Word-asiakirjojen käsitteleminen yhdessä reaaliaikaisella yhteismuokkaustoiminnolla

Word-asiakirjojen käsitteleminen yhdessä reaaliaikaisella yhteismuokkaustoiminnolla

Kun haluat käsitellä asiakirjaa yhdessä työtovereidesi kanssa, reaaliaikainen yhteismuokkaaminen näyttää kaikkien tekemät muutokset niiden tekohetkellä. Yhteiskäyttö onnistuu helposti kolmivaiheisella prosessilla:

  • Tallenna asiakirja OneDriveen tai SharePoint Onlineen, jotta muut voivat käsitellä sitä.

  • Kutsu henkilöt muokkaamaan asiakirjaa kanssasi.

  • Kun he avaavat asiakirjan ja käsittelevät sitä Word 2016:ssa, Word Onlinessa tai Word for Androidissa, näet muiden tekemät muutokset heti kun ne on tehty.

Yhteismuokkaamisen vaatimukset Windowsin Wordissa:

Lataa tai luo uusi asiakirja OneDriveen, OneDrive for Businessiin tai SharePoint Online -kirjastoon selaimen avulla. Huomaa, että SharePointin ollessa asennettuna organisaation sijaintiin (paikallisesti) yhteismuokkaaminen ei ole käytettävissä. Jos et ole varma, mitä SharePoint-versiota käytät, pyydä lisätietoja sivustosta vastaavalta henkilöltä tai yrityksesi IT-osastolta.

  1. Valitse Jaa. Saat kehotteen tallentaa asiakirja OneDriveen, OneDrive for Businessiin tai SharePoint-kirjastoon, jos et ole vielä tehnyt niin.

  2. Valitse, mihin asiakirja tallennetaan.

    Asiakirjan OneDrive- ja SharePoint-tallennussijaintivaihtoehdot korostettuina

  3. Kun tallennat asiakirjan, voit valita, keiden kanssa haluat jakaa asiakirjan. Kirjoita niiden henkilöiden nimet, joiden kanssa haluat jakaa kohteet, ja kirjoita halutessasi viesti.

    Jakamisasetusten näyttäminen

  4. (Valinnainen) Aseta käyttöoikeudet valitsemalla Linkin asetukset. Voit muuttaa linkin tyyppiä napauttamalla avattavaa luetteloa. Näyttöön tulee Tiedot-ruutu, jossa voit muuttaa, kuka voi käyttää linkkiä ja voivatko henkilöt muokata jakamaasi kohdetta.

    Linkin asetukset käyttöoikeuksien määrittämistä varten

    Kuka voi käyttää tätä linkkiä -asetukset (asetukset määräytyvät järjestelmänvalvojan asetusten mukaan):

    • Kuka tahansa -valinta antaa käyttöoikeuden kaikille, jotka vastaanottavat tämän linkin joko suoraan sinulta tai jonkun toisen välittämänä. Tämä voi sisältää organisaatiosi ulkopuolisia henkilöitä.

    • Organisaation käyttäjät -valinta antaa linkin käyttöoikeuden kaikille organisaatiosi henkilöille, jotka vastaanottavat tämän linkin joko suoraan sinulta tai jonkun toisen välittämänä.

    • Tietyt henkilöt antaa linkin käyttöoikeuden vain määrittämillesi henkilöille, vaikka käyttöoikeus voi olla jo ennestään muilla henkilöillä. Jos henkilöt lähettävät jakamiskutsun edelleen, vain henkilöt, joilla on jo ennestään kohteen käyttöoikeus, voivat käyttää linkkiä.

      Salli muokkaaminen on oletusarvoisesti käytössä. Jos haluat, että muut voivat vain tarkastella tiedostoja, poista valintaruudun valinta. Kun olet valmis, valitse Käytä.

  5. Kun olet valmis lähettämään linkin, valitse Lähetä.

Jos valitsit edellisessä vaiheessa Lähetä, henkilöt saavat sähköpostiviestin, jossa on kutsu tiedoston avaamiseen. He voivat avata asiakirjan valitsemalla linkin. Selain avaa asiakirjan Word Onlineen. Henkilöt voivat aloittaa yhteismuokkaamisen heti Word Onlinessa valitsemalla Muokkaa asiakirjaa > Muokkaa selaimessa.

Jos henkilö haluaa käyttää yhteismuokkaamisessa Word-sovellusta Word Onlinen sijaan, hän voi valita Muokkaa asiakirjaa > Muokkaa Wordissa. Henkilöt tarvitsevat kuitenkin Word-sovelluksen version, joka tukee yhteismuokkaamista. Word for Android, Word for iOS, Word Mobile ja Office 365 -tilaajille tarkoitettu Word 2016 ovat versiot, jotka tällä hetkellä tukevat yhteismuokkaamista.

Yhteismuokkaaminen tarkoittaa sitä, että muut avaavat tiedoston muokatessasi sitä. Tunnistat yhteismuokkaamisen siitä, että näet muiden käyttäjien kuvat Word-ikkunan oikeassa yläkulmassa. (Myös nimikirjaimet voivat näkyä tai vieraan tunnuksena käytetty G-kirjain.)

  1. Avaa asiakirja ja muokkaa sitä Word 2016:ssa.

  2. Jos käytät Word 2016:ta, etkä ole vielä sallinut muiden nähdä muutoksiasi, voit sallia automaattisen jakamisen napsauttamalla Kyllä.

    Jaa-komennosta näkyviin tuleva Muut henkilöt muokkaavat tätä tiedostoa -kehote

  • Kun kutsuttu henkilö napsauttaa lähettämääsi linkkiä, asiakirja avautuu tämän henkilön käyttämässä Wordissa tai Word Onlinessa. Jos henkilön käytössä on myös Word 2016 ja hän on sallinut muutosten automaattisen jakamisen, näet hänen työnsä sen tekohetkellä.

    Näyttökuva muista käyttäjistä muokkaamassa tätä asiakirjaa

  • Värilliset liput näyttävät täsmälleen, mitä asiakirjan kohtaa kukin henkilö käsittelee. Muiden henkilöiden valinnat voivat näkyä erivärisinä. Näin käy, jos he käyttävät Office 365 -tilaajille tarkoitettua Word 2016:ta tai Word Onlinea. Jos he käyttävät jotain muuta versiota, heidän valintansa eivät ole näkyvissä, mutta heidän työskennellessään tekemänsä muutokset tulevat näkyviin.

    Toisen henkilön käsittelemä tiedoston kohta näkyy lipulla merkittynä.

  • Word ilmoittaa, kun henkilöt saapuvat tai poistuvat.

  • Voit keskustella välittömästi asiakirjaa käsittelevien henkilöiden kanssa Skype for Businessin avulla. Se avaa keskusteluikkunan pikakeskustelua varten. Aloita ryhmäkeskustelu kaikkien asiakirjaa käsittelevien henkilöiden kanssa valitsemalla Skype for Business -painike.

    CollabCorner-keskustelu

  • Valitse Kommentit, jos haluat esittää tai tarkastella kommentteja. Voit myös vastata kommentteihin tai ratkaista ne ja merkitä ne sitten valmiiksi.

Huomautus: Jos henkilö, joka ei ole ottanut reaaliaikaista yhteiskäyttöä käyttöön, muokkaa asiakirjaa samaan aikaan kuin sinäkin, näet, että hän käsittelee asiakirjaa, mutta muutokset näkyvät vasta, kun henkilö tallentaa asiakirjan.

Toiminta-ruudun avulla voit tarkastella tähän mennessä tehtyjen kaikkien muutosten luetteloa ja pääset sen kautta käyttämään myös aiempia versioita. Näet Toiminta-ruudun valitsemalla Toiminta Wordin versiohistoria -kohdan.

versiohistoria

Jaa muutokset automaattisesti -luettelon asetusten merkitykset:

  • Aina: Jos valitset tämän asetuksen, muut muutoksensa jakavat käyttävät näkevät myös aina omat muutoksesi.

  • Kysy minulta: Jos käytät reaaliaikaista yhteiskäyttöä ensimmäisen kerran, sinulta kysytään, haluatko jakaa muutokset automaattisesti niiden tekohetkellä. Valitse Kyllä, jos haluat sallia automaattisen jakamisen aina, kun käsittelet asiakirjaa yhdessä muiden kanssa. Poista Älä kysy minulta uudelleen -ruudun valinta, jos et halua, että asiaa kysytään uudelleen, kun seuraavan kerran avaat asiakirjan, jossa joku muu jakaa tekemänsä muutokset.

  • Ei koskaan: Valitsemalla Ei koskaan et ota käyttöön reaaliaikaista yhteismuokkausta tämän ja kaikkien muiden asiakirjojen kohdalla. Vain sinä näet tekemäsi muutokset, kunnes tallennat asiakirjan takaisin verkkosijaintiin. Muiden tekemät muutokset eivät myös näy sinulle niiden tekohetkellä. Näet kuitenkin, kenellä muulla on asiakirja avoinna.

Huomautus: Kukin asetus vaikuttaa Wordiin eikä vain käsittelemääsi asiakirjaan. Jos haluat muuttaa asetuksia, siirry kohtaan Tiedosto > Asetukset > Yleiset > Reaaliaikaisen yhteistyön asetukset.

Lisätietoja yhteismuokkaamisesta Word for Macissa on artikkelissa Asiakirjan muokkaaminen yhtä aikaa muiden kanssa.

Lataa tai luo uusi asiakirja OneDriveen, OneDrive for Businessiin tai SharePoint Online -kirjastoon selaimen avulla. Huomaa, että paikalliset SharePoint-sivustot (sivustot, joita Microsoft ei isännöi), eivät tue yhteismuokkaamista. Jos et ole varma, millaista sivustoa käytät, pyydä lisätietoja sivustosta vastaavalta henkilöltä tai yrityksesi IT-osastolta.

  1. Jos olet ladannut tiedoston, avaa se valitsemalla tiedostonimi. Asiakirja avautuu uuteen välilehteen selaimessa.

  2. Valitse ylhäällä oikealla Jaa > Jaa muiden kanssa.

  3. Kirjoita sähköpostiosoitteet ensimmäiseen ruutuun ja erota ne toisistaan puolipisteellä. Varmista myös, että Voi muokata tai Vastaanottajat voivat muokata on valittuna. Kun olet valmis, valitse Jaa-painike.

    Vihje: Jos haluat lähettää linkin itse, älä valitse Jaa-painiketta. Valitse sen sijaan Hae linkki vasemmalla.

  4. Jos valitsit edellisessä vaiheessa Jaa-painikkeen, kullekin henkilölle lähetetään sähköpostiviesti. Viesti saapuu sähköpostiosoitteestasi. Saat myös itse viestin kopion, joten tiedät, miltä se näyttää. Jos olet ladannut tiedoston, avaa se valitsemalla tiedostonimi. Asiakirja avautuu uuteen välilehteen selaimessa.

Jos valitsit Jaa-painikkeen, henkilöt saavat sähköpostiviestin, jossa on kutsu tiedoston avaamiseen. He voivat avata asiakirjan valitsemalla linkin. Selain avautuu, ja työkirja avautuu Word Onlineen. Jos henkilö haluaa käyttää yhteismuokkaamisessa Word-sovellusta, hän voi valita Muokkaa asiakirjaa > Muokkaa Wordissa. Henkilöt tarvitsevat kuitenkin Word-sovelluksen version, joka tukee yhteismuokkaamista. Word for Android, Word for iOS, Word Mobile ja Office 365 -tilaajille tarkoitettu Word 2016 ovat versiot, jotka tällä hetkellä tukevat yhteismuokkaamista. Jos henkilöillä ei ole tuettua versiota, he voivat muokata tiedostoa valitsemalla Muokkaa asiakirjaa > Muokkaa selaimessa.

Tiedät yhteismuokkaavasi tiedostoa yhden muun henkilön kanssa, kun oikeassa yläkulmassa näkyy sanoma, joka kertoo henkilön olevan muokkaamassa. Jos muokkaajia on useita, näkyviin tulee viesti, joka kertoo yhteismuokkaajien määrän. Esimerkiksi ”2 muuta henkilöä on täällä”.

Vihjeitä yhteismuokkaamiseen: Jos haluat siirtyä kohtaan, jota tietty henkilö muokkaa, valitse henkilön nimi ja valitse sitten Muokkaus....-vaihtoehto. Muiden henkilöiden valinnat voivat näkyä erivärisinä. Näin käy, jos he käyttävät Office 365 -tilaajille tarkoitettua Word 2016:ta tai Word Onlinea. Jos he käyttävät jotain muuta versiota, heidän valintansa eivät ole näkyvissä, mutta heidän työskennellessään tekemänsä muutokset tulevat näkyviin. Jos muiden henkilöiden valinnat näkyvät erivärisinä, ne näkyvät esimerkiksi sinisinä tai violetteina. Muokkaaja itse näkee valintansa kuitenkin aina vihreällä. Jos et ole varma, kuka on kyseessä, siirrä osoitin valinnan kohdalle, niin henkilön nimi tulee näkyviin.

Yhteismuokkaaminen Word for Androidissa edellyttää, että tarkistat tiettyjen vaatimusten täyttymisen ennen aloittamista. Sen jälkeen voit aloittaa yhteismuokkaamisen muiden käyttäjien kanssa noin neljän vaiheen avulla.

Huomautus: Tämä toiminto on käytettävissä ainoastaan, jos olet Office 365 -tilaaja. Jos olet Office 365 -tilaaja, varmista, että käytössäsi on Officen uusin versio.

 Yhteismuokkaamisen vaatimukset Android-laitteen Wordissa:

  • Wordin uusimman version on oltava asennettuna, ja sinun on kirjauduttava Wordiin Microsoft-tilin avulla.
    Valitse Tiedosto > Avaa ja varmista, että Microsoft-tilisi on näkyvissä. Jos ei ole, lisää tili valitsemalla Lisää sijainti. Huomaa, että jos sinulla on puhelin tai tabletti, joka on suurempi kuin 10,1 tuumaa, sinun on kirjauduttava sisään Office 365 -tilaukseen liittyvän tilin avulla.

  • Tiedostot on tallennettu Word-asiakirjamuotoon (docx).
    Jos tiedosto ei ole tässä muodossa, avaa tiedosto Wordin työpöytäversioon (esimerkiksi Word 2016 tai 2013). Valitse sitten Tiedosto > Tallenna nimellä > Selaa > Tallennusmuoto ja vaihda muoto.

  1. Luo tai avaa tiedosto ja valitse sitten Tiedosto > Tallenna nimellä.

  2. Tarkista tiedoston nykyinen sijainti. Jos OneDrive tai SharePoint on valittuna, napauta sitten Takaisin-painiketta ja siirry seuraavaan vaiheeseen. Jos kumpikaan näistä ei ole valittuna, valitse OneDrive tai SharePoint vasemmalla, nimeä tiedosto ja valitse sitten Tallenna.

  1. Napauta oikeassa yläkulmassa Jaa-kuvake .

  2. Kirjoita sähköpostiosoitteet Kutsu henkilöitä -ruutuun ja erota ne toisistaan puolipisteellä. Jakaminen sähköpostitse, sähköpostiosoitteen antaminen ja Voi muokata -valintaruutu

  3. Varmista myös, että Voi muokata on valittuna.

  4. Kun olet valmis, valitse Jaa-painike. Kun valitset tämän painikkeen, henkilöille lähetetään sähköpostiviesti puolestasi.

    Vihje: Jos haluat lähettää linkin itse, älä valitse Jaa-painiketta. Valitse sen sijaan Jaa linkkinä.

Jos napautit edellisessä vaiheessa Jaa-painiketta, henkilöt saavat sähköpostiviestin, jossa on kutsu tiedoston avaamiseen. He voivat avata asiakirjan valitsemalla linkin. Selain avaa asiakirjan Word Onlineen. Henkilöt voivat aloittaa yhteismuokkaamisen heti Wordissa valitsemalla Muokkaa asiakirjaa > Muokkaa selaimessa.

Jos henkilö haluaa käyttää yhteismuokkaamisessa Word-sovellusta Word Onlinen sijaan, hän voi valita Muokkaa asiakirjaa > Muokkaa Wordissa. Henkilöt tarvitsevat kuitenkin Word-sovelluksen version, joka tukee yhteismuokkaamista. Word for Android, Word for iOS, Word Mobile ja Office 365 -tilaajille tarkoitettu Word 2016 ovat versiot, jotka tällä hetkellä tukevat yhteismuokkaamista.

Jos haluat nähdä, kuka muokkaa tiedostoa kanssasi, valitse Jaa oikeassa yläkulmassa ja valitse sitten Hallinta. Jos muita henkilöitä muokkaa tiedostoa samaan aikaan kanssasi, heidän nimensä on näkyvissä. Jos heidän kohdallaan näkyy Muokkaus-otsikko, he käsittelevät tiedostoa.

Valitse Word for Androidissa Tiedosto > Historia. Valitse sitten aiempi versio, niin se avautuu. Jos haluat palauttaa sen nykyiseksi versioksi, odota, kunnes kukaan ei enää yhteismuokkaa tiedostoa, ja valitse sitten Palauta tämä versio.

Yhteismuokkaaminen Word for iOS:ssä edellyttää, että tarkistat tiettyjen vaatimusten täyttymisen ennen aloittamista. Sen jälkeen voit aloittaa yhteismuokkaamisen muiden käyttäjien kanssa noin neljän vaiheen avulla.

Yhteismuokkaamisen vaatimukset iPhone- tai iPad-laitteen Wordissa: 

Huomautus: Tämä toiminto on käytettävissä ainoastaan, jos olet Office 365 -tilaaja. Jos olet Office 365 -tilaaja, varmista, että käytössäsi on Officen uusin versio.

  • Wordin uusimman version on oltava asennettuna, ja sinun on kirjauduttava Wordiin Microsoft-tilin avulla.
    Kun avaat Wordin, valitse Avaa ja varmista, että Microsoft-tilisi on näkyvissä. Jos ei ole, lisää tili valitsemalla Lisää sijainti. Huomaa, että jos sinulla on puhelin tai tabletti, joka on suurempi kuin 10,1 tuumaa, sinun on kirjauduttava sisään Office 365 -tilaukseen liittyvän tilin avulla.

  • Tiedostot on tallennettu Word-asiakirjamuotoon (docx).
    Jos tiedosto ei ole tässä muodossa, avaa tiedosto Wordin työpöytäversioon (esimerkiksi Word 2016 tai 2013). Valitse sitten Tiedosto > Tallenna nimellä > Selaa > Tallennusmuoto ja vaihda muodoksi .docx.

Yhteismuokkaaminen edellyttää, että asiakirja on tallennettu OneDriveen, OneDrive for Businessiin tai SharePoint Online-kirjastoon. Huomaa, että paikalliset SharePoint-sivustot (sivustot, joita Microsoft ei isännöi), eivät tue yhteismuokkaamista. Jos et ole varma, millaista sivustoa käytät, pyydä lisätietoja sivustosta vastaavalta henkilöltä tai yrityksesi IT-osastolta.

  1. Luo tai avaa tiedosto.

  2. Jos olet luonut tiedoston, valitse Tiedosto Tiedostokuvake , valitse Nimi ja nimeä sitten tiedosto. Valitse vasemmalla sijainti OneDrivessa, OneDrive for Businessissa tai SharePoint Onlinessa ja valitse sitten Tallenna.

  3. Jos olet avannut aiemmin tallennetun tiedoston, valitse Tiedosto Tiedostokuvake > Ominaisuudet. Jos Sijainti -kohdan polku sisältää sanat OneDrive, d.docs.live.net tai SharePoint, tiedosto on todennäköisesti jo tallennettu johonkin näistä sijainneista. Jos siinä ei ole kyseisiä sanoja, valitse Tiedosto > Tallenna kopio ja tallenna tiedosto OneDriveen, OneDrive for Businessiin tai SharePoint Onlineen.

  1. Valitse Jaa Jakamiskuvakkeen näyttäminen oikeassa yläkulmassa.

  2. Jos haluat lähettää linkin tiedostoon itse, valitse Kopioi linkki > Tarkastele ja muokkaa. Liitä linkki sitten sähköpostiviestiin tai pikaviesti-ikkunaan.

    Jakamisasetusten näyttäminen
  3. Jos haluat Wordin lähettävän linkin puolestasi sähköpostiviestinä, valitse Kutsu henkilöitä. Kirjoita sitten sähköpostiosoitteet Kutsu henkilöitä -ruutuun ja valitse Palaa jokaisen osoitteen perässä. Varmista myös, että Voi muokata on otettu käyttöön. Valitse lopuksi Lähetä.

    Kutsu henkilöitä -näyttö ja käyttöoikeudet

Jos valitsit edellisessä vaiheessa Lähetä, henkilöt saavat sähköpostiviestin, jossa on kutsu tiedoston avaamiseen. He voivat avata asiakirjan valitsemalla linkin. Selain avaa asiakirjan Word Onlineen. Henkilöt voivat aloittaa yhteismuokkaamisen heti Word Onlinessa valitsemalla Muokkaa asiakirjaa > Muokkaa selaimessa.

Jos henkilö haluaa käyttää yhteismuokkaamisessa Word-sovellusta Word Onlinen sijaan, hän voi valita Muokkaa asiakirjaa > Muokkaa Wordissa. Henkilöt tarvitsevat kuitenkin Word-sovelluksen version, joka tukee yhteismuokkaamista. Word for Android, Word for iOS, Word Mobile ja Office 365 -tilaajille tarkoitettu Word 2016 ovat versiot, jotka tällä hetkellä tukevat yhteismuokkaamista.

Kun muut avaavat tiedoston muokatessasi sitä, muokkaatte sitä yhdessä. Värilliset liput näyttävät täsmälleen, mitä asiakirjan kohtaa kukin henkilö käsittelee. Muiden henkilöiden valinnat voivat näkyä erivärisinä.

Jos haluat nähdä, kuka muokkaa tiedostoa kanssasi, valitse Jaa Jakamiskuvakkeen näyttäminen oikeassa yläkulmassa ja valitse sitten Jaettu henkilöille. Jos muita henkilöitä muokkaa tiedostoa samaan aikaan kanssasi, heidän nimensä on näkyvissä. Jos heidän kohdallaan näkyy Muokkaus...-otsikko, he käsittelevät tiedostoa.

Jos haluat palauttaa sen nykyiseksi versioksi, odota, kunnes kukaan ei enää yhteismuokkaa tiedostoa. Valitse sitten Tiedosto Jakamiskuvakkeen näyttäminen > Palauta > Näytä versiohistoria verkossa. Selain avautuu, ja tiedoston aiemmat versiot näkyvät siinä. Jos käytät OneDrivea, valitse versio vasemmalla ja valitse sitten Palauta. Jos käytät OneDrive for Businessia tai SharePoint Onlinea, napauta version päivämäärää ja kellonaikaa, valitse alanuoli ja valitse sitten Palauta. Siirry takaisin Word for iOS:ään ja avaa tiedosto uudelleen.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×