Yhteyshenkilön lisääminen

Voit kerätä ja järjestää henkilöiden tietoja tallentamalla uusi yhteyshenkilöitä osoitekirjaasi. Voit tallentaa yhteyshenkilöiden yhteystiedot elektronisten käyntikorttien tapaan. Yhteyshenkilö voi sisältää esimerkiksi vain perustiedot, kuten nimen ja sähköpostiosoitteen, tai myös muita tietoja, kuten katuosoitteen, useita puhelinnumeroita ja profiilikuvan.

Sinä päätät, mitä tietoja lisäät yhteystietokorttiin ja mitä tietoja päivität ja poistat.

Osittain täytetty Outlook-yhteystietokortti

Kun olet tallentanut jonkun yhteyshenkilönä, voit kirjoittaa nimen pari ensimmäistä kirjainta sähköpostiviestiin, jolloin Outlook täydentää sähköpostiosoitteen automaattisesti. Voit myös soittaa henkilölle muutamalla napsautuksella ilman puhelinnumeron etsimistä.

Yhteyshenkilön lisääminen sähköpostiviestistä

  1. Avaa viesti, jotta henkilön nimi näkyy jollakin seuraavista riveistä: Lähettäjä:, Vastaanottaja:, Kopio: tai Piilokopio:.

  2. Napsauta sopivaa nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Lisää Outlook-yhteystietoihin. Voit kirjoittaa haluamasi tiedot uuteen avautuvaan ikkunaan.

  3. Kirjoita avautuvaan ikkunaan haluamasi tiedot.

    Uuden yhteyshenkilön lisääminen Outlookiin viestistä

    Huomautus: Outlook lisää yhteyshenkilön sähköpostiosoitteen Sähköposti-kenttään sekä muut viestissä olevat yhteyshenkilön tiedot niihin tarkoitettuihin kenttiin. Mikäli kyseessä on organisaatiosi yhteyshenkilö, tietoihin luultavasti kuuluu henkilön tehtävänimike, osasto, puhelinnumero ja toimipiste.

  4. Valitse Tallenna.

  1. Valitse näytön alareunassa Henkilöt.

    Valitse Henkilöt

  2. Valitse Uusi-ryhmästä Uusi yhteystieto tai paina näppäinyhdistelmää Ctrl+N.

    Yhteyshenkilö-välilehden Uusi yhteystieto -painike

    Vihje: Voit luoda yhteyshenkilön missä tahansa Outlookin näkymässä painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl+Vaihto+C.

  3. Anna nimi ja muut yhteyshenkilön tiedot.

  4. Jos haluat luoda uuden yhteyshenkilön heti, valitse Tallenna ja luo uusi (näin sinun ei tarvitse aloittaa alusta jokaisen yhteyshenkilön kohdalla).

    Vihjeitä: 

    • Jos haluat lisätä toisen yhteyshenkilön samasta yrityksestä, valitse alanuoli Tallenna ja luo uusi -kohdan vieressä ja valitse sitten Yhteyshenkilö samassa yrityksessä.

    • Uuden yhteyshenkilön luominen samasta yrityksestä

  5. Kun olet luonut uudet yhteystiedot, valitse Tallenna ja sulje.

Voit tallentaa henkilölle useamman kuin yhden puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen tai postiosoitteen.

  1. Kirjoita uudessa yhteystietokortissa yhteyshenkilösi ensimmäinen sähköpostiosoite Sähköposti-ruutuun.

  2. Napsauta Sähköposti-ruudun vieressä olevaa alanuolta ja valitse Sähköposti 2. Ensimmäinen sähköpostiosoite tallennetaan, ja voit kirjoittaa kenttään toisen osoitteen.

Toisen sähköpostiosoitteen lisääminen yhteyshenkilölle

Jos sinulla on yhteyshenkilön kuva tallennettuna tietokoneeseen (tai muuhun paikkaan), voit käyttää sitä henkilön yhteystiedoissa.

  1. Napsauta kuvan kuvaketta Uusi yhteystieto -ruudussa.

    Lisää valokuva napsauttamalla kuvan kuvaketta

  2. Etsi haluamasi kuva Lisää yhteyshenkilön kuva -ruudussa ja valitse sitten OK.

  • Yhteystietojen tuominen .csv- tai.pst-tiedostosta    .csv-tiedosto sisältää tekstitiedostoon tuotuja yhteystietoja, ja jokainen tieto on erotettu toisistaan pilkulla.

.pst-tiedosto on Outlookista tuotu tiedosto, jonka muoto on myös toisen Outlookia käyttävän tietokoneen luettavissa.

Saat lisätietoja artikkelista Yhteystietojen tuominen Outlook for Windowsiin.

  • Tietojen hakeminen Excelistä    Ohjattu tuominen ja vieminen -toiminnon avulla voit tuoda Excel-tiedostoon (kuten .xlsx tai .xls) tallennettuja yhteystietoja.

Saat lisätietoja artikkelista Yhteystietojen tuominen Outlook for Windowsiin.

Sinä päätät, mitä tietoja lisäät yhteystietokorttiin. Voit päivittää ja poistaa tietoja valintasi mukaan.

Osittain täytetty Outlook-yhteystietokortti

Nimien esitystavan muuttaminen yhteystietokortissa

  1. Valitse Tiedosto-välilehdessä Asetukset > Henkilöt.

  2. Toimi seuraavasti Nimet ja arkistointi -kohdassa:

    • Valitse Oletusarvoinen "Koko nimi" -järjestys -luettelosta haluamasi vaihtoehto.

      Outlookin Henkilöt-asetukset, joissa näkyvät ”Koko nimi -järjestys” -luettelon vaihtoehdot.

      Asetus

      Esimerkki

      Etunimi (toinen nimi) sukunimi

      Emma L Reho

      Sukunimi etunimi

      Reho Emma

      Etunimi Sukunimi1 Sukunimi2

      Emma Lepistö-Reho

    • Valitse Oletusarvoinen "Tallennettu nimellä" -järjestys -luettelosta haluamasi vaihtoehto.

      Outlookin Henkilöt-asetukset, joissa näkyvät ”Tallennettu nimellä -järjestys” -luettelon vaihtoehdot.

      Asetus

      Esimerkki

      Sukunimi, etunimi

      Reho, Emma L

      Etunimi sukunimi

      Emma L Reho

      Yritys

      Contoso, Ltd.

      Sukunimi, etunimi (yritys)

      Reho, Emma (Contoso Ltd.)

      Yritys (Etunimi, sukunimi)

      Contoso, Ltd. (Reho, Emma L)

  3. Kun olet valmis, valitse OK.

Yhteystietokortin tietojen päivittäminen

  1. Valitse Aloitus-välilehden Etsi-ryhmästä Osoitteisto.

    Valitse Outlookissa Aloitus-välilehden Etsi-ryhmästä Osoitteisto.

  2. Toimi seuraavasti osoitteistossa: Valitse Yhteystiedot-valintaikkunan Osoitteisto-luettelosta osoitteisto, johon kyseisen yhteyshenkilön tiedot on asennettu.

  3. Valitse yhteyshenkilö, jonka tietoja haluat muuttaa, ja muokkaa tai päivitä yhteystietokortin tietoja tarpeen mukaan.

  4. Valitse lopuksi Tallenna & Sulje Tiedosto > Sulje.

Alanumeron lisääminen

  1. Valitse yhteystietokortinPuhelinnumerot-kohdasta Työpuhelin.

    Huomautus: Älä valitse Työpuhelin-, Työfaksi- tai Matkapuhelin-ruudun vieressä olevaa avattavan luettelon nuolta. Valitse varsinainen ruutu.

  2. Täytä Tarkista puhelinnumero -valintaikkunassa Puhelimen tiedot, mukaan lukien Alanumero-ruutu.

    Valitse Outlookissa yhteystietokortin Puhelinnumerot-kohdassa haluamasi vaihtoehto ja päivitä Tarkista puhelinnumero -valintaikkuna tarpeen mukaan.

Yhteystietokortin lähettäminen edelleen työtoverille tai liikekumppanille

  1. Avaa yhteystietokortti.

  2. Valitse Yhteystieto-välilehti Toiminnot-ryhmästä ja valitse Lähetä edelleen -luettelosta Outlook-yhteystietona.

    Valitse Outlookissa Yhteystieto-välilehden Toiminnot-ryhmästä Lähetä edelleen ja valitse sitten haluamasi vaihtoehto.

    Huomautus: Yhteystietokortti lähetetään edelleen sähköpostiviestin liitteenä.

Yhteyshenkilön luominen Yhteystiedoista

  1. Osoita Tiedosto-valikossa Uusi-kohtaa ja napsauta sitten Yhteystieto-vaihtoehtoa.

    Pikanäppäin  Luo muistilappu painamalla Ctrl+Vaihto+N-näppäinyhdistelmää.

  2. Kirjoita yhteyshenkilön nimi.

  3. Anna yhteyshenkilön tiedot.

    Huomautukset: 

    • Voit määrittää, miten yhteyshenkilön nimi näkyy viestin Vastaanottaja-rivillä, kirjoittamalla haluamasi nimen Näyttötapa-ruutuun.

    • Voit syöttää kenttään useita tietoja, kuten useita puhelinnumeroita tai sähköpostiosoitteita, napsauttamalla kentän vieressä olevaa alanuolta.

    • Jos yhteyshenkilöllä on useampia postiosoitteita, määritä yhdistämisessä käytettävä osoite valitsemalla Tämä on postiosoite -valintaruutu.

    Vihje: Voit luoda nopeasti toisen yhteyshenkilön saman yrityksen tiedoilla. Valitse nykyisen yhteyshenkilön Toiminnot-valikosta Uusi yhteyshenkilö samassa yrityksessä.

Uusi yhteystieto on mahdollista luoda aiemmin luodusta yhteystiedosta käyttämällä aiemmin luotua yhteystietoa mallina ja muuttamalla tietoja tarpeen mukaan.

  1. Napsauta yhteystietojen Käyntikortit-näkymässä yhteystietoa, jota haluat käyttää mallina.

    Huomautus: Voit suorittaa nämä toimet myös Osoitekortit- ja Yksityiskohtaiset osoitekortit -näkymissä.

  2. Paina näppäinyhdistelmää CTRL+C ja sitten CTRL+V.

  3. Valitse Päällekkäisiä yhteystietoja havaittu -ruudusta Lisää uusi yhteystieto -vaihtoehto.

    Kun tallennetaan yhteyshenkilö tai Sähköinen käyntikortti, jolla on sama nimi tai sähköpostiosoite kuin Yhteystiedot-kansiossa jo olevalla yhteyshenkilöllä tai käyntikortilla, Microsoft Outlook näyttää valintaikkunan, jossa on vaihtoehdot päällekkäisen yhteyshenkilön lisäämiseksi uutena yhteyshenkilönä tai jo olemassa olevan yhteyshenkilön tietojen päivittämiseksi päällekkäisen yhteyshenkilön tiedoilla. Lisätietoja on artikkelissa Päällekkäisten yhteyshenkilöjen ratkaiseminen tai poistaminen.

  4. Napsauta Lisää.

    Uusi yhteyshenkilö tulee näkyviin Käyntikortit-näkymään kopioimasi yhteyshenkilön viereen.

  5. Avaa uuden yhteyshenkilön tiedot kaksoisnapsauttamalla yhteyshenkilön nimeä ja muokkaa sitten tietoja tarpeen mukaan.

  6. Valitse Tallenna ja sulje.

  1. Avaa tai esikatsele sähköpostiviestiä, joka sisältää nimen, jonka haluat lisätä yhteystietoluetteloon.

  2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella lähettäjää, josta haluat tehdä yhteyshenkilön, ja valitse sitten pikavalikosta Lisää yhteystietoihin.

    Huomautus: Outlookissa yhteystietoja ei voida lisätä automaattisesti Yhteystietoihin ja Osoitteistoon yhteyshenkilöksi lisättävälle henkilölle vastaamisen yhteydessä.

Kun tallennat sähköpostiviestissä vastaanotetun sähköisen käyntikortin, luot uuden yhteyshenkilön. Jos yhteystiedoissasi on jo samanniminen yhteyshenkilö, voit tallentaa kaksoiskappaleen uutena yhteyshenkilönä tai päivittää alkuperäisen yhteyshenkilön tiedot.

  1. Kun viesti on avattuna, napsauta korttia hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Lisää yhteystietoihin. Uusi yhteyshenkilö avautuu yhteystietolomakkeeseen.

  2. Napsauta Yhteystieto-välilehden Tallenna-ryhmässä Tallenna ja sulje.

  3. Jos sinulla on jo samanniminen yhteyshenkilö, Outlook havaitsee kaksoiskappaleen. Tee jokin seuraavista:

    • Valitse Lisää uusi yhteystieto. Tämä luo yhteyshenkilön kaksoiskappaleen, mukaan lukien yhteystietolomakkeen ja sähköisen käyntikortin.

    • Valitse Päivitä tiedot. Olemassa olevan yhteystietojen kaksoiskappaleet tulevat näkyviin. Kaksoisnapsauta yhteyshenkilöä tietojen päivittämiseksi, päivitä tiedot yhteystietolomakkeeseen ja tallenna se.

Uuden yhteyshenkilön tiedot on nyt tallennettu Yhteystietoihin, ja ne ovat käytettävissä sähköisenä käyntikorttina ja muissa näkymissä. Voit tehdä muutoksia yhteyshenkilön tietoihin ennen niiden tallentamista sekä sen jälkeen. Jos haluat tehdä muutoksia korttiin sen tallentamisen jälkeen, katso ohjeita artikkelissa Sähköisten käyntikorttien luominen.

Huomautukset: 

  • Voit myös napsauttaa hiiren kakkospainikkeella liitteenä olevaa .vcf-tiedostoa viestin otsikossa. Näkyviin tulee pikavalikko, jossa voit lisätä yhteystiedon tai valita muita vaihtoehtoja.

  • Jos valitset Tallenna ja luo uusi -vaihtoehdon yhteystietolomakkeessa, avoin yhteystieto tallentuu ja uusi, tyhjä yhteystietolomake avautuu.

Tämä toiminto edellyttää, että käytät Microsoft Exchange Server 2000-, Exchange Server 2003- tai Exchange Server 2007 -tiliä. Useimmat kotitilit ja henkilökohtaiset tilit eivät käytä Microsoft Exchange -tiliä.

  1. Avaa yleinen kansio, johon haluat luoda yhteystiedon.

    Ohjeet

    1. Jos kansioluettelo ei ole näkyvissä, valitse Siirry-valikko ja valitse sitten Kansioluettelo.

    2. Valitse Yleiset kansiot ja valitse sitten kansio, jonka haluat avata.

      Jos kansio, jonka haluat avata, sijaitsee toisen kansion sisällä, napsauta plusmerkkiä (+) kunkin alikansion kohdalla, kunnes löydät haluamasi kansion.

  2. Osoita Tiedosto-valikossa Uusi-kohtaa ja napsauta sitten Yhteystieto-vaihtoehtoa.

  3. Anna uudelle yhteyshenkilölle nimi.

  4. Anna yhteyshenkilön tiedot.

    Huomautukset: 

    • Voit määrittää, miten yhteyshenkilön nimi näkyy viestin Vastaanottaja-rivillä, kirjoittamalla haluamasi nimen Näyttötapa-ruutuun.

    • Voit syöttää kenttään useita tietoja, kuten useita erityyppisiä puhelinnumeroita tai osoitteita, napsauttamalla kentän vieressä olevaa alanuolta.

    • Jos yhteyshenkilöllä on useampia postiosoitteita, määritä yhdistämisessä käytettävä osoite valitsemalla Tämä on postiosoite -valintaruutu.

  5. Napsauta Tallenna ja sulje.

    Voit luoda uuden yhteyshenkilön vain Yhteystiedot-kansiossa. Et voi luoda uutta yhteyshenkilöä esimerkiksi sähköpostikansiossa.

Yhteyshenkilön luominen

  1. Valitse Yhteystiedot-kohdasta Aloitus-välilehden Uusi-ryhmästä Uusi yhteyshenkilö.

    Valintanauhan Uusi yhteystieto -komento

    Pikanäppäin    Luo yhteyshenkilö missä tahansa Outlook-kansiossa painamalla CTRL+VAIHTO+C.

  2. Anna nimi ja muut yhteyshenkilön tiedot.

  3. Tee jokin seuraavista:

    • Jos haluat lopettaa yhteystietojen lisäämisen,    valitse Yhteystieto-välilehden Toiminnot-ryhmässä Tallenna ja sulje.

    • Voit tallentaa tämän yhteyshenkilön ja aloittaa toisen yhteyshenkilön luomisen    napsauttamalla Tallenna ja luo uusi.

    • Jos haluat tallentaa ja lisätä toisen yhteyshenkilön samasta yrityksestä tai osoitteesta   , napsauta Tallenna ja luo uusi -kohdan vieressä olevaa alanuolta ja valitse Yhteyshenkilö samassa yrityksessä.

      Huomautukset: 

      • Voit syöttää kenttään useita tietoja, kuten useita puhelinnumeroita tai sähköpostiosoitteita, napsauttamalla alanuolta kentän vieressä.

      • Jos haluat lisätä yhteyshenkilön valokuvan, napsauta valokuva-kuvaketta tai napsauta Yhteystieto-välilehden Asetukset-ryhmässä Kuva ja valitse sitten Lisää kuva.

Jos haluat luoda useita yhteyshenkilöitä, joilla on yhteisiä tietoja, kuten yrityksen nimi ja osoite, voit kopioida aiemmin luodun yhteyshenkilön ja lisätä uuden yhteyshenkilön yksilölliset tiedot muokkaamalla kopiota.

  1. Valitse Yhteystiedot, napsauta hiiren kakkospainikkeella yhteyshenkilöä, jonka haluat kopioida, ja napsauta sitten Kopioi.

    Pikanäppäimet    Kopioi yhteyshenkilö painamalla CTRL+C ja luo yhteyshenkilön kaksoiskappale painamalla CTRL+V.

  2. Avaa uuden yhteyshenkilön tiedot kaksoisnapsauttamalla yhteyshenkilön nimeä ja muokkaa sitten tietoja.

Sivun alkuun

Voit nopeasti luoda Outlook-yhteyshenkilön henkilöstä, joka on lähettänyt sinulle sähköpostiviestin.

  1. Avaa tai esikatsele sähköpostiviestiä, joka sisältää yhteystietoluetteloon lisättävän nimen.

Napsauta haluamasi henkilön nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Lisää yhteystietoihin.

Muut Outlook-käyttäjät saattavat sisällyttää sähköisen käyntikortin sähköpostiviestiin. Kun tallennat sähköisen käyntikortin, kortin sisältämiä tietoja käytetään Outlook-yhteyshenkilön luomiseen.

  1. Napsauta avoimessa viestissä hiiren kakkospainikkeella sähköistä käyntikorttia tai liitteenä olevaa .vcf-tiedostoa viestin otsikossa ja valitse sitten Lisää yhteystietoihin.

  2. Muokkaa tietoja tarpeen mukaan.

  3. Napsauta Yhteystieto-välilehden Toiminnot-ryhmässä Tallenna ja sulje.

Jos sinulla on jo yhteyshenkilö, joka on sama nimi, tee jompikumpi seuraavista:

  • Napsauta Lisää uusi yhteystieto. Tuloksena on kaksi samannimistä yhteyshenkilöä.

Napsauta Päivitä tiedot. Kaksoisnapsauta päällekkäisten yhteystietojen luettelossa yhteyshenkilöä, jonka tiedot haluat päivittää sähköisen käyntikortin tiedoilla.

Tämä toiminto edellyttää Microsoft Exchange Server -tiliä ja sitä, että Exchange-palvelimen järjestelmänvalvoja on määrittänyt yleiset kansiot.

  1. Avaa yleinen kansio, johon haluat luoda yhteystiedon.

    Mistä löydän yleiset kansiot?

    Jos et näe yleisiä kansioita siirtymisruudussa, tee jokin seuraavista:

    • Valitse siirtymisruudussa Kansioluettelo Siirtymisruudun Kansioluettelo-painike ja etsi Yleiset kansiot – käyttäjänimi -kansio.

    • Napsauta Hae yhteystiedoista -ruutua, valitse Hae-välilehden Asetukset-ryhmässä Hakutyökalut ja valitse sitten Etsi yleinen kansio.

  2. Valitse Aloitus-välilehden Uusi-ryhmästä Uudet kohteet ja valitse sitten Yhteystieto.

  3. Anna haluamasi yhteyshenkilön tiedot.

    Huomautukset: Jos yhteyshenkilöllä on useampia postiosoitteita, määritä yhdistämisessä käytettävä osoite valitsemalla Tämä on postiosoite -valintaruutu.

    1. Voit syöttää kenttään useita tietoja, kuten useita erityyppisiä puhelinnumeroita tai osoitteita, napsauttamalla kentän vieressä olevaa alanuolta.

  4. Napsauta Yhteystieto-välilehden Toiminnot-ryhmässä Tallenna ja sulje.

Voit järjestää yhteyshenkilöitä ryhmiin yhteystietokansioiden avulla. Luo uusi kansio Yhteystiedoissa, nimeä se ja siirrä tai kopioi siihen haluamasi yhteyshenkilöt. Siirtymisruutu sisältää yhteystietokansioidesi luettelon Omat yhteystiedot -kohdassa.

Voit myös luoda jakeluluetteloita ryhmän yhteyshenkilöille. Jakeluluetteloon lähetetty viesti menee kaikille jakeluluettelossa oleville vastaanottajille. Lisätietoja annetaan artikkelissa Yhteystietoryhmän tai jakeluluettelon luominen tai muokkaaminen.

Office Outlook 2007:ssä jokainen yhteyshenkilösi näkyy myös Sähköinen käyntikortti -muodossa. Kaikki tiedot, jotka lisäät yhteyshenkilölle, lisätään automaattisesti vastaavaan sähköiseen käyntikorttiin ja päinvastoin.

Sähköisessä käyntikortissa on osa yhteystietolomakkeen tiedoista

1. Yhteystietolomake, joka sisältää Harri Myllärin tiedot.

2. Muokkaa käyntikorttia -valintaikkuna, jonka vastaavat kentät on täytetty Harri Myllärin sähköisen käyntikortin tiedoilla.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×