Yhteyshenkilöiden lajittelun muuttaminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Jos sinulla on paljon yhteystiedot, yhteystietoluettelon hankkia hieman hankalaa. Yhteyshenkilöiden lajittelun muuttaminen voi auttaa sinua löytämään, jotka tarvitset.

Voit lajitella yhteyshenkilöt seuraavasti:

  1. Valitse Henkilöt.

    Valitse Henkilöt

  2. Valitse Aloitus > Nykyinen näkymä > luettelo.

  3. Napsauta sarakeotsikkoa, jonka haluat lajitella. Voit esimerkiksi näyttää yhteyshenkilöt aakkosjärjestyksessä sukunimen mukaan valitsemalla Tallenna muodossa.

    Napsauta lajiteltavaa sarakeotsikkoa.

Vihje: Jos sinulla on määrittänyt yhteyshenkilöitä eri väriluokkiin, voit valita Luokat -sarakeotsikkoa ja lajitella sen mukaan.

Voit etsiä tietyn yhteyshenkilön, Hae yhteystietoja-toiminnolla.

Yhteyshenkilöiden nimimuodon muuttaminen

Kaikkien yhteyshenkilöiden nimiä ei ehkä ole muotoiltu samalla tavalla, joten ne eivät välttämättä näy odotetulla tavalla, kun lajittelet Tallenna muodossa -saraketta käyttämällä. Jotkin on esimerkiksi saatettu tallentaa muodossa etunimi, sukunimi, kun taas toiset on tallennettu muodossa sukunimi, etunimi. Jos yhteyshenkilöitä ei lajitella haluamallasi tavalla, kokeile seuraavaa:

  1. Valitse Tiedosto > Tiliasetukset > Tiliasetukset.

    Valitse Tiedosto > Tiliasetukset > Tiliasetukset

  2. Valitse Osoitekirjat-välilehdessä osoitekirja, jonka nimimuotoa haluat muuttaa, ja valitse sitten Muuta.

    Valitse haluamasi osoitekirja ja valitse sitten Muuta.

  3. Valitse Nimien näyttötapa -kohdassa Muodossa (Sallinen, Teemu).

Huomautus:  Jos sähköpostisi on Exchange-palvelimessa, voit muuttaa yhteyshenkilöiden nimimuotoa Outlookin pääyhteystietoluettelossa ja kaikissa luomissasi yhteystietokansioissa, mutta et voi muuttaa yleisessä osoiteluettelossa olevien henkilöiden nimimuotoa. Tämä osoitekirja määritetään automaattisesti ja sitä hallinnoi järjestelmänvalvoja.

Yksittäisten yhteyshenkilöiden nimimuodon muuttaminen

Kun olet lajitellut yhteystietoluettelon Tallenna muodossa -saraketta käyttämällä, jotkin yhteyshenkilöt eivät ehkä vieläkään näy haluamallasi tavalla. Muuta yksittäisen yhteyshenkilön muotoilua seuraavasti:

  1. Kaksoisnapsauta muutettavaa yhteyshenkilöä.

  2. Napsauta Tallenna muodossa -kohdan oikealla puolella olevaa alanuolta ja valitse haluamasi muoto. Jos haluat esimerkiksi, että nimi Ari Suominen tallennetaan muodossa sukunimi, etunimi, valitse luettelosta Suominen, Ari.

    Napsauta Tallenna muodossa -kohdan oikealla puolella olevaa ruutua ja valitse haluamasi muoto.

    Vihje:  Jos et löydä haluamaasi muotoa, kirjoita nimi Tallenna muodossa -ruutuun haluamassasi muodossa.

  3. Valitse Tallenna ja sulje.

Jos haluat, että yhteystietoluettelo lajitellaan yhteystietojen sukunimien mukaan, sinun on muutettava näyttömuodoksi Sukunimi, etunimi. Näyttömuodon muuttamisen jälkeen sinun tulee vielä muuttaa yksitellen kaikki ne yhteistiedot, jotka eivät päivittyneet näyttömuodon muuttamisen myötä.

Muuta Sukunimi, Etunimi-muodossa

Voit muuttaa nimimuotoa tärkeimmät Microsoft Outlookin Yhteystiedot-kansioon tai kaikki yhteystietokansiot, jotka luot yhteystiedot. Nämä kansiot on lueteltu Outlook-osoitteisto. Mutta et voi muuttaa nimimuotoa nimet-yleinen osoite luettelo (GAL). Saat lisätietoja sitä, Miksi ei joitakin yhteystietoja nimimuotoa voi muuttaa? alla olevasta osiosta.

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Tilin asetukset ja sitten Tiliasetukset.

    Tilin asetukset Backstage-näkymässä

  3. Valitse Osoitteistot-välilehden Nimi-luettelosta Outlook-osoitteisto ja sitten Muuta.

  4. Valitse Outlook-osoitteistot-osoitteiston, jota haluat muuttaa yhteyshenkilön näyttömuodon. Valitse esimerkiksi Yhteystiedot: postilaatikko – postilaatikon nimi.

  5. Valitse Nimien näyttötapa -kohdassa Muodossa (Seppä, Esko).

  6. Valitse SuljeMicrosoft Outlook-osoitteistossa ja Tilin asetukset -valintaikkunoissa.

  7. Lopeta Outlook ja käynnistä se uudelleen.

Yksittäisten yhteystietojen muuttaminen muotoon Sukunimi, etunimi

Kun muutat Outlook-osoitteiston aiemmin luotujen yhteistietojen nimen muodon, muutos koskee tulevia merkintöjä, joita luot. Joskus kaikki yhteystiedot eivät kuitenkaan päivity muodon muutoksen myötä. Tällöin sinun tulee muuttaa muoto yksittäisten yhteystietojen kohdalla.

  1. Kaksoisnapsauta Yhteyshenkilöt-kohdassa yhteyshenkilöä, joka ei näy Sukunimi, etunimi -muodossa.

  2. Valitse Avaa yhteystieto, valitse Tallenna nimellä -ruutuun nimi, Sukunimi, Etunimi-muodossa. Valitse esimerkiksi Sallinen, Teemu.

  3. Valitse Yhteystieto-välilehden Toiminnot-ryhmästä Tallenna ja sulje.

  4. Toista toimenpide kunkin sellaisen yhteystiedon kohdalla, jonka nimi näkyy väärässä muodossa.

Huomautukset: 

  • Yhteystietokortissa sähköpostiosoitteiden Näyttönimi on se nimi, joka näkyy sähköpostiviestin Vastaanottaja-, Kopio- ja Piilokopio-rivillä ja osoitteistossa, kun haet yhteystietoa. Näyttönimi luodaan sen perusteella, miten kirjoitat yhteystiedon nimen Koko nimi -ruutuun.

  • Yritys-ruudussa olevat yrityksen nimet, jotka alkavat sanalla The, näkyvät automaattisesti seuraavan sanan jälkeen nimessä. Esimerkiksi The Phone Company näkyy muodossa Phone Company, The.

Miksi jotkin yhteystiedot nimimuotoa ei voi muuttaa?

Outlookin Yhteystiedot-kansion yhteystiedot muodostavat Outlook-osoitteistosisällön. Voit myös luoda ja muita yhteystietokansioita nimi ja kaikki nämä kansiot voit muuttaa nimen muoto. Mutta ei voi muuttaa näyttömuodon nimien-Microsoft Exchange Server yleinen osoite luettelon (GAL). Organisaation järjestelmänvalvoja määrittää sitä nimien muoto.

  • Yleinen osoiteluettelo     Jotta tämä osoitteisto näkyy, sinulla on oltava käytössä Exchange-tili. Yleinen osoiteluettelo sisältää organisaation kaikkien henkilöiden nimet ja sähköpostiosoitteet. Yleinen osoiteluettelo määritetään automaattisesti Exchange-tilin kanssa. Exchangen järjestelmänvalvoja tai verkonvalvoja luo ja ylläpitää tätä osoitteistoa. Yleinen osoiteluettelo voi sisältää myös ulkoisten yhteystietojen, jakeluluetteloiden, neuvotteluhuoneiden ja laitteiden sähköpostiosoitteita.

  • Outlook-osoitteisto     Tämä osoitteisto ei edellytä Exchange-tilin käyttöä. Outlook-osoitteisto luodaan automaattisesti, ja se sisältää yhteystiedot Yhteyshenkilöt-oletuskansiossa, jossa on lueteltu sähköpostiosoitteet tai faksinumerot. Nämä yhteystiedot näkyvät Osoitteisto-valintaikkunassa, kun napsautat Osoitteisto-luettelon Yhteystiedot-kohtaa.

    Jos luot lisäyhteystietokansioita, voit määrittää kunkin kansion ominaisuudet niin, että niiden yhteystiedot ovat osa Outlook-osoitteistoa.

Voit myös muuttaa nimimuotoa muista osoitteistot, jonka luot Outlookissa. Lisätietoja on artikkelissa lisääminen tai poistaminen osoitekirja.

Saat kaikki käytettävissä olevat osoitteistot- Osoitteiston valitsemalla työkaluriviltä ja valitse sitten Osoitteisto -luettelossa olevaa alanuolta.

Kaikki Yhteystiedot-kansiosi näkyvät Osoitteistot-luettelossa.

Jos haluat, että yhteystietoluettelo lajitellaan yhteystietojen sukunimien mukaan, sinun on muutettava näyttömuodoksi Sukunimi, etunimi. Näyttömuodon muuttamisen jälkeen sinun tulee vielä muuttaa yksitellen kaikki ne yhteistiedot, jotka eivät päivittyneet näyttömuodon muuttamisen myötä.

Muuta Sukunimi, Etunimi-muodossa

Voit muuttaa nimimuotoa tärkeimmät Microsoft Office Outlook 2007 Yhteystiedot-kansio tai kaikki yhteystietokansiot, jotka luot yhteystiedot. Nämä kansiot on lueteltu Outlook-osoitteisto. Mutta et voi muuttaa nimimuotoa nimet-yleinen osoite luettelo (GAL). Saat lisätietoja sitä, Miksi ei joitakin yhteystietoja nimimuotoa voi muuttaa? alla olevasta osiosta.

Huomautus: Seuraavat toiminnot edellyttävät, että Outlook käynnistetään uudelleen, jotta muutokset tulevat voimaan.

  1. Valitse Outlookissa Työkalut-valikosta Tiliasetukset.

  2. Valitse Osoitteistot-välilehden Nimi-luettelosta Outlook-osoitteisto ja sitten Muuta.

    Osoitteistot näkyvät Osoitteistot-välilehdessä

  3. Valitse Outlook-osoitteistot-osoitteiston, jota haluat muuttaa yhteyshenkilön näyttömuodon. Valitse esimerkiksi Yhteystiedot: Omat kansiot tai Yhteystiedot: postilaatikko – postilaatikon nimi.

  4. Valitse Nimien näyttötapa -kohdassa Muodossa (Seppä, Esko).

    Valitse osoitteiston merkinnöille nimen muoto

  5. Valitse Sulje kaksi kertaa.

  6. Sulje ja käynnistä Outlook uudelleen.

  7. Vahvista näyttömuodon muutos napsauttamalla Outlookissa Työkalut-valikon Asetukset-kohtaa.

  8. Valitse Asetukset-välilehden Yhteystieto ja muistiinpanot -kohdasta Yhteystiedon asetukset.

  9. Tee Yhteystiedon asetukset -ruudussa jompikumpi seuraavista:

    • Vahvista Sukunimi, etunimiOletusarvoinen Arkistoi nimellä -järjestys-luettelossa.

    • Valitse Oletusarvoinen Arkistoi nimellä -järjestys -luettelosta Sukunimi, etunimi.

  10. Valitse OK kaksi kertaa.

Yksittäisten yhteystietojen muuttaminen muotoon Sukunimi, etunimi

Kun muutat Outlook-osoitteiston aiemmin luotujen yhteistietojen nimen muodon, muutos koskee tulevia merkintöjä, joita luot. Joskus kaikki yhteystiedot eivät kuitenkaan päivity muodon muutoksen myötä. Tällöin sinun tulee muuttaa muoto yksittäisten yhteystietojen kohdalla.

  1. Kaksoisnapsauta Yhteyshenkilöt-kohdassa yhteyshenkilöä, joka ei näy Sukunimi, etunimi -muodossa.

  2. Valitse avoimen yhteystiedon Muodossa-ruudun vasemmasta yläosasta Sukunimi, etunimi -muodossa oleva nimi. Valitse esimerkiksi Smith, John.

    Yhteystiedon Tallenna nimellä -luettelo

  3. Valitse Yhteystieto-välilehden Toiminnot-ryhmästä Tallenna ja sulje.

  4. Toista toimenpide kunkin sellaisen yhteystiedon kohdalla, jonka nimi näkyy väärässä muodossa.

Huomautukset: 

  • Yhteystietokortissa sähköpostiosoitteiden Näyttönimi on se nimi, joka näkyy sähköpostiviestin Vastaanottaja-, Kopio- ja Piilokopio-rivillä ja osoitteistossa, kun haet yhteystietoa. Näyttönimi luodaan sen perusteella, miten kirjoitat yhteystiedon nimen Koko nimi -ruutuun.

  • Yritys-ruudussa olevat yrityksen nimet, jotka alkavat sanalla The, näkyvät automaattisesti seuraavan sanan jälkeen nimessä. Esimerkiksi The Phone Company näkyy muodossa Phone Company, The.

Miksi jotkin yhteystiedot nimimuotoa ei voi muuttaa?

Outlook 2007 Yhteystiedot-kansiossa näkyvät yhteystiedot muodostavat Outlook-osoitteistosisällön. Voit myös luoda ja muita yhteystietokansioita nimi ja kaikki nämä kansiot voit muuttaa nimen muoto. Mutta ei voi muuttaa näyttömuodon nimien-Microsoft Exchangen yleisen osoite luettelon (GAL). Organisaation järjestelmänvalvoja määrittää sitä nimien muoto.

  • Yleinen osoiteluettelo     Jotta tämä osoitteisto näkyy, sinulla on oltava käytössä Exchange-tili. Yleinen osoiteluettelo sisältää organisaation kaikkien henkilöiden nimet ja sähköpostiosoitteet. Yleinen osoiteluettelo määritetään automaattisesti Exchange-tilin kanssa. Exchangen järjestelmänvalvoja tai verkonvalvoja luo ja ylläpitää tätä osoitteistoa. Yleinen osoiteluettelo voi sisältää myös ulkoisten yhteystietojen, jakeluluetteloiden, neuvotteluhuoneiden ja laitteiden sähköpostiosoitteita.

  • Outlook-osoitteisto     Tämä osoitteisto ei edellytä Exchange-tilin käyttöä. Outlook-osoitteisto luodaan automaattisesti, ja se sisältää yhteystiedot Yhteyshenkilöt-oletuskansiossa, jossa on lueteltu sähköpostiosoitteet tai faksinumerot. Nämä yhteystiedot näkyvät Osoitteisto-valintaikkunassa, kun napsautat Osoitteisto-luettelon Yhteystiedot-kohtaa.

    Jos luot lisäyhteystietokansioita, voit määrittää kunkin kansion ominaisuudet niin, että niiden yhteystiedot ovat osa Outlook-osoitteistoa.

Voit myös muuttaa nimimuotoa muista osoitteistot, jonka luot Outlookissa. Lisätietoja on artikkelissa lisääminen tai poistaminen osoitekirja.

Voit tarkastella kaikkia käytettävissä olevia osoitteistoja valitsemalla työkaluriviltä Osoitteisto ja napsauttamalla sitten Osoitteistot-kohdan alapuolella näkyvää nuolta.

Osoitteistojen luettelo

Kaikki Yhteystiedot-kansiosi näkyvät Osoitteistot-luettelossa.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×