Yhdistämisen sääntöjen määrittäminen

Yhdistämisen sääntöjen määrittäminen

Tutustu yhdistämisen sääntöihin ja siihen, miten kutakin sääntöä voisi käyttää organisaatiossasi. Kun luot kirjettä tai sähköpostia kaikille asiakkaillesi ja haluat käyttää kirjeessä eri tekstiä tietolähteesi tiettyjen kenttien eri arvojen perusteella, voit käyttää sääntöä.

Otetaan esimerkki, jossa olet luonut kirjeen tulevasta tapahtumasta, joka järjestetään kolmessa kohteessa eri puolilla maailmaa. Olet luonut kirjeen Wordin Postitukset-välilehden Aloita yhdistäminen -vaihtoehdolla. Tarkistettuasi asiakirjan huomaat kuitenkin, että viestissä on toistuvaa sisältöä ja että lisäksi osaa sisällöstä on muutettava tapahtuman sijainnin mukaan. Tällaisessa tilanteessa voit määrittää ehtoja Kirjoita ja lisää kenttiä -ryhmän Säännöt-toiminnolla.

Sääntöjen käyttäminen

Lisäämällä sääntöjä yhdistämisasiakirjaan voit tehostaa työnkulkuprosesseja ja lisätä joustavuutta. Kun käytät sääntöjä, sinun ei tarvitse luoda useita asiakirjoja ja voit luoda sisältöä, jota on helppo muuttaa nopeasti.

Voit lisätä sääntöjä samalla kun määrität yhdistämistä.

  1. Valitse Postitukset -välilehden Kirjoita ja lisää kenttiä -ryhmässä Säännöt.

    Wordin Postitukset-välilehden Kirjoita ja lisää kenttiä -ryhmä

  2. Valitse käytettävissä oleva sääntö.

    Wordin avattava Säännöt-kenttäluettelo, joka avautuu Postitukset-välilehden Kirjoita ja lisää kenttiä -ryhmästä

Et voi käyttää sääntöjä ennen kuin olet aloittanut yhdistämisprosessin. Lisätietoja kentän määrittämisestä saat valitsemalla ?-kuvakkeen valitun säännön valintaikkunassa. Voit myös etsiä kentän nimeä Wordin Ohjeesta.

Vihje: Voit näyttää tai piilottaa kenttäkoodit painamalla ALT + F9.

Kenttä

Kuvaus

Esimerkki ja menetelmä

Kysy

Käytä samojen tietojen pyynnön toistamiseen monessa asiakirjan kohdassa. Vastaus kehotteeseen näkyy yhdistämisasiakirjassa.

Lisää kenttä: Kysy -valintaikkunassa on Kysy kerran -valintaruutu. Valitse valintaruutu, jos haluat, että kehote esiintyy vain lopullisen yhdistämisen aloitusvaiheessa. Poista valintaruudun valinta (oletusasetus), jos haluat, että kehote näytetään jokaiselle tietueelle.

Jos haluat lisätietoja, katso Kysy-kenttä.

Vuosia organisaatiosi valmistamia tuotteita myyneelle työntekijälle on suunniteltu juhlat eläkkeelle jäämisen kunniaksi. Kutsu lähetetään sähköpostitse organisaation sisäisille ja ulkopuolisille henkilöille. Kutsussa kysytään, aikooko vastaanottaja osallistua juhlaan.

Lisää kenttä: Kysy -valintaikkunan Kirjanmerkki-ruutuun Kutsu.

Kirjoita Kysy-ruutuun Aiotko osallistua eläkkeellejäämisjuhlaan?

Kirjoita Kirjanmerkin oletusteksti -ruutuun Kyllä.

Kun olet valmis, valitse OK.

Kirjoita

Käytä Kirjoita-kenttää, jos haluat esittää kysymyksen. Kirjoita-kenttä on sikäli samantyyppinen kuin Kysy-kenttä, että se voi esiintyä useita kertoja asiakirjassa.

Lisää kenttä: Kirjoita -valintaikkunassa on Kysy kerran -valintaruutu. Valitse valintaruutu, jos haluat, että vastaus koskee kaikkia yhdistettäviä tietueita. Poista valintaruudun valinta (oletusasetus), jos haluat, että kysymys koskee jokaista tietuetta.

Jos haluat lisätietoja, katso Kirjoita-kenttä.

Organisaatiosi järjestää tapahtumaan terveydenarviointitapahtuman. Kaikille työntekijöille lähetetään luottamuksellisen ilmoittautumislomake. Lomakkeessa kysytään tietoja – ikä, pituus ja paino – jotka on annettava.

Lisää kenttä: Kirjoita -valintaikkunan Kysy-ruutuun Mikä on ikäsi?

Kun olet valmis, valitse OK.

Jos...muuten

Tämän avulla voit määrittää ehdon, jonka on täytyttävä. Jos määritetyt ehdot täyttyvät, lähetetään tietyt tiedot. Jos määritetyt ehdot eivät täyty, lähetetään eri tiedot.

Jos haluat lisätietoja, katso Jos-kenttä.

Ylläpidät hyväntekeväisyysorganisaation suurta jäsentietokantaa. Jäsenet saavat tulevista varainkeruutapahtumista erilaiset ilmoitukset maantieteellisen sijaintinsa mukaan.

Lisää kenttä: JOS -valintaikkunan avattavasta Kenttänimi-luettelosta tietolähteesi (yleensä Excel-laskentataulukko) sijainti-sarakkeen nimi.

Valitse avattavasta Vertailu-luettelosta Yhtä suuri kuin.

Kirjoita Vertaa-ruutuun Etelä-Amerikka. Kirjoita sitten Lisää tämä teksti -ruutuun sisältö, joka lisätään, jos vertailun ehto ei täyty. Jos vertailun ehto ei täyty, lisätään Muussa tapauksessa lisää tämä teksti -ruudun sisältö.

Kun olet valmis, valitse OK.

Tietueen numero

Tämän avulla voit poimia tietolähteestä tietueen todellisen numeron lisättäväksi yhdistettyyn asiakirjaan. Numero on niiden aiempien lajittelujen ja suodatusten mukainen, joita teit tiedoille ennen yhdistämistä.

Jos haluat lisätietoja, katso MergeRec-kenttä.

Käyttämällä MergeRec-kenttää Tulostuspäivämäärä-kentän vieressä voit luoda yksilölliset laskunumerot.

Valitse Postitukset -välilehden Kirjoita ja lisää kenttiä -ryhmässä Säännöt ja sitten Tietueen numero.

Tietueen järjestysnumero

Käytä tätä, kun haluat laskea yhdistämisasiakirjan tietueiden määrän.

Jos haluat lisätietoja, katso MergeSeq-kenttä.

Olet yhdistänyt erän kirjeitä, ja joukkokirje-erän viimeinen tietue ilmaisee kirjeiden kokonaismäärän. Kokonaismäärän perusteella voit laskea postituskustannukset.

Valitse Postitukset-välilehden Kirjoita ja lisää kenttiä -ryhmässä Säännöt ja sitten Tietueen järjestysnumero.

Seuraava tietue

Käytä tätä seuraavan tietueen lisäämiseksi nykyiseen asiakirjaan luomatta uutta asiakirjaa.

Jos haluat lisätietoja, katso Seuraava-kenttä.

Valitse Postitukset -välilehden Kirjoita ja lisää kenttiä -ryhmässä Säännöt ja sitten Seuraava tietue.

Seuraava tietue jos

Käytä tätä kahden arvon vertailuun. Tietokentän sisällön ja arvon vertailu ratkaisee sen, yhdistetäänkö seuraava tietue nykyiseen asiakirjaan vai uuteen asiakirjaan.

Jos haluat lisätietoja, katso NextIf-kenttä.

Valitse Postitukset -välilehden Kirjoita ja lisää kenttiä -ryhmässä Säännöt ja sitten Seuraava tietue jos.

Valitse Kenttänimi-luettelosta yhdistämiskentän nimi, kuten Kaupunki.

Valitse haluamasi operaattori Vertailu-kentässä. Jos esimerkiksi haluat erotella tietyn asuinpaikan vastaanottajat, valitse Yhtä suuri kuin.

Kirjoita Vertailukohde-kenttään haluamasi arvo. Kun haluat erotella tokiolaiset vastaanottajat, kirjoita Tokio.

Aseta kirjanmerkki

Tämän avulla voit yhdistää kirjanmerkin nimen tiettyyn arvoon. Kirjanmerkki voidaan sijoittaa asiakirjan useaan kohtaan. Kun lisäät kirjanmerkin asiakirjaan, kyseiseen kirjanmerkkiin linkitetty arvo tulee näkyviin.

Jos haluat lisätietoja, katso Aseta-kenttä.

Organisaatiosi valmistelee julkista tiedotetta ympäristötöistä, joita tullaan tekemään tietyllä alueella. Projektipäälliköillä on alustava projektin nimi, mutta he varoittavat, että se saattaa muuttua. Tässä tapauksessa parasta on lisätä kirjanmerkki, sillä jos nimi muuttuu, tarvitsee tehdä muutos vain kirjanmerkkiin eikä kaikkiin tiedotteen kohtiin, joissa nimeen viitataan.

Lisää kenttä: Aseta -valintaikkunan Kirjanmerkki-ruutuun Projektin nimi.

Kirjoita Arvo-osioonSammakkokannan elvytysprojekti.

Kun olet valmis, valitse OK.

Ohita tietue jos

Käytä tätä tietokentän sisällön ja arvon vertailuun, jonka perusteella sitten ohitetaan nykyinen tietue, jos vertailun arvo on TOSI.

Jos haluat lisätietoja, katso SkipIf-kenttä.

Omistat vaatekaupan ja toteat, että sinulla on liikaa tiettyjä T-paitoja, mutta ei suosituimmassa koossa. Kun valmistelet myyntilehtistä, haluat ohittaa asiakkaat, jotka käyttävät tiettyä kokoa.

Lisää kenttä: Ohita tietue jos -valintaikkunan avattavasta Kenttänimi-luettelosta tietolähteesi (yleensä Excel-laskentataulukko) Koko-sarakkeen nimi.

Valitse avattavasta Vertailu-luettelosta Yhtä suuri kuin.

Kirjoita Vertaa-ruutuun XL. Kun olet valmis, valitse OK. Myyntilehtistä ei lähetetä yhdellekään XL-kokoisia T-paitoja käyttävälle.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×