteyshenkilöön, mukaan lukien pikaviestintäkeskustelun aloittaminen, soittaminen, kokouksen ajoittaminen tai sähköpostin lähettäminen.

  1. Voit katsella perusyhteystietokorttia osoittamalla yhteystietoluettelossa yhteyshenkilön kuvaa (tai tilakuvaketta, jos kuvia ei näytetä).

  2. Saat lisätietoja napsauttamalla kortin oikeassa alakulmassa olevaa Laajenna yhteystietokortti -painiketta (alanuoli).

Laajenna Lync-yhteystietokortti

  1. Pidä kortti näkyvissä napsauttamalla Kiinnitä-painiketta kortin oikeassa yläkulmassa. Kortin voi vetää työpöydän kätevään kohtaan.

Sivun alkuun

Yhteyshenkilön merkintä

Yhteystietoluettelossa oleva yhteyshenkilö voidaan merkitä, eli yhteyshenkilöön voidaan liittää tunniste, jolloin saat ilmoituksen heti, kun yhteyshenkilön tilaksi muuttuu Käytettävissä.

  1. Napsauta yhteystietoluettelossa hiiren kakkospainikkeella yhteyshenkilöä, jolle haluat lisätä tunnisteen.

  2. Valitse Merkitse tilanmuutosilmoituksia varten.

Videoesityksen yhteyshenkilön merkitsemisestä löydät kohdasta Video: Yhteyshenkilön merkintä.

Sivun alkuun

Yhteyshenkilön estäminen

Jos haluat estää tiettyä yhteyshenkilöä ottamasta sinuun yhteyttä Lyncin kautta, toimi seuraavasti:

  1. Napsauta henkilöä yhteystietoluettelossa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Muuta tietosuojatasoa.

  2. Valitse Estetty yhteyshenkilö.

Lisätietoja tietosuojatason asetuksista on kohdassa Usein kysytyt kysymykset tavoitettavuudesta, yhteyshenkilöistä ja pikaviestinnästä.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×