Yhteystietoluettelon pitämiseksi ajan tasalla on tehtävä useita toimia. Tämän artikkelin avulla voit järjestellä yhteystietoja, jotta löydät helposti henkilöt, joiden kanssa haluat ottaa yhteyttä.
Mitä haluat tehdä ?
Hae henkilöitä
Hakuruutu sijaitsee yhteystietoluettelossa, Yhteystiedot-kuvakkeen alapuolella ja Puhelin-näkymässä Puhelin-kuvakkeen alapuolella. Voit etsiä henkilöiden nimiä tai osaamisalueen (tehtävänimike) ja lisätä heidät sitten esimerkiksi yhteystietoluetteloon.
-
Kirjoita hakuruutuun nimi, sähköpostitunnus tai puhelinnumero. Voit myös kirjoittaa jakeluryhmän tai aliaksen nimen. Microsoft Lync 2010 -viestintäohjelmisto näyttää tulokset kirjoittaessasi. Jos yhteystietoja tai ryhmiä on useita, yhteystietoluettelossasi oleva yhteystieto näkyy luettelon yläosassa. Kaikilla yhteyshenkilöillä ja muilla kuin yhteyshenkilöillä on pystysuuntainen tilarivi henkilön kuvan vasemmalla puolella, ja ne ilmaisevat tavoitettavuuden, kuten Käytettävissä, Offline ja Varattu.
-
Jos yrityksesi käyttää Microsoft SharePoint -palveluita, nimi- ja osaamisaluepainikkeet näkyvät hakuruudun alapuolella. Voit hakea käyttämällä avainsanaa, kuten tehtävänimikettä tai osaamisaluetta. Valitse Osaamisalue , jos haluat nähdä muita, joilla on samankaltaisia osaamisalueita tai työnimikkeitä. Palaa yhteystietoluetteloon napsauttamalla hakuruudun X-painiketta .
Yhteyshenkilön lisääminen
Edellisessä ohjeaiheessa kerrotaan, että voit hakea henkilöä käyttämällä nimeä, sähköpostitunnusta tai puhelinnumeroa. Tässä toimenpiteessä käytetään esimerkkinä hakua nimen perusteella. Kun olet suorittanut haun, näkyviin tulee luettelo henkilöistä, joiden nimet vastaavat hakua. Henkilön yhteystietokortissa voit käyttää joko Lisää yhteystietoluetteloon - valintaa tai Lisää-painiketta .
-
Selaa hakujen palautusluetteloa, kunnes siirryt sen henkilön luo, jonka haluat lisätä yhteystietoluetteloosi. Napsauta henkilön yhteystietokortissa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Lisää yhteystietoluetteloon. Voit myös napsauttaa Lisää-painikkeen alanuolta.
-
Jos olet määrittänyt yhteystietoryhmiä tai -luokkia, näkyviin tulee luettelo näistä ryhmistä. Valitse yhteystietoryhmä, johon yhteystieto sijoitetaan.
-
Jos et ole määrittänyt ryhmiä, mutta haluat, valitse Lisää uuteen ryhmään ja kirjoita sitten luotavan uuden ryhmän nimi.
Vihje: Kirjoita henkilön koko nimi (tai suurin osa siitä) hakuruutuun, koska jos kirjoitat vain etunimen, erityisesti yleisesti käytetyn nimen, saat useita palautuksia. Jos yrityksesi on määrittänyt näytettävien henkilöiden määrän rajoituksen, sinun on tarkennettava hakua ja tehtävä se uudelleen, jos haluamaasi yhteystietoa ei ole luettelossa.
Lisättävien yhteyshenkilöiden enimmäismäärä on oletusarvoisesti 1 000. Tukihenkilöstö on määrittänyt todellisen numerosi, joten ota heihin yhteyttä saadaksesi lisätietoja, jos kyseistä numeroa ei ole annettu saatavillesi.
Sivun alkuun
Useiden yhteystietojen valitseminen
Joskus useiden yhteystietojen valitseminen kerrallaan on tehokkaampaa. Esimerkki on kokouskutsun kokoaminen.
-
Jos haluat valita useita ei-vierekkäisiä yhteystietoja, pidä CTRL-näppäintä painettuna samalla, kun napsautat niitä.
-
Jos haluat käyttää vierekkäisiä yhteystietoja, pidä VAIHTO-näppäintä painettuna samalla, kun napsautat, tai valitse se nuolinäppäimillä.
Yrityksen ulkopuolisten henkilöiden lisääminen yhteystietoluetteloon
Lync 2010 voi näyttää tavoitettavuustiedot yhteyshenkilöille, jotka käyttävät sähköpostipalveluja, kuten Windows Reaaliaikaista Internet-palvelujen verkkoa (mukaan lukien MSN ja Hotmail), AOL® ja Yahoo!®, ja jotka ovat liittyneet Lynciin. Organisaation ulkopuoliset käyttäjät (yrityksen ulkopuoliset käyttäjät) voivat esimerkiksi jakaa tavoitettavuustietoja, soittaa Lync-puheluita ja järjestää videoneuvotteluja.
-
Avaa Lync ja kirjoita hakuruutuun sen henkilön sähköpostiosoite, jonka haluat lisätä yhteystietoluetteloosi.
-
Napsauta näkyviin tulevassa yhteystietokortissa Lisää-painiketta .
-
Valitse yhteystietoryhmä, johon yhteystieto sijoitetaan. Voit myös luoda uuden ryhmän tällä hetkellä kirjoittamalla nimen Uusi ryhmä - kentän viereen.
Joillakin käyttäjillä on sähköpostitili, jossa on palvelu, jota ei ole liitetty Lynciin. Vaikka voit lisätä nämä käyttäjät yhteystietoluetteloosi samalla tavalla kuin lisäät liitettyjä käyttäjiä, et näe heidän tavoitettavuustietojaan.
Muut käyttäjät kirjautuvat sisään liitettyihin sivustoihin käyttämällä organisaation ulkopuolista käyttäjätunnusta (sähköpostiosoitetta). Jos näin on, käytä muotoa user(unfederated.com)@federatedcompany.com- esimerkiksi MrContoso(gmail.com)@msn.com.-- kun lisäät yhteystiedon. Tämän muodon käyttäminen varmistaa, että hänen tavoitettavuustietonsa näkyvät Lyncissä.
Uuden ryhmän luominen
Kun olet löytänyt haluamasi yhteystiedot, voit lisätä ne yhteystietoryhmään, jotta löydät ne helposti seuraavalla kerralla. Lync täyttää usein käytetyt yhteyshenkilöt automaattisesti 10 yhteyshenkilön perusteella, joiden kanssa käyt useimmin keskusteluja. Voit myös kiinnittää tärkeimmät yhteystiedot ryhmän yläreunaan, jotta pääset nopeasti alkuun. Lync täyttää kiinnitetyn luettelon valmiiksi ryhmän jäsenten kanssa.
Usein käytetyn yhteyshenkilön kiinnittäminen tai kiinnityksen poistaminen ryhmän alkuun
Jos haluat kiinnittää usein käytetyn yhteystiedon tai poistaa sen kiinnityksen, tee jompikumpi seuraavista.
-
Avaa Lync ja napsauta yhteyshenkilöä hiiren kakkospainikkeella yhteystietoluettelossa ja valitse kiinnitä usein käytettyihin yhteystietoihin.
-
Voit poistaa yhteystiedon kiinnityksen napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla poistamalla kiinnityksen usein käytetyistä yhteystiedoista.
Yhteystietoryhmän luominen
Kun luot ryhmän Lyncissä, sitä kutsutaan yhteystietoryhmäksi, koska se järjestää yhteystiedot sinulle merkityksellisiin ryhmiin. Voit lähettää pikaviestejä, lähettää heille sähköpostia ja järjestää kokouksia heidän kanssaan.
Olet ehkä kuullut Microsoft 365 ryhmistä. Microsoft 365-ryhmä on jaettu työtila sähköpostia, keskusteluja, tiedostoja ja kalenteritapahtumia varten, jossa ryhmän jäsenet voivat tehdä yhteistyötä ja saada asiat nopeasti tehdyiksi. Et voi luoda Microsoft 365-ryhmää Lyncistä. Lisätietoja on artikkelissa Lisätietoja Office 365 ryhmistä.
-
Avaa Lync ja napsauta yhteystietoluettelossa hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa ryhmän nimeä (esimerkiksi Usein käytetyt yhteystiedot), valitse Luo uusi ryhmä ja nimeä sitten ryhmä.
-
Jos haluat lisätä henkilöitä uuteen ryhmään, etsi yhteyshenkilö, osoita yhteystietojen nimeä hakutuloksissa ja napsauta sitten plusmerkkiä (+). Voit myös napsauttaa yhteyshenkilöä hiiren kakkospainikkeella hakutuloksissa, valita Lisää yhteystietoluetteloon ja valita sitten ryhmän nimen.
Huomautus: Kun luot ensimmäisen yhteystietoryhmän, Lync luo automaattisesti ryhmän, jonka nimi on Muut yhteyshenkilöt. Voit määrittää tälle ryhmälle uusia yhteyshenkilöitä, jotka eivät edellytä tarkempia ryhmäjäsenyyksiä.
Ryhmän poistaminen tai poistaminen
Luomasi ryhmän poistaminen:
-
Valitse Ryhmät yhteystietoluettelon yläpuolella olevalta näyttöalueelta. (Jos tätä valintaa ei näy, tuo Ryhmät-, Tila- ja Suhde-painikkeet näkyviin napsauttamalla hakukentän alapuolella olevaa alanuolta.)
-
Napsauta hiiren kakkospainikkeella sen ryhmän nimeä, jonka haluat poistaa, ja valitse sitten avattavasta valikosta Poista ryhmä .
Huomautus: Usein käytetyt yhteyshenkilöt- ja Muut yhteystiedot -ryhmät luodaan automaattisesti, joten niitä ei voi poistaa.
Ryhmän nimen muuttaminen
Ryhmän nimeäminen uudelleen:
-
Napsauta ryhmän nimeä yhteystietoluettelossa hiiren kakkospainikkeella, valitse Nimeä ryhmä uudelleen ja kirjoita sitten uuden ryhmän nimi.
Yhteystietojen lajitteleminen ja näyttäminen
Voit lajitella yhteystiedot eri luokkien (niiden tilan, ryhmän jäsenyyden ja tietosuojatasojen) mukaan ja voit valita, miten haluat näyttää yksittäiset yhteystietoluettelot.
Yhteystietojen lajitteleminen yhteystietoluettelossa
-
Jos haluat järjestää yhteystietosi siten, että online-tilassa olevat henkilöt näkyvät luettelon ylimpinä, valitse Tila. Online-yhteyshenkilösi näkyvät yläreunassa ja sen jälkeen henkilöt, joiden tilana on Poissa, Tuntematon ja Ei käytettävissä.
-
Jos haluat näyttää yhteyshenkilöt niiden ryhmien mukaan, joihin he kuuluvat (mukaan lukien oletusryhmät Usein käytetyt yhteyshenkilöt ja Muut yhteystiedot ja kaikki luomasi ryhmät), valitse Ryhmät.
-
Jos haluat lajitella yhteyshenkilöt tietosuojatason mukaan, valitse Suhde. (Jos haluat nähdä yhteyksien selitykset, napsauta yhteyshenkilöä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Muuta tietosuojatasoa.)
Yhteystietoluettelon yksittäisten merkintöjen ulkoasun muuttaminen
-
Tuo Asetteluasetukset-valikko näkyviin napsauttamalla hakuruudun alapuolella olevan Näyttöasetukset-painikkeen vieressä olevaa nuolta.
Sen mukaan, miten olet lajitellut yhteystiedot, valikossa näkyy eri vaihtoehtoja. Voit esimerkiksi näyttää "kutsumanimet" sähköpostin nimien tai tilatietojen sijaan. Jos yrityksesi on ottanut yhteystietokuvien näyttämisen käyttöön yhteystietoluettelossa, voit valita, näytetäänkö kuvat, mikä määrittää, kuinka monta yhteystietoa ikkunaan mahtuu. (Jos et näytä kuvia, voit valita vain nimen, yhden rivin tai nimen ja tiedot toisella rivillä.)
Huomautus: Voit myös poistaa kuvat käytöstä kaikkialla Lyncissä valitsemalla Oma kuvaLync – asetukset -valintaikkunassa. Lisätietoja on artikkelissa Kuva-asetusten määrittäminen.
Lyncin yhteystietojen näyttötavan muuttaminen
-
Napsauta yhteystietoluettelossa hakuruudun alapuolella olevaa Näyttöasetukset-painiketta , jos haluat vaihtaa yhden ja kahden tietorivin välillä yhteystietoa kohden. Jos yrityksesi käyttää yhteystietokuvia, kaksirivinen näkymä näyttää valokuvat.
-
Saat lisää vaihtoehtoja avaamalla Asetteluasetukset-valikon napsauttamalla Näyttöasetukset-kohdan vieressä olevaa alanuolta.
Yhteystietojen tarkasteleminen tietosuojatason mukaan (aiemmin käyttöoikeustaso)
-
Napsauta Yhteystietoluettelossa Yhteys-painiketta hakuruudun alapuolella.
Lisätietoja kunkin tietosuojatason tavoitettavuustiedoista on ohjeaiheessa Tavoitettavuustietojen käytön hallinta.
Yhteystietojen siirtäminen, kopioiminen ja poistaminen
Voit siirtää, kopioida ja poistaa yhteystietoja yhteystietoluettelossa seuraavasti.
-
Jos haluat siirtää yhteyshenkilön toiseen ryhmään, napsauta yhteystietoa hiiren kakkospainikkeella, osoita Siirrä yhteystieto kohteeseen -kohtaa ja valitse sitten haluamasi ryhmä.
-
Jos haluat kopioida yhteystiedon toiseen ryhmään, napsauta yhteystietoa hiiren kakkospainikkeella, valitse Kopioi yhteystieto ja valitse sitten haluamasi ryhmä.
-
Jos haluat poistaa yhteyshenkilön ryhmästä, napsauta yhteystietoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Poista ryhmästä.
-
Jos haluat poistaa yhteyshenkilön kokonaan, napsauta yhteystietoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Poista yhteystietoluettelosta.
Tärkeää: Kun poistat yhteyshenkilön yhdestä ryhmästä, kyseinen yhteystieto poistetaan yhteystietoluettelosta kokonaan, ellei hänellä ole vielä jäsenyyttä toisessa ryhmässäsi.
Tärkeää: Sen mukaan, miten tarkastelet yhteystietoja (ryhmän, tilan tai suhteen mukaan), siirto- ja kopiointifunktiot eroavat toisistaan. Huomaa, että yhteystietojen vetäminen tietosuojatasoryhmien välillä muuttaa yhteyshenkilön tietosuojatasoa.
Huomautus: Muut Lync-käyttäjät eivät voi viedä tai kopioida yhteystietoluetteloasi. Jokaisen henkilön yhteystietoluettelo on erilainen, koska kaikilla on yksilölliset suhteet, tietosuojavaatimukset ja viestintäasetukset. Voit helposti jakaa työtoverien kanssa tärkeimmät työyhteyshenkilöt luomalla Outlook avainyhteystietojen jakeluluettelon, josta kaikki voivat valita yhteyshenkilöitä, jotka lisätään Lyncin yhteystietoluetteloihin.
Yhteystietokortin tarkasteleminen
Yhteyshenkilön sinulle myöntämän tietosuojatason mukaan näet hänen aikataulunsa sekä henkilökohtaisen huomautuksen. Yhteystietokortissa on myös yhteys yhteyshenkilöön yhdistämispiste, kuten pikaviestikeskustelun aloittaminen, soittaminen, kokouksen ajoittaminen tai sähköpostiviestin lähettäminen.
-
Osoita yhteystietoluettelossa yhteyshenkilön kuvaa (tai tilakuvaketta, jos kuvia ei näytetä), niin näet perusyhteystietokortin.
-
Saat lisätietoja napsauttamalla Laajenna yhteystietokortti - painiketta (alanuoli) kortin oikeassa alakulmassa.
-
Jos haluat pitää kortin näkyvissä, napsauta kortin oikeassa yläkulmassa olevaa Kiinnitä-painiketta . Voit vetää kortin kätevään paikkaan työpöydällä.
Yhteyshenkilön merkitseminen
Voit merkitä yhteyshenkilön yhteystietoluetteloon merkitsemisen tai tunnisteen, jotta saat ilmoituksen, kun hän tulee saataville. Lync näyttää ilmoituksen heti, kun yhteyshenkilön tilaksi muuttuu Käytettävissä.
-
Napsauta yhteystietoluettelossa hiiren kakkospainikkeella henkilöä, jonka haluat merkitä tunnisteella.
-
Valitse Merkitse tilanmuutosilmoituksia varten.
Yhteyshenkilön estäminen
Jos haluat estää yksittäiset yhteyshenkilöt, jotta he eivät voi ottaa sinuun yhteyttä Lyncin avulla, toimi seuraavasti:
-
Napsauta yhteystietoa yhteystietoluettelossa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Muuta tietosuojatasoa.
-
Valitse Estetty yhteystieto.
