Yhteystietojen hallinta SharePoint Workspace 2010:ssä

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Yhteyshenkilöt ovat henkilöitä, voit käsitellä. Voit lisätä yhteystiedot henkilökohtaiseen luetteloosi toiminnon Aloituskeskuksessa. Voit myös hallita omia yhteyshenkilö.

Toimintaohjeita

Uusien yhteystietojen lisääminen

Yhteystietojen tallentaminen tiedostona

Yhteystietojen lähettäminen muille

Yhteyshenkilön jäsenyyden vahvistaminen

Yhteyshenkilöiden Nimiristiriitojen ratkaiseminen

Yhteyshenkilön tunnusnimen luominen

Yhteyshenkilön poistaminen

Yhteystiedon piilottaminen

Yhteystiedon diagnostiikkatietojen tarkasteleminen

Yhteystiedon ominaisuuksien tarkasteleminen

Uusien yhteyshenkilöiden lisääminen

Voit etsiä ja lisätä uusia yhteyshenkilöitä toiminnon aloituskeskuksen yhteystietoluetteloon toimimalla seuraavasti:

  1. Valitse Aloitus-välilehti.

  2. Napsauta Lisää yhteyshenkilö.

  3. Kirjoita nimi tai etsittävä teksti Etsi käyttäjä -valintaikkunan Etsi-kenttään.

    Tiedot

    Voit tehdä hakuja koko nimellä, etunimellä, sukunimellä, työsähköpostiosoitteella tai henkilökohtaisella sähköpostiosoitteella. Haku palauttaa kaikki yhteyshenkilöt, joiden kentistä kyseinen vastine löytyy. Esimerkiksi hakumerkkijono "Esko" palauttaisi yhteyshenkilöt nimeltä "Ari Eskola", koska sanan "Esko" kirjaimet sisältyvät sukunimikentän neljään ensimmäiseen kirjaimeen. Yleisesti ottaen voidaan sanoa, että mitä tarkempaa hakumerkkijonoa käytät (kirjoittamalla enemmän merkkejä), sitä tarkempia hakutuloksia saat.

    Voit järjestää Etsi käyttäjä -valintaikkunan sarakkeet uudelleen vetämällä niitä. Voit myös poistaa sarakkeita (lukuun ottamatta Koko nimi -saraketta) napsauttamalla mitä tahansa sarakkeen otsikkoa hiiren kakkospainikkeella ja poistamalla valinnan poistettavan sarakkeen nimen kohdalta. Voit palauttaa poistetun sarakkeen napsauttamalla minkä tahansa sarakkeen otsikkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla valintaruudun palautettavan sarakkeen kohdalla. Etsi käyttäjä -valintaikkunaan tehdyt muutokset koskevat vain kyseistä hakuistuntoa. Kaikki oletusarvoiset asetukset palautetaan seuraavalla kerralla, kun avaat Etsi käyttäjä -valintaikkunan.

  4. Valinnainen: Valitse Sisällytä yleinen työtilan yhteystietohakemisto -valintaruutu, jos haluat sisällyttää tämän hakemiston hakuusi.

    Oletusarvon mukaan SharePoint Workspace etsii samassa yritysverkossa (Jos kuulut sellaiseen) sekä Tunnetuista yhteystiedoista.

  5. Napsauta Etsi.

  6. Jos vastine löytyy, valitse se luettelosta.

    Jokaisen luettelon yhteyshenkilön nimen vieressä näkyy Tavoitettavuus-kuvake, josta näet kyseisen henkilön online-tilan. Sellaisten yhteyshenkilövastineiden, jotka löytyivät yleisen työtilan yhteistietohakemistosta, kohdalla näytetään aina Tuntematon-tilakuvake, kunnes valitset kyseiset henkilöt ja lisäät heidät yhteystietoluetteloosi.

  7. Saat lisätietoja valitusta yhteyshenkilövastineesta napsauttamalla Ominaisuudet.

    Voit esimerkiksi haluta suoritettava vaiheet, jotta voit vahvistaa yhteyshenkilön jäsenyyden.

  8. Lisää yhteyshenkilö luetteloon napsauttamalla Lisää.

Työtilan jäsenen lisääminen yhteystietoluetteloon

Kun työtilaasi tulee uusia jäseniä, saatat haluta lisätä heidän yhteystietonsa omaan luetteloosi. Napsauta sitä jäsentä, jonka haluat lisätä, hiiren kakkospainikkeella ja valitse Lisää omiin yhteystietoihin.

Voit lisätä työtilan jäsenen yhteystietoluetteloosi myös vetämällä.

Sivun alkuun

Yhteystietojen tallentaminen tiedostona

Voit tallentaa yhteystiedot tiedostona ja lähettää ne sähköpostin liitetiedostona.

  1. Napsauta yhteyshenkilöä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Tallenna yhteystiedot tiedostona....

  2. Valitse Tallenna yhteystiedot tiedostona... -valintaikkunasta yhteystietotiedoston tallennuskohde ja napsauta Tallenna.

Sivun alkuun

Yhteystietojen lähettäminen muille henkilöille

Voit lähettää yhteystiedon muille henkilöille liitetiedostona sähköpostin liitetiedostona tai Groove-viestinä.

  1. Napsauta yhteyshenkilöä hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Lähetä sähköpostitse valituille yhteyshenkilöille....

  3. Lisää yksi tai useampia sähköpostiosoitteita Vastaanottaja:-kenttään.

  4. Muokkaa halutessasi viestin aihetta ja sisältöä.

    Huomaa, että yleensä sähköpostiviesti sisältää SharePoint Workspacen latausohjeet siltä varalta, että vastaanottajalla ei vielä ole tiliä.

  5. Napsauta OK.

Sivun alkuun

Yhteyshenkilön jäsenyyden vahvistaminen

Suosittelemme yhteyshenkilöiden jäsenyyden vahvistamista, jotta arkaluonteiset tiedot eivät päädy väärille henkilöille. Tilisi asennustavasta riippuen organisaatiosi järjestelmänvalvoja on jo saattanut vahvistaa yhteyshenkilöiden jäsenyydet. SharePoint Workspace osoittaa yhteystieto- ja jäsenluettelosi henkilöiden vahvistustilan käyttämällä seuraavia värejä:

  • Musta: Ei vahvistettu.

  • Vihreä: itse vahvistettu.

  • Sinivihreä: Organisaation vahvistama.

  • Sininen: Organisaation vahvistama, mutta toimialueesi ulkopuolella tai ristivarmennettu.

  • Punainen: nimiristiriita. Kaksi yhteystiedoissa on samankaltainen nimi näyttämiseen punaisena niiden riippumatta. Lisätietoja on kohdassa Resolving Nimiristiriitojen .

Jäsenyytesi viestintäkäytännöt määrittävät kykysi olla vuorovaikutuksessa muiden käyttäjien kanssa heidän vahvistustilastaan riippuen. Nämä käytännöt saattavat toimia seuraavilla tavoilla:

  • Estävät viestinnän sellaisten käyttäjien kanssa, joita organisaatiosi järjestelmänvalvoja ei ole vahvistanut.

  • Avaavat Yhteystiedon vahvistusilmoitus -valintaikkunan (kuvattu alla) varoittaakseen sinua ennen kuin olet vuorovaikutuksessa sellaisten henkilöiden kanssa, joiden henkilöllisyyttä ei ole vahvistettu.

  • Sallivat viestinnän kenen tahansa yhteyshenkilön kanssa ilman varoituksia tai rajoituksia.

Organisaation muiden käyttäjien tarkastaminen voi antaa sinulle tarpeeksi julkaisevan henkilöllisyyttä. Joissakin tapauksissa etenkin silloin, kun käsittelet erittäin luottamuksellisia tietoja, myös haluat ehkä käyttäjän jäsenyydenvahvistamiseksi manuaalisesti.

Yhteystiedon vahvistusilmoitus -valintaikkunaan vastaaminen

Yhteystiedon vahvistusilmoitus -valintaikkuna näytetään, jos yrität viestiä sellaisen käyttäjän kanssa, jonka jäsenyyttä ei ole vahvistettu, ja jos tilisi jäsenyyden viestintäkäytännöt on määritetty niin, että sinua varoitetaan tällaisista käyttäjistä. Voit toimia seuraavasti:

  • Valitse käyttäjä ja napsauta Vahvista jäsenyys. Vahvista yhteyshenkilön jäsenyys manuaalisesti noudattamalla ohjeita seuraavassa osiossa.

  • Tarkastele valitun käyttäjän ominaisuuksia napsauttamalla Ominaisuudet.

  • Ohita käyttäjän vahvistusilmoitus napsauttamalla Jatka ja jatka toimintoa.

  • Peruuta käyttäjän vahvistusilmoitukseen johtanut toiminto napsauttamalla Peruuta.

Yhteyshenkilön vahvistaminen manuaalisesti

SharePoint Workspace määrittää yksilöllinen "digitaalisen tunnisteen" kunkin yhteyshenkilön jäsenyyden. Digitaalisen tunnisteen näkyy pitkän merkkijonon kirjaimia ja numeroita (ja välimerkit luettavuuden). Nämä digitaalisen saatu käytetään yhteystietojen tarkasteleminen työtilojen ja yhteystietoluetteloiden tosielämän-jäsenyyden vahvistaminen manuaalisesti. Voit myös Näytä myönnetyt jäsenyyden digitaalisen tunnisteen.

Voit vahvistaa yhteyshenkilön jäsenyyden manuaalisesti toimimalla seuraavasti:

  1. Napsauta yhteyshenkilöä (tai työtilan jäsentä), jonka haluat vahvistaa, hiiren kakkospainikkeella ja napsauta sitten Vahvista jäsenyys....

    Vahvista jäsenyys -valintaikkunassa näkyvät sinun ja valitun yhteyshenkilön nykyisen suhteen tiedot, kuten jaetut työtilat, vaihdettujen viestien lukumäärä ja suhteenne organisaatiossa. Jos et ole missään suhteessa valittuun yhteyshenkilöön, Vahvista jäsenyys -valintaikkuna näyttää ohjeet yhteyshenkilön jäsenyyden vahvistamiseksi kyseisen henkilön digitaalisten tunnistetietojen tarkistamisen kautta.

    Huomautus: Jos SharePoint Workspace havaitsee, että kahdella tai useammalla yhteyshenkilöllä on sama nimi, Vahvista jäsenyys -valintaikkuna lähettää varoituksen, joka kehottaa sinua määrittämään tunnusnimen, kun vahvistat kyseisen yhteyshenkilön.

  2. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Jos olet vakuuttunut yhteyshenkilön jäsenyydestä näkemiesi tietojen perusteella, napsauta Vahvista.

      Kirjoita yhteyshenkilön vaihtoehtoinen nimi Vahvista jäsenyys -valintaikkunaan, jos uskot tarvitsevasi sellaisen, ja napsauta OK.

    • Jos et ole vielä vakuuttunut yhteyshenkilön jäsenyydestä ja jos haluat ryhtyä lisätoimenpiteisiin jäsenyyden vahvistamiseksi, napsauta Jos et ole varma, tarkista tunnistetieto.

      Tarkista yhteyshenkilön tunnistetieto noudattamalla Vahvista jäsenyys -valintaikkunan ohjeita ja napsauta Vahvista.

      Kirjoita Vahvista jäsenyys -valintaikkunaan yhteyshenkilön vaihtoehtoinen nimi, jos uskot tarvitsevasi sellaisen, ja napsauta OK.

Yhteyshenkilön jäsenyyden vahvistamisen poistaminen

Saatat joskus joutua muuttamaan manuaalisesti vahvistettujen yhteyshenkilöiden vahvistustilaa, jotta he näkyisivät vahvistamattomina.

  1. Napsauta yhteyshenkilöä (tai työtilan jäsentä), jonka vahvistuksen haluat poistaa, hiiren kakkospainikkeella ja valitse Vahvista jäsenyys....

  2. Napsauta Poista vahvistus.

Sivun alkuun

Nimiristiriitojen ratkaiseminen

Kun kahdella tai useammalla henkilöllä on sama näyttönimi, kyseisten henkilöiden nimet näkyvät punaisella yhteystietoluettelossa, työtilan jäsenluettelossa ja yhteystietokortissa. Näyttönimet ovat identtisiä, jos ne ovat juuri samanlaisia sen jälkeen, kun nimen alussa, lopussa tai keskellä olevat välilyönnit poistetaan ja nimi kirjoitetaan pienillä kirjaimilla.

Esimerkiksi "Juha  Pekka" ja "Juha Pekka" johtaa nimiristiriitaan. "Juha Pekka" ja "Juha-Pekka" eivät kuitenkaan johda nimiristiriitaan.

On tärkeää, että yhteyshenkilöiden nimet erottuvat toisistaan, jotta et vahingossa aloita toimintoja väärän yhteyshenkilön kanssa. Voit luoda ristiriitaisille yhteyshenkilöille tunnusnimet.

Joissakin harvinaisissa tapauksissa nimiristiriita saattaa johtua tilin mukana tallennetuista vanhentuneista yhteyshenkilöistä. Yhteyshenkilö on saattanut esimerkiksi aktivoida uuden tilin ja hylätä kaikki edellisen tilin toiminnot, mutta hän on käyttänyt molemmissa samaa näyttönimeä. Tässä tapauksessa voit piilottaa vanhentuneen yhteyshenkilön yllä kuvatulla tavalla, jotta hän ei enää näy yhteystietoluetteloissa.

Ratkaise nimiristiriita toimimalla seuraavasti:

  1. Napsauta nimeä, jossa näkyy ristiriita, hiiren kakkospainikkeella ja napsauta sitten Ratkaise nimiristiriita.

  2. Tee jokin seuraavista:

    • Tarkastele valitun yhteyshenkilön tietoja napsauttamalla Näytä vCard.... Tämä auttaa sinua erottamaan samannimiset yhteyshenkilöt toisistaan.

    • Avaa Tunnusnimi-valintaikkuna, johon voit lisätä yhteyshenkilön yksilöllisen nimen, napsauttamalla Määritä yhteystiedon tunnusnimi....

    • Vahvista yhteyshenkilön jäsenyys napsauttamalla Vahvista jäsenyys....

  3. Valitse Valmis.

Sivun alkuun

Yhteyshenkilön tunnusnimen luominen

Voit näyttää minkä tahansa yhteyshenkilön (paitsi itsesi) tunnusnimellä. Tästä on hyötyä silloin, kun sinun on vaikea erottaa toisistaan kaksi yhteyshenkilöä, joilla on sama nimi.

  1. Napsauta yhteyshenkilöä hiiren kakkospainikkeella ja napsauta sitten Yhteystiedon tunnusnimi.

  2. Kirjoita tunnusnimi ja napsauta OK.

    Tunnuksen nimi näkyy alkuperäisen nimen paikalle. Voit tarkastella yhteystiedon alkuperäisen nimen, voit avata yhteystietonsatai aliaksen Word nimeä näyttämään ponnahdusikkuna, jossa näkyy alkuperäinen nimi.

Sivun alkuun

Yhteyshenkilön poistaminen

Voit poistaa yhteyshenkilön toiminnon aloituskeskuksen yhteystietoluettelosta toimimalla seuraavasti:

  1. Valitse yhteyshenkilö, jonka haluat poistaa.

  2. Paina DELETE-näppäintä ja vahvista poisto napsauttamalla Kyllä.

Yhteyshenkilöt, jotka poistat toiminnon aloituskeskuksen yhteystietoluettelosta, saattavat yhä näkyä muissa yhteystietoluetteloissa, kuten Lähetä viesti- tai Lähetä kutsu -valintaikkunoiden avattavissa Vastaanottaja:-valikoissa. Tämä johtuu siitä, että SharePoint Workspace tallentaa kaikkien niiden käyttäjien yhteystiedot, joiden kanssa viestit, koosteluetteloon, jonka nimi on Tunnetut yhteystiedot. Tähän luetteloon tallentuvat toiminnon aloituskeskuksen yhteystietoluetteloon lisätyt yhteyshenkilöt sekä työtilojen jäsenet. Muista, että työtiloissasi saattaa olla jäseniä, jotka eivät ole yhteystietoluettelossasi.

Et voi poistaa yhteyshenkilöille, jotka näkyvät tunnetut Yhteystiedot-luettelossa. Voit kuitenkin vähintään piilottaa nämä yhteystiedot.

Sivun alkuun

Yhteyshenkilön piilottaminen

Yhteystiedot saattavat joskus vanhentua useistakin eri syistä. Jos sinulla on vanhentuneita yhteystietoja, voit piilottaa ne, jotta ne eivät enää näy yhteyshenkilöiden avattavissa valikoissa.

  1. Avaa Contact Managerissa.

  2. Valitse yhteystiedot, jotka haluat piilottaa.

  3. Siirrä valitut yhteystiedot Piilotetut yhteystiedot -luetteloon napsauttamalla Piilota.

  4. Napsauta OK.

Huomautus: Yhteystiedon piilottaminen ei automaattisesti Ratkaise liittyvät nimiristiriita. Jos haluat piilottaa yhteyshenkilön näkyy nimiristiriita, Lisätietoja on Resolving Nimiristiriitojen .

Sivun alkuun

Yhteyshenkilön diagnostiikkatietojen tarkasteleminen

Voit tarkastella valittujen yhteyshenkilöiden diagnostiikkatietoja. Saatat joskus tarvita näitä tietoja teknistä tukea varten. Jos sinun täytyy lähettää diagnostiikkatiedot tukihenkilölle, voit kopioida ja liittää Diagnostiikka-valintaikkunan tiedot sähköpostiviestiin.

  1. Avaa Contact Managerissa.

  2. Valitse haluamasi yhteyshenkilö.

  3. Napsauta Diagnostiikka.

    Kun haluat kopioida Yhteystiedot-ruudun tiedot, napsauta hiiren kakkospainiketta, napsauta Valitse kaikki, napsauta hiiren kakkospainiketta ja napsauta sitten Kopioi.

    Voit kopioida Tilatieto- tai Verkkodiagnostiikka-ruutujen tiedot napsauttamalla Kopioi leikepöydälle.

  4. Napsauta OK.

Sivun alkuun

Yhteyshenkilön ominaisuuksien tarkasteleminen

Kun haluat tarkastella jonkun yhteyshenkilön ominaisuuksia, napsauta kyseistä yhteyshenkilöä hiiren kakkospainikkeella ja napsauta sitten Ominaisuudet. Yhteyshenkilön ominaisuuksissa voit:

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×