Voit ajoittaa Microsoft® Lync™ 2010 -kokouksen tai neuvottelupuhelun Microsoft® Lync™ 2010:n Online Meeting -apuohjelman avulla. Voit myös aloittaa ajoittamattoman kokouksen Lync 2010:n avulla ja keskustella asioista, jotka vaativat välitöntä huomiota.
Tärkeää: Lync tukee sekä verkkokokouksia että neuvottelupuheluita. Molempiin tarkoituksiin käytetään yhtä kokouspyyntöä.
Mitä haluat tehdä ?
Online-kokouksen tai neuvottelupuhelun ajoittaminen
Jos haluat luoda online-kokouksen tai neuvottelupuhelupyynnön, toimi seuraavasti:
-
Avaa Microsoft® Outlook ® ja valitse KalenterinAloitus-välilehdessäUusi online-kokous (Microsoft® Outlook ® 2010:ssä) tai Online-kokous (Microsoft® Office Outlook® 2007).
-
Kirjoita kokouspyynnön Vastaanottaja-ruutuun niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, jotka haluat kutsua kokoukseen puolipisteillä erotettuina.
-
Kirjoita kokouspyynnön Aihe-ruutuun kokouksen aihe.
-
(Valinnainen) Kirjoita kokouspyynnön tekstiosaan Liity online-kokoukseen - linkin yläpuolelle kokouksen lisätiedot.
Huomautus: Älä muokkaa mitään kokouspyynnössä aiemmin luotua tekstiä. Tämä voi estää käyttäjiä liittymästä kokoukseen.
-
(Valinnainen) Valitse kokouspyynnön Kokous-välilehden Näytä-ryhmästäAikatauluavustaja. Aikatauluavustajan avulla voit varmistaa, että kaikki ovat käytettävissä valitsemanasi aikana.
-
Valitse kokouspyynnön Online-kokous-ryhmässäKokousasetukset ja hyväksy tai muuta oletusasetuksia tarpeen mukaan. Lisätietoja on seuraavassa osiossa Kokouksen käyttö- ja esittäjäasetusten määrittäminen.
Kokouksen käyttö- ja esittäjäasetusten määrittäminen
Online-kokouksen oletusasetukset sopivat parhaiten pieniin neuvottelupuheluihin tai jakamis- ja yhteiskäyttöistuntoihin organisaation sisällä olevien henkilöiden kanssa. Jos järjestät online-kokousta organisaation ulkopuolisten henkilöiden kanssa tai kokous on epätavallisen suuri, määritä seuraavat asiat Online-kokouksen asetukset -valintaikkunan avulla:
-
Ken pitäisi odottaa odotustila ennen kuin hänet hyväksytään kokoukseen?
-
Ken pitäisi olla esittäjä oikeuksia kokouksen aikana?
Voit määrittää käyttö- ja esittäjäasetukset seuraavasti:
-
Valitse luomasi kokouspyynnön Kokous-välilehdenOnline-kokous-ryhmästäKokousasetukset.
-
Valitse Online-kokouksen asetukset -valintaikkunassa Mukauta kokouksen käyttöoikeuksia ja esittäjiä -valintaruutu.
-
Valitse Access ja esittäjät -kohdassa kokouksen koon ja tyypin mukaiset asetukset. Ohjeita on tämän menettelyn lopussa olevissa näyttökuvissa ja taulukoissa.
-
Valitse Ääni ja Puhelin ja määritä haluamasi asetukset. Jos käytettävissä, määritä kieliasetukset tarpeen mukaan. Valitse sitten OK.
Käyttöoikeusasetusten avulla voit määrittää, mitkä osallistujat odottavat odotustila ennen kuin esittäjä ottaa heidät sisään.
Seuraavassa taulukossa kuvataan vaihtoehdot yksityiskohtaisesti.
|
Access-vaihtoehto |
Kuka odottaa odotustilassa |
Milloin kannattaa valita tämä vaihtoehto |
|
Vain järjestäjä (lukittu) |
Kaikki |
Et halua, että muut käyttäjät tarkastelevat tiivistelmistäsi tai Microsoft® PowerPoint ® dioja ennen kokousta |
|
Omasta yrityksestä kutsutut henkilöt |
Henkilöt, joilla ei ole tiliä yrityksen verkossa, ja henkilöt, joita ei ole kutsuttu |
Keskustelet luottamuksellisista asioista |
|
Oman yritykseni henkilöt |
Henkilöt, joilla ei ole tiliä yrityksen verkossa |
Kaikilla osallistujilla on tili organisaatiosi verkossa. |
|
Kaikki, mukaan lukien yrityksen ulkopuoliset henkilöt (ei ole mitään rajoituksia) |
Ei kukaan |
Kutsut ulkopuolisia osallistujia |
|
Puhelimitse soittavat henkilöt ohittavat odotustilan |
Kukaan ei soita |
Käyttöoikeusvaihtoehtosi on Henkilöt yrityksestäni tai Kaikki, mukaan lukien yrityksen ulkopuoliset henkilöt. (Tämä valintaruutu ei ole käytettävissä vain järjestäjän (lukittujen) kokousten kohdalla, eikä sitä suositella henkilöille, jotka kutsun yrityksen kokouksista ) |
Esittäjän asetukset määrittävät, mille osallistujille annetaan automaattisesti esittäjä oikeudet kokouksen ajoittamisen yhteydessä.
Seuraavassa taulukossa kuvataan nämä asetukset yksityiskohtaisesti.
|
Esittäjäasetukset |
Kuka on esittäjä |
Milloin kannattaa valita tämä vaihtoehto |
|
Vain järjestäjä |
Vain kokoukset ajoittanut henkilö. |
Esityksissä, joissa osallistujien ei tarvitse käsitellä kokouksen sisältöä. Huomaa, että voit määrittää lisää esittäjiä kokouksen aikana. |
|
Oman yritykseni henkilöt |
Kaikki kutsutut, jolla on tili verkossa. |
Ryhmätyöistunnot, joissa osallistujat työskentelevät organisaatiossa ja voivat jakaa ja muokata kokouksen sisältöä |
|
Kaikki, mukaan lukien yrityksen ulkopuoliset henkilöt (ei ole mitään rajoituksia) |
Kaikki kutsutut. |
Ryhmätyöistunnot sellaisten henkilöiden kanssa, joilla ei ole tiliä yrityksen verkossa. |
|
Valitsemani henkilöt |
Sinä ja valitsemasi osallistujat. |
Käytä esityksissä, joissa on useampi kuin yksi esittäjä. |
Ajoittamattoman kokouksen aloittaminen Pikakokous-toiminnolla
Voit aloittaa ajoittamattoman kokouksen Pikakokous-komennolla seuraavasti:
-
Avaa Lync ja napsauta Lyncin pääikkunassa Asetukset-painikkeen oikealla puolella olevaa Näytä valikko -nuolta
-
Valitse ryhmäkeskusteluikkunassa Ihmiset-asetukset-valikko
-
Voit kutsua henkilöitä yhteystietoluettelosta valitsemalla Kutsu nimellä tai Puhelin Numero, kirjoittamalla puhelinnumeron tai valitsemalla yhden tai useamman yhteyshenkilön ja valitsemalla sitten OK.
-
Jos haluat kutsua henkilöitä lähettämällä sähköpostiviestin, valitse Kutsu sähköpostitse ja täytä sitten kokouspyyntö.
-
Ajoitettuun verkkokokoukseen tai neuvottelupuheluun liittyminen
Voit liittyä ajoitettuun kokoukseen tai neuvottelupuheluun seuraavasti:
-
Avaa Outlookin kalenteri kokous, johon haluat liittyä.
-
Valitse kokouspyynnössä Liity online-kokoukseen.
Ajoittamattomaan kokoukseen liittyminen
Sinut voidaan kutsua ajoittamattomaan kokoukseen tai Pikakokous-kokoukseen tai jo käynnissä olevaan kokoukseen:
-
Valitse näytön oikeassa alakulmassa näkyvässä ilmoituksessa Liity.
kokouksen äänen Näyttöyhteys
Voit määrittää Lyncin muodostamaan yhteyden kokouksen ääneen samalla tavalla joka kerta tai pyytääksesi haluamaasi vaihtoehtoa.
Valitse ääniyhteysasetus, kun käytät Lync 2010:tä ensimmäisen kerran
Kun liityt Lync-kokoukseen tai neuvottelupuheluun ensimmäisen kerran, näkyviin tulee Liity kokouksen ääni -valintaikkuna.
Huomautus: Saatat nähdä erilaisia vaihtoehtoja sen mukaan, miten organisaatiosi on määritetty.
Voit muodostaa yhteyden kokouksen ääneen seuraavasti:
-
Valitse Haluamasi vaihtoehto Liity kokouksen ääneen -valintaikkunassa. Lisätietoja on tämän menettelyn lopussa olevassa taulukossa.
-
(Valinnainen) Valitse Älä näytä tätä uudelleen -valintaruutu, jos haluat käyttää ääniyhteysvalintaa jokaisessa kokouksessa.
-
Liity kokoukseen valitsemalla OK .
|
Yhdistä kokouksen äänet -vaihtoehto |
Milloin kannattaa valita tämä vaihtoehto |
|
Älä yhdistä ääntä |
Soitat mieluummin kokoukseen. |
|
Lyncin käyttäminen (integroitu ääni ja video) |
(Suositus) Haluat käyttää Lyncin sisäistä tietokoneen ääntä ja videota. |
|
Soita minulle: |
Haluat, että Microsoft® Lync™ Server 2010 :n viestintäohjelmisto soittaa sinulle. Luetteloidut numerot ovat numeroita, jotka kirjoitit Lyncin Asetukset-valintaikkunan Puhelinasetukset-asetuksiin. |
Huomautus: Et voi osallistua videokeskusteluihin, jos soitat tai valitset Soita minulle -vaihtoehdon
Oletusääniasetuksen muuttaminen
-
Napsauta Lyncin pääikkunassa Asetukset-painiketta
-
Valitse Lync – asetukset -valintaikkunassa Puhelimet ja tee Neuvottelupuheluihin liittyminen -kohdan Liity kokoukseen -äänikokeilu -ruudussa jompikumpi seuraavista:
-
Jos haluat käyttää integroitua tietokoneen ääntä kokousten aikana, valitse Lync.
-
Jos haluat Lync Server 2010:n soittavan sinulle, valitse puhelinnumero luettelosta.
Huomautus: Jos et näe haluamaasi puhelinnumeroa, kirjoita se valintaikkunan yläosassa olevaan Omat puhelinnumerot -kohtaan.
-
Jos haluat soittaa kokouksiin puhelimella, valitse Älä liity ääneen.
-
-
(Valinnainen) Valitse Neuvottelupuheluihin liittyminen -kohdassa Kehota minua ennen liittymistä vahvistamaan tai valitsemaan toinen äänilähde -valintaruutu. Valitse tämä asetus, jos ääniasetuksesi muuttuvat usein.
Kutsu henkilöitä, joilla ei ole Lync 2010:tä asennettuna
Organisaation sisäiset tai ulkopuoliset henkilöt voivat liittyä Lync-kokoukseen tai neuvottelupuheluun tietokoneesta, johon ei ole asennettu Lynciä tai Microsoft® Lync™ 2010 Attendeea.
Kun kutsuttu henkilö avaa kokouspyynnön ja napsauttaa sitten Liity online-kokoukseen -linkkiä, hän näkee yhden tai useamman seuraavista vaihtoehdoista sen mukaan, miten organisaatiosi tai kutsuvan henkilön organisaatio on määritetty:
|
Liity-vaihtoehto |
Vaihtoehtoinen kokousasiakas |
|
Kokoukseen liittyminen selaimella |
Microsoft® Lync™ Web App Tärkeää: Lync Web App edellyttää Microsoft Silverlight -selainlaajennuksen uusimpia versioita. Jos Silverlightia ei ole vielä asennettu, sinulla on oltava järjestelmänvalvojan oikeudet, jotta voit asentaa sen. |
|
Lync Attendeen lataaminen ja asentaminen |
Lync 2010 Attendee |
|
Communicator käyttäminen |
Microsoft® Office Communicator 2007 R2 tai Microsoft® Office Communicator 2007 |
Lisätietoja on artikkelissa Liittyminen tietokoneesta, johon ei ole asennettu Lync 2010:tä, Lync 2010:n ohjeessa osoitteessa Office.com.
