XML:n yleiskatsaus Excelissä

XML-kaavio

Microsoft Excelissä käyttäjän on helppo tuoda muissa tietokannoissa ja sovelluksissa luotuja XML (Extensible Markup Language) ‑tietoja, yhdistää XML-rakenteen XML-elementtejä laskentataulukon soluihin ja viedä muokattuja XML-tietoja muiden tietokantojen ja sovellusten käytettäviksi. Nämä XML-toiminnot voi mieltää vaikka siten, että Office Excel toimii XML-datatiedostogeneraattorina, jossa vain on tuttu käyttöliittymä.

Artikkelin sisältö

Mitä hyötyä XML:stä on Excelissä?

XML-data- ja -rakennetiedostot

Keskeiset XML- ja Excel-skenaariot

Perustietoja siitä, kuinka XML-tietoja käsitellään Excelissä

XML-määritysten käyttäminen

XML-lähde-tehtäväruudun käyttäminen

Elementtityypit ja niiden kuvakkeet

Yksittäisten yhdistettyjen solujen käyttäminen

Toistuvien solujen käyttäminen XML-taulukoissa

Huomioon otettavaa XML-määrityksen tietoturvasta

XML-tietojen tuominen

Johdetun rakenteen käyttäminen

XML-tietojen vieminen

Excelin makroja käyttävän Office Open XML -tiedostomuodon käyttäminen

Mitä hyötyä XML:stä on Excelissä?

XML-tekniikka on suunniteltu lukukelpoisten jäsenneltyjen tietojen hallintaan ja jakamiseen. XML noudattaa alan standardiohjeita, ja useat tietokannat ja sovellukset voivat käyttää sitä. Sovellussuunnittelijat voivat luoda XML:n avulla omia tunnisteita, tietorakenteita ja malleja. Lyhyesti sanottuna XML helpottaa suuresti tietokantojen, sovellusten ja organisaatioiden välisten tietojen määrittämistä, siirtämistä, tarkistamista ja tulkintaa.

XML-data- ja ‑rakennetiedostot

Excel toimii pääasiassa kahdentyyppisten XML-tiedostojen kanssa:

  • XML-datatiedostot (.xml), jotka sisältävät mukautetut tunnisteet ja rakenteiset tiedot.

  • Rakennetiedostot (.xsd), jotka sisältävät rakennetunnisteita esimerkiksi tietotyypin ja tarkistamisen sääntöjen määrittämiseen.

XML-standardi määrittää myös XSLT (Extensible Stylesheet Language Transformation) ‑tiedostot (.xslt-tiedostot), joita käytetään tyylien lisäämisessä ja XML-tietojen muuntamisessa eri esitysmuotoihin. Voit käyttää muuntoja ennen XML-tiedostojen tuomista Exceliin ja niiden viemisen jälkeen. Jos XSLT-tiedostot on linkitetty Exceliin tuomiisi XML-datatiedostoihin, voit valita, haluatko käyttää muotoilua ennen tietojen lisäämistä laskentataulukkoon. Voit tehdä näin vain, jos avaat XML-tiedoston Excelin Avaa-komennolla. Valitse XML-tiedostot (*.xml) ‑tiedostotyyppi ennen Avaa-painikkeen napsauttamista tarkastellaksesi kansion XML-tiedostoja.

Keskeiset XML- ja Excel-skenaariot

XML:n ja Excelin avulla voit hallita työkirjoja ja tietoja tavoilla, jotka olivat aiemmin mahdottomia tai erittäin vaikeita. XML-määrityksiä käyttämällä voit helposti lisätä, tunnistaa ja poimia tiettyjä yritystietoja Excel-tiedostoista. Esimerkiksi asiakkaan nimen ja osoitteen sisältävä lasku tai raportti, jossa ovat edellisen vuosineljänneksen taloudelliset tulokset, eivät ole enää pelkkiä staattisia raportteja. Voit tuoda tiedot helposti tietokannoista ja sovelluksista, muuttaa niitä ja viedä ne taas samoihin tai eri tietokantoihin ja sovelluksiin.

Seuraavat ovat XML-ominaisuuksien keskeiset skenaariot:

  • Aiemmin luotujen Excel-mallien toiminnallisuuden laajentaminen yhdistämällä XML-elementit aiemmin luotuihin soluihin. Tämä helpottaa XML-tietojen tuomista ja viemistä malleista ilman niiden muokkaamista.

  • XML-tietojen käyttäminen aiemmin luotujen laskentamallien tulona yhdistämällä XML-elementit aiemmin luotuihin laskentataulukoihin.

  • XML-datatiedostojen tuominen uuteen työkirjaan.

  • XML-datatiedostojen tuominen verkkopalvelusta Excel-laskentataulukkoon.

  • Yhdistettyjen solujen tietojen vieminen XML-datatiedostoihin muista työkirjan tiedoista riippumatta.

Sivun alkuun

Perustietoja siitä, kuinka XML-tietoja käsitellään Excelissä

Seuraavassa kaaviossa näkyy, kuinka erilaiset tiedostot ja toiminnot toimivat yhdessä käytettäessä XML:ää Excelin kanssa. Prosessiin kuuluu viisi vaihetta:

Yleiskatsaus Excelin toiminnasta XML-tietojen kanssa

Kuvateksti 1 XML-rakennetiedoston (.xsd) lisääminen työkirjaan

Kuvateksti 2 XML-rakenne-elementtien yhdistäminen yksittäisiin soluihin tai XML-taulukoihin

Kuvaselite 3 XML-datatiedoston tuominen (.xml) ja XML-elementtien sitominen yhdistettyihin soluihin

Kuvateksti 4 Tietojen lisääminen, yhdistettyjen solujen siirtäminen ja Excelin toimintojen hyödyntäminen säilyttämällä XML-rakenne ja määritelmät

Kuvaselite 5 Muokattujen tietojen vieminen yhdistetyistä soluista XML-datatiedostoon

XML-määritysten käyttäminen

Voit luoda ja avata työkirjan Excelissä, liittää työkirjaan XML-rakennetiedoston (.xsd) ja sitten XML-lähde-tehtäväruudun avulla yhdistää rakenteen XML-elementit yksittäisiin soluihin tai taulukoihin. Yhdistettyäsi XML-elementit työkirjaan voit tuoda ja viedä XML-tiedot yhdistettyihin soluihin ja niistä pois.

Kun lisäät työkirjaan XML-rakennetiedoston (.xsd), luot XML-määrityksen. Yleisesti XML-määrityksiä käytetään yhdistettyjen solujen luonnissa sekä XML-rakenteen yhdistettyjen solujen ja yksittäisten elementtien välisten suhteiden hallinnassa. Lisäksi XML-määrityksiä käytetään sitomaan yhdistettyjen solujen sisältö rakenteen elementteihin XML-datatiedostoja (.xml) tuotaessa tai vietäessä.

Voit luoda kahdenlaisia yhdistettyjä soluja: yksittäisiä yhdistettyjä soluja ja toistuvia soluja (näkyvät XML-taulukoina). Laskentataulukon suunnittelu on joustavaa, sillä voit vetää yhdistetyt solut mihin tahansa laskentataulukon kohtaan haluamaasi järjestykseen , vaikka se poikkeaisi XML-rakenteesta. Voit myös valita, mitkä elementit haluat yhdistää.

Huomioi seuraavat tärkeät säännöt XML-määritysten käyttämisestä:

  • Työkirjassa voi olla yksi tai useampi XML-määritys.

  • Voit yhdistää vain yhden elementin yhteen työkirjan paikkaan kerrallaan.

  • Jokainen XML-määritys on itsenäinen kokonaisuus, vaikka useat saman työkirjan XML-määritykset viittaisivat samaan rakenteeseen.

  • XML-määritys voi sisältää vain yhden pääelementin. Jos lisäät rakenteen, joka määrittää useamman kuin yhden pääelementin, sinua pyydetään valitsemaan uudessa XML-määrityksessä käytettävä pääelementti.

XML-lähde-tehtäväruudun käyttäminen

XML-lähde-tehtäväruudun avulla voit hallita XML-määrityksiä. Avaa se valitsemalla Kehitystyökalut-välilehden XML-ryhmässä Lähde. Seuraavassa kaaviossa näkyvät tehtäväruudun pääominaisuudet.

XML-lähde-tehtäväruudun avulla voit

1.  luetteloida työkirjaan lisätyt XML-määritykset

2.  näyttää hierarkkisen luettelon nykyisen XML-määrityksen XML-elementeistä

3.  määrittää asetukset XML-lähde-tehtäväruutua ja XML-tietoja käytettäessä esimerkiksi tietojen esikatselun ja otsikoiden hallinnan suhteen

4.  avata XML-määritykset-valintaikkunan, jossa voit lisätä, poistaa tai nimetä uudelleen XML-määrityksiä

5.  vahvistaa, voitko viedä XML-tietoja nykyisen XML-määrityksen kautta.

Sivun alkuun

Elementtityypit ja niiden kuvakkeet

Seuraavassa taulukossa on yhteenveto jokaisesta XML-elementtityypistä, jota voidaan käyttää Excelissä, sekä kunkin elementtityypin kuvake.

Elementtityyppi

Kuvake

Pääelementti

Painikkeen kuva

Pakollinen pääelementti

Painikkeen kuva

Toistuva pääelementti

Kuvakkeen kuva

Pakollinen toistuva pääelementti

Kuvakkeen kuva

Alielementti

Painikkeen kuva

Pakollinen alielementti

Kuvakkeen kuva

Toistuva alielementti

Kuvakkeen kuva

Pakollinen toistuva alielementti

Kuvakkeen kuva

Määrite

Kuvakkeen kuva

Pakollinen määrite

Kuvakkeen kuva

Yksinkertainen sisältö monimutkaisessa rakenteessa

Kuvakkeen kuva

Pakollinen yksinkertainen sisältö monimutkaisessa rakenteessa

Painikkeen kuva

Sivun alkuun

Yksittäisten yhdistettyjen solujen käyttäminen

Yksittäinen yhdistetty solu on ei-toistuvaan XML-elementtiin yhdistetty solu. Voit luoda yksittäisen yhdistetyn solun vetämällä ei-toistuvan XML-elementin XML-lähde-tehtäväruudusta laskentataulukon yksittäiseen soluun.

Kun vedät ei-toistuvan XML-elementin laskentataulukkoon, voit toimintotunnisteen avulla lisätä XML-elementin nimen otsikkona yksittäisen yhdistetyn solun yläpuolelle tai vasemmalle puolelle tai voit käyttää otsikkona aiemmin luotua soluarvoa.

Voit myös käyttää yksittäisessä yhdistetyssä solussa kaavaa, jos solu on yhdistetty XML-elementtiin, jossa on XML-rakenteen määritys (XSD) -tietotyyppi, jonka Excel tulkitsee numerona, päivämääränä tai kellonaikana.

Sivun alkuun

Toistuvien solujen käyttäminen XML-taulukoissa

XML-taulukot näyttävät samalta ja toimivat samoin kuin Excel-taulukot. XML-taulukko on Excel-taulukko, joka on yhdistetty yhteen tai useaan toistuvaan XML-elementtiin. Jokainen XML-taulukon sarake vastaa XML-elementtiä.

XML-taulukko luodaan, kun:

  • tuot XML-datatiedoston Tuo-komennolla (Kehitystyökalut-välilehden XML-ryhmässä)

  • avaat XML-datatiedoston Excelin Avaa-komennolla  sekä valitset Open XML ‑valintaikkunassa XML-taulukkona

  • tuot XML-datatiedoston XML-tietojen tuonnista -komennolla (Muista lähteistä -komentopainikkeesta Tiedot-välilehden Nouda ulkoiset tiedot ‑ryhmässä)  sekä valitset Tuo tiedot ‑valintaikkunassa Aiemmin luodun laskentataulukon XML-taulukko tai Uusi laskentataulukko

  • vedät yhden tai usean toistuvan elementin XML-lähde-tehtäväruudusta laskentataulukkoon.

Kun luot XML-taulukon, XML-elementtien nimiä käytetään automaattisesti sarakeotsikoina. Voit muuttaa ne haluamiksesi sarakeotsikoiksi. Alkuperäisiä XML-elementtien nimiä käytetään kuitenkin aina, kun viet tietoja yhdistetyistä soluista.

XML-lähde-tehtäväruudun Asetukset-painikkeen kahdesta asetuksesta on hyötyä XML-taulukoita käytettäessä.

  • Yhdistä osat automaattisesti yhdistämismäärityksiä lisättäessä     Kun tämä asetus valitaan, Excel luo yhden XML-taulukon useista kentistä, kun ne pudotetaan laskentataulukkoon. Tämä asetus toimii, kunhan kentät pudotetaan samalle riville vierekkäin. Kun asetus poistetaan käytöstä, jokainen elementti näkyy omana XML-taulukkonaan.

  • Tiedoissa on otsikoita     Kun tämä asetus valitaan, aiemmin luotuja otsikkotietoja käytetään laskentataulukkoon yhdistettävien elementtien sarakeotsikoina. Kun asetus poistetaan käytöstä, sarakeotsikoina käytetään XML-elementtien nimiä.

XML-taulukkoja käyttämällä voit helposti tuoda, viedä, lajitella, suodattaa ja tulostaa XML-tietolähteeseen perustuvia tietoja. XML-taulukoilla on kuitenkin rajoituksia sen suhteen, miten ne voidaan järjestää laskentataulukkoon.

  • XML-taulukot ovat rivipohjaisia, eli ne laajentuvat otsikkoriviltä alaspäin. Et voi lisätä uusia merkintöjä aiemmin luotujen rivien yläpuolelle.

  • Et voi transponoida XML-taulukkoa lisätäksesi uusia merkintöjä oikealle.

Voit käyttää kaavoja sarakkeissa, jotka on yhdistetty XML-elementtiin, jossa on XML-rakenteen määritys (XSD) -tietotyyppi, jonka Excel tulkitsee numerona, päivämääränä tai kellonaikana. Excel-taulukon tapaan myös XML-taulukon kaavat täytetään sarakkeessa alaspäin, kun taulukkoon lisätään uusia rivejä.

Huomioon otettavaa XML-määrityksen tietoturvasta

XML-määritys ja sen tietolähteen tiedot tallennetaan yhdessä Excel-työkirjan kanssa, ei määrättynä laskentataulukkona. Tunkeilija voi tarkastella määritystietoja Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) -makron avulla. Lisäksi jos tallennat työkirjan Excelin makroja käyttävänä Office Open XML ‑tiedostomuodona, määritystietoja voi tarkastella Microsoft Muistion tai jonkin muun tekstinkäsittelyohjelman kautta.

Jos haluat jatkaa määritystietojen käyttämistä mutta poistaa mahdollisesti arkaluonteiset tietolähteen tiedot, voit poistaa XML-rakenteen tietolähteen määritykset poistamalla Tallenna tietolähteen määritys taulukkoon ‑valintaruudun valinnan XML-määrityksen ominaisuudet ‑valintaikkunassa, joka on käytettävissä Määrityksen ominaisuudet ‑komennon kautta Kehitystyökalut-välilehden XML-ryhmässä.

Jos poistat laskentataulukon ennen määrityksen poistamista, tietolähteiden ja mahdollisesti muiden luottamuksellisten tietojen määritystiedot tallennetaan silti työkirjaan. Jos päivität työkirjaa luottamuksellisten tietojen poistamiseksi, varmista, että poistat XML-määrityksen ennen laskentataulukon poistamista, jotta määritystiedot poistetaan pysyvästi työkirjasta.

Sivun alkuun

XML-tietojen tuominen

Voit tuoda XML-tietoja työkirjan aiemmin luotuun XML-määritykseen. Kun tuot tietoja, tiedoston tiedot sidotaan työkirjaan tallennettuun XML-määritykseen. Tämä tarkoittaa, että jokaisella XML-datatiedoston tietoelementillä on vastaava elementti XML-rakenteessa, jonka yhdistit XML-rakennetiedostosta tai johdetusta rakenteesta. Kullakin XML-määrityksellä voi olla vain yksi XML-tietojen sidonta, ja se on sidottu kaikkiin yksittäisestä XML-määrityksestä luotuihin määrityksiin.

Voit näyttää XML-määrityksen ominaisuudet -valintaikkunan (valitse Määrityksen ominaisuudetKehitystyökalut-välilehden XML-ryhmässä), jossa on käytettävissä kolme asetusta. Kaikki asetukset on valittu oletusarvoisesti, ja voit määrittää niitä tai poistaa ne käytöstä hallitaksesi XML-tietojen sidonnan toimintaa:

  • Tarkista tiedot mallin pohjalta tuontia ja vientiä varten    Määrittää, tarkistaako Excel tiedot XML-määritysten pohjalta tietoja tuotaessa. Valitse asetus, kun haluat varmistaa, että tuomasi XML-tiedot ovat XML-rakenteen mukaisia.

  • Korvaa vanhat tiedot uusilla tiedoilla    Määrittää, korvataanko tiedot tietoja tuotaessa. Valitse asetus, kun haluat korvata nykyiset tiedot uusilla tiedoilla, esimerkiksi silloin, kun päivitetyt tiedot sisältyvät uuteen XML-datatiedostoon.

  • Lisää uudet tiedot vanhoihin XML-taulukoihin    Määrittää, lisätäänkö tietolähteen sisältö laskentataulukon aiemmin luotuihin tietoihin. Valitse asetus, jos kokoat tietoja XML-taulukkoon useista samankaltaisista XML-datatiedostoista tai jos et halua korvata funktion sisältävän solun sisältöä.

Tuodessasi XML-tietoja saatat haluta korvata vain tietyt yhdistetyt solut. Jotkin yhdistetyt solut saattavat esimerkiksi sisältää kaavoja, joita et halua korvata XML-tiedostoa tuodessasi. Voit toimia kahdella tavalla:

  • Voit poistaa niiden elementtien yhdistämisen, joita et halua korvata, ennen XML-tietojen tuontia. XML-tietojen tuonnin jälkeen voit yhdistää XML-elementit uudelleen kaavat sisältäviin soluihin, jotta voit viedä kaavojen tulokset XML-datatiedostoon.

  • Voit luoda kaksi XML-määritystä samasta XML-rakenteesta. Tuo XML-tiedot yhtä XML-määritystä käyttämällä. Älä yhdistä tässä "tuonti"-XML-määrityksessä elementtejä niihin soluihin, jotka sisältävät kaavoja tai muita tietoja, joita et halua korvata. Vie tiedot toista XML-määritystä käyttämällä. Yhdistä tässä "vienti"-XML-määrityksessä elementit, jotka haluat viedä XML-tiedostoon.

Huomautus: Mahdollisuutta tuoda XML-tietoja verkkopalvelusta Tietojen noutopalveluyhteys (.uxdc) -tiedostoa käyttämällä tietolähteeseen yhdistämiseksi ei enää tueta Excel 2003:a vanhemmissa versioissa käyttöliittymän kautta. Jos avaat Excel 2003:ssa luodun työkirjan, voit edelleen tarkastella tietoja, mutta et voi muokata tai päivittää lähdetietoja.

Johdetun rakenteen käyttäminen

Jos tuot XML-tietoja lisäämättä ensin vastaavaa XML-rakennetta XML-määrityksen luomiseksi, Excel yrittää johtaa rakenteen XML-datatiedostossa määritettyjen tunnisteiden perusteella. Johdettu rakenne tallennetaan työkirjaan, ja sen avulla voit käyttää XML-tietoja, jos työkirjaan ei ole liitetty XML-rakennetiedostoa.

Käyttäessäsi tuotuja XML-tietoja, joihin sisältyy johdettu rakenne, voit myös mukauttaa XML-lähde-tehtäväruudun. Valitse Asetukset-painikkeessa Esikatsele tietoja tehtäväruudussa näyttääksesi ensimmäisen tietorivin mallitietoina elementtiluettelossa, jos toit Excelin nykyisen istunnon XML-määritykseen liittyviä XML-tietoja.

Et voi tuoda Excelin johdettua rakennetta erillisenä XML-rakennetiedostona (.xsd). Vaikka XML-rakennetiedoston luomiseen on olemassa XML-rakenne-editoreja ja muita tapoja, ne eivät välttämättä ole käytettävissäsi tai et osaa käyttää niitä. Vaihtoehtoisesti voi käyttää Excel 2003 XML Tools -apuohjelman versiota 1.1, jonka avulla voit luoda rakennetiedoston XML-määrityksestä. Lisätietoja on ohjeaiheessa Excel 2003 XML Tools -apuohjelman version 1.1 käyttäminen.

XML-tietojen vieminen

Voit viedä XML-tiedot viemällä laskentataulukon yhdistettyjen solujen sisällön. Viedessäsi tietoja Excel määrittää tallennettavat tiedot ja tallennustavan seuraavilla säännöillä:

  • Tyhjiä kohteita ei luoda, kun tyhjät solut ovat olemassa valinnaisena elementtinä, mutta luodaan, kun tyhjät solut ovat olemassa pakollisena elementtinä.

  • Unicode Transformation Format-8 (UTF-8) -koodausta käytetään tietojen kirjoittamiseen.

  • Kaikki nimitilat määritetään XML-pääelementissä.

  • Excel korvaa aiemmin luodut nimitilan etuliitteet. Oletusnimitilan etuliite on nt0. Seuraavien nimitilojen etuliitteet ovat nt1, nt2 ... nt<määrä>, jossa <määrä> on XML-tiedoston nimitilojen määrä.

  • Kommenttisolmuja ei säilytetä.

Voit näyttää XML-määrityksen ominaisuudet ‑valintaikkunan (valitse Määrityksen ominaisuudetKehitystyökalut-välilehden XML-ryhmässä) ja sitten käyttää Tarkista tiedot mallin pohjalta tuontia ja vientiä varten ‑asetusta (aktiivisena oletusarvoisesti) määrittääksesi, tarkistaako Excel tiedot XML-määritysten pohjalta tietoja vietäessä. Valitse asetus, kun haluat varmistaa, että viemäsi XML-tiedot ovat XML-rakenteen mukaisia.

Excelin makroja käyttävän Office Open XML -tiedostomuodon käyttäminen

Voit tallentaa Excel-työkirjan useissa eri tiedostomuodoissa, kuten Excelin makroja käyttävässä Office Open XML -tiedostomuodossa (.xlsm). Excelissä on käytössä määritetty XML-rakenne, joka määrittää Excel-työkirjan sisällön, mukaan lukien XML-tunnisteet, joihin on tallennettu kaikki työkirjan tiedot, kuten tiedot ja ominaisuudet, ja jotka määrittävät työkirjan kokonaisrakenteen. Mukautetut sovellukset voivat käyttää Excelin makroja käyttävää Office Open XML -tiedostomuotoa. Kehittäjät voivat esimerkiksi haluta luoda mukautetun sovelluksen, jolla voi etsiä useista työkirjoista tässä muodossa tallennettuja tietoja, ja luoda löytyneisiin tietoihin perustuvan raportointijärjestelmän.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×