Yhdistämisen avulla voit lähettää useita sähköpostiviestejä samalla kertaa

Yhdistämisen avulla voit lähettää useita sähköpostiviestejä samalla kertaa

Jos haluat lähettää usealle henkilölle sähköpostitse kirjeen, jonka haluat mukauttaa yksilölliseksi kullekin vastaanottajalle, käytä sähköpostin yhdistämistoimintoa. Voit luoda yksilöllisesti mukautettuja sähköpostiviestejä, jotka on muotoiltu yhtenäisesti ja niissä käytetään samaa tekstiä ja grafiikkaa. Vain tietyt osat sähköpostiviestistä vaihtelevat ja ovat mukautettuja. Yhdistäminen – toisin kuin viestin yleislähetys tietylle ryhmälle henkilöitä, tekee viestin kustakin vastaanottajasta sen ainoan vastaanottajan.

Sähköpostiviestien yhdistämisprosessin kolme tiedostoa ovat pääasiakirja ja postitusluettelo, jotka muodostavat joukkokirjeitä tai -sähköposteja, kirjekuoria tai osoitetarroja.

Sähköpostiviestien yhdistämisprosessin käyttöön sähköpostiviestien luomisessa liittyy kolme asiakirjaa.

  • Pääasiakirja
    Tämä asiakirja on sähköpostiviestisi. Se sisältää tekstiä ja kuvia (esimerkiksi logon tai kuvan), jotka ovat samanlaiset yhdistetyn asiakirjan kussakin versiossa.

  • Postitusluettelo
    Tämä asiakirja sisältää tietoja, joita käytetään kirjeen tietojen lisäämiseen. Postitusluettelossa on esimerkiksi nimiä, ja pääasiakirja on sähköpostiviesti, joka osoitetaan luettelossa oleville nimille.

  • Yhdistetty asiakirja
    Tämä asiakirja on pääasiakirjan ja postitusluettelon yhdistelmä. Yhdistämisen hakee postitusluettelosta muodostelman ja sijoittaa sen pääasiakirjaan, jonka tuloksena saadaan mukautettu, yhdistetty asiakirja kullekin postitusluettelossa olevalle henkilölle.

Vaihe 1: pääasiakirjan valmistelu

Kirjoita ennen aloittamista Wordissa sähköpostin perusrunko, jonka haluat lähettää kaikille. Jos haluat kertoa ihmisille esimerkiksi tulevasta tapahtumasta, lisää tekstiin tapahtuman nimi, päivämäärä ja tapahtumapaikka. Nämä tapahtumaa koskevat tiedot ovat tärkeää tietoa jokaiselle.

  • Valitse Postitukset -välilehdeltä Aloita yhdistäminen -ryhmässä Aloita yhdistäminen > Sähköpostiviestit.

    Näyttökuva Wordin Postitukset-välilehdestä, jossa näkyy Aloita yhdistäminen -komento sekä luettelo käytettävissä olevista suoritettavan siirtotyypin asetusvaihtoehdoista.

Vaihe 2: postitusluettelon määrittäminen

Jotta sähköpostiviestejä voidaan lähettää, MAPI-yhteensopiva sähköpostiohjelma, kuten Outlook tai Gmail, on oltava asennettuna Jos käytät Outlook MAPIa, varmista, että käyttämäsi Word ja Outlook ovat samat.

Postitusluettelo toimii tietolähteenäsi. Se voi olla hakemisto Outlook -yhteystietoja, Access-tietokanta tai Office-osoiteluettelo. Se sisältää tietueet, joita Word käyttää tietojen hakemiseksi ja sähköpostiviestien kasaamiseksi.


Vihjeitä

Vaihe 3: Postitusluettelon linkittäminen sähköpostiviestiin

Nyt on aika valita vastaanottajat tietolähteestä (osoiteluettelosta). Varmista, että tietolähteessä on sarake sähköpostiosoitteita varten ja että kaikille henkilöille on olemassa sähköpostiosoite, joille haluat sähköpostiviestin lähettää.

  1. Valitse Postitukset -välilehden Aloita yhdistäminen -ryhmässä Valitse vastaanottajat, ja valitse sitten haluamasi vaihtoehto.

  2. Toimi seuraavasti:

    • Jos sinulla ei ole postitusluetteloa, valitse Kirjoita uusi luettelo ja luo sellainen.

      tai

    • Jos postitusluettelosi on Excel -laskentataulukko, Access-tietokanta tai jokin muu datatiedosto, valitse Käytä aiemmin luotua luetteloa. Selaa luetteloon ja valitse Avaa.

      tai

    • Jos käytät Outlook -yhteystietoja, valitse Valitse Outlookin yhteystiedoista.

  3. Valitse Tiedosto > Tallenna nimellä.

  4. Kirjoita Tiedostonimi-ruutuun tiedostonimi, ja valitse sitten Tallenna.


Postitusluettelon muokkaaminen

Jos lähetät sähköpostiviestejä kaikille luettelossa, siirry kohtaan Vaihe 4: Mukautetun sisällön lisääminen sähköpostiviestiin. Jos haluat lähettää sähköpostiviestejä vain luettelosi tietyille henkilöille, voit rajata luetteloa kohdassa Muokkaa postitusluetteloa olevien ohjeiden mukaisesti.

  1. Valitse Muokkaa vastaanottajaluetteloa.

    Näyttökuva Wordin Postitukset-välilehdestä, jossa Muokkaa vastaanottajaluetteloa -komento on korostettuna.

  2. Tarkista niiden henkilöiden nimet, joiden haluat saavan sähköpostiviestisi.

    Rivien valitseminen valintaruutu valitsemalla

Voit myös lajitella tai suodattaa luetteloa, jotta nimiä ja osoitteita on helpompi löytää.

Vaihe 4: Mukautetun sisällön lisääminen sähköpostiviestiin

Voit mukauttaa kutakin sähköpostiviestiä lisäämällä henkilön nimen ja osoitteen. Paras tapa näiden tietojen lisäämiseksi on yhdistämiskenttien lisääminen pääasiakirjaan.

  1. Valitse Postitukset -välilehden Kirjoita ja lisää kenttiä -ryhmässä Osoitelohko.

    Lisää osoitelohko -yhdistämiskenttä

  2. Valitse Lisää osoitelohko -valintaikkunassa se muotoilu vastaanottajan nimelle, jollaisena haluat sen näkyvän sähköpostiviestissä.

    Osoitelohkon asetukset

  3. Valitse OK yhdistämiskentän lisäämiseksi.

  4. Valitse Kirjoita ja lisää -ryhmässä Tervehdysrivi.

    Näyttökuva Wordin Postitukset-välilehdestä, jossa Tervehdysrivi-komento on korostettuna.

  5. Valitse Lisää tervehdysrivi -valintaikkunassa muoto, jota haluat käyttää.

  6. Valitse OK yhdistämiskentän lisäämiseksi.

  7. Jos haluat säilyttää sähköpostisi, valitse Tiedosto > Tallenna.

    Huomautus: Sinun täytyy muotoilla sähköposti manuaalisesti kenttien lisäämisen jälkeen.

Voit myös lisätä muita kenttiä tietolähteestä sähköpostiviestiisi. Lisätietoja on artikkelissa Postin yhdistämiskenttien lisääminen.

Tarkista yhdistämisen kenttien nimet

    Varmista, että Word löytää nimet ja osoitteet postitusluettelostasi.

    1. Valitse Postitukset -välilehden Kirjoita ja lisää kenttiä -ryhmässä Täsmää kentät.

      Vihje: Yhdistä kentät voidaan myös avata Lisää osoitelohko -valintaikkunassa, jota käytit osoitelohkon lisäämiseksi pääasiakirjaan.

    2. Varmista Täsmää kentät -valintaikkunan ruudussa, että tietueen luettelossa näkyvät kentät vastaavat postituslistatietolähteessä olevien tietueiden sarakeotsikkojen nimiä.

      Kenttien täsmääminen -valintaikkuna

      Huomautus: Valintaikkunassa on kaksi saraketta. Vasemmassa sarakkeessa on esimerkiksi yritystietueessa olevien yleisten nimien luettelo. Oikeassa sarakkeessa on kenttänimi yleiselle nimelle, joka on yhdistetty tietolähdetiedostossa olevaan sarakeotsikkoon.

    3. Toimi seuraavasti:

      • Jos näytöllä näkyvät kenttänimet vastaavat sarakeotsikoita, joita käytit tietolähdetiedostossa olevia tietueita varten, älä tee mitään.

        Tai

      • Jos (ei vastaa) näkyy kenttänimessä, jonka oletit vastaavan tietolähteen sarakeotsikkoa, napsauta pudotusvalikon nuolta ja valitse sitten kenttänimi postitusluettelotietolähteestä. Toista tarvittaessa.

    4. Valitse OK.


    Yhdistämiskenttien muotoileminen

    Jos haluat vaihtaa fontin kokoa tai yhdistetyn sisällön rivinväliä, valitse haluamasi yhdistämiskenttä ja tee muutokset.

    1. Jos haluat siirtyä yhdistetyistä tuloksista takaisin kirjeesi yhdistämiskenttiin, valitse Postitukset-välilehden Esikatsele tuloksia -ryhmästä Esikatsele tuloksia.

      Valitse Wordin Postitukset-välilehdessä Esikatsele tuloksia -ryhmä.

    2. Valitse yhdistämiskentän nimi.

      Valittu osoitelohko -kenttä

    3. Valitse Aloitus-välilehdessä haluamasi fontti ja fonttikoko.

      Valitse Wordin Aloitus-välilehden Fontti-ryhmässä haluamasi fontti ja fonttikoko.

    4. Valitse Sivun asettelu -välilehdellä (Word 2013) tai Asettelu-välilehdellä (Word 2016) haluamasi kappaleväli.

      Määritä rivinväli Wordin Asettelu-välilehden Kappale-ryhmässä.

      Huomautus: Koska Word käsittelee jokaista osoitelohkon riviä kappaleena, riviväliä kannattaa ehkä pienentää.

Vaihe 5: Esikatselu ja viimeistely

Kun olet lisännyt yhdistämiskentät pääasiakirjaan, voit ryhtyä tarkastelemaan yhdistämisen tuloksia esikatselutilassa. Kun olet tyytyväinen esikatseluun, suorita yhdistäminen loppuun.

  1. Valitse Esikatsele tuloksia, ja valitse sitten Seuraava Seuraava tietue -painike sähköpostien yhdistämisen tulosten esikatseluun tai Edellinen Edellinen tietue -painike sähköpostien yhdistämisen tulosten esikatseluun tietueen painike, jotta voit varmistaa, että nimet ja osoitteet kirjeen tekstirungossa näyttävät oikeilta.

    Näyttökuva Wordin Postitukset-välilehdestä, jossa näkyy Esikatsele tuloksia -ryhmä.

    Vihje:  Siirry luettelon alkuun, valitse Ensimmäinen Ensimmäinen tietue -painike sähköpostien yhdistämisen tulosten esikatseluun tietuepainike ja siirry luettelon loppuun, valitse Viimeinen Viimeinen tietue -painike sähköpostien yhdistämisen tulosten esikatseluun tietuepainike.

  2. Valitse Viimeistele ja Yhdistä > Lähetä sähköpostiviestit.

    Näyttökuva Wordin Postitukset-välilehdestä, jossa näkyy Viimeistele yhdistäminen -komento ja sen asetusvaihtoehdot.

  3. Valitse Vastaanottaja -ruudusta luettelosi sähköpostiosoitesarakkeen nimi.

    Huomautus: Word lähettää erillisen viestin jokaiseen sähköpostiosoitteeseen. Et voi lähettää kopiota tai piilokopiota muille vastaanottajille etkä voi lisätä liitteitä sähköpostiin.

  4. Kirjoita Aiherivi -ruutuun viestin aihe.

  5. Valitse Sähköpostimuoto -ruudussa HTML (oletusasetus) tai Vain teksti asiakirjan lähettämiseksi sähköpostiviestin tekstiosassa.

    Tärkeää: Jos lähetät sähköpostiviestin Vain teksti -muodossa, asiakirja ei sisällä mitään tekstin muotoiluja eikä kuvia.

  6. Tee Lähetä tietueita -kohdassa jokin seuraavista:

    • Hyväksy oletusasetus, jolloin yhdistät ja lähetät Kaikki tietueet.

      Tai

    • Valitse Nykyinen tietue, jolloin vain ruudulla näkyvä tietue lähetetään viestissä.

      Tai

    • Valitse viimeinen vaihtoehto ja kirjoita Lähettäjä-ruutuun tietueen numero yhdistämisen aloittamiseksi, ja kirjoita Vastaanottaja -ruutuun tietueen numero yhdistämisen viemiseksi loppuun.

      Huomautus: Sähköpostia ei lähetetä kenellekään, jonka tietuenumero on jätetty Lähettäjä-Vastaanottaja -alueesta pois.

  7. Valitse OK, jotta voit suorittaa sähköpostien yhdistämisen.

Vaihe 6: Henkilökohtaisen viestin tallentaminen

Tallenna sähköpostiviesti, jos aiot käyttää sitä toisessa yhdistämisessä.

Pääasiakirjan tallennuksen myötä tallentuu myös sen yhteys valitsemaasi tietolähteeseen. Seuraavan kerran, kun avaat pääasiakirjan, Word kehottaa valitsemaan, säilytetäänkö yhteys tietolähteeseen.

  • Jos valitset Kyllä, asiakirja avautuu. Siinä näkyvät ensimmäiseen tietueeseen yhdistetyt tiedot.

  • Jos valitset Ei, asiakirjan ja tietolähteen välinen yhteys katkeaa. Sähköpostiviestin pääasiakirjasta tulee tavallinen Word -asiakirja.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×