Yhteyshenkilöiden Access-tietokannan käyttäminen

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Käytä Accessin yhteystiedot-tietokantamallin seurantaan nimet, osoitteet, puhelinnumerot ja muut tiedot. Tämä uusi versio Suositut Access-mallin avulla voit luokitella kunkin yhteyshenkilön ja lähettää sähköpostiviestejä osoitteiden karttojen luominen.

Haluatko videosta tietoja tämän mallin avulla? Lue artikkeli Yhteystiedot-tietokantamallin käyttäminen.

Huomautus: Yhteystietojen tietokantamallin on päivitetty viimeksi muutaman vuoden aikana. Nämä ohjeet viitata ladattavissa mallin uusimman version. Seuraavia ohjeita eivät vastaa mitä näet, jos käytät todennäköisesti mallin vanhempi versio.

Käytön aloittaminen

Tässä artikkelissa kerrotaan, yhteystiedot-tietokantamallin käyttäminen perustoimintoja.

Tietokannan valmisteleminen käyttöä varten

  • Kun avaat tietokannan, Access näyttää Tervetuloa-lomakkeen. Jos haluat estää tämän lomakkeen näyttäminen seuraavan kerran avaat tietokannan, poista Näytä Tervetuloa tietokannan avaamisen yhteydessä -valintaruudun valinta.

    Sulje Tervetuloa lomake Voit aloittaa tietokannan käyttämisen.

  • Varmista, että kaikki tietokannan sisältö on otettu käyttöön, sanomapalkissa, valitse Ota tämä sisältö käyttöön.

    Lisätietoja tietokannan sisällön ottaminen käyttöön on artikkelissa tietokannan luottaminen.

Microsoft Outlookin yhteystietojen lisääminen

Jos käytät Microsoft Outlookia, voit lisätä yhteyshenkilöitä kyseisestä ohjelmasta eikä sinun tarvitse kirjoittaa tiedot uudelleen.

  1. Valitse Yhteystietoluettelo -lomake valitsemalla Lisää Outlookista.

  2. Valitse Lisättävien nimien valitseminen -valintaikkunassa nimiä, jotka haluat lisätä tietokantaan.

  3. Valitse Lisää ja valitse sitten OK.

Yhteystiedon etsiminen

Pikahaku -ruudun avulla voit etsiä nopeasti Yhteystietoluetteloon lomakkeen yhteystieto.

  • Yhteystietoluettelo -lomake- pikahakuruutu, Kirjoita teksti haluat etsiä ja paina sitten ENTER-näppäintä.

    Accessin suodattaa luettelon näyttämään vain tietueeseen, joka sisältää etsittävän tekstin. Palaa täydellinen luettelo valitsemalla Tyhjennä nykyinen haku. (Se on X olevaa hakuruutua.)

Sarakkeiden näyttäminen ja piilottaminen

Yhteystietoluettelo -lomake kenttiä (sarakkeita) on piilotettu oletusarvoisesti. Jos haluat muuttaa kentät, jotka ovat näkyvissä:

  1. Valitse Näytä tai piilota kentät.

  2. Valitse Näytä sarakkeet -valintaikkuna, jonka haluat näyttää kunkin sarakkeen vieressä oleva valintaruutu. Poista valintaruudun valinta, jos haluat piilottaa sarakkeen.

Näytä yhteystiedot

Ota tiedot -lomakkeen avulla voit nähdä ja kirjoita enemmän tietoja kustakin yhteyshenkilöstä. Voit näyttää yhteystiedot-lomakkeen seuraavasti:

  • Yhteystietoluetteloon lomakkeeseen vierestä Avaa yhteystieto, jonka haluat nähdä.

Kuvan lisääminen

Ota tiedot -lomake Voit lisätä yhteyshenkilön kuvan.

  1. Valitse kuva-kohdassa Muokkaa kuvaa.

  2. Valitse liitteet -valintaikkunassa Lisää.

  3. Valitse tiedosto -valintaikkunassa Selaa tiedoston sisältävä kansio.

  4. Valitse tiedosto, johon haluat lisätä, ja valitse sitten Avaa.

  5. Valitse liitteet -valintaikkunassa OK.

Huomautus: Voit liittää useita tiedostoja kunkin yhteyshenkilön eri tiedostotyyppien, kuten asiakirjat ja laskentataulukoita.

Näyttää yhteystiedon osoitteen kartalla

Valitse Ota tiedot -lomake, jos olet syöttänyt katuosoitteen yhteyshenkilön, voit näyttää kartan kyseiseen sijaintiin:

  • Napsauta kartta.

Näytä raportit

Yhteystiedot-tietokanta sisältää kaksi raporttia: hakemiston ja puhelinluettelon. Voit näyttää raportin seuraavasti:

  • Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa Raportit, haluat näyttää raportissa.

Voit luoda omia mukautettuja raportteja. Lisätietoja on artikkelissa yksinkertaisen raportin luominen.

Yhteystiedot-tietokannan muokkaaminen

Voit mukauttaa yhteystiedot-tietokannan lisäämällä sekä yhteystietojen taulukosta uusi kenttä ja sitten kentän lisääminen Yhteystietoluettelo -lomake- ja Yhteystiedot -lomakkeen.

Kentän lisääminen sekä yhteystietojen taulukosta

  1. Sulje kaikki avoimet välilehdet.

  2. Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa Yhteystiedot -taulukkoon.

  3. Vieritä oikealle kunnes näet Lisää uusi kenttäsaraketta. Kaksoisnapsauta sarakkeen otsikkoa ja kirjoita sitten kentän nimeä.

Tietojen syöttäminen-sarakkeen ensimmäistä kertaa Access asettaa tietotyypin puolestasi.

Kentän lisääminen lomakkeeseen

Kun kenttä on lisätty taulukkoon, voit lisätä sen sitten lomakkeeseen.

  1. Napsauta lomaketta hiiren kakkospainikkeella siirtymisruudussa ja valitse sitten Asettelunäkymä.

  2. Valitse Rakenne-välilehden Työkalut-ryhmästä Lisää aiemmin luodut kentät.

  3. Vedä haluamasi kenttä kenttäluettelosta lomakkeeseen.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×