Yhteyden ottaminen muihin

Jokaisella yhteystietoluettelon yhteyshenkilöllä on tavoitettavuustietopainike, joka ilmaisee henkilön tavoitettavuustilan. Yhteyshenkilön tavoitettavuustilan perusteella voit päättää, mikä yhteydenpitotapa sopii yhteyshenkilölle kulloinkin parhaiten. Jos yhteyshenkilö on käytettävissä, voit esimerkiksi lähettää hänelle pikaviestin tai soittaa hänelle. Jos yhteyshenkilö on varattu, voit lähettää hänelle sähköpostiviestin tai tarkistaa henkilön yhteystietokortista, milloin hän on vapaa keskustelemaan.

Valitse kohta, josta haluat lisätietoja

Yhteyshenkilön tilan määrittäminen

Henkilön yhteystietokortin tarkasteleminen

Soittovaihtoehtojen tarkasteleminen

Yhteystiedon merkitseminen siten, että saat ilmoituksen, kun henkilö on käytettävissä

Yhteyshenkilön tilan määrittäminen

Kunkin yhteystietoluettelossa olevan yhteystiedon tavoitettavuustiedot ilmaisevat yhteyshenkilön käytettävyyden. Yhteyshenkilön nimen vasemmalla puolella olevasta ilmaisimesta näkee henkilön tavoitettavuustilan graafisessa muodossa. Yhteyshenkilön nimen oikealla puolella on lisäksi tavoitettavuustilan ilmaiseva teksti. Office Communicator tai käyttäjä itse voi asettaa tietyt tavoitettavuustilat, kuten Käytettävissä-tilan. Toiset tilat, kuten Poistunut, ovat puolestaan vain Office Communicatorin asetettavissa.

Tavoitettavuustietopainike

Tilateksti

Kuvaus

Käytettävissä

Käytettävissä

Yhteyshenkilö on online-tilassa ja voi osallistua keskusteluihin. Käyttäjä voi asettaa tämän tilan manuaalisesti.

Varattu

Varattu
Puhelu käynnissä
Neuvottelussa
Kokouksessa

Yhteyshenkilö on käytettävissä, mutta osallisena toisessa toiminnossa. Toimintoja ovat:

  • Puhelu käynnissä    Yhteyshenkilö on puhelimessa tai osallistuu ääni- tai videokeskusteluun.

  • Neuvottelussa     Yhteyshenkilö osallistuu usean osallistujan keskusteluun puhelimen, äänen, videon tai sovellusten jakamisen avulla.

  • Kokouksessa     Office Outlook -kalenteri osoittaa, että yhteyshenkilö on ajoitetussa kokouksessa.


Käyttäjä voi asettaa tämän tavoitettavuustilan manuaalisesti.

Älä häiritse

Älä häiritse

Tämä yhteyshenkilön tila näkyy, jos yhteyshenkilö on asettanut sinulle muun kuin Ryhmä-oikeustason ja seuraava ehto täyttyy:

  • Yhteyshenkilö on itse asettanut tavoitettavuustilakseen Ei saa häiritä.

  • Yhteyshenkilö esittää PowerPoint-esitystä tai suorittaa muuta ohjelmaa koko näytön tilassa.

Varattu

Vain kiireelliset asiat

Tämä yhteyshenkilön tila näkyy, jos yhteyshenkilö on kohdistanut sinulle Ryhmä-oikeustason ja seuraava ehto täyttyy:

  • Yhteyshenkilö on itse asettanut tavoitettavuustilakseen Ei saa häiritä.

  • Yhteyshenkilö esittää PowerPoint-esitystä tai suorittaa muuta ohjelmaa koko näytön tilassa.

Poistunut

Poissa.

Yhteyshenkilö ei ole todennäköisesti käytettävissä. Tila näkyy seuraavista syistä:

  • Yhteyshenkilön tietokoneessa ei ole suoritettu toimia määritetyn ajan kuluessa (oletusarvo 15 minuuttia).

  • Yhteyshenkilön Office Outlook kalenterin tai Poissa-tilan hallintatoiminnon mukaan henkilö on poissa.

  • Yhteyshenkilö on tilapäisesti tavoittamattomissa. Kun hän alkaa jälleen käyttää tietokonettaan, Communicator 2007palauttaa tavoitettavuustilan automaattisesti asianmukaiseen tilaan.

  • Yhteyshenkilö on itse asettanut tavoitettavuustilakseen Poissa.

Poistunut

Poistunut

Yhteyshenkilö saattaa olla tavoitettavissa, mutta hänen tietokoneessaan ei ole suoritettu toimia määritetyn ajan kuluessa. Oletusarvon mukaan tämä aika on viisi minuuttia. Tässä tilassa yhteyshenkilö on online-tilassa mutta siirtymässä Käytettävissä-tilasta. Tästä on merkkinä puoliksi vihreä ja puoliksi keltainen painike. Communicator asettaa tämän tilan.

Varattu (poistumassa)

Varattu (Passiivinen)

Yhteyshenkilö osallistuu kokoukseen tai on aikataulun mukaan (Outlookin kalenterin mukaan) kokouksessa, eikä hänen tietokoneettaan ole käytetty määritetyn ajan kuluessa. Oletusarvon mukaan tämä aika on viisi minuuttia. Tämä tila tarkoittaa yleensä, että yhteyshenkilö on kokouksessa ja hänen tietokoneensa on käyttämättömänä online-tilassa. Communicator asettaa tämän tilan.

Offline-tila

Offline

Communicator ei voi selvittää yhteyshenkilön tilaa. Tämä tila johtuu yleensä siitä, että yhteyshenkilön tavoitettavuustila on tallennettu toiseen tietokonejärjestelmään (esimerkiksi sellaisen organisaation järjestelmään, joka ei ole organisaation ulkopuolinen liittoutunut kumppani).

Tila tuntematon

Ei tavoitettavuustietoa saatavilla

Communicator ei voi selvittää yhteyshenkilön tilaa. Tämä tila johtuu yleensä siitä, että yhteyshenkilön tavoitettavuustila on tallennettu toiseen tietokonejärjestelmään (esimerkiksi sellaisen organisaation järjestelmään, joka ei ole organisaation ulkopuolinen liittoutunut kumppani).

Estetty

Estetty.

Tämä painike näkyy yhteystietoluettelossa estämäsi yhteyshenkilön nimen vieressä. Estämillesi henkilöille tilasi näkyy offline-tilana.

Sivun alkuun

Henkilön yhteystietokortin tarkasteleminen

Jos yhteyshenkilö ei ole käytettävissä, voit avata hänen yhteystietokorttinsa ja selvittää, milloin hän on vapaa.

Yhteyshenkilön aikataulutietojen tarkasteleminen

  • Napsauta yhteystietoluettelossa olevaa yhteyshenkilön tavoitettavuuspainiketta. Jos yhteyshenkilö on antanut sinulle vähintään Yritys-oikeustason, voit tarkastella hänen aikatauluaan napsauttamalla tavoitettavuuspainiketta ja selvittää, milloin hän on vapaa.

Sivun alkuun

Soittovaihtoehtojen tarkasteleminen

Joskus sinun on soitettava yhteyshenkilön matkapuhelimeen tai vaihtoehtoiseen puhelinnumeroon. Voit tarkastella yhteyshenkilön vaihtoehtoisia puhelinnumeroita Communicatorissa napsauttamalla Näytä muut soittovaihtoehdot tälle yhteyshenkilölle -nuolta.

Yhteyshenkilön vaihtoehtoisten puhelinnumeroiden tarkasteleminen

  1. Napsauta yhteystietoluettelossa yhteyshenkilön Soita-painikkeen oikealla puolella olevaa nuolta.

  2. Näkemäsi puhelinnumerot määräytyvät yhteyshenkilön sinulle myöntämän oikeustason mukaan. Jos yhteyshenkilö on myöntänyt sinulle esimerkiksi Ryhmä- tai Oma-oikeustason, näet yhteyshenkilön matkapuhelinnumeron. Jos yhteyshenkilön matkapuhelinnumero ei ole käytettävissäsi, voit ottaa yhteyden yhteyshenkilöön ja pyytää häntä nostamaan oikeustasosi tasolle Ryhmä tai Oma. Yhteyshenkilön on julkaistava matkapuhelinnumeronsa, ennen kuin se voi olla käytettävissä.

Sivun alkuun

Yhteystiedon merkitseminen siten, että saat ilmoituksen, kun henkilö on käytettävissä

Communicator voi ilmoittaa yhteyshenkilön tilan muutoksista näyttämällä ilmoituksen aina, kun yhteyshenkilön tavoitettavuustila muuttuu tilaksi Käytettävissä tai Offline-tilassa. Ilmoitukseen sisältyy yhteyshenkilön nimi, tehtävänimike, pikaviestiosoite sekä uusi tavoitettavuustila. Voit aloittaa pikaviesti-istunnon yhteyshenkilön kanssa napsauttamalla ilmoitusta. Communicatorin määrittämistä ilmoittamaan tietyn yhteyshenkilön tilasta kutsutaan yhteyshenkilön merkitsemiseksi.

Yhteyshenkilön merkitseminen

  • Napsauta yhteyshenkilöä hiiren kakkospainikkeella yhteystietoluettelossa ja valitse Merkitse tilanmuutosilmoituksia varten.

Merkittyjen yhteystietojen tarkasteleminen yhteystietoluettelossa

  • Napsauta Communicator-ikkunassa Muuta yhteystietojen näyttötapaa -painiketta ja valitse sitten Seurattaviksi merkityt yhteyshenkilöt. Tässä näkymässä näkyvät kaikki merkitsemäsi yhteyshenkilöt.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×