Yhteyshenkilön lisääminen

Yhteystietoluettelon pitämiseksi ajan tasalla on tehtävä useita toimintoja. Tämä artikkeli auttaa järjestämään yhteyshenkilöt siten, että ne löytyvät helposti.

Sisältö

Henkilöiden etsiminen

Usean yhteyshenkilön valitseminen

Yrityksen ulkopuolisten henkilöiden lisääminen yhteystietoluetteloon.

Yhteyshenkilöiden järjestäminen

Usein käytetyn yhteyshenkilön kiinnittäminen ryhmän alkuun tai irrottaminen siitä

Ryhmän luominen

Yhteyshenkilöiden lajittelu ja näyttäminen

Yhteyshenkilöiden lajittelu yhteystietoluettelossa

Yhteystietoluettelon ulkoasun muuttaminen

Yhteyshenkilöiden esittämistavan muuttaminen Lyncissä

Yhteyshenkilöiden tarkastelu tietosuojatason (aiemmin käyttöoikeustason) mukaan

Yhteyshenkilöiden siirtäminen, kopiointi ja poistaminen

Yhteystietokortin tarkasteleminen

Yhteyshenkilön merkintä

Henkilöiden etsiminen

Etsintäpalkki on Yhteystietoluettelossa Yhteyshenkilöt-kuvakkeen alla ja puhelinnäkymässä Puhelin-kuvakkeen alla. Voit etsiä henkilöiden nimiä tai osaamisalueita (tehtävänimike).

Yhteyshenkilön hakeminen

  • Kirjoita hakuruutuun nimi, sähköpostialias tai puhelinnumero. Voit jopa kirjoittaa jakeluryhmän nimen tai tunnuksen. Microsoft Lync Online -yhteysohjelma näyttää tulokset kirjoitettaessa. Jos esiin tulee useampi yhteyshenkilö tai ryhmä, luettelon kärkeen tulee se, joka on Yhteystietoluettelossa. Kaikkien yhteystietojen ja muiden henkilöiden kohdalla on henkilön kuvan vasemmalla puolella pystysuora tilarivi, joka ilmaisee tavoitettavuutta, esimerkiksi Käytettävissä, Offline tai Varattu.

  • Jos yrityksesi käyttää Microsoft SharePoint -palveluja, etsintäpalkin alapuolella näkyvät Nimi- ja Taito-painikkeet. Voit etsiä käyttämällä avainsanaa, kuten työnimikettä tai osaamisaluetta. Tuo muita samankaltaisia osaamisalueita tai työnimikkeitä näkyviin valitsemalla Taito. Palaa yhteystietoluetteloon napsauttamalla etsintäpalkin X-merkkiä.

Sivun alkuun

Usean yhteyshenkilön valitseminen

Joskus on tehokkaampaa valita useita yhteyshenkilöitä kerralla, kuten kokouskutsua laadittaessa.

  • Useita toisistaan erillään olevia yhteyshenkilöitä voidaan valita pitämällä CTRL-näppäintä painettuna ja napsauttamalla niitä.

  • Viereiset yhteyshenkilöt valitaan napsauttamalla ja pitämällä VAIHTONÄPPÄINTÄ painettuna tai valitsemalla ne nuolinäppäimillä.

Sivun alkuun

Yrityksen ulkopuolisten henkilöiden lisääminen yhteystietoluetteloon.

Lync Online voi näyttää niiden henkilöiden tavoitettavuustiedot, jotka käyttävät sähköpostipalveluita, kuten Internet-palveluiden Windows Live -verkkoa (esimerkiksi MSN ja Hotmail), ja jotka ovat liittyneet Lynciin. Organisaation ulkopuoliset käyttäjät voivat suorittaa toimintoja, kuten jakaa tavoitettavuustietoja, soittaa Lync-puheluita ja järjestää videokonferensseja.

  1. Avaa Lync ja kirjoita hakuruutuun sen henkilön sähköpostiosoite, jonka haluat lisätä yhteystietoluetteloon.

  2. Valitse näyttöön tulevasta yhteystietokortista plus-merkki (+).

  3. Valitse yhteystietoryhmä, johon haluat sijoittaa yhteyshenkilön. Voit myös luoda sillä hetkellä uuden ryhmän kirjoittamalla nimen Lisää uuteen ryhmään -kentän viereen.

Joillakin käyttäjillä on sähköpostitili, jonka palvelua ei ole liitetty Lynciin. Vaikka nämä käyttäjät voi lisätä Yhteystietoluetteloon samalla tavalla kuin liitetyt käyttäjät, ei heidän tavoitettavuustietojaan näy.

Muut käyttäjät kirjautuvat liitettyyn sivustoon sisään ei-liitetyllä käyttäjätunnuksellaan (sähköpostiosoite). Liitä siinä tapauksessa yhteyshenkilö muodossa käyttäjä(unfederated.com)@federatedcompany.com. Tämä näyttää henkilön tavoitettavuustiedot Lyncissä. Esimerkiksi MrContoso(gmail.com)@msn.com.

Sivun alkuun

Yhteyshenkilöiden järjestäminen

Kun halutut yhteyshenkilöt ovat löytyneet, ne voi lisätä yhteystietoryhmään, jolloin ne löytyvät helposti seuraavalla kerralla. Lync näyttää Usein käytetyt yhteyshenkilöt -luettelossa ne 10 henkilöä, joiden kanssa useimmin keskustellaan. Tärkeimmät yhteyshenkilöt voi myös "kiinnittää" ryhmän alkuun, josta ne voi avata nopeasti. Lync esitäyttää kiinnitettyyn luetteloon oman työryhmäsi jäsenet.

Usein käytetyn yhteyshenkilön kiinnittäminen ryhmän alkuun tai irrottaminen siitä

Voit kiinnittää tai irrottaa usein käytetyn yhteyshenkilön jommallakummalla seuraavista tavoista.

  • Avaa Lync, napsauta hiiren kakkospainikkeella yhteystietoluettelossa yhteyshenkilöä ja valitse sitten Kiinnitä usein käytettyihin yhteyshenkilöihin.

  • Voit irrottaa yhteyshenkilön napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Poista usein käytetyistä yhteyshenkilöistä.

Ryhmän luominen

  1. Avaa Lync ja napsauta yhteystietoluettelossa hiiren kakkospainikkeella jotakin ryhmän nimeä (esimerkiksi Usein käytetyt yhteyshenkilöt), valitse Luo uusi ryhmä ja nimeä ryhmä.

Luo uusi ryhmä -painike valittuna (napsautettu hiiren kakkospainikkeella olemassa olevan ryhmän nimeä)

  1. Voit lisätä käyttäjiä uuteen ryhmään etsimällä yhteyshenkilön, osoittamalla hakutuloksissa yhteyshenkilön nimeä ja valitsemalla sitten plus-merkin (+). Voit myös napsauttaa hiiren kakkospainikkeella yhteyshenkilöä hakutuloksissa, valita sitten Lisää yhteystietoluetteloon ja lopuksi ryhmän nimen.

Sivun alkuun

Yhteyshenkilöiden lajittelu ja näyttäminen

Yhteyshenkilöitä voi lajitella käyttämällä:

  • Ryhmät-, Tila- ja Suhde-painikkeita.

  • Näyttönimi- tai Käytettävyys-asetuksia.

Yhteyshenkilöiden lajittelu yhteystietoluettelossa

  1. Jos haluat nähdä oletusryhmissä (kuten Usein käytetyt yhteyshenkilöt tai Muut yhteyshenkilöt) olevat yhteyshenkilöt luoduissa ryhmissä olevien lisäksi, valitse Ryhmät.

Yhteyshenkilöjen lajittelu ryhmittäin

  1. Tee yhteystietoluettelossa jokin seuraavista toimista:

    • Lajittele yhteyshenkilöt tavoitettavuustilan mukaan (Online, Poistunut, Tuntematon tai Ei käytettävissä) valitsemalla Tila.

    • Lajittele yhteyshenkilöt tietosuojatason mukaan valitsemalla Suhde.

    • Jos haluat nähdä selitykset yhteyksille, napsauta yhteyshenkilöä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Muuta tietosuojatasoa.

Yhteystietoluettelon ulkoasun muuttaminen

  • Tuo Asetteluvaihtoehdot-valikko näkyviin napsauttamalla etsintäpalkin alapuolella Näyttöasetukset-painikkeen vieressä olevaa nuolta.

Lajittelu Näyttönimen mukaan

Valikossa näkyvät asetukset vaihtelevat sen mukaan, miten yhteyshenkilöt on lajiteltu. Voit esimerkiksi määrittää, että "kutsumanimet" näkyvät sähköpostinimien sijaan tai tilatiedot pelkkien nimien sijaan. Jos yritys on ottanut käyttöön yhteyshenkilöiden kuvan näyttämisen yhteystietoluettelossa, voit valita näytetäänkö kuvat, mikä määrittää, kuinka monta yhteyshenkilöä ikkunaan mahtuu. (Ellei kuvia näytetä, valintana on pelkkä nimi yhdellä rivillä tai nimi ja tiedot toisella rivillä.)

Huomautus:  Voit myös poistaa kuvat käytöstä kaikkialla Lyncissä valitsemalla Oma kuva Lync - asetukset -valintaikkunassa. Lisätietoja on aiheessa Määritä oman kuvan asetukset.

Yhteyshenkilöiden esittämistavan muuttaminen Lyncissä

  1. Napsauttamalla yhteystietoluettelossa etsintäpalkin alla olevaa Näyttöasetukset-painiketta voit siirtyä näyttämään yksi tai kaksi riviä tietoja jokaisesta yhteyshenkilöstä. Jos yritys käyttää Yhteyshenkilön valokuvia, kahden rivin näkymä näyttää valokuvat.

  2. Lisää vaihtoehtoja saa näkyviin Asetteluvaihtoehdot-valikosta napsauttamalla Näyttöasetukset-kohdan vieressä olevaa alanuolta.

Yhteyshenkilöiden tarkastelu tietosuojatason (aiemmin käyttöoikeustason) mukaan

  • Napsauta Yhteystietoluettelossa etsintäpalkin alla olevaa Suhde-painiketta.

Lisätietoja eri tietosuojatasoilla näytettävistä tavoitettavuustiedoista on kohdassa Tavoitettavuustietojen käyttöoikeuden hallinta.

Sivun alkuun

Yhteyshenkilöiden siirtäminen, kopiointi ja poistaminen

Siirrä, kopioi ja poista yhteyshenkilöitä yhteystietoluettelosta alla kuvatulla tavalla.

  • Siirrä yhteyshenkilö toiseen ryhmään napsauttamalla yhteyshenkilöä hiiren kakkospainikkeella, osoittamalla kohtaa Siirrä yhteyshenkilö kohteeseen ja valitsemalla sitten haluamasi ryhmä.

  • Kopioi yhteyshenkilö toiseen ryhmään napsauttamalla yhteyshenkilöä hiiren kakkospainikkeella, valitsemalla Kopioi, napsauttamalla haluamaasi ryhmää hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Liitä.

  • Poista yhteyshenkilö ryhmästä napsauttamalla yhteyshenkilöä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Poista ryhmästä.

  • Poista yhteyshenkilö kokonaan napsauttamalla yhteyshenkilöä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Poista yhteystietoluettelosta.

Huomautus:  Siirtämis- ja kopiointitoiminnot vaihtelevat sen mukaan, miten yhteyshenkilöitä tarkastellaan (ryhmän, tilan tai suhteen mukaan). Huomaa, että yhteyshenkilön tietosuojataso muuttuu, kun se siirretään tietosuojatasoryhmästä toiseen.

Sivun alkuun

Yhteystietokortin tarkasteleminen

Näet yhteyshenkilön sinulle antaman tietosuojatason mukaiset huomautukset ja kalenteritiedot. Yhteystietokortti mahdollistaa myös yhteyden muodostamisen yhteyshenkilöön, mukaan lukien pikaviestintäkeskustelun aloittaminen, soittaminen, kokouksen ajoittaminen tai sähköpostin lähettäminen.

  1. Voit katsella perusyhteystietokorttia osoittamalla yhteystietoluettelossa yhteyshenkilön kuvaa (tai tilakuvaketta, jos kuvia ei näytetä).

  2. Saat lisätietoja napsauttamalla Laajenna yhteystietokortti -painiketta (alanuoli) kortin oikeassa alakulmassa.

Laajenna Lync-yhteystietokortti

  1. Pidä kortti näkyvissä napsauttamalla Kiinnitä-painiketta kortin oikeassa yläkulmassa. Kortin voi vetää työpöydän kätevään kohtaan.

Sivun alkuun

Yhteyshenkilön merkintä

Yhteystietoluettelossa oleva yhteyshenkilö voidaan merkitä, eli yhteyshenkilöön voidaan liittää tunniste, jolloin saat ilmoituksen heti, kun yhteyshenkilön tilaksi muuttuu Käytettävissä.

  1. Napsauta yhteystietoluettelossa hiiren kakkospainikkeella yhteyshenkilöä, jolle haluat lisätä tunnisteen.

  2. Valitse Merkitse tilanmuutosilmoituksia varten.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×