Vuorovaikutteiset raporttinäkymät PowerPointissa ja Excelissä

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Tyylikkäät ja toimivat liiketoimintatiedot

Tekijä: Glenna Shaw, PowerPoint MVP

Mitä vuorovaikutteiset raporttinäkymät ovat? Miten voit esitellä niiden avulla tärkeitä tietoja? Tässä artikkelissa käsitellään vuorovaikutteisten raporttinäkymien suunnittelua ja käyttöä. Lisäksi se sisältää linkkejä mallitiedostoihin ja -esityksiin.

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet

Johdanto raporttinäkymiin

Raporttinäkymän tausta

Raporttinäkymän elementit

Vuorovaikutteiset raporttinäkymät

Raporttinäkymän jakaminen

Yhteenveto

Johdanto raporttinäkymiin

Liiketoimintatiedot ja niiden hallinta on entistä tärkeämpää, minkä vuoksi raporttinäkymiä käytetäänkin tietojen esittämiseen ja käsittelyyn entistä enemmän.

Mutta mitä raporttinäkymä oikeastaan tarkoittaa? Mielestäni parhaan määritelmän sille on antanut Stephen Few, ja se kuuluu seuraavasti: "Raporttinäkymä on sellainen tavoitteen tai tavoitteiden saavuttamiseen edellytettävien tärkeimpien tietojen visuaalinen näkymä, joka mahtuu tietokoneen näytölle kerralla siten, että sen tiedot saa selville yhdellä vilkaisulle." Tämä myötäilee teemaa, jonka kuulin kerran David Paradin luennolla PowerPoint Live -konferenssissa GAR-periaatteeseen (Glance, Absorb, and Return) liittyen. The Presentation Summitin isäntä Rick Altman on auliisti antanut minulle käyttöön tietoja konferenssistaan tämän artikkelin esimerkkiraporttinäkymää varten. Ota huomioon, että käytän erilaisia keksittyjä nimiä arkaluontoisten yritystietojen ja tietosuojan takaamiseksi.

SharePoint ja Excel ovat käytetyimpiä Microsoftin ohjelmistoja raporttinäkymien luomiseen (saat lisätietoja Microsoftin ohjeartikkelista Liiketoimintatietotoimintojen esittely). Vaikka PowerPoint jääkin usein paitsioon, tarjoaa se yhdessä Excelin kanssa helpon ratkaisun tyylikkäiden ja toimivien raporttinäkymien luomiseen. Lisäksi PowerPoint tarjoaa vuorovaikutteisen toiminnon, joka ei ole käytettävissä muissa sovelluksissa.

Kun luot mitä tahansa raporttinäkymää, muista aina, että kaiken keskiössä ovat tiedot. Jos tunget näytön täyteen tarpeettomia elementtejä, ne häiritsevät tietoja. Siksi on tärkeää pitää näkymä selkeänä ja yksinkertaisena. Raporttinäkymästä kannattaa tehdä tarpeeksi tyylikäs, jotta yleisö kiinnostuu siitä, mutta ei niin tyylitelty, että tyyliseikat vievät huomiota tiedoilta. Yleensä kannattaa välttää 3D-kaavioita. Ja jos taulukko toimii kaaviota paremmin, käytä rohkeasti taulukkoa. Excelissä on erinomainen ehdollisen muotoilun toiminto, jolla voit saada molemmat: graafisen esityksen taulukossa.

Raporttinäkymän tausta

Aivan ensimmäisenä luot taustan raporttinäkymän elementeille. Olen tässä valinnut harmaan mukautetun muodon tummansiniselle taustalle. Lisäksi olen ottanut muodossa käyttöön Sisäpuolella keskelle -varjotehosteen. Tämä luo raporttinäkymän elementeille tyylikkään taustan. Etuna on se, että tausta vetää katsojien katseen kohti muodon sisäosia, mihin aion asettaa raporttinäkymän elementit.

Vuorovaikutteinen raporttinäkymä

Raporttinäkymän elementit

Kun olet luonut taustan, sinun täytyy päättää, mitä elementtejä sisällytät raporttinäkymääsi. Muista, että tietojen tulisi olla jonkin liiketoimintatavoitteen tai useiden tavoitteiden mukaisia. Tässä esimerkissä käytän The Presentation Summit -konferenssin kulujen, yleisömäärän, aiheiden ja puhujien vertailua. Kun olet valinnut tärkeimmät tavoitteet, voit kokeilla, millä elementeillä tiedot näkyvät yleisölle ymmärrettävässä muodossa parhaalla tavalla. Käytän tässä yksinkertaisia taulukoita ja kaavioita sekä Excelin ehdollista muotoilua taulukoissani.

Raporttinäkymän taulukko

Tässä taulukossa näkyvät korkojakso istuntojen graafisesti ja luokitukset istunnot ja kaiuttimet ilmaisimien avulla. Voin projektissa ehdollisen muotoilun ilmaisimien, jotka perustuvat löyhästi kellokäyrän oletusasetukset. Excelin ominaisuuksia avulla voit näyttää tiedot monimutkaisia tilasto analyysillä (nähdä Microsoftin Ohje ja toimintaohjeet artikkelissa), mutta yleisö aina kannattaa pitää mielessä. Osan koontinäyttöön toimii ei ole tarkoitus, jos yleisö ymmärrä.

Kun olet valinnut elementit, ryhmittele ne siten, että yleisö ymmärtää niiden väliset suhteet. Voit tehdä tämän useilla eri tavoilla. Itse käytän esimerkissäni värejä, reunaviivoja ja sijoittelua. Ryhmittelen elementit lähelle toisiaan, käytän samoja värejä kaavioissa ja lisään kaavioille värillisen reunaviivan. Kustannuksilla on sininen reunaväri, yleisömäärällä vihreä, aiheilla violetti ja puhujilla oranssi. Lisäksi erikoisaiheet ja yleiset aiheet on eroteltu turkoosin avulla. Huomaathan, että en käytä vihreää tai punaista. Suuri osa väestöstä on puna- tai vihreäsokeita, joten he eivät erota näitä värejä toisistaan.

Lopuksi on syytä varmistaa, että raporttinäkymän tekstit on helppo lukea. Koska raporttinäkymiä tarkastellaan tietokoneen näytössä, voit toimia vapaammin kuin perinteisissä dioissa, vaikka tekstiasettelussa ja -muotoilussa onkin silti omat haasteensa. Kokeile eri fonttikokoja valintanauhan painikkeilla rohkeasti.

Excelin valintanauhan Fontti-ryhmä

Vuorovaikutteiset raporttinäkymät

Eräs PowerPointin tehokkaimmista toiminnoista on mahdollisuus lisätä vuorovaikutteisuutta ilman monimutkaista ohjelmointia. Raporttinäkymän vuorovaikutteisuus voi olla monimutkaista. Yleensä vuorovaikutteisuus lisätään porautumistoiminnoilla, joiden avulla yleisö voi tarkastella tarkempia tietoja jostain tietystä elementistä. Tietojen omaksuminen on kuitenkin hyvin vaikeaa ikkunasta toiseen siirryttäessä. Yleisö joutuu tässä tapauksessa siirtymään jatkuvasti edestakaisin näkymästä toiseen. PowerPointissa tämän ongelman voi kuitenkin ratkaista niin sanotuilla joustavilla raporttinäkymillä.

Olen luonut esimerkkiini näytön yläreunaan painikkeet, joilla Rick voi porautua raporttinäkymiin, jotka sisältävät samat tiedot yksittäisiltä vuosilta. Nämä painikkeet linkittävät erilliseen dioihin, joista kukin sisältää tietyn vuoden tiedot. Olet ottanut käyttöön myös varjotehosteen, jonka avulla painettu painike on helppo tunnistaa. Voit linkittää myös suoraan raporttinäkymän elementeistä (voit tarkastella lisätietoja esimerkiksi napsauttamalla kaaviota). Saat lisätietoja PowerPointin vuorovaikutteisuudesta PowerPointin dynaamisuutta esittelevästä ohjeartikkelista.

Vuorovaikutteinen raporttinäkymä

Näytän tarkoituksella täysin samat tiedot jokaisen vuoden tietosivulla. Myös kaavioiden akselit ovat identtisiä tarkoituksella. Yleisö voi nyt porautua tarkemmin haluamansa vuoden tietoihin. Tämä ei kuitenkaan ole paras ominaisuus. Keskittymällä vuositietodiojen yksittäiseen elementtiin yleisö voi siirtyä edestakaisin diojen välillä (raporttinäkymän painikkeilla, nuolinäppäimillä, Page Up- ja Page Down -näppäimillä tai vierityspainikkeella) ja tarkkailla vuosittaisia muutoksia kyseisessä elementissä. Kaavioita voi siis tarkastella todella joustavasti.

Kaavioiden vertailu

Tämä ainoastaan PowerPointissa käytettävissä oleva toiminto helpottaa useiden diojen ja ikkunoiden tietojen omaksumista. Jos käytät tätä tapaa, muista asetella elementit täysin samaan kohtaan dioissa ja käyttää samoja kaavioakseleita dioissa. Tämän ansiosta voit vertailla samanlaisia tietoja. Muussa tapauksessa tiedot saattavat vain johtaa harhaan.

Raporttinäkymän jakaminen

Kun raporttinäkymäsi on valmis, tallenna se PowerPoint-esityksenä (*.ppsx.). Tämän ansiosta raporttinäkymä aukeaa automaattisesti, kun yleisö napsauttaa sitä. Voit tallentaa tiedoston jaettuun verkkosijaintiin tai lähettää sen sähköpostitse. Jos aiot tallentaa raporttinäkymän verkkoon, se kannattaa tallentaa uuteen Office Onlineen. Se sisältyy PowerPoint 2010:n Tallenna ja lähetä -toimintoihin. Jos käytät yhä PowerPoint 2007:ää, tarvitset Windows Live -tilin. Sen avulla voit käyttää OneDrivea tiedostojen julkaisemiseen ja jakamiseen.

Yhteenveto

Mikä tahansa raporttinäkymä on vain yhtä arvokas kuin siitä saatavat tiedot. Mitä oikein opimme Rickin raporttinäkymästä? Raporttinäkymä kertoo meille, että The Presentation Summit on menestyksekäs konferenssi, joka kasvaa vuosittain, johon asiakkaat ovat tyytyväisiä ja jonka kustannukset ovat hallinnassa. Innokkaana kävijänä tämä ei tietenkään ole minulle yllätys, mutta Rickin raporttinäkymä vielä vahvisti sen, minkä jo tiesinkin.

Valokuva Glenna Shaw'sta

Glenna Shaw'n on eniten tärkeät Professional (MVP) PowerPoint-ja Glenna Shaw'n Visual viestinnän ja Visualology -blogi omistaja. Hän pitää varmenteiden tietoja tietokoneen käyttöä helpottavista, kuvan rakenne ja Professional tekniset kirjoittamista.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×