Visio-organisaatiokaavion luominen

Visio-organisaatiokaavion luominen

Huomautus:  Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon .

Organisaatiokaavio on raportointihierarkian ilmaiseva kaavio, joka osoittaa työntekijöiden väliset raportointisuhteet, työntekijöiden tehtävänimikkeet ja työryhmät.

Organisaatiokaaviot voivat olla hyvin yksinkertaisia, kuten seuraavassa kuvassa, tai ne voivat olla ulkoisiin tietolähteisiin perustuvia suuria ja monitasoisia kaavioita. Organisaatiokaavion muodoissa voivat näkyä vain perustiedot, kuten nimi ja tehtävänimike, tai ne voivat sisältää myös yksityiskohtaisempia tietoja, kuten osaston. Organisaatiokaavioiden muotoihin voidaan lisätä myös kuvia.

Organisaatiokaavio

Yksinkertaisen organisaatiokaavion luominen

Tämä menetelmä on parasta tiedot oletuskenttien pienen organisaatiokaavion luomiseen.

  • Tiedosto -välilehdessä Uusi, valitsemalla Organisaatiokaavio, valitsemalla Organisaatiokaavioja valitse sitten Luo .

  • Organisaatiosi jäsenten täyttää hierarkkinen Organisaatiokaavio avulla.

  • Huomautus: Saat tietoja siitä, miten voit lisätä tietoja muotoihin, Lisää tiedot muotoihin.

  • Viimeistele organisaatiokaavio vetämällä alisteiset muodot niitä vastaaviin ylämuotoihin ja kirjoita kullekin nimi ja tehtävä.

Organisaatiokaavion luominen automaattisesti uudesta tietotaulukosta

Valitse tämä menetelmä, kun oletustietokentät eivät vastaa tarpeitasi eikä tietoja ole valmiiksi jossakin muussa ohjelmassa.

  1. Tiedosto -välilehdessä Uusi, valitsemalla Organisaatiokaavio, valitsemalla Organisaatiokaavioja valitse sitten Luo .

  2. Valitse ohjatun toiminnon ensimmäiseltä sivulta Tietoja, jotka syötetään ohjatun toiminnon avulla ja valitse sitten Seuraava.

  3. Valitse Excel tai Eroteltu teksti, kirjoita uuden tiedoston nimi ja valitse sitten Seuraava.

    Huomautus: Jos valitset Excel, mallitekstin sisältävä Microsoft Office Excel -laskentataulukko avautuu. Jos valitset Eroteltu teksti, mallitekstin sisältävä Microsoft Muistio -sivu avautuu.

  4. Kun Excel tai Muistio avautuu, kirjoita oma tekstisi esimerkkinä toimivan mallitekstin päälle.

    Tärkeää: Nimi- ja Esimies-sarakkeet on säilytettävä, mutta muita sarakkeita voit muuttaa, poistaa tai lisätä.

  5. Sulje Excel tai Muistio ja suorita ohjattu toiminto loppuun.

    Huomautus: Useimmilla ohjatun toiminnon sivuilla on käytettävissä sivukohtainen ohje. Voit käyttää ohjetta painamalla F1 tai napsauttamalla Ohje-painiketta.

Organisaatiokaavion luominen automaattisesti aiemmin määritetyn tietolähteen pohjalta

Valitse tämä menetelmä, kun luotuna on organisaatiokaavioon sisällytettävät tiedot sisältävä asiakirja, esimerkiksi Microsoft Office Excel -laskentataulukko tai Microsoft Exchange Server -hakemisto.

  1. Tarkista, että taulukko tai laskentataulukko sisältää sarakkeet työntekijöiden nimiä, yksilöllisiä tunnuksia ja raportointisuhteita varten.

    Huomautus: Voit antaa sarakkeille haluamasi nimet. Kun suoritat ohjatun organisaatiokaavion luomisen, voit määrittää, mitkä sarakkeet (tai kenttänimet) sisältävät nimet, tunnukset ja raportointisuhteet.

    • Työntekijän nimi    Työntekijöiden nimet näkyvät organisaatiokaaviomuodoissa samassa muodossa kuin tässä kentässä.

    • Yksilöivä tunniste     Jos nimet eivät ole yksilöllisiä, sisällytä sarake, johon lisätään yksilöivä tunniste, kuten työntekijätunnus.

    • Kenelle työntekijä raportoi    Tähän kenttään on annettava jokaisen päällikön yksilöivä tunniste, joko nimi tai päällikön tunniste. (Organisaatiokaavion ylimmällä tasolla olevien työntekijöiden kohdalla tämä kenttä jätetään tyhjäksi.)

  2. Tiedosto -välilehdessä Uusi, valitsemalla Organisaatiokaavio, valitsemalla Organisaatiokaavioja valitse sitten Luo .

  3. Valitse ohjatun toiminnon ensimmäisellä sivulla Tiedot, jotka on jo tallennettu tiedostoon tai tietokantaan.

  4. Valitse Seuraava ja noudata ohjatun toiminnon jäljellä olevien vaiheiden ohjeita.

    Huomautus: Useimmilla ohjatun toiminnon sivuilla on käytettävissä sivukohtainen ohje. Voit käyttää ohjetta painamalla F1 tai napsauttamalla Ohje-painiketta.

Työryhmien osoittaminen ryhmäkehystä tai pisteviivoja käyttämällä

Kun olet luonut organisaatiokaavion, voit järjestää tietojen heijastavan virtuaalisten työryhmien yhteydet. Toisiinsa liittyvät muodot toistensa lähelle, siirtää ja pisteviivalla yhdistimien näyttämään toissijaisia raportoinnin rakenteiden lisääminen tai korosta virtuaalisten työryhmien Ryhmäkehys muodon avulla. Pisteviivalla raportin käyttäytyy kuin tavallinen yhdistin. Ryhmän kehyksen on lähinnä muokattu Suorakulmiomuoto, joiden avulla voit visuaalisesti ryhmän ja nimi ryhmiä.

Organisaatiokaavio, jossa on ryhmäkehys ja pisteviivasuhde

Luotujen organisaatiokaavioiden päivittäminen

Jos haluat kuvata organisaation rakennemuutoksia, sinun täytyy päivittää organisaatiokaavio manuaalisesti tai luoda uusi kaavio. Jos luot uuden kaavion, uudessa kaaviossa ei ole mitään aiempaan kaavioon tehtyjä mukautuksia. Jos muotoihin oli lisätty teemoja tai valokuvia, ne täytyy lisätä uudelleen, jotta kaavio näyttää samalta.

Jos tiedot on linkitetty muodot, tiedot päivitetään tavallisesti, kun suoritat Päivitä tiedot, mutta vain sisällä aiemmin luotuihin muotoihin. Tietojen päivitys ei lisätä tai poistaa muotoja.

Yksinkertaisen organisaatiokaavion luominen

Valitse tämä menetelmä, kun haluat luoda pienen organisaatiokaavion, jossa on oletusarvoiset tietokentät. Oletuskentät ovat:

  • Osasto

  • Puhelin

  • Nimi

  • Tehtävä

  • Sähköposti

  • Valitse Tiedosto -välilehdessä UusiBusinessja valitse Organisaatiokaavio.

  • Vedä sivulle Muodot-ikkunan Organisaatiokaaviomuodot-kaavaimesta organisaation ylin muoto, esimerkiksi Päällikkö.

  • Kun muoto on valittuna, kirjoita muodolle nimi ja tehtävä. Päällikön nimi voi olla esimerkiksi Toni Metsälä ja tehtävä esimerkiksi toimitusjohtaja.

    Huomautus: Saat tietoja siitä, miten voit lisätä tietoja muotoihin, Lisää tiedot muotoihin.

  • Vedä Muodot-ikkunan Organisaatiokaaviomuodot-kaavaimesta ensimmäistä alaista edustava muoto sitä vastaavaan ylämuotoon. Tämä linkittää nämä kaksi hierarkian muotoa automaattisesti.

    Vihje: Jotta linkki muodostuisi, alisteinen muoto on pudotettava suoraan ylämuodon keskelle.

  • Viimeistele organisaatiokaavio vetämällä alisteiset muodot niitä vastaaviin ylämuotoihin ja kirjoita kullekin nimi ja tehtävä.

Organisaatiokaavion luominen automaattisesti uudesta tietotaulukosta

Valitse tämä menetelmä, kun oletustietokentät eivät vastaa tarpeitasi eikä tietoja ole valmiiksi jossakin muussa ohjelmassa.

  1. Valitse Tiedosto -välilehdessä Uusija valitse BusinessOhjattu organisaatiokaavion luominen.

  2. Valitse ohjatun toiminnon ensimmäiseltä sivulta Tietoja, jotka syötetään ohjatun toiminnon avulla ja valitse sitten Seuraava.

  3. Valitse Excel tai Eroteltu teksti, kirjoita uuden tiedoston nimi ja valitse sitten Seuraava.

    Huomautus: Jos valitset Excel, mallitekstin sisältävä Microsoft Office Excel -laskentataulukko avautuu. Jos valitset Eroteltu teksti, mallitekstin sisältävä Microsoft Muistio -sivu avautuu.

  4. Kun Excel tai Muistio avautuu, kirjoita oma tekstisi esimerkkinä toimivan mallitekstin päälle.

    Tärkeää: Nimi- ja Esimies-sarakkeet on säilytettävä, mutta muita sarakkeita voit muuttaa, poistaa tai lisätä.

  5. Sulje Excel tai Muistio ja suorita ohjattu toiminto loppuun.

    Huomautus: Useimmilla ohjatun toiminnon sivuilla on käytettävissä sivukohtainen ohje. Voit käyttää ohjetta painamalla F1 tai napsauttamalla Ohje-painiketta.

Organisaatiokaavion luominen automaattisesti aiemmin määritetyn tietolähteen pohjalta

Valitse tämä menetelmä, kun luotuna on organisaatiokaavioon sisällytettävät tiedot sisältävä asiakirja, esimerkiksi Microsoft Office Excel -laskentataulukko tai Microsoft Exchange Server -hakemisto.

  1. Tarkista, että taulukko tai laskentataulukko sisältää sarakkeet työntekijöiden nimiä, yksilöllisiä tunnuksia ja raportointisuhteita varten.

    Huomautus: Voit antaa sarakkeille haluamasi nimet. Kun suoritat ohjatun organisaatiokaavion luomisen, voit määrittää, mitkä sarakkeet (tai kenttänimet) sisältävät nimet, tunnukset ja raportointisuhteet.

    • Työntekijän nimi    Työntekijöiden nimet näkyvät organisaatiokaaviomuodoissa samassa muodossa kuin tässä kentässä.

    • Yksilöivä tunniste     Jos nimet eivät ole yksilöllisiä, sisällytä sarake, johon lisätään yksilöivä tunniste, kuten työntekijätunnus.

    • Kenelle työntekijä raportoi    Tähän kenttään on annettava jokaisen päällikön yksilöivä tunniste, joko nimi tai päällikön tunniste. (Organisaatiokaavion ylimmällä tasolla olevien työntekijöiden kohdalla tämä kenttä jätetään tyhjäksi.)

  2. Valitse Tiedosto -välilehdessä Uusija valitse BusinessOhjattu organisaatiokaavion luominen.

  3. Valitse ohjatun toiminnon ensimmäisellä sivulla Tiedot, jotka on jo tallennettu tiedostoon tai tietokantaan.

  4. Valitse Seuraava ja noudata ohjatun toiminnon jäljellä olevien vaiheiden ohjeita.

    Huomautus: Useimmilla ohjatun toiminnon sivuilla on käytettävissä sivukohtainen ohje. Voit käyttää ohjetta painamalla F1 tai napsauttamalla Ohje-painiketta.

Työryhmien osoittaminen ryhmäkehystä tai pisteviivoja käyttämällä

Kun olet luonut organisaatiokaavion, voit järjestää tietojen heijastavan virtuaalisten työryhmien yhteydet. Toisiinsa liittyvät muodot toistensa lähelle, siirtää ja pisteviivalla yhdistimien näyttämään toissijaisia raportoinnin rakenteiden lisääminen tai korosta virtuaalisten työryhmien Ryhmäkehys muodon avulla. Pisteviivalla raportin käyttäytyy kuin tavallinen yhdistin. Ryhmän kehyksen on lähinnä muokattu Suorakulmiomuoto, joiden avulla voit visuaalisesti ryhmän ja nimi ryhmiä.

Organisaatiokaavio, jossa on ryhmäkehys ja pisteviivasuhde

Luotujen organisaatiokaavioiden päivittäminen

Jos haluat kuvata organisaation rakennemuutoksia, sinun täytyy päivittää organisaatiokaavio manuaalisesti tai luoda uusi kaavio. Jos luot uuden kaavion, uudessa kaaviossa ei ole mitään aiempaan kaavioon tehtyjä mukautuksia. Jos muotoihin oli lisätty teemoja tai valokuvia, ne täytyy lisätä uudelleen, jotta kaavio näyttää samalta.

Jos tiedot on linkitetty muodot, tiedot päivitetään tavallisesti, kun suoritat Päivitä tiedot, mutta vain sisällä aiemmin luotuihin muotoihin. Tietojen päivitys ei lisätä tai poistaa muotoja.

Yksinkertaisen organisaatiokaavion luominen

Valitse tämä menetelmä, kun haluat luoda pienen organisaatiokaavion, jossa on oletusarvoiset tietokentät. Oletuskentät ovat:

  • Osasto

  • Puhelin

  • Nimi

  • Tehtävä

  • Sähköposti

  • Valitse Tiedosto-valikosta Uusi, valitse Yritys ja valitse sitten Organisaatiokaavio.

  • Vedä sivulle Muodot-ikkunan Organisaatiokaaviomuodot-kaavaimesta organisaation ylin muoto, esimerkiksi Päällikkö.

  • Kun muoto on valittuna, kirjoita muodolle nimi ja tehtävä. Päällikön nimi voi olla esimerkiksi Toni Metsälä ja tehtävä esimerkiksi toimitusjohtaja.

    Huomautus: Saat tietoja siitä, miten voit lisätä tietoja muotoihin, Lisää tiedot muotoihin.

  • Vedä Muodot-ikkunan Organisaatiokaaviomuodot-kaavaimesta ensimmäistä alaista edustava muoto sitä vastaavaan ylämuotoon. Tämä linkittää nämä kaksi hierarkian muotoa automaattisesti.

    Vihje: Jotta linkki muodostuisi, alisteinen muoto on pudotettava suoraan ylämuodon keskelle.

  • Viimeistele organisaatiokaavio vetämällä alisteiset muodot niitä vastaaviin ylämuotoihin ja kirjoita kullekin nimi ja tehtävä.

Organisaatiokaavion luominen automaattisesti uudesta tietotaulukosta

Valitse tämä menetelmä, kun oletustietokentät eivät vastaa tarpeitasi eikä tietoja ole valmiiksi jossakin muussa ohjelmassa.

  1. Valitse Tiedosto-valikosta Uusi, valitse Yritys ja valitse sitten Ohjattu organisaatiokaavion luominen.

  2. Valitse ohjatun toiminnon ensimmäiseltä sivulta Tietoja, jotka syötetään ohjatun toiminnon avulla ja valitse sitten Seuraava.

  3. Valitse Excel tai Eroteltu teksti, kirjoita uuden tiedoston nimi ja valitse sitten Seuraava.

    Huomautus: Jos valitset Excel, mallitekstin sisältävä Microsoft Office Excel -laskentataulukko avautuu. Jos valitset Eroteltu teksti, mallitekstin sisältävä Microsoft Muistio -sivu avautuu.

  4. Kun Excel tai Muistio avautuu, kirjoita oma tekstisi esimerkkinä toimivan mallitekstin päälle.

    Tärkeää: Nimi- ja Esimies-sarakkeet on säilytettävä, mutta muita sarakkeita voit muuttaa, poistaa tai lisätä.

  5. Sulje Excel tai Muistio ja suorita ohjattu toiminto loppuun.

    Huomautus: Useimmilla ohjatun toiminnon sivuilla on käytettävissä sivukohtainen ohje. Voit käyttää ohjetta painamalla F1 tai napsauttamalla Ohje-painiketta.

Organisaatiokaavion luominen automaattisesti aiemmin määritetyn tietolähteen pohjalta

Valitse tämä menetelmä, kun luotuna on organisaatiokaavioon sisällytettävät tiedot sisältävä asiakirja, esimerkiksi Microsoft Office Excel -laskentataulukko tai Microsoft Exchange Server -hakemisto.

  1. Tarkista, että taulukko tai laskentataulukko sisältää sarakkeet työntekijöiden nimiä, yksilöllisiä tunnuksia ja raportointisuhteita varten.

    Huomautus: Voit antaa sarakkeille haluamasi nimet. Kun suoritat ohjatun organisaatiokaavion luomisen, voit määrittää, mitkä sarakkeet (tai kenttänimet) sisältävät nimet, tunnukset ja raportointisuhteet.

    • Työntekijän nimi    Työntekijöiden nimet näkyvät organisaatiokaaviomuodoissa samassa muodossa kuin tässä kentässä.

    • Yksilöivä tunniste     Jos nimet eivät ole yksilöllisiä, sisällytä sarake, johon lisätään yksilöivä tunniste, kuten työntekijätunnus.

    • Kenelle työntekijä raportoi     Tähän kenttään on annettava jokaisen päällikön yksilöivä tunniste, joko nimi tai päällikön tunniste. (Organisaatiokaavion ylimmällä tasolla olevien työntekijöiden kohdalla tämä kenttä jätetään tyhjäksi.)

  2. Valitse Tiedosto-valikosta Uusi, valitse Yritys ja valitse sitten Ohjattu organisaatiokaavion luominen.

  3. Valitse ohjatun toiminnon ensimmäisellä sivulla Tiedot, jotka on jo tallennettu tiedostoon tai tietokantaan.

  4. Valitse Seuraava ja noudata ohjatun toiminnon jäljellä olevien vaiheiden ohjeita.

    Huomautus: Useimmilla ohjatun toiminnon sivuilla on käytettävissä sivukohtainen ohje. Voit käyttää ohjetta painamalla F1 tai napsauttamalla Ohje-painiketta.

Sivun alkuun

Työryhmien osoittaminen ryhmäkehystä tai pisteviivoja käyttämällä

Kun olet luonut organisaatiokaavion, voit järjestää tietojen heijastavan virtuaalisten työryhmien yhteydet. Toisiinsa liittyvät muodot toistensa lähelle, siirtää ja pisteviivalla yhdistimien näyttämään toissijaisia raportoinnin rakenteiden lisääminen tai korosta virtuaalisten työryhmien Ryhmäkehys muodon avulla. Pisteviivalla raportin käyttäytyy kuin tavallinen yhdistin. Ryhmän kehyksen on lähinnä muokattu Suorakulmiomuoto, joiden avulla voit visuaalisesti ryhmän ja nimi ryhmiä.

Organisaatiokaavio, jossa on ryhmäkehys ja pisteviivasuhde

Luotujen organisaatiokaavioiden päivittäminen

Jos haluat kuvata organisaation rakennemuutoksia, sinun täytyy päivittää organisaatiokaavio manuaalisesti tai luoda uusi kaavio. Jos luot uuden kaavion, uudessa kaaviossa ei ole mitään aiempaan kaavioon tehtyjä mukautuksia. Jos muotoihin oli lisätty teemoja tai valokuvia, ne täytyy lisätä uudelleen, jotta kaavio näyttää samalta.

Jos tiedot on linkitetty muodot, tiedot päivitetään tavallisesti, kun suoritat Päivitä tiedot, mutta vain sisällä aiemmin luotuihin muotoihin. Tietojen päivitys ei lisätä tai poistaa muotoja.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×