Work Smart: Tavoitettavuustietojen hyötykäyttö

Tämän oppaan avulla pysyt yhteydessä itsellesi tärkeisiin ihmisiin ja työsi kannalta oleellisiin henkilöihin.

Valitse kohta, josta haluat lisätietoja

Meneillään olevien toimien ilmoittaminen ihmisille

Tavoitettavuustilan muuttaminen

Päivän tapahtumien ilmoittaminen muille

Sijainnin määrittäminen

Yhteyden muodostaminen itsellesi tärkeisiin ihmisiin

Henkilöiden hakeminen

Usein käytettyjen yhteystietojen kiinnittäminen

Ryhmien luominen henkilöistä, joihin olet säännöllisesti yhteydessä

Ryhmän luominen

Henkilöiden lisääminen ryhmään

Pikaviestin lähettäminen yhteyshenkilölle tai ryhmälle

Lisähenkilöiden kutsuminen pikaviestikeskusteluun

Varatun työtoverin paikantaminen

Yhteyshenkilön merkitseminen tunnisteella

Yhteyshenkilön käytettävissä olevien viestintätapojen tarkasteleminen

Yhteystiedon sijainnin tarkistaminen

Yhteystiedon kalenterin tarkistaminen

Päivittäisen viestinnän seuraaminen

Sähköpostin lähettäminen yhteyshenkilölle

Kokouksen ajoittaminen jonkun kanssa

Vastaamattomien keskustelukutsujen tarkistaminen

Häiritsevistä keskeytyksistä eroon pääseminen

Tavoitettavuustilan muuttaminen Älä häiritse -tilaksi

Meneillään olevien toimien ilmoittaminen ihmisille

Microsoft® Lync™ Online -viestintäohjelmisto määrittää tavoitettavuuden automaattisesti Microsoft® Outlook® -kalenterissa olevan aktiviteetin mukaan, mutta voit antaa lisätietoja määrittämällä sijainnin tai lisäämällä huomautuksen.

Tavoitettavuustilan muuttaminen

  • Avaa Lync Online ja valitse Lync-pääikkunassa käytettävyysvalikko nimesi alta ja valitse sitten jokin toinen tila, kuten Palaan pian.

Lync-tavoitettavuustila

Seuraavassa taulukossa on kuvattu muille näytettävät tavoitettavuustilat ja tilojen merkitys.

Tavoitettavuustila

Kuvaus

Lyncin tavoitettavuustila Käytettävissä Käytettävissä

Olet online-tilassa ja sinuun voi ottaa yhteyttä.

Lyncin tavoitettavuustila Varattu Varattu

Sinulla on käynnissä Lync-puhelu tai olet kokouksessa Outlook-kalenterin mukaan, etkä halua, että sinua häiritään.

Lyncin tavoitettavuustila Älä häiritse Älä häiritse

Käyttäjä haluaa, että häntä ei häiritä. Vain käyttäjän työryhmään kuuluvien lähettämät keskusteluilmoitukset näkyvät käyttäjälle.

Lyncin tavoitettavuustila Poistunut Palaan pian

Olet poistunut tietokoneelta hetkeksi.

Lyncin tavoitettavuustila Poistunut Näy poistuneena

Tietokoneessa ole suoritettu toimia vähään aikaan (oletusarvoisesti 15 minuuttiin).

Lyncin tavoitettavuustila Poistunut Ei töissä

Et ole töissä, eikä sinuun voi ottaa yhteyttä.

Lync-tavoitettavuustila Offline-tilassa Offline-tilassa

Käyttäjä ei ole kirjautunut sisään. (Jos käyttäjä on estänyt tavoitettavuustietojensa näkymisen yksittäisille henkilöille, hän näkyy heille offline-tilassa.)

Lyncin tavoitettavuustila Tuntematon Tuntematon

Tavoitettavuustilaa ei tiedetä. (Jos muut eivät käytä Lynciä pikaviestiohjelmanaan, tavoitettavuustila saattaa näkyä heille Tuntematon-tilana.)

Päivän tapahtumien ilmoittaminen muille

  • Valitse Lync-pääikkunassa nimesi yläpuolella oleva huomautusruutu ja kirjoita sitten huomautus, kuten "Töissä kotona" tai "Kiire määräpäivän kanssa, lähetä mieluummin pikaviesti".

Lyncin henkilökohtaisen viestin muuttaminen

Sijainnin määrittäminen

  • Lync Online -pääikkunassa tavoitettavuustilan alla näkyy sijainti, joka liittyy yhdistettyyn verkkoon. Voit nimetä verkon merkityksellisesti käyttämällä esimerkiksi nimeä "Työ" tai "Koti". Aina kun työskentelet tästä sijainnista, kaikki yhteystiedot, joille haluat jakaa nämä tiedot, saavat paremman käsityksen sijainnistasi. Lisätietoja tietosuojasuhteiden määrittämisestä on kohdassa Tavoitettavuustietojen käytön valvominen.

Lyncin Näytä sijainti

Sivun alkuun

Yhteyden muodostaminen itsellesi tärkeisiin ihmisiin

Voit muodostaa yhteystietoluettelon viestintää helpottavalla tavalla ja ilmoittaa tavoitettavuus- ja yhteystiedot itsellesi tärkeille ihmisille. Helpoin tapa etsiä henkilöitä on käyttää hakuruutua - riippumatta siitä, ovatko he yhteystietoluettelossa. Nimi- ja puhelinnumerohaun lisäksi voit hakea toisella hakusanalla, jonka yhteystieto on saattanut määrittää profiiliinsa. Jos hakuruudun alla näkyy Taito-painiketta , kokeile etsiä taitoa tai osaamisaluetta, tehtävänimikettä ja niin edelleen.

Yhteystietoluettelon järjestämiseksi Lync Online täyttää Usein käytetyt yhteyshenkilöt -luettelon automaattisesti useimmin kanssasi keskusteluja käyneillä 10 yhteystiedolla. Voit myös kiinnittää tärkeimmät yhteystiedot tämän yhteystietoryhmän alkuun nopeaa käyttöä varten. Lync Online täyttää kiinnitetyn luettelon valmiiksi työryhmän jäsenillä.

Henkilöiden hakeminen

  • Aloita henkilön nimen kirjoittaminen Lync-pääikkunan yhteystietoluettelon hakuruutuun. Tulokset tulevat näkyviin ruudun alle.

Yhteyshenkilön hakeminen

Usein käytettyjen yhteystietojen kiinnittäminen

  • Napsauta yhteystietoluettelossa tai hakutuloksissa olevaa henkilöä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Kiinnitä usein käytettyihin yhteyshenkilöihin.

Communicator

Sivun alkuun

Ryhmien luominen henkilöistä, joihin olet säännöllisesti yhteydessä

Onko sinun lähetettävä viesti pikaisesti koko ryhmälle? Voit määrittää erillisen ryhmän kustakin työryhmästä, jotta näet, kuka on milloinkin käytettävissä, tai ottaa yhteyden koko työryhmään.

Ryhmän luominen

  • Napsauta Lync-pääikkunassa jonkin ryhmän nimeä (esimerkiksi Usein käytetyt yhteyshenkilöt) yhteystietoluettelossa hiiren kakkospainikkeella, valitse Luo uusi ryhmä ja nimeä ryhmä sitten.

Luo uusi ryhmä -painike valittuna (napsautettu hiiren kakkospainikkeella olemassa olevan ryhmän nimeä)

Henkilöiden lisääminen ryhmään

  • Tee yhteystietoluettelossa jompikumpi seuraavista:

    • Vedä yhteystiedot ryhmään.

    • Etsi yhteystietoa ja napsauta henkilöä hakutuloksissa hiiren kakkospainikkeella, valitse Lisää yhteystietoluetteloon ja valitse sitten uusi ryhmän nimi.

Pikaviestin lähettäminen yhteyshenkilölle tai ryhmälle

  • Osoita yhteystietoluettelossa yhteystietoa tai ryhmää ja odota, että yhteystietokortti tulee näkyviin.

  • Napsauta yhteystietokortissa Pikaviesti-painiketta.

Communicator

Lisähenkilöiden kutsuminen pikaviestikeskusteluun

  • Valitse keskusteluikkunassa Henkilöasetukset-valikko ja valitse sitten Kutsu nimellä tai puhelinnumerolla.

Lyncin Kutsu henkilöitä

Voit lisätä yhteystietoja ja ryhmiä myös vetämällä niitä yhteystietoluettelosta keskusteluikkunaan.

Vihje:  Jos sinulla on organisaation ulkopuolisia yhteystietoja, voit lisätä myös heitä. Valitse vain Kutsu sähköpostitse, ja he voivat liittyä keskusteluun napsauttamalla sähköpostiviestissä olevaa linkkiä (riippumatta siitä, ovatko he asentaneet Lyncin).

Sivun alkuun

Varatun työtoverin paikantaminen

Lync Online ilmaisee henkilön tilan (kuten Käytettävissä, Varattu tai Poistunut) lisäksi myös hänen sijaintinsa ja auttaa parhaan viestintätavan valinnassa. Voit esimerkiksi merkitä yhteystiedon "tunnisteella", mikä tarkoittaa, että Lync Online tuo ilmoituksen näkyviin heti, kun yhteystiedon tilaksi muuttuu Käytettävissä. Näin tiedät, että voit lähettää hänelle pikaviestin tai käydä hänen työpisteessään.

Yhteyshenkilön merkitseminen tunnisteella

  • Napsauta yhteystietoa hiiren kakkospainikkeella Lync-pääikkunan yhteystietoluettelossa ja valitse sitten Merkitse tilanmuutosilmoituksia varten.

Communicator

Yhteyshenkilön käytettävissä olevien viestintätapojen tarkasteleminen

  • Avaa yhteystietokortti osoittamalla yhteystiedon kuvaa yhteystietoluettelossa.

  • Kortin alaosassa näkyvät eri tavat, joilla voit olla yhteydessä tähän henkilöön, kuten sähköposti ja pikaviestit. Ota yhteys kyseiseen henkilöön napsauttamalla jotakin näistä painikkeista.

Communicator

Yhteystiedon sijainnin tarkistaminen

  • Osoita yhteystiedon kuvaa yhteystietoluettelossa ja avaa sitten laajennettu yhteystietokortti napsauttamalla oikeassa alakulmassa olevaa laajennusnuolta.

Yhteystietokortin laajennus

  • Yhteystietokortissa näkyy henkilön nykyinen sijainti (liittyy verkkoon, johon hän on muodostanut yhteyden), toimiston osoite sekä puhelinnumerot.

Yhteystiedon kalenterin tarkistaminen

  • Avaa yhteystietokortti osoittamalla yhteystiedon kuvaa yhteystietoluettelossa.

  • Katso Kalenteri-kohdan vieressä olevaa merkintää.

Communicator

Sivun alkuun

Päivittäisen viestinnän seuraaminen

Lync Online on integroitu tiiviisti Outlookiin. Voit hallita pikaviestikeskusteluja Lync Onlinen kautta ja myös lähettää sähköpostia ja Outlook-kokouspyyntöjä Lync-yhteystiedoille. Sekä Lync että Outlook ilmoittavat myös, kun olet jäänyt pois keskustelusta.

Sähköpostin lähettäminen yhteyshenkilölle

  • Osoita yhteystiedon kuvaa tai tavoitettavuusilmaisinta Lync-pääikkunan yhteystietoluettelossa. Yhteystietokortti tulee näkyviin, ja jos tähän henkilöön voi ottaa yhteyttä sähköpostitse, kortin alaosassa näkyy sähköpostipainike.

  • Voit avata uuden sähköpostiviestin Outlookissa napsauttamalla tätä painiketta.

Communicator

Kokouksen ajoittaminen jonkun kanssa

  • Valitse yhteystietokortissa puhelinpainikkeen vieressä oleva asetusvalikko ja valitse sitten Ajoita kokous.

Communicator

Vastaamattomien keskustelukutsujen tarkistaminen

  • Tuo kaikki keskustelut näkyviin napsauttamalla pääikkunan Keskustelut-kuvaketta.

Huomautus:  Valitse Lync - Asetukset -valintaikkunasta Omat tiedot ja varmista, että Tallenna pikaviestikeskustelut Outlookin Keskusteluhistoria-kansioon -valintaruutu on valittuna.

Lyncin Henkilökohtaisten asetusten määrittäminen

Sivun alkuun

Häiritsevistä keskeytyksistä eroon pääseminen

Voit välttyä keskeytyksiltä määrittämällä omaksi tilaksesi Älä häiritse. Kaikki näkevät, että et halua tulla häirityksi, ja jos he yrittävät kutsua sinut pikaviestikeskusteluihin, et saa häiritseviä ilmoituksia (ellei joku työryhmääsi kuuluvat lähetä niitä. Katso lisätietoja alla olevasta osiosta.

Tavoitettavuustilan muuttaminen Älä häiritse -tilaksi

  • Valitse Lync-pääikkunassa tavoitettavuustilasi ja valitse sitten Älä häiritse.

Lyncin asetus Älä häiritse

Huomautus:  Oletusarvon mukaan kaikki yhteyshenkilöt ovat työtovereita. Jos haluat tehdä jostakusta Työryhmä-yhteyshenkilön, jotta saat keskusteluilmoitukset (vaikka tilaksesi olisi määritetty Älä häiritse), napsauta yhteystietoa hiiren kakkospainikkeella yhteystietoluettelossa, valitse Muuta tietosuojatasoa ja valitse sitten Työryhmä. Jos haluat poistaa kaikki ilmoitukset käytöstä kaikilta, kun tilaksesi on määritetty Älä häiritse, napsauta Asetukset-painiketta, valitse Ilmoitukset ja valitse sitten Älä näytä ilmoituksia.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×