Office
Kirjaudu sisään

Yhdistäminen: yhdistämiskentän lisääminen

Artikkelin sisältö

Tietoja yhdistämiskentistä

Kenttien tai paikkamerkkien lisääminen

Tietoja yhdistämiskentistä

Osoitteiden ja tervehdysten kaltaisia paikkamerkkejä kutsutaan yhdistämiskentiksi. Wordin kentät vastaavat valitun datatiedoston sarakeotsikoita.

Datatiedosto, jossa on sarakkeet (luokat) ja rivit (tietueet)

1. Datatiedoston sarakkeet vastaavat tietoluokkia. Pääasiakirjaan lisättävät kentät ovat näiden luokkien paikkamerkkejä.

2. Datatiedoston rivit vastaavat tietueita. Kun yhdistäminen tapahtuu, Word luo kullekin tietueelle pääasiakirjan kopion.

Lisäämällä kentän pääasiakirjaan määrität, että haluat nimen tai osoitteen kaltaisen tietyn tietoluokan näkyvän kentän osoittamassa kohdassa.

Word-asiakirjaan lisätyt kentät

Huomautus: Kun lisäät yhdistämiskentän pääasiakirjaan, kentän nimeä ympäröivät aina kulmasulkeet (« »). Kulmasulkeet eivät näy yhdistämisasiakirjoissa. Niiden tehtävänä on vain auttaa erottamaan kentät tavallisesta tekstistä pääasiakirjassa.

Yhdistämisen aikana datatiedoston ensimmäisen rivin tiedot korvaavat pääasiakirjan kentät, jolloin syntyy ensimmäinen yhdistämisasiakirja. Datatiedoston toisen rivin tiedot korvaavat sen jälkeen kentät, jolloin syntyy toinen yhdistämisasiakirja, ja niin edelleen.

Datatiedoston tietojen yhdistäminen asiakirjaan

Kenttien tai paikkamerkkien lisääminen

  1. Kirjoita pääasiakirjaan tiedot, joiden haluat näkyvän jokaisessa yksittäisessä asiakirjassa.

    Jos haluat lisätä kuvan, esimerkiksi logon, valitse Lisää-välilehden Kuvat-ryhmästä Kuva.

  2. Napsauta kohtaa, johon haluat lisätä kentän.

  3. Käytä Postitukset-välilehden Kirjoita ja lisää kenttiä ‑ryhmää.

    Office 2010:n valintanauha

  4. Lisää jokin seuraavista:

    Osoitelohko, joka sisältää nimen, osoitteen ja muita tietoja

    1. Valitse Osoitelohko.

    2. Valitse Lisää osoitelohko ‑valintaikkunassa sisällytettävät osoitteen osat ja haluamasi muotoilut ja valitse sitten OK.

    3. Jos Kenttien täsmääminen -valintaikkuna tulee näkyviin, Word ei ehkä ole löytänyt joitakin osoitelohkoa varten tarvitsemiaan tietoja. Napsauta (ei vastaa) -kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse tietolähteestä kenttä, joka vastaa yhdistämisessä tarvittavaa kenttää.

    Tervehdysrivi

    1. Valitse Tervehdysteksti.

    2. Valitse tervehdystekstin muotoilu. Tähän kuuluvat tervehdys, nimen muoto ja välimerkit.

    3. Valitse teksti, jonka haluat näkyvän silloin, kun Microsoft Word ei pysty tulkitsemaan vastaanottajan nimeä. Tietolähde voi esimerkiksi sisältää vain yrityksen nimen vastaanottajan etu- tai sukunimen sijasta.

    4. Valitse OK.

    5. Jos Kenttien täsmääminen -valintaikkuna tulee näkyviin, Word ei ehkä ole löytänyt joitakin tervehdysriviä varten tarvitsemiaan tietoja. Napsauta (ei vastaa) -kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse tietolähteestä kenttä, joka vastaa yhdistämisessä tarvittavaa kenttää.

    Yksittäisiä kenttiä

    Voit lisätä yksittäisten kenttien tietoja, kuten etunimen, puhelinnumeron tai lahjoitussumman lahjoittajien luettelosta. Kun haluat lisätä kentän nopeasti datatiedostosta pääasiakirjaan, napsauta Lisää yhdistämiskenttä -kohdan vieressä olevaa nuolta ja napsauta sitten kentän nimeä.

    Jos haluat tuoda näkyviin lisää yksittäisten kenttien lisäysvaihtoehtoja asiakirjassa, toimi seuraavasti:

    1. Valitse Postitukset-välilehden Kirjoita ja lisää kenttiä ‑ryhmästä Lisää yhdistämiskenttä.

    2. Toimi Yhdistämiskentän lisääminen ‑valintaikkunassa seuraavasti:

      • Jos haluat valita osoitekenttiä, jotka vastaavat automaattisesti tietolähteen kenttiä kenttien erilaisista nimistä huolimatta, valitse Osoitekentät.

      • Jos haluat valita kenttiä, jotka hakevat tietonsa suoraan datatiedoston sarakkeesta, valitse Tietokantakentät.

    3. Valitse haluamasi kenttä Kentät-ruudusta.

    4. Valitse ensin Lisää ja sitten Sulje.

    5. Jos Kenttien täsmääminen -valintaikkuna tulee näkyviin, Microsoft Word ei ehkä ole löytänyt joitakin kentän lisäämistä varten tarvitsemiaan tietoja. Napsauta (ei vastaa) -kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse tietolähteestä kenttä, joka vastaa yhdistämisessä tarvittavaa kenttää.

      Huomautus: Jos lisäät kentän Tietokantakentät-luettelosta ja käytät myöhemmin tietolähdettä, jossa ei ole samannimistä saraketta, Word ei pysty lisäämään kentän tietoja yhdistämisasiakirjaan.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×