Work Smart: Online-kokouksen ajoittaminen ja siihen liittyminen

Voit ajoittaa Microsoft® Lync™ 2010 -kokouksen tai -neuvottelupuhelun Microsoft® Lync™ 2010:n online-kokousapuohjelmalla. Voit myös aloittaa ajoittamattoman kokouksen Lync 2010:llä, jos jostakin asiasta on keskusteltava heti.

Tärkeää: Lync tukee sekä online-kokouksia että neuvottelupuheluja. Yhtä kokouskutsua käytetään molempiin tarkoituksiin.

Valitse kohta, josta haluat lisätietoja

Online-kokouksen tai neuvottelupuhelun ajoittaminen

Kokouksen käyttö- ja esittäjäasetusten määrittäminen

Ajoittamattoman kokouksen aloittaminen Pikakokous-komennolla

Ajoitettuun online-kokoukseen tai neuvottelupuheluun liittyminen

Ajoittamattomaan kokoukseen liittyminen

Kokouksen äänten yhdistäminen

Ääniyhteysasetuksen valitseminen, kun käytät Lync 2010:ä ensimmäisen kerran

Oletusäänivalinnan vaihtaminen

Sellaisten henkilöiden kutsuminen, jotka eivät ole asentaneet Lync 2010 -ohjelmaa

Online-kokouksen tai neuvottelupuhelun ajoittaminen

Voit luoda online-kokous- tai neuvottelupuhelupyynnön seuraavasti:

  1. Avaa Microsoft® Outlook® ja valitse Koti-välilehden Kalenteri-kohdasta Uusi online-kokous(Microsoft® Outlook® 2010:ssä) tai Online-kokous (Microsoft® Office Outlook® 2007:ssä).

Outlookin valintanauhan kuva

  1. Kirjoita kokouspyynnön Vastaanottaja-ruutuun kokoukseen kutsuttavien henkilöiden sähköpostiosoitteet ja erottele osoitteet toisistaan puolipisteillä.

  2. Kirjoita kokouspyyntöön Aihe-ruutuun kokouksen aihe.

  3. (Valinnainen) Kirjoita kokouksen lisätiedot kokouspyynnön tekstiosaan Liity online-kokoukseen -linkin yläpuolelle.

    Huomautus:  Älä muokkaa kokouspyynnössä olevaa tekstiä. Jos teet näin, kokoukseen liittyminen ei ehkä onnistu.

  4. (Valinnainen) Valitse kokouspyynnön Kokous-välilehden Näytä-ryhmässä Aikatauluavustaja. Aikatauluavustaja-toiminnolla voit varmistaa, että kaikki ovat käytettävissä valitsemanasi ajankohtana.

  5. Valitse kokouspyynnön Online-kokous-ryhmässä Kokousasetukset ja hyväksy sitten oletusasetukset tai muuta niitä tarvittavalla tavalla. Lisätietoja on seuraavassa osiossa Kokouksen käyttö- ja esittäjäasetusten määrittäminen.

Sivun alkuun

Kokouksen käyttö- ja esittäjäasetusten määrittäminen

Online-kokousten oletusasetukset soveltuvat parhaiten pienimuotoisiin neuvottelupuheluihin tai jakamis- ja yhteistyöistuntoihin organisaation sisäisen henkilöstön kanssa. Jos ajoitat online-kokousta organisaation ulkopuolisten henkilöiden kanssa tai kokoukseen osallistuu poikkeuksellisen paljon ihmisiä, voit määrittää Online-kokouksen asetukset -valintaikkunassa seuraavaa:

  • Henkilöt, jotka odottavat odotustila ennen kokoukseen pääsyä

  • Kokouksen aikana esittäjä oikeudet saavat henkilöt

Voit määrittää käyttö- ja esittäjäasetukset seuraavasti:

  1. Valitse luomasi kokouspyynnön Kokous-välilehden Online-kokous-ryhmässä Kokousasetukset.

Kokouskutsun Kokousasetukset-painike

  1. Valitse Online-kokouksen asetukset -valintaikkunassa Mukauta tämän kokouksen esittäjiä ja kokoukseen pääsyä -valintaruutu.

  2. Valitse Käyttö- ja Esittäjät-kohdissa asetukset sen mukaan, minkäkokoista ja -tyyppistä kokousta ajoitat. Lisäohjeita on tämän toimenpiteen lopussa olevissa näyttökuvissa ja taulukoissa.

  3. Määritä Ääni ja puhelin -asetukset tarvittavalla tavalla. Jos Kieli-asetukset ovat käytettävissä, määritä myös ne. Valitse sitten OK.

Käyttöasetuksilla määritetään, keiden osallistujien on odotettava odotustila, ennen kuin esittäjä päästää heidät kokoukseen.

Lync-kokouksen käyttöasetukset

Kukin asetus on kuvattu yksityiskohtaisesti seuraavassa taulukossa.

Käyttöasetus

Odotustilassa odottavat henkilöt

Asetuksen soveltamistilanne

Vain järjestäjä (lukittu)

Kaikki

Et halua kenenkään näkevän monisteita tai Microsoft® PowerPoint® -dioja ennen kokousta

Organisaatiostani kutsumani henkilöt

Henkilöt, joilla ei ole tiliä verkossasi, ja kutsumattomat henkilöt

Keskustelu käsittelee jotakin arkaluontoista tai luottamuksellista

Organisaationi henkilöt

Henkilöt, joilla ei ole tiliä verkossasi

Kaikilla osallistujilla on tili organisaation verkossa

Kaikki, myös organisaation ulkopuoliset henkilöt (rajoituksia ei ole)

Ei kukaan

Kutsut ulkopuolisia osallistujia

Puhelimella soittamalla liittyvät henkilöt ohittavat odotustilan

Ei kukaan, joka soittaa puhelimella

Käyttöasetus on Organisaationi henkilöt tai Kaikki, myös organisaation ulkopuoliset henkilöt. (Tämä valintaruutu ei ole käytettävissä Vain järjestäjä (lukittu) -kokouksissa, eikä sitä suositella Organisaatiostani kutsumani henkilöt -kokouksiin.)

Esittäjän asetuksilla määritetään, mitkä osallistujat saavat automaattisesti esittäjä oikeudet, kun ajoitat kokouksen.

Esittäjän asetusten määrittäminen

Kukin asetus on kuvattu yksityiskohtaisesti seuraavassa taulukossa.

Esittäjän asetus

Esittäjä

Asetuksen soveltamistilanne

Vain järjestäjä

Vain kokoukset ajoittava henkilö

Esitykset, joissa osallistujien ei tarvitse käsitellä kokoussisältöä vuorovaikutteisesti. Huomaa, että voit määrittää lisäesittäjiä kokouksen aikana.

Organisaationi henkilöt

Jokainen kutsuttu, jolla on tili verkossasi

Ryhmätyöistunnot, joissa kaikki osallistujat työskentelevät organisaatiossasi ja voivat jakaa ja muokata kokoussisältöä

Kaikki, myös organisaation ulkopuoliset henkilöt (rajoituksia ei ole)

Kaikki kutsumasi henkilöt

Ryhmätyöistunnot, joissa on henkilöitä, joilla ei ole tiliä verkossasi

Valitsemani ihmiset

Sinä ja valitsemasi osallistujat

Esitykset, joissa on useita esittäjiä

Sivun alkuun

Ajoittamattoman kokouksen aloittaminen Pikakokous-komennolla

 Voit aloittaa ajoittamattoman kokouksen Pikakokous-komennolla toimimalla seuraavasti:

  1. Avaa Lync ja napsauta Lync-pääikkunassa Asetukset-painikkeen oikealla puolella olevaa Näytä valikko -painiketta Asetukset-kuvake ja valitse sitten Pikakokous.

Pikakokous-online-kokouksen tai -neuvottelupuhelun aloittaminen

  1. Valitse ryhmäkeskusteluikkunassa Henkilöasetukset-valikko Lyncin Henkilöasetukset-painike ja tee sitten jokin seuraavista:

    • Voit kutsua Yhteystiedot-luettelossa olevia henkilöitä valitsemalla Kutsu nimellä tai puhelinnumerolla, kirjoittamalla puhelinnumeron tai valitsemalla vähintään yhden yhteystiedon ja valitsemalla sitten OK.

    • Jos haluat kutsua henkilöitä sähköpostitse, valitse Kutsu sähköpostitse ja täytä sitten kokouspyyntö.

Sivun alkuun

Ajoitettuun online-kokoukseen tai neuvottelupuheluun liittyminen

Voit liittyä ajoitettuun kokoukseen tai neuvottelupuheluun seuraavasti:

  1. Avaa Outlookin kalenterissa kokous, johon haluat liittyä.

  2. Valitse kokouspyynnöstä Liity online-kokoukseen.

Communicator

Sivun alkuun

Ajoittamattomaan kokoukseen liittyminen

Sinut saatetaan kutsua ajoittamattomaan kokoukseen tai pikakokoukseen tai jo käynnissä olevaan kokoukseen.

  • Valitse Liity näytön oikeaan alakulmaan tulevasta ilmoituksesta.

Sivun alkuun

Kokouksen äänten yhdistäminen

Voit määrittää Lyncin yhdistämään kokouksen ääniin samalla tavalla joka kerta tai pyytämään valintaa.

Ääniyhteysasetuksen valitseminen, kun käytät Lync 2010:ä ensimmäisen kerran

Kun liityt Lync-kokoukseen tai -neuvottelupuheluun ensimmäisen kerran, näkyviin tulee Yhdistä kokouksen äänet -valintaikkuna.

Yhdistä kokouksen äänet -valintaikkuna

Huomautus:  Vaihtoehdot saattavat vaihdella organisaatiosi määritysten mukaan.

Voit yhdistää kokouksen äänet seuraavasti:

  1. Valitse haluamasi asetus Yhdistä kokouksen äänet -valintaikkunassa. Lisätietoja on tämän toimenpiteen lopussa olevassa taulukossa.

  2. (Valinnainen) Valitse Älä näytä tätä uudelleen -valintaruutu, jos haluat käyttää ääniyhteysvalintaa jokaisessa kokouksessa.

  3. Liity kokoukseen valitsemalla OK.

Yhdistä kokouksen äänet -asetus

Asetuksen soveltamistilanne

Älä yhdistä ääntä

Soitat mieluummin kokoukseen.

Käytä Lynciä (integroitu ääni ja video)

(Suositus) Haluat käyttää tietokoneen Lync-ääntä ja -kuvaa.

Soita minulle numeroon:

Haluat Microsoft® Lync™ Server 2010 -viestintäohjelmiston soittavan sinulle. Luettelossa olevat numerot ovat numeroita, jotka olet antanut Puhelimet-asetuksissa Lync - Asetukset -valintaikkunassa.

Huomautus:  Et voi osallistua videokeskusteluihin, jos soitat tai valitset Soita minulle numeroon -asetuksen.

Oletusäänivalinnan vaihtaminen

  1. Napsauta Lync-pääikkunassa Asetukset-painiketta Lyncin Asetukset-painike .

  2. Valitse Lync - Asetukset -valintaikkunassa Puhelimet ja tee Neuvottelupuheluihin liittyminen -kohdan Liity kokouksen ääneen seuraavasta lähteestä -ruudussa jompikumpi seuraavista:

    • Jos haluat käyttää integroitua tietokoneen ääntä kokousten aikana, valitse Lync.

    • Jos haluat Lync Server 2010:n soittavan sinulle, valitse puhelinnumero luettelosta.

      Huomautus:  Jos et näe haluamaasi puhelinnumeroa, kirjoita se Omat puhelinnumerot -kohtaan valintaikkunan yläosaan.

    • Jos haluat soittaa kokouksiin puhelimella, valitse Älä yhdistä ääntä.

      Asetukset-valintaikkunan Puhelin-välilehti - Neuvottelupuheluihin liittyminen

  3. (Valinnainen) Valitse Neuvottelupuheluihin liittyminen -kohdassa Näytä ennen liittymistä kehote vahvistaa tai valita toinen äänilähde -valintaruutu. Valitse tämä asetus, jos ääniasetuksesi muuttuvat usein.

Sivun alkuun

Sellaisten henkilöiden kutsuminen, jotka eivät ole asentaneet Lync 2010 -ohjelmaa

Organisaatioon kuuluvat tai sen ulkopuoliset henkilöt voivat liittyä Lync-kokoukseen tai -neuvottelupuheluun tietokoneesta, johon ei ole asennettu Lync- tai Microsoft® Lync™ 2010 Attendee -ohjelmaa.

Kun kutsumasi henkilö avaa kokouspyynnön ja napsauttaa sitten Liity online-kokoukseen -linkkiä, näkyviin tulee vähintään yksi seuraavista valinnoista sen mukaan, miten organisaatiosi - tai kutsutun henkilön organisaatio - on määritetty:

Liity-vaihtoehto

Vaihtoehtoinen kokousasiakasohjelma

Liity kokoukseen WWW-selaimella

Microsoft® Lync™ Web App

Tärkeää:  Lync Web App edellyttää uusinta Microsoft Silverlight -selainlaajennusversiota. Jos Silverlightia ei ole vielä asennettu, asentamiseen tarvitaan järjestelmänvalvojan oikeudet.

Lataa ja asenna Lync Attendee

Lync 2010 Attendee

Käytä Communicatoria

Microsoft® Office Communicator 2007 R2 tai Microsoft® Office Communicator 2007

Lisätietoja on Lync 2010:n ohjeessa kohdassa Liittyminen tietokoneesta, johon ei ole asennettu Lync 2010 -ohjelmaa osoitteessa Office.com.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×