Yhteystietojen (Henkilöt) käyttäminen Outlookin verkkoversiossa

Huomautus: Kirjaudu Outlookin verkkoversioon käyttämällä työpaikan tai oppilaitoksen tiliä.

Outlookin verkkoversiossa voit tarkastella, luoda, muokata, etsiä ja poistaa yhteystietoja Henkilöt-sivulla. Voit käyttää yhteystietoja omaa käyttöä varten, ja voit lisätä yhteystiedot automaattisesti vastaanottajiksi, kun luot uuden sähköpostiviestin.

Artikkelin sisältö

Siirtyminen Henkilöt-sivulle

Henkilöt-sivun tiedot

Suosikkinäkymän kiinnittäminen

Henkilön lisätietojen tarkasteleminen valitsemalla henkilö

Tietoa yhteystietokansioista

Yhteystiedon luominen alusta alkaen

Yhteystiedon luominen sähköpostiviestistä

Yhteystietoluettelon luominen

Yhteystiedon tai yhteystietoluettelon muokkaaminen

Yhteystietokansioiden käyttäminen

Yhteystietojen ja yhteystietoluetteloiden tarkasteleminen

Yhteystiedon tai yhteystietoluettelon poistaminen

Yhteystiedon tai yhteystietoluettelon hakeminen

Yhteystietojen linkittäminen ja linkityksen poistaminen

Siirtyminen Henkilöt-sivulle

  1. Kirjaudu Outlookin verkkoversioiin. Lue ohjeita artikkelista Kirjautuminen Outlookiin verkossa.

  2. Valitse ikkunan yläreunassa sovellusten käynnistys Sovelluksen käynnistyksen painike > Henkilöt.

    Näyttökuva kohdistimesta Henkilöt-ruudun kohdalla Office 365:n sovellusten käynnistyksessä.

Henkilöt-sivun tiedot

Alla olevassa näyttökuvassa esitetään Henkilöt-sivun tiedot.

Näyttökuva Henkilöt-sivusta.

Tässä on kuvaus sivun tiedoista:

  1. Etsi henkilöitä -ruutu, jota käytetään yhteystiedon tai yhteystietoluettelon hakemiseen

  2. Työkalurivi, joka sisältää yhteystiedon ja yhteystietoluettelon luomiseen ja muokkaamiseen liittyvät valikot ja komennot kontekstin mukaan

  3. Esitellyt henkilöt näyttää henkilöt, joiden kanssa pidät usein yhteyttä, joiden kanssa olet kokouksessa, jotka olet merkinnyt suosikeiksi tai joita haluat seurata.

  4. Omat yhteystiedot, joka sisältää kaikki yhteystietokansiot

  5. Keskimmäinen ruutu, jossa näkyvät yhteystiedot ja yhteystietoluettelot, jotka vasemmanpuoleisessa ruudussa valittu kohde sisältää

  6. Yhteystietokortti, jossa näkyvät lisätiedot yhteystiedosta tai yhteystietoluettelosta, joka on valittu keskimmäisessä ruudussa

Suosikkinäkymän kiinnittäminen

Valitse, miltä Henkilöt-sivun pitäisi näyttää kiinnittämällä jokin seuraavan luettelon näkymistä Esitellyt henkilöt -kohdan alta:

  • Henkilöt, joihin otat yhteyttä usein: Näet uusimmat viestit ja päivitykset henkilöiltä, joihin pidät tiiviisti yhteyttä.

  • Henkilöt, jotka ovat kalenterissasi tänään: Näet henkilöt, joita tapaat ja joiden kanssa työskentelet tänään.

  • Suosikit: Suosikeiksi lisäämäsi henkilöt näkyvät tässä. Pääset nopeasti henkilön uusimpaan sähköpostiin.

  • Henkilöt, joita kannattaa seurata: Etsi nopeasti merkityt kohteet ja viestit, joissa sinut on @mainittu. Näet tässä myös lukemattomat viestit henkilöiltä, joihin otat yhteyttä useimmin.

  • Kaikki yhteystiedot: Tämä on perinteinen henkilönäkymä, jossa näkyvät kaikki yhteystietosi samassa paikassa.

Kun haluat kiinnittää näkymän aloituspisteeksi, valitse Kiinnitä tämä näkymä.

Näyttökuva Kiinnitä tämä näkymä -painikkeesta.

Jos haluat vaihtaa aloituspisteesi, valitse Poista tämän näkymän kiinnitys kiinnitetyn näkymän yläosan valikkoriviltä tai valitse Kiinnitä tämä näkymä toisen näkymän yläosan valikkoriviltä Esitellyt henkilöt -näkymässä.

Huomautus: Outlook-version mukaan kaikki näkymät eivät ehkä ole käytettävissä.

Henkilön lisätietojen tarkasteleminen valitsemalla henkilö

Kun valitset yhteyshenkilön, ruutu avautuu oikealle. Näet tietoja yhteyshenkilöstä, kuten sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron ja toimiston sijainnin. Näet myös henkilöt, joihin hän liittyy organisaatiossa, sekä ryhmät, joihin hän kuuluu.

Ruudun alaosassa näet viestintäsi yhteyshenkilön kanssa. Näet sähköpostiviestit, sinulle jaetut tiedostot sekä aiemmat ja tulevat yhteiset kokoukset tai tapahtumat.

Näyttökuva Henkilöt-sivun yhteystietokortista.

Tietoa yhteystietokansioista

Kun luot yhteystiedon tai yhteystietoluettelon alusta alkaen, se tallennetaan vasemmanpuoleisessa ruudussa valittuna olevaan yhteystietokansioon. Voit pitää tietyt yhteystiedot tai yhteystietoluettelot yhdessä ja löytää ne helpommin luomalla yhteystietokansioita.

Omat yhteystiedot, joka on Henkilöt-sivun vasemmanpuoleisessa ruudussa, sisältää kaikki yhteystietokansiot. Kun Omat yhteystiedot on tiivistetty, voit laajentaa sen ja nähdä kaikki yhteystietokansiot valitsemalla sen.

Kun Omat yhteystiedot on laajennettu, Yhteystiedot-kansio näkyy suoraan sen alapuolella näyttökuvassa esitetyllä tavalla. Järjestelmä luo Yhteystiedot-kansion automaattisesti. Se sisältää kaikki paikalliset yhteystiedot, jollet luo muita kansioita ja lisää yhteyshenkilöitä niihin.

Lisätietoja on jäljempänä tämän artikkelin kohdassa Yhteystietokansioiden käyttäminen.

Näyttökuva kohdistimesta Yhteystiedot-painikkeen kohdalla Henkilöt-sivulla.

Yhteystiedon luominen alusta alkaen

  1. Valitse vasemmanpuoleisen ruudun Omat yhteystiedot -kohdasta kansio, jonne haluat luoda yhteystiedon. Jos Omat yhteystiedot on valittu jonkun tietyn kansion sijaan, uusi yhteystieto luodaan Yhteystiedot-kansioon.

    Huomautus: Ennen kuin luot yhteystiedon, varmista, että valitset vasemmanpuoleisessa ruudussa kansion, jonne haluat luoda yhteystiedon. Kun olet luonut yhteystiedon, sitä ei voi siirtää toiseen kansioon. Jos haluat tallentaa yhteystiedon toiseen kansioon yhteystiedon luonnin jälkeen, poista yhteystieto ja luo sen sitten uudelleen toiseen kansioon.

  2. Valitse työkaluriviltä Uusi.

    Näyttökuva kohdistimesta Uusi-painikkeen kohdalla Henkilöt-sivulla.

  3. Täytä haluamasi lisätiedot avautuvaan Lisää yhteystieto -lomakkeeseen.

    Saat näkyviin lisää asetuksia napsauttamalla Lisää tietoja -kuvake. -kuvaketta. Jos esimerkiksi haluat lisätä puhelinnumeroita, valitse Puhelin-kohdan vieressä Lisää tietoja -kuvake. .

  4. Valitse lopuksi Tallenna Tallenna.

Yhteystiedon luominen sähköpostiviestistä

Jos haluat lisätä nopeasti Yhteystiedot-kansioon minkä tahansa lähettäjän tai vastaanottajan, joka on sähköpostiviestissä, toimi seuraavasti:

  1. Valitse sovellusten käynnistyksen kuvake Sovelluksen käynnistyksen painike > Sähköposti.

  2. Valitse lukuruudun sähköpostiviestissä sen lähettäjän tai vastaanottajan nimi, jonka haluat lisätä yhteystietoihin.

  3. Valitse Lisää toimintoja Lisää-kuvake. > Lisää yhteystietoihin kyseisen henkilön yhteystietokortissa, joka tulee näkyviin.

    Näyttökuva kohdistimesta Lisää yhteystietoihin -vaihtoehdon kohdalla Lisätoimintoja-valikossa.

  4. Voit lisätä esiin tulevassa Lisää yhteystieto -lomakkeessa haluamasi lisätiedot yhteystiedosta.

  5. Voit lisätä yhteystietokortin Yhteystiedot-kansioosi valitsemalla Tallenna Tallenna.

    TÄRKEÄÄ: Jos luot yhteystiedon tällä tavalla, yhteystietoa ei voi tallentaa toiseen kansioon eikä sitä voi siirtää toiseen kansioon.

Yhteystietoluettelon luominen

Yhteystietoluettelo on kokoelma yhteystietoja. Sitä kutsutaan joskus myös jakeluluetteloksi. Voit määrittää yhteystietoluettelon vastaanottajaksi, kun luot sähköpostiviestin. Kun lähetät viestin, se lähetetään samanaikaisesti kaikille luettelossa oleville yhteystiedoille. Voit esimerkiksi luoda yhteystietoluettelon, jonka nimi on "Oma lukupiiri", ja lisätä siihen kaikki lukupiirisi jäsenet. Voit sitten lähettää sähköpostiviestin lukupiirisi kaikille jäsenille kirjoittamalla vain Oma lukupiiri viestin Vastaanottaja:-riville.

Yhteystietoluettelon luominen

  1. Valitse vasemmanpuoleisen ruudun Omat yhteystiedot -kohdasta kansio, jonne haluat luoda yhteystietoluettelon. Jos Omat yhteystiedot on valittu jonkun tietyn kansion sijaan, uusi yhteystietoluettelo luodaan Yhteystiedot-kansioon.

    Huomautus: Ennen kuin luot yhteystietoluettelon, varmista, että valitset vasemmanpuoleisessa ruudussa kansion, jonne haluat luoda yhteystietoluettelon. Kun olet luonut yhteystietoluettelon, sitä ei voi siirtää toiseen kansioon. Jos haluat tallentaa yhteystietoluettelon toiseen kansioon yhteystietoluettelon luonnin jälkeen, poista yhteystietoluettelo ja luo sen sitten uudelleen toiseen kansioon.

  2. Valitse työkalurivillä Uusi-kohdan vieressä oleva alanuoli ja valitse sitten New contact list (Uusi yhteystietoluettelo).

    Näyttökuva Uusi-painikkeen pikavalikosta, jossa Yhteystietoluettelo-vaihtoehto on valittuna.

  3. Syötä esiin tulevaan tyhjään lomakkeeseen yhteystietoluettelon nimi, yhteystietoluettelon jäsenet ja halutessasi huomautukset.

  4. Valitse lopuksi Tallenna Tallenna.

Yhteystiedon tai yhteystietoluettelon muokkaaminen

Voit muokata yhteystietoja tai yhteystietoluetteloita, jotka voit luoda tai tuoda Outlookin verkkoversioon. Et voi muokata yhteystietoja, jotka saat muodostamalla yhteyden yhteisöpalvelutiliin, kuten LinkedIn-tiliin. Lisätietoja yhteystietojen tuomisesta toiselta sähköpostitililtä tai sähköpostiohjelmasta on artikkelissa Yhteystietojen tuominen Outlookiin.

Huomautus:  Jos haluat tallentaa yhteystietoluettelon toiseen kansioon luettelon luomisen jälkeen, poista yhteystietoluettelo ja luo sen sitten uudelleen toiseen kansioon.

  1. Valitse keskimmäisessä ruudussa sen yhteystiedon tai yhteystietoluettelon vieressä oleva valintaruutu, jota haluat muokata, ja valitse sitten työkaluriviltä Muokkaa.

    Näyttökuva kohdistimesta Muokkaa-painikkeen kohdalla Henkilöt-sivulla.

  2. Tee haluamasi muutokset.

  3. Valitse lopuksi Tallenna Tallenna.

Yhteystietokansioiden käyttäminen

  • Jos haluat luoda yhteystietokansion, napsauta vasemmanpuoleisen ruudun Omat yhteystiedot -kohtaa hiiren kakkospainikkeella tai pidä sitä valittuna ja valitse sitten Uusi kansio.

  • Jos haluat nimetä uudelleen tai poistaa luomasi yhteystietokansion, napsauta kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Nimeä uudelleen tai Poista.

  • Jos haluat siirtää luomasi yhteystietokansion Muut yhteystiedot -nimiseen kohteeseen, jotta kansio on edelleen näkyvissä, mutta poissa tieltä, napsauta kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Move to "Other contacts" (Siirrä kansioon "Muut yhteystiedot"). Kansio näkyy tämän jälkeen Muut yhteystiedot -kohdan alla.

    Jos haluat siirtää Muut yhteystiedot -kohdassa olevan kansion takaisin kansioiden pääluetteloon Omat yhteystiedot -kohtaan, napsauta kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Siirrä kansioon "Omat yhteystiedot".

Yhteystietojen ja yhteystietoluetteloiden tarkasteleminen

Kun valitset Henkilöt-sivulla vasemmanpuoleisessa ruudussa kohteen, keskimmäisessä ruudussa näytetään kyseisessä kohteessa olevat yhteystiedot seuraavasti:

  • Kun valitset Esitellyt henkilöt, keskimmäisessä ruudussa näytetään henkilöt, joihin pidät tiiviisti yhteyttä, tänään kalenterissasi olevat henkilöt, suosikkihenkilösi sekä henkilöt, joita sinun kannattaa ehkä seurata. Jos olet kiinnittänyt näkymän, se näkyy keskimmäisen ruudun yläreunassa.

  • Kun valitset Omat yhteystiedot, keskimmäisessä ruudussa näytetään kaikki yhteystiedot ja yhteystietoluettelot.

  • Kun valitset tietyn yhteystietokansion, keskimmäisessä ruudussa näytetään vain kyseisessä kansiossa olevat yhteystiedot ja yhteystietoluettelot.

Yhteystietojen näytön rajaaminen ja lajitteleminen suodatinvalikon avulla

Kun valitset Omat yhteystiedot tai tietyn yhteystietokansion, keskimmäisen ruudun yläosassa on avattava valikko, jonka avulla voit rajata ja lajitella ruudussa näkyvät yhteystiedot ja yhteystietoluettelot. Valikon nimi kuvaa käytössä olevaa lajittelujärjestystä. Valikon oletusnimi on Etunimen mukaan, koska se on oletuslajittelujärjestys.

Kun avaat valikon valitsemalla sen, näet, että se sisältää seuraavat kolme osiota:

  • Lajittelujärjestys-osio, jossa voit lajitella etunimen tai sukunimen mukaan.

  • Näyttöjärjestys-osio, jossa voit hallita, miten kukin nimi näytetään, valitsemalla Etunimi Sukunimi tai Sukunimi Etunimi.

  • Näyttö-osio, jossa voit valita Henkilöt, jos haluat tarkastella vain yhteystietoja, jotka ovat henkilöitä, Luettelot, jos haluat tarkastella vain yhteystietoja, jotka ovat yhteystietoluetteloita, tai Kaikki, jos haluat nähdä molemmat.

Näyttökuva Henkilöt-sivun avattavasta suodatinvalikosta.

Yhteystiedon tai yhteystietoluettelon poistaminen

Voit poistaa yhteystietoja tai yhteystietoluetteloita, jotka on luotu Outlookin verkkoversiossa tai tuotu Outlookin verkkoversioon. Et voi poistaa yhteystietoja, jotka saat yhdistämällä yhteisöpalvelutiliin, kuten LinkedIn-tiliin.

  1. Valitse yhteystieto tai yhteystietoluettelo.

  2. Valitse Poista.

    Näyttökuva Henkilöt-sivun Poista-painikkeesta.

Yhteystiedon tai yhteystietoluettelon hakeminen

Kirjoita vasemmanpuoleisen ruudun yläreunan Etsi henkilöitä -ruutuun hakusana.

Näyttökuva Henkilöt-sivun Hae henkilöitä -ruudusta.

  • Jos haluat hakea yhteystietoa, kirjoita nimi tai sähköpostiosoite Etsi henkilöitä -ruutuun ja valitse sitten hakukuvake Hakukuvake tai paina Enter-näppäintä.

  • Jos haluat hakea yhteystietoluetteloa, kirjoita yhteystietoluettelon nimen osa tai koko nimi Etsi henkilöitä -ruutuun ja valitse sitten hakukuvake Hakukuvake tai paina Enter-näppäintä.

Yhteystietojen linkittäminen ja linkityksen poistaminen

Voit linkittää yhteystietoja toisiinsa ilmaisemaan, että ne liittyvät toisiinsa jollain tavoin. Lisäksi Outlookin verkkoversio tunnistaa automaattisesti yhteystiedot, joilla on samat tai hyvin samankaltaiset nimet, ja linkittää ne, jolloin ne näkyvät yhtenä yhteystietona.

Yhteystietojen linkittäminen

  • Valitse keskimmäisessä ruudussa kunkin yhteystiedon vasemmalla puolella oleva valintaruutu ja valitse sitten työkalurivillä Linkitä.

    Näyttökuva Henkilöt-sivun Linkitä-painikkeesta.

Yhteystietojen linkityksen poistaminen

  1. Valitse keskimmäisessä ruudussa linkitetyn yhteystiedon vieressä oleva valintaruutu.

  2. Valitse työkaluriviltä avattava Linkit-valikko.

    Näyttökuva Henkilöt-sivun Linkit-painikkeesta.

  3. Valitse avattavasta valikosta sen yhteystiedon vieressä oleva Poista linkitys -kuvake. -merkki, jonka linkityksen haluat poistaa.

Automaattinen linkitys

Jos haluat nähdä, mitkä yhteystiedot Outlookin verkkoversio on linkittänyt automaattisesti tiettyyn yhteystietoon, ja nähdä ehdotukset muiden vastaavien yhteystietojen osalta, joihin kyseinen yhteystieto voidaan linkittää, noudata näitä ohjeita:

  1. Valitse yhteystiedon nimen vasemmalla puolella oleva valintaruutu. Jos Outlookin verkkoversio on automaattisesti linkittänyt yhteystiedot, joilla on sama tai vastaava nimi, työkalurivin oikealla puolella näkyy avattava Linkit-valikko.

    Näyttökuva Henkilöt-sivun Linkit-painikkeesta.

  2. Valitse työkaluriviltä avattava Linkit-valikko.

Tarvitsetko vielä apua?

Ohjeiden saaminen Outlook.comissa:

Yhteisön keskustelupalsta -painike Ota yhteyttä tukeen -painike

Ohjeiden saaminen Outlookin verkkoversio yrityksille -versiossa:

Hanki ohjeita Office 365:n keskustelupalstoilta Järjestelmänvalvojat: kirjaudu sisään ja luo huoltopyyntö Järjestelmänvalvojat: soita tukeen

Jos käytät 21Vianetin ylläpitämää Office 365:tä Kiinassa, lisätietoja on artikkelissa Yhteyden ottaminen Office 365 for Business -tukeen – järjestelmänvalvojan ohje.

Katso myös

Yhteystietojen tuominen Outlookiin

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×