Work Smart: Puhelujen soittaminen ja niihin vastaaminen

Tässä artikkelissa olevien vihjeiden avulla voit soittaa puheluja ja vastaanottaa niitä, hallita vastaajaa ja tehdä yhteistyötä video- ja neuvottelupuheluilla Microsoft® Lync™ 2010 -viestintäohjelmistoa käyttämällä. Saat lisätietoja siitä, miten voit ottaa yhteyden henkilöön lähes mistä tahansa, missä näet henkilön kuvan. Etsi henkilö, jolle haluat soittaa, kirjoittamalla hänen nimensä tai numeronsa Lync 2010 -hakuruutuun.

Valitse kohta, josta haluat lisätietoja

Yhteystiedolle soittaminen

Neuvottelupuhelun aloittaminen

Äänen lisääminen pikaviestikeskusteluun

Toisen henkilön lisääminen puheluun

Videopuheluun osallistuminen

Videopuheluun liittyminen

Videopuhelun soittaminen

Valintapaneelin käyttäminen

Vastaajan kuunteleminen

Keskustelujen hallinta

Puheluiden välittäminen

Edustajien valitseminen

Yhteissoittoryhmän määrittäminen

Työryhmän valitseminen

Puhelujen siirtäminen jollekulle muulle

Puheluiden ohjaaminen uudelleen toiseen numeroon

Yhteystiedolle soittaminen

Voit soittaa yhteystiedolle seuraavasti:

  1. Avaa Lync ja etsi Yhteystiedot-luettelosta yhteystieto, jolle haluat soittaa, kirjoittamalla hänen nimensä tai numeronsa hakuruutuun.

  2. Osoita yhteystietoa ja napsauta sitten Soita-painiketta.

    Communicator

    Soita-valikossa voit myös tarkastella eri yhteydenottotapoja (kuten matkapuhelinnumeroita tai automatisoitua vastaajaa). Näet vain yhden yhteydenottotavan, jos yhteystiedolla ei ole useita numeroita.

    Lisätietoja yhteystietojen etsimisestä on kohdassa Lync 2010 -haun käyttäminen.

Sivun alkuun

Neuvottelupuhelun aloittaminen

Voit aloittaa neuvottelupuhelun seuraavasti:

  1. Valitse Lync-pääikkunan Yhteystiedot-luettelosta useita henkilöitä pitämällä Ctrl-näppäintä painettuna, kun napsautat kutakin yhteystietoa.

  2. Napsauta valittua yhteystietoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Aloita neuvottelupuhelu.

  3. Valitse numero, jota haluat käyttää puheluun.

    Communicator

Sivun alkuun

Äänen lisääminen pikaviestikeskusteluun

  • Jos olet pikaviestikeskustelussa jonkun kanssa, napsauta keskusteluikkunassa olevaa Soita-painiketta.

    Pikaviestikeskustelusta puheluun

Sivun alkuun

Toisen henkilön lisääminen puheluun

  • Jos olet jo puhelinkeskustelussa, valitse Henkilöasetukset-valikko ja sitten Kutsu nimellä tai puhelinnumerolla.

    Lisää henkilö puheluun

Sivun alkuun

Videopuheluun osallistuminen

Joskus keskustelun toisen osapuolen näkemisestä on apua. Lyncin avulla voit muuntaa äänipuhelun kasvokkain käytäväksi keskusteluksi. Jos sinulla on verkkokamera, voit määrittää sen Lync - Asetukset -valintaikkunassa. Videopuhelun soittaminen edellyttää verkkokameraa, mutta sitä ei tarvita videopuhelun vastaanottamiseen.

Soittaja ei myöskään näe sinua, ellet lisää omaa videosyötettäsi keskusteluun. Jos olet neuvottelupuhelussa huoneessa, jossa on panoraamavideolaite, on helppoa projisoida videokuvaa huoneesta etäosallistujille. Liitä laite ja varmista, että se on valittu äänilaitteesta, ja lisää sitten videokuvaa puheluun.

Videopuheluun liittyminen

  • Jos saat videopuhelun joltakin yhteystiedolta, valitse ilmoituksesta Hyväksy, jotta näet ja kuulet soittajan.

Videopuhelun soittaminen

  • Napsauta keskusteluikkunassa Video-painiketta.

    Communicator

Sivun alkuun

Valintapaneelin käyttäminen

Puhelinnumero on toki helppo kirjoittaa hakuruutuun, mutta joskus saatat haluta käyttää Lync-pääikkunan tai keskusteluikkunan valintapaneelia.

Voit käyttää valintapaneelia jommallakummalla seuraavista tavoista:

  • Napsauta Lync-pääikkunassa Puhelin-kuvaketta ja valitse numerot valintapaneelista ja valitse sitten Soita tai kirjoita numerot näppäimistöllä ja paina sitten Enter-näppäintä.

    Communicator

    • Napsauta keskusteluikkunassa valintapaneelipainiketta, jos haluat vastata puhelimessa annettaviin kehotteisiin (kuten "Jos haluat palvelun ruotsin kielellä, paina 2").

      Lyncin valintapaneeli

Sivun alkuun

Vastaajan kuunteleminen

Onko puheluun jäänyt vastaamatta? Näet tiedon Puhelin-näkymässä, jossa ovat luettelossa myös kaikki vastaajaviestit. Välilehti hehkuu ja näyttää vastaamattomien puhelujen määrän.

  • Osoita vastaajaviestiä ja kuuntele se sitten napsauttamalla vihreää nuolta tai soita halutessasi takaisin henkilölle.

    Communicator

Voit määrittää myös vastaajan asetukset, kuten tallennetun tervehdyksen.

Communicator

Sivun alkuun

Keskustelujen hallinta

Haluatko muistutuksen vai haluatko jatkaa siitä, mihin jäit? Nykyiset ja aiemmat puhelin- ja pikaviestikeskustelut sekä vastaamattomat pikaviestit näkyvät Keskustelut-luettelossa. (Onko puheluun jäänyt vastaamatta? Vastaajapalvelu tulee näkyviin Puhelin-näkymään.)

Voit hallita keskusteluja seuraavasti:

Communicator

  • Avaa aiemmin käyty keskustelu uudelleen kaksoisnapsauttamalla sitä.

  • Vaihda aktiivisten keskustelujen ja pikaviestikeskustelujen välillä kaksoisnapsauttamalla asianmukaista kohdetta.

  • Jos haluat tarkastella jonkun yhteystietokorttia tai avata uuden keskustelun, osoita yhteystietoa.

Sivun alkuun

Puheluiden välittäminen

Oletko poissa työpisteeltä hetken? Voit siirtää puhelut suoraan vastaajaan tai jollekulle muulle, jonka haluat käsittelevän puhelujasi, kun olet poissa. Jos soitat hätäpuhelun, soitonsiirtosäännöt poistetaan käytöstä 120 minuutin ajaksi. Voit palauttaa ne milloin tahansa.

Jos et ole vielä määrittänyt eri puhelinnumeroita Puhelimet-asetuksiin, tee se nyt.

Communicator

Kattavat soitonsiirtoasetukset on vaivaton määrittää Soitonsiirto-asetuksissa riippumatta siitä, onko sinun reititettävä kaikki soittajat tilapäisesti vastaajaan tai matkapuhelimeen vai ovatko muut valmiina käsittelemään puheluja puolestasi. Voit myös milloin tahansa valita välitystoimenpiteen Lync-pääikkunan alaosassa olevasta soitonsiirtovalikosta.

Communicator

Sivun alkuun

Edustajien valitseminen

Oletko esimies tai tekevät työtoverisi joskus tehtäviäsi puolestasi? Voit määrittää edustajia soittamaan puheluita tai vastaamaan niihin puolestasi.

  • Napsauta Lync-pääikkunassa Asetukset-painiketta, valitse Soitonsiirto, valitse Muokkaa edustajajäseniä ja valitse sitten Edustajat-valintaikkunasta Lisää.

    Communicator

Sivun alkuun

Yhteissoittoryhmän määrittäminen

Jos olet osa ryhmää, jonka kaikki jäsenet voivat vastata kysymyksiin, voit määrittää, että puhelimeesi tulevat puhelut soivat samanaikaisesti myös muilla tai että ne soivat pienen viiveen jälkeen.

Työryhmän valitseminen

  • Napsauta Lync-pääikkunassa Asetukset-painiketta, valitse Soitonsiirto ja sitten Yhteissoittoryhmä-valintaikkunasta Lisää.

    Communicator

Puhelujen siirtäminen jollekulle muulle

  • Napsauta keskusteluikkunassa Siirrä-painiketta.

Puheluiden ohjaaminen uudelleen toiseen numeroon

  • Joskus puhelu kannattaa ohjata uudelleen vastaajaan tai toiseen puhelimeen ennen puheluun vastaamista. Kun näet saapuvan puhelun ilmoituksen, valitse Ohjaa uudelleen.

    Communicator

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×