Work Smart: Lync 2010 Attendantin käyttäminen

Microsoft® Lync™ 2010 Attendant on integroitu puhelujen hallintasovellus, jolla voit hallita tehokkaasti useita keskusteluja samaan aikaan, kun voit käsitellä ja reitittää puheluja ja pikaviestejä.

Tässä artikkelissa

Puheluiden soittaminen ja vastaanottaminen

Puhelun soittaminen

Puheluun vastaaminen

Puhelun hylkääminen

Puhelun ohjaaminen uudelleen vastaajaan

Toimet puhelun aikana

Puhelun asettaminen pitoon

Puhelun siirtäminen

Tietojen kysyminen tarkoitetulta vastaanottajalta ennen soiton siirtämistä

Jonkun muun kutsuminen puheluun

Puhelun lopettaminen

Useiden keskustelujen hallinta

Yksi aktiivinen keskustelu

Useat aktiiviset keskustelut (puhelin ja pikaviesti)

Yhteystietoluettelot ja ryhmät

Yhteystietojen etsiminen ja lisääminen

Yhteystietojen lajitteleminen

Mukautettujen ryhmien järjestäminen

Tyhjän mukautetun ryhmän luominen

Mukautetun ryhmän luominen omasta yhteystietoluettelosta

Mukautettujen ryhmien järjestäminen

Vakioryhmien tarkasteleminen

Viimeksi tehtyjen hakujen näyttäminen

Miten yhteissoitto toimii?

Yhteystiedon lisääminen yhteissoittoryhmään

Soinnin viiveen määrittäminen

Vastausryhmäedustajan puheluihin vastaaminen

Puheluun vastaaminen

Puheluiden siirtäminen säilytykseen

Puhelun siirtäminen säilytykseen

Säilytykseen asetetun puhelun noutaminen

Puheluiden soittaminen ja vastaanottaminen

Puhelujen soittaminen ja vastaanottaminen ovat yleisimpiä Lync 2010 Attendant -tehtäviä. Toimenpiteet ovat hyvin samankaltaisia kuin pikaviestien lähettäminen ja vastaanottaminen. Voit vastaanottaa pikaviestejä myös puhelun aikana.

Puhelun soittaminen

Jos haluat soittaa yhteystietoluettelossa olevalle henkilölle, kaksoisnapsauta hänen nimeään tai napsauta nimen vieressä olevaa puhelinpainiketta.

Puhelun soittaminen

  1. Oletusarvon mukaan yhteystietoluettelossa olevan nimen kaksoisnapsauttaminen soittaa puhelun kyseiselle henkilölle.

Voit muuttaa oletusasetusta siten, että kaksoisnapsauttaminen lähettää puhelun soittamisen sijaan pikaviestin:

  1. Napsauta työkalurivillä olevaa Asetukset-painiketta, valitse avattavasta luettelosta Asetukset ja valitse sitten Toiminnot ja ilmoitukset -välilehti.

  2. Valitse Kun kaksoisnapsautan yhteystietoa, tee seuraavaa -kohdan vieressä olevasta avattavasta luettelosta Lähetä pikaviesti.

  3. Paina OK.

Lync Attendant -asetuskuvake

  1. Yhteystietoa voi hakea kirjoittamalla nimen Hae-ruutuun. Hakua vastaavia nimiä tulee näkyviin yhteystietoluetteloon sitä mukaa, kun kirjoitat. Huomaa, että alustava indeksointi kestää jonkin aikaa.

  2. Jos haluat käyttää numeroa, kirjoita numero Hae-ruutuun ja kaksoisnapsauta sitten hakutulosta.

Soittonumero

Puheluun vastaaminen

  • Kun joku soittaa sinulle, ilmoitus tulee näkyviin Lync-pääikkunan saapuvien puhelujen alueelle. Voit vastata puheluun kaksoisnapsauttamalla ilmoitusta.

Saapuvan puhelun ilmoitus

Huomautus:  Puheluilmoitus on erinäköinen, jos soittaja soittaa uudelleen vähintään 30 minuutin sisällä. Voit vastata puheluun kaksoisnapsauttamalla ilmoitusta tai valitsemalla Hyväksy tai Hylkää.

Uudelleen soittavan soittajan ilmoitus

Puhelun hylkääminen

  • Voit hylätä äänipuhelun napsauttamalla saapuvan puhelun ilmoitusta hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Ohita. Jos vastaaja on otettu käyttöön, puhelu ohjautuu vastaajaan.

Puhelun ohjaaminen uudelleen vastaajaan

  • Voit ohjata puhelun uudelleen vastaajaan napsauttamalla saapuvan puhelun ilmoitusta hiiren kakkospainikkeella, valitsemalla Ohjaa uudelleen ja valitsemalla sitten vaihtoehtoisen numeron tai Vastaaja-vaihtoehdon.

Sivun alkuun

Toimet puhelun aikana

Kun olet vastannut puheluun, se tulee näkyviin aktiiviselle alueelle. Voit tehdä eri tehtäviä puhelun säätimillä.

Puhelun asettaminen pitoon

  • Napsauta keskusteluikkunassa Aseta pitoon -painiketta.

Puhelun säätimet

Puhelun siirtäminen

  1. Napsauta keskusteluikkunassa Siirrä-painiketta.

  2. Kaksoisnapsauta sen henkilön nimeä yhteystietoluettelossa, jolle haluat siirtää puhelun.

  3. Puhelu häviää keskusteluikkunasta. Oletusarvon mukaan näkyviin tulee virheilmoitus, jos siirto epäonnistuu.

Puhelun säätimet

Huomautus:  Jos haluat poistaa ilmoitukset käytöstä, valitse Asetukset, valitse Toiminnot ja ilmoitukset -välilehti, poista asianmukaisten valintaruutujen valinta ja valitse sitten OK.

Tietojen kysyminen tarkoitetulta vastaanottajalta ennen soiton siirtämistä

  1. Napsauta keskusteluikkunassa Kysy ennen puhelujen siirtoa tai yhdistämistä -painiketta. Puhelu asetetaan pitoon.

Puhelun säätimet

  1. Napsauta yhteystietoluettelossa vastaanottajan puhelinkuvaketta. (Voit kysyä lisätietoja myös pikaviestitse pikaviestikuvakkeella.)

Tietojen kysyminen

Huomautus: Kun kysyt lisätietoja tarkoitetulta vastaanottajalla, uusi keskusteluikkuna tulee näkyviin. Alkuperäinen soittaja pysyy yhdistettynä, ja hänen keskustelunsa asetetaan pitoon pitoalueelle. Voit vaihtaa keskustelujen välillä kaksoisnapsauttamalla.

  1. Jos vastaanottaja hyväksyy siirron, napsauta Soita tälle yhteystiedolle, yhdistä -painiketta.

Communicator

Huomautus: Jos vastaanottaja ei halua siirtoa, lopeta konsultointi. Voit jatkaa keskustelua soittajan kanssa napsauttamalla Aseta pitoon / Jatka puhelua -painiketta. Voit sitten puhua soittajan kanssa ja tehdä muistiinpanoja ennen keskustelun lopettamista.

Jos siirto onnistuu, mitään visuaalista ilmaisinta ei tule näkyviin - puhelu vain häviää keskusteluikkunasta. Epäonnistunut siirto tuo näkyviin virheilmoituksen, ellet ole poistanut ilmoituksia käytöstä Asetukset-ikkunassa.

Jonkun muun kutsuminen puheluun

  • Jos haluat lisätä yhteystietoja neuvottelupuhelun aikana, napsauta Lisää-kuvaketta ja kaksoisnapsauta sitten yhteystiedon nimeä tai vedä yhteystieto yhteystietoluettelosta keskustelualueelle. Voit myös antaa matkapuhelinnumeron valintapaneelilla.

Puhelun säätimet

Puhelun lopettaminen

  • Voit lopettaa puhelun napsauttamalla Lopeta puhelu -kuvaketta.

Puhelun säätimet

Sivun alkuun

Useiden keskustelujen hallinta

Kaikki keskustelutoimet tapahtuvat pääikkunan keskustelualueella (vasemmalla sivulla). Kun erittelet saapuvat, aktiiviset ja odottavat (pitoon asetetut) keskustelut, voit hallita useita keskusteluja samanaikaisesti.

Yksi aktiivinen keskustelu

  • Muista, että aktiivisen alueen keskustelu on parhaillaan käynnissä oleva keskustelu. Jos haluat vastata saapuvaan puheluun tai siirtää odottavan puhelun aktiiviselle alueelle, kaksoisnapsauta sitä.

Useat aktiiviset keskustelut (puhelin ja pikaviesti)

  • Voit ylläpitää useita aktiivisia keskusteluja samanaikaisesti edellyttäen, että vain yksi niistä on äänikeskustelu. Voit esimerkiksi hyväksyä saapuvan puhelun, kun kaksi muuta pikaviestikeskustelua on käynnissä. Tässä tapauksessa parhaillaan keskeneräinen pikaviestikeskustelu siirtyy aktiiviselle alueelle, ja äänikeskustelu pysyy edelleen aktiivisena (ilmaistu punaisella nuolella), vaikka se siirtyy odotusalueelle näytössä.

Useat keskustelut Attendantissa

Voit siirtää puheluilmoituksen tai keskustelun aktiiviselle alueelle kaksoisnapsauttamalla sitä.

Sivun alkuun

Yhteystietoluettelot ja ryhmät

Yhteystietoluettelo on luettelo työtovereista, perheenjäsenistä, ystävistä ja yhteistyökumppaneista, joiden kanssa olet usein yhteydessä. Se ilmaisee yhteystietojen käytettävyyden, ja siitä voi tarkastella yhteystietojen lisätietoja napsauttamalla yhteystiedon nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Ominaisuudet. Viestintä yhteyshenkilöiden kanssa aloitetaan yhteystietoluettelosta. Muutamalla hiiren napsautuksella voit soittaa puhelun ja aloittaa pikaviesti-istunnon, sähköpostikeskustelun tai neuvottelun.

Yhteystietojen etsiminen ja lisääminen

Haku-ruudun avulla voit etsiä henkilöitä, joita haluat lisätä yhteystietoluetteloon.

  1. Kirjoita Haku-ruutuun henkilön näyttönimi tai sähköpostiosoite. Kaikki hakua vastaavat nimet tulevat näkyviin hakutuloksiin. Haun suorittamiseen saattaa kulua minuutti.

Huomautus: Oletusarvon mukaan Lync 2010 Attendant näyttää kaikki hakua vastaavat Active Directory® -toimialuepalveluiden ja Microsoft® Outlookin viestintä- ja yhteistyöasiakasohjelman yhteystietoluettelon käyttäjät.

  1. Napsauta henkilön nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Lisää yhteystietoluetteloon. Mukautettu ryhmien luettelo tulee näkyviin.

  2. Valitse mukautettu ryhmä tai luo uusi ryhmä yhteystiedolle valitsemalla Uusi ryhmä.

Lisää yhteystietoluetteloon

Yhteystietojen lajitteleminen

Voit lajitella yhteystiedot käyttämällä eri ehtoja, kuten näyttönimeä, käytettävyyttä tai yritystä. Yhteystietojen lajittelu helpottaa työryhmän jäsenten järjestämistä, etsimistä ja yhteydenpitoa heihin.

  1. Napsauta yhteystietoluettelon yläosassa olevaa nuolta Lajittelujärjestys-kohdan vieressä. Lync 2010 Attendantin oletuslajittelujärjestys on Näyttönimi.

  2. Valitse lajitteluehto (kuten Käytettävyys) avattavasta luettelosta.

Huomautus: Et voi piilottaa yhteystietoja, joiden tavoitettavuustila on Offline-tila tai Tuntematon.

Mukautettujen ryhmien järjestäminen

Voit käyttää toisiinsa liittyviä yhteystietoja nopeasti järjestämällä ne mukautetuiksi ryhmiksi. Voit esimerkiksi luoda mukautetut ryhmät nimeltä Kehitys, Myynti ja Oma tiimi.

Sivun alkuun

Tyhjän mukautetun ryhmän luominen

Voit luoda mukautetun ryhmän ryhmäluettelosta. Mukautettu ryhmä on tyhjä, kunnes lisäät yhteystietoja siihen.

  1. Napsauta ryhmäluettelossa kohdan Mukautettu vieressä olevaa plusmerkkiä. Uusi ryhmä tulee näkyviin ryhmäluetteloon.

  2. Kirjoita ryhmän nimi ja paina ENTER-näppäintä.

Mukautettu ryhmä

Mukautetun ryhmän luominen omasta yhteystietoluettelosta

Voit luoda mukautetun ryhmän, joka täytetään heti valitsemillasi yhteystiedoilla.

  1. Valitse vähintään yksi yhteystieto yhteystietoluettelosta tai etsi yhteystieto hakuruudun avulla.

Huomautus: Jos haluat valita useita yhteystietoja, paina CTRL + nimet tai VAIHTO + vierekkäiset nimet.

  1. Napsauta jotakin yhteystietoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Lisää yhteystietoluetteloon.

  2. Valitse Uusi ryhmä.

  3. Kirjoita ryhmän nimi ja paina ENTER-näppäintä.

  4. Voit lisätä yhteystietoja vetämällä niitä yhteystietoluettelosta ryhmään.

Mukautettujen ryhmien järjestäminen

Oletusarvon mukaan mukautetut ryhmät järjestetään aakkosjärjestykseen. Voit järjestää ne uudelleen tekemällä jonkin seuraavista:

  • Vedä ja pudota ryhmä toiseen kohtaan luettelossa.

  • Napsauta ryhmää hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Siirrä ryhmää ylöspäin tai Siirrä ryhmää alaspäin.

  • Valitse ryhmä napsauttamalla sitä ja paina sitten ALT+VAIHTO+ylänuoli tai ALT+VAIHTO+alanuoli.

Vakioryhmien tarkasteleminen

Lync 2010 Attendantissa on kolme vakioryhmää: Usein käytetyt, Käytettävissä ja Kaikki yhteystiedot.

  • Usein käytetyt sisältää laskevassa järjestyksessä lajitellun luettelon niiden henkilöiden nimistä, joiden kanssa olet ollut viime aikoina yhteydessä Lync 2010 Attendantin kautta.

  • Käytettävissä sisältää luettelon kaikista yhteystiedoista, joiden tavoitettavuustila ei ole Poistunut, Tuntematon tai Offline-tila.

  • Kaikki yhteystiedot sisältää luettelon kaikista yhteystiedoista, jotka on lisätty yhteystietoluetteloon (ellei yhteystieto ole jakeluluettelon jäsen).

Viimeksi tehtyjen hakujen näyttäminen

  • Voit tuoda viimeksi Lync 2010 Attendantissa käytetyt hakuehdot ja tulokset näkyviin valitsemalla edellisen haun vaihtoehdon.

Sivun alkuun

Miten yhteissoitto toimii?

Voit lisätä yhteissoittoryhmään yhteystiedon, joka voi vastata puheluihin puolestasi. Voit muokata yhteissoittoryhmän jäseniä milloin tahansa.

Yhteystiedon lisääminen yhteissoittoryhmään

  1. Valitse työkaluriviltä Tarkastele tai muuta soitonsiirtoasetuksia.

Attendantin soitonsiirtokuvake

  1. Valitse soitonsiirtoasetuksissa Tee seuraavaa, kun saan puheluita -kohdassa Soi minulla ja yhteissoittoryhmälläni.

Soitonsiirtoasetukset

  1. Valitse Lisää yhteissoittoryhmän jäsenet vastaamaan puheluihin puolestasi -kohdassa Lisää.

  2. Kirjoita sen yhteystiedon nimi, joka voi vastata puheluihin, ja valitse sitten OK.

Tärkeää: Kullekin ryhmän jäseneksi valittavalle yhteystiedolle on otettava käyttöön Enterprise Voice.

Lisää yhteissoitto

Soinnin viiveen määrittäminen

Kun otat yhteissoiton käyttöön, on tärkeää määrittää soinnin viive. Kun otat soinnin viiveen käyttöön, saapuvat puhelut soivat ensin sinulla ja sitten viiveen jälkeen yhteissoittoryhmällä.

  1. Määritä soinnin viive valitsemalla Soinnin viive.

Soinnin viiveen määrittäminen

  1. Valitse Ota käyttöön soinnin viive -valintaruutu ja määritä sitten soinnin viiveen aika.

  2. Valitse OK, kun olet valmis.

  3. Valitse ikkunan alaosassa uudelleen OK, kun haluat tallentaa nämä asetukset ja ottaa ne käyttöön.

Huomautus: Ennen kuin tallennat nämä asetukset, valitse valintaruutu, jolla nämä asetukset otetaan käyttöön Outlookissa määritettyinä työaikoina.

Sivun alkuun

Vastausryhmäedustajan puheluihin vastaaminen

Vastausryhmäedustajana sinut on valittu auttamaan ryhmän tai useiden ryhmien puheluihin vastaamisessa. Voit käyttää Lync 2010 Attendantia ryhmälle saapuvien puhelujen vastaamiseen ja hallintaan.

  • Kun palvelimen järjestelmänvalvoja määrittää sinusta vastausryhmän edustajan, Lync 2010 Attendantiin tulee näkyviin ilmoitus, joka kertoo, mihin ryhmään sinut on lisätty.

Puheluun vastaaminen

Kun olet kirjautunut ryhmään, olet valmis vastaamaan puheluun.

  1. Saapuvan puhelun ilmoitus ilmaisee välittäjänä-kentässä, mikä ryhmä reitittää puhelun sinulle.

  2. Voit vastata puheluun napsauttamalla ilmoitusta.

Vastausryhmän ilmoitus

Sivun alkuun

Puheluiden siirtäminen säilytykseen

Kun saat puhelun, joka on siirrettävä toiselle osastolle, puhelua ei tarvitse välttämättä asettaa pitoon, vaan voit siirtää sen säilytykseen pitojonoon. Saat pitojonosta sitten noutonumeron, jolla voit noutaa puhelun. Varmista, että tukiryhmä on määrittänyt säilytykseen siirtämisen.

Puhelun siirtäminen säilytykseen

  1. Vastaa saapuvan puhelun ilmoitukseen.

  2. Voit siirtää puhelun säilytykseen napsauttamalla Aseta pitoon -painikkeen alla olevaa avattavaa valikkoa ja valitsemalla sitten puhelun säilytykseen asettavan vaihtoehdon.

Puhelun siirtäminen säilytykseen

  1. Kun puhelun siirto säilytykseen on onnistunut, saat ilmoituksen, jossa on noutonumero.

  2. Ilmoita noutonumero henkilölle tai osastolle, jolle puhelu siirretään.

Nyt säilytyksessä

Säilytykseen asetetun puhelun noutaminen

  • Jos ilmoitus on näkyvissä, valitse Nouda.

  • Voit myös kirjoittaa säilytykseen siirretyn puhelun noutonumeron hakuruutuun. Sinut yhdistetään sitten säilytykseen asetetulle soittajalle.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×