Yhdistäminen

Selaimesi ei tue video. Asenna Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player tai Internet Explorer 9.

Aloitetaan postitietojen yhdistämisen toiminnan tarkastelu sähköpostiviestistä. Aloitat pääasiakirjasta, liität vastaanottajatietojen luettelon ja lisäät yhdistämiskentät. Word täyttää automaattisesti kentät vastaanottajatiedoilla ja luo yksittäiset asiakirjat.

Yhdistämiskenttien lisääminen

  • Word sisältää Tervehdysrivi- ja Osoitelohko-kentät, jotka lisäävät kaikki tervehdyksen tai osoitteen kentät, joten sinun ei tarvitse lisätä kenttiä yksi kerrallaan.

Voit esimerkiksi lisätä sähköpostiviestiin tai kirjeeseen vakiotervehdyksen Tervehdysrivi-toiminnolla.

  1. Napsauta kohtaa, johon haluat lisätä tervehdyksen.

  2. Valitse Tervehdysrivi.

  3. Valitse nimen tyyli, jota haluat käyttää, ja määritä muut vaihtoehdot.

  4. Voit varmistaa, että kentät on muokattu haluamallasi tavalla, korostamalla koko kentän, mukaan lukien molemmissa päissä olevat lainausmerkit.

  5. Valitse ALOITUS ja tarkista sitten fontti ja fonttikoko.

  6. Valitse Riviväli ja varmista siten, että riviväli on yhtenäinen tiedostosi muiden osien kanssa.

Kun olet lisännyt yhdistettävät kentät, kirjoita tiedot, jotka haluat lisättävän jokaiseen sähköpostiviestiin, joka yhdistämällä luodaan.

Yksittäisten kenttien lisääminen

Jos haluat lisätä tiedostoon mukautetun tervehdyksen tai muita tietoja postitusluettelostasi, voit lisätä kenttiä myös yksi kerrallaan.

  1. Napsauta asiakirjan kohtaa, johon haluat lisätä yhdistämiskentän.

  2. Napsauta nuolta Lisää yhdistämiskenttä -kohdan vieressä ja valitse sitten kentän nimi.

  3. Jos et näe luettelossa haluamasi kentän nimeä, napsauta Lisää yhdistämiskenttä -painiketta.

  4. Näet tietolähteesi kaikkien kenttien luettelon valitsemalla Tietokantakentät.

  5. Napsauta kenttää, jonka haluat lisätä.

  6. Valitse Lisää.

Haluatko vielä enemmän?

Postitietojen yhdistäminen Excel-laskentataulukon avulla

Yhdistämiskenttien lisääminen

Osoitetarrojen luominen ja tulostaminen Excelin osoiteluettelosta

Wordin yhdistämistoiminnon käyttäminen sähköpostia varten

Yhdistämisessä on kyse vastaanottajan mukaan yksilöitävistä joukkopostituksista.

Voit lisätä yksilöiviä osia tarraan, kirjeeseen, kirjekuoreen

tai sähköpostiin, tervehdyksiin, koko asiakirjaan ja jopa kuviin.

Aloita päätiedostosta, liitä vastaanottajien tiedot sisältävä luettelo ja lisää yhdistämiskentät.

Word täyttää kenttiin automaattisesti vastaanottajien tiedot ja muodostaa kaikki yksittäiset tiedostot.

Käsittelemme tällä kurssilla ensin sähköpostia ja siirrymme sitten kirjeisiin ja kirjekuoriin.

Aloittaminen sujuu nopeasti valitsemalla Postitukset-välilehdessä Aloita yhdistäminen ja Ohjattu vaiheittainen yhdistäminen.

Valitse ensin tiedostotyyppi, johon yhdistäminen lisätään, ja sitten Seuraava.

Voit luoda uuden tiedoston mallista tai aiemmin luodusta tiedostosta.

Tiedosto on jo avattu, joten valitaan Käytä nykyistä asiakirjaa.

Vastaanottajaluettelon lähde voi olla aiemmin luotu luettelo, kuten Microsoft Excelissä luotu postitusluettelo,

Microsoft Outlookin yhteystiedot tai kirjoittamasi uusi luettelo.

Oletetaan, että haluamme lähettää sähköpostin Outlookin yhteystiedoissa oleville asiakkaille.

Kun valitset tämän vaihtoehdon, sinun on valittava myös käytettävä yhteystietokansio.

Valitse pyydettäessä Outlookin profiili.

Olen jo aiemmin luonut Outlookin kansion asiakkaiden yhteystiedoille, joten valitsen sen ja sitten OK.

Word lisää nyt yhteystiedot vastaanottajaluetteloon.

Voit tarvittaessa tarkistaa luettelon ja muokata sitä ennen yhdistämistoimintoa.

Jos luettelo on suuri, harkitse sähköpostien lähettämistä erissä.

Napsauta Sukunimi-kohdan viereistä nuolta ja lajittele luettelo nousevaan järjestykseen.

Voit poistaa kaikkien yhteystietojen valinnan poistamalla valintamerkin ylimmästä ruudusta.

Aloita sitten sähköpostien lähettäminen vain yhteystiedoille, joiden sukunimi alkaa kirjaimilla B, C ja D. Kun olet valmis, valitse OK.

Seuraavaksi sähköpostiviestiin lisätään yhdistämiskentät.

Lisätään aluksi vain tervehdysrivikenttä. Poista valmis kenttä ja valitse Tervehdysrivi.

Valitse ensimmäiseksi muoto. Dear saa jäädä paikalleen.

Muutetaan nimi kuitenkin epämuodollisemmaksi ja säilytetään pilkku.

Jos vastaanottajan nimen kanssa on ongelmia, Word lisää yleisen tervehdyksen.

Muutetaan se muotoon Dear Customer ja pilkku.

Täällä alhaalla voit selata yhteystietoja ja esikatsella tervehdysrivin kunkin yhteystiedon kohdalla. Kun olet valmis, valitse OK.

Word lisää nyt yhdistämiskentän.

Valitse Seuraava, jolloin Word korvaa väliaikaisesti yhdistämiskentät vastaanottajaluettelon merkinnöillä.

Voit nyt esikatsella ennen lähettämistä, miltä kukin sähköposti näyttää.

Tämä on hyödyllistä etenkin, jos sähköpostissa on runsaasti yhdistämiskenttiä.

Jos kaikki näyttää olevan kunnossa, suorita yhdistäminen loppuun valitsemalla Seuraava.

Valitse Sähköposti, lisää sähköposteihin aiherivi ja valitse OK, kun olet valmis lähettämään sähköpostit.

Ohjattu toiminto auttaa hahmottamaan yhdistämistoiminnon käyttöä.

Kun prosessi on tuttu, pystyt usein toimimaan nopeammin, jos lisäät vaihtoehdot suoraan.

Teemmekin niin seuraavaksi, kun kirjeet tulostetaan yhdistämistoiminnon avulla.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×