Vihjeitä sähköpostimarkkinointiin

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Sähköpostitse toteutettavalla markkinoinnilla on monia etuja:

  • Se on edullista.

  • Se on välitöntä.

  • Se on vuorovaikutteista.

  • Se tavoittaa useita asiakkaita kerralla.

  • Se ei edellytä asiakkailta käyntiä, mutta vie sanoman perille.

  • Sen avulla on helppo seurata esimerkiksi virheellisiä sähköpostiosoitteita (automaattisen takaisinlähetyksen kautta), myönteistä ja kielteistä palautetta, Web-sivujen käyttömäärää (sähköpostiviestiin upotetun linkin kautta) sekä myynnin lisäyksiä.

Sähköpostimarkkinoinnin avulla voidaan luoda ajoitettu viestintäjärjestelmä, joka kehittää yrityksen imagoa ja liiketoimintaa.

Sähköpostimarkkinoinnilla on myös varjopuolensa. Asiakkaat saattavat suodattaa viestit postilaatikkoonsa tulvivan sähköpostin joukosta ja poistaa ne lukematta niitä. Asiakkaat voivat tulkita viestit roskapostiksi, jos he saavat liikaa merkityksettömiä viestejä. Pahimmassa tapauksessa asiakkaat saattavat pitää viestejä roskapostina, jos niiden sisältö ei vastaa odotuksia. Tällöin he voivat poistaa itsensä postitusluettelostasi ja saada huonon käsityksen yrityksesi toiminnasta.

Kaiken kaikkiaan oikein toteutettu sähköpostimarkkinointi voi vahvistaa asiakkaiden ja yrityksesi välistä myönteistä vuorovaikutusta.

Tämän artikkelin sisältö

Onnistuneiden sähköpostin markkinointi osat

Asiakkaan luottamuksen saavuttaminen

Onnistuneen sähköpostimarkkinoinnin osat

Mitä onnistuneeseen sähköpostimarkkinointiin tarvitaan?

  • Noudata säädöksiä.

  • Muotoile sisältö lyhyeksi ja ytimekkääksi.

  • Esitä selkeä kehotus toimintaan.

  • Tee viestistä henkilökohtainen.

  • Ole johdonmukainen.

  • Muotoile viesti huolellisesti.

  • Testaa viesti ennen lähettämistä.

Onnistuneessa sähköpostimarkkinoinnissa, kuten muussakin markkinoinnissa, on olennaista varmistaa, että vastaanottajaluettelo sisältää oikeat henkilöt, luoda tarjontaan kohdistuvia odotuksia ja toimittaa se mitä on luvattu.

Noudata sähköpostimarkkinoinnissa säädöksiä

Vuoden 2003 CAN-SPAM-laki (Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography and Marketing Act) määrittelee kaupallisen sähköpostin lähettämistä koskevat vaatimukset. Lisäksi se määrää sakkorangaistuksen roskapostin lähettäjille ja yrityksille, jotka mainostavat tuotteitaan laittomasti roskapostiviesteissä, sekä oikeuttaa vastaanottajat pyytämään, ettei heille enää lähetettäisi roskapostia.

Laki koskee sähköpostiviestejä, joiden ensisijainen tarkoitus on kaupallisen tuotteen tai palvelun, esimerkiksi Web-sivuston sisällön, mainostaminen tai myynnin edistäminen. "Liiketoiminnallinen tai liikesuhteeseen liittyvä viesti" — sähköpostiviesti, jossa edistetään jo sovittua liiketoimintatapahtumaa tai välitetään tietoja yritykseen liiketoimintasuhteessa olevalle asiakkaalle — ei saa sisältää vääriä tai harhaanjohtavia liiketoimintaa koskevia tietoja, mutta muutoin se on vapautettu useimmista CAN-SPAM-lain säädöksistä. Lisätietoja saat Katso myös -osan linkeistä.

Muotoile sisältö lyhyeksi ja ytimekkääksi

Useimmilla asiakkailla ja mahdollisilla asiakkailla on oletettavasti aikaa ja kiinnostusta lukea vain heille kuuluvista asioista edellyttäen, että viestissä mennään kiertelemättä asiaan. Mitä paremmin kukin sähköpostiviesti on kohdennettu yksittäisen vastaanottajan tarpeisiin, sitä todennäköisemmin vastaanottaja avaa ja lukee viestisi sekä vastaa siihen. Microsoft Office Publisher 2007 -ohjelman Sähköpostiyhdistäminen-toimintojen avulla voit tehokkaasti suunnata sisällön kunkin vastaanottajan kiinnostuksenkohteiden mukaan.

Sähköpostimarkkinointiin hyvin sopivia sisältötyyppejä ovat seuraavat:

  • Viikoittaiset tarjoukset, alennukset ja muut erikoistarjoukset

  • Tapahtuma- ja seminaarikutsut

  • Tuotetietojen päivitykset

  • Tiedotteet

Tehokas sähköpostitse lähetetty markkinointiviesti sisältää seuraavat osat (joista useimmat ovat myös CAN-SPAM-lain mukaan pakollisia):

  • Selkeä, tiivis otsikko    Vaikka haluat, että vastaanottaja avaa sähköpostiviestin, älä kikkaile otsikon suhteen. Sisällytä otsikkoon vain lupaus todellisesta edusta, jonka voit toimittaa. CAN-SPAM-laki edellyttää, että otsikko kuvastaa todenmukaisesti viestin sisältöä.

    Muotoile otsikko enintään 50 merkin pituiseksi, jotta se näkyy kokonaan vastaanottajan Saapuneet-kansiossa, ja vältä välimerkkien käyttöä, ellei otsikko ole kysymys — välimerkkeihin tuhlaantuu turhaa tilaa. Vältä ennen kaikkea huutomerkkien käyttöä. Huutomerkit ovat yleensä varma merkki siitä, että viesti on mainosviesti.

  • Ilmoitus, että lähettämäsi sähköpostiviesti on mainos- tai markkinointiviesti    CAN-SPAM-laki edellyttää, että tämä ilmoitus on selkeä ja helposti havaittava, ja että viestissä tarjotaan vastaanottajille mahdollisuus poistaa nimensä postitusluettelosta — jättää tilaisuus käyttämättä.

  • Voimassa oleva vastausosoite    CAN-SPAM-laki edellyttää, että viestissä mainitaan katuosoite. Myös puhelinnumero on hyvä mainita. Vastaanottajienhan toivotaan ottavan yhteyttä.

  • Mahdollisuus jättää tilaisuus käyttämättä    CAN-SPAM-laki edellyttää, että viesti sisältää sähköpostiosoitteen tai muun Web-pohjaisen vastausmahdollisuuden, jonka välityksellä vastaanottajat voivat pyytää, ettei heille enää lähetettäisi sähköpostiviestejä. Pyyntöä on kunnioitettava 10 työpäivän kuluessa sen saapumisesta ja vähintään 30 päivän ajan sähköpostiviestin lähettämisestä. Et saa myöskään kehottaa ketään muuta lähettämään sähköpostia sellaisen henkilön osoitteeseen, joka on pyytänyt poistamaan nimensä luettelosta.

Esitä selkeä kehotus toimintaan

Tee viestin ensimmäisessä kappaleessa selväksi, mitä toimia vastaanottaja voi tehdä. Vastaanottajan ei pidä joutua vierittämään koko viestiä loppuun löytääkseen toimintaohjeet, mutta ne kannattaa ilmaista uudelleen viestin lopussa siltä varalta, että vastaanottaja haluaa lukea koko viestin ennen kuin ryhtyy toimiin.

Toimintakehotus voi olla esimerkiksi jokin seuraavista:

  • Saat lisätietoja napsauttamalla linkkiä.

  • Hyödynnä erikoistarjous rekisteröitymällä.

  • Hyödynnä etu Web-sivun kautta (sivun on liityttävä kyseiseen tarjoukseen).

  • Lataa uutiskirje, peli, näytönsäästäjä, lomake tai tiedote.

  • Soita.

Tee viestistä henkilökohtainen

Mitä henkilökohtaisempi viestin sävy on, sitä parempi — muotoile viesti siten, että se vaikuttaa ihmisen kirjoittamalta eikä kasvottoman laitoksen lähettämältä. Ihmiset haluavat luoda suhteita toisiin ihmisiin, eivät yrityksiin.

Luo persoonallista vaikutelmaa lisäämällä viestiin esimerkiksi tietoja, jotka liittyvät asiakkaan kiinnostukseen liiketoimintaasi kohtaan. Esimerkiksi ravintola voi liittää tavanomaiseen sähköpostiviestintään viiniesittelyjä tai ruokaohjeita. Kun asiakkaat kokeilevat viinejä tai ruokaohjeita kotona, ravintolan asiantuntemus korostuu ja asiakkaiden ja yrityksen välinen suhde rikastuu. Opetukselliset osiot, perustellut mielipiteet, periaatteelliset näkökannat tai huumori antavat liiketoiminnasta hyödyllisen ja inhimillisen kuvan — mutta niiden sisältämät riskit on myös hyvä tiedostaa. Varmista, että tunnet kohderyhmän hyvin ja tiedät, minkälainen reaktio on odotettavissa.

Ole johdonmukainen

Kun lähetät sarjan sähköpostiviestejä, pyri johdonmukaiseen viestintään, asetteluun ja postituksen ajoitukseen. Johdonmukaisuus tukee vaikutelmaa luotettavasta, järjestelmällisestä ja vakiintuneesta liiketoiminnasta.

Lähetä sarja sähköpostiviestejä samaan aikaan joka päivä, viikko ja kuukausi. Jos viestit on suunnattu toisille yrityksille (tai vastaanottajien työpaikalle), lähetä ne siten, että ne voidaan lukea työviikon aikana, mutta älä maanantaiaamuna (vältä lähettämästä viestejä perjantain puolenpäivän ja maanantain puolenpäivän välillä). Jos viestit on suunnattu kuluttajille kotiin, lähetä ne siten, että asiakkaat lukevat ne viikonlopun aikana.

Jos et lähetä postituksia riittävän usein, asiakkaat unohtavat liiketoimintasi. Kokeile aluksi vaikkapa viikoittaisia sähköpostituksia. Jos olet epävarma, liian harvat postitukset ovat kuitenkin parempi ratkaisu kuin liian tiheät.

Muotoile viesti huolellisesti

Jos luot sähköpostiviestin tulostettavasta julkaisusta, se saattaa olla liian leveä, jolloin vastaanottaja joutuu vierittämään viestiä vaakasuunnassa. Mitä enemmän vastaanottaja lisäksi joutuu vierittämään viestiä pystysuunnassa, sitä epätodennäköisempää on, että hän lukee koko viestin. Vaikka valitsemasi julkaisu olisi suunniteltu sähköpostiviestejä varten, tarkista esikatselun avulla viestin asettelu ja koko, jotta voit tarvittaessa muuttaa tekstiä, kuvia ja asettelua ennen viestin lähettämistä.

Miten voin muuttaa sivukoon?

  1. Valitse Tiedosto-valikosta Sivun asetukset.

  2. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Valitse Sähköposti-kohdasta vakiokoko tai valitse Luo mukautettu sivukoko.

    • Muuta Sivu-kohdan Leveys- ja Korkeus-asetuksia.

Jotkin tulostetussa julkaisussa käytettävistä fonteista ei ehkä ole Helppolukuiset verkossa. Kannattaa käyttää Web-fonttia tai fonttimallin, joka on suunniteltu näytön luettavuutta, erityisesti niiden käyttäjät, joilla voi olla näyttöihin erikokoisia ja ratkaisut. Katso luettelo verkkofontteja ja Microsoft Office Publisherissa Fonttimallit Käytä fonttimallin.

Ota huomioon myös kohderyhmän sähköpostikapasiteetti. Laajakaista- tai yritysverkkoa käytettäessä kuvia sisältävien tiedostojen lataaminen ei vie kauan. Koska paljon kuvia ja värimuotoiluja sisältävän sähköpostiviestin tiedostokoko on melko suuri, viestin lataaminen tai avaaminen voi kuitenkin hidasta tiedonsiirtoyhteyttä käytettäessä viedä aikaa. Siksi hidasta tiedonsiirtoyhteyttä käyttävät vastaanottajat saattavat tulla siihen tulokseen, ettei viesti ole odottelun arvoinen.

Testaa viesti ennen lähettämistä

Ennen kuin lähetät sähköpostiviestin suurelle vastaanottajajoukolle, muista testata viesti, sen sisältö sekä mahdolliset seurantaa ja vastaamista varten määritetyt mekanismit, kuten viestin tekstin sisältämät hyperlinkit. Aloita viestin esikatselulla. Koska kaikki ongelmat eivät näy selaimen esikatseluikkunassa, lähetä viesti itsellesi ja tarkista tiedoston koko ja lopullinen muotoilu. On suositeltavaa pyytää useita ihmisiä testaamaan viestiä ja antamaan palautetta. Saat parhaiten selville asiat, joita et ole tullut ottaneeksi huomioon, jos voit seurata puolueettomia testaajia, kun he avaavat ja lukevat viestin sekä vastaavat siihen.

Sivun alkuun

Asiakkaan luottamuksen saavuttaminen

Onnistuneen sähköpostimarkkinointikampanjan pohjana on luettelo asiakkaista ja mahdollisista asiakkaista, jotka ovat riittävän kiinnostuneita yrityksen tarjouksista, liiketoiminnasta tai toimialasta halutakseen vastaanottaa niitä käsittelevää sähköpostia.

Kun kysyt asiakkailta tai mahdollisilta asiakkailta, haluavatko he vastaanottaa yrityksesi lähettämiä viestejä, pyydät heidän luottamustaan. Tee kaikkesi saavuttaaksesi ja säilyttääksesi heidän luottamuksensa, kerro mitä on odotettavissa ja anna riittävästi tietoja. Näin voit saada uskollisen asiakaskunnan. Uskollisuus edistää liiketoimintaa tehokkaimmin.

Tilaisuuden hyödyntäminen tai käyttämättä jättäminen

Sähköpostiviestejä vastaanotetaan pääasiassa kahdella tavalla: yllätyksenä tai pyynnöstä.

  • Yllätys!  — jätetään tilaisuus käyttämättä    Jos sähköpostiviestin lähettäjä on tuntematon, odottamattomien ja ei-toivottujen viestien oletetaan olevan roskapostia. Silloin tarvitaan mahdollisuus pyytää osoitteen poistoa postitusluettelosta ja olla vastaanottamatta muita postituksia. Postitusluettelosta poistumisviesti on vapaaehtoinen sähköpostiviesti, jonka avulla vastaanottaja voi kieltäytyä vastaanottamasta enempää sähköpostiviestejä.

    Yllättävät markkinointiviestit ovat yleensä (mutta eivät aina) vastaanottajien mielestä ärsyttäviä. Esimerkki mahdollisesti tarkoituksenmukaisesta yllättävästä markkinointiviestistä on odottamaton viesti tulevasta tapahtumasta, joka saattaa kiinnostaa yrityksen aiemmin järjestämän seminaarin osanottajia. On hyvinkin mahdollista, että viesti kiinnostaa vastaanottajia. On silti parempikin tapa lähettää markkinointipostia.

  • Pyynnöstä lähetetty  — käytetään tilaisuus    Parempi ratkaisu kuin lähettää odottamatonta sähköpostia viime vuoden seminaarin osanottajille on pyytää seminaarissa osanottajia luovuttamaan sähköpostiosoitteensa, jos he haluavat saada tietoja tulevista tapahtumista. Osoitetietonsa luovuttaneet haluavat käyttää tilaisuuden hyödykseen eli ovat antaneet luvan lähettää markkinointipostia ja kertoneet, millaisia tietoja haluavat saada. Tämän tietoja tilanneiden vastaanottajien luettelon avulla voit varmistaa, ettet lähetä viestejä turhaan vastaanottajille, jotka eivät ole kiinnostuneita aiheesta. Se tarjoaa arvokkaan tilaisuuden kehittää asiakassuhteita.

Ohjeita pyynnöstä lähetettyä markkinointipostia varten

Suhteiden luominen nykyisiin ja mahdollisiin tuleviin asiakkaisiin edellyttää, että et aiheuta ikäviä yllätyksiä.

Selitä selkeästi kaikki vaiheet, joita asiakkaan on toteutettava hyödyntääkseen tilaisuuden. Tämä saattaa olla sähköpostimarkkinointiprojektin tärkein osa. Näiden ohjeiden avulla voit lisätä yrityksesi luotettavuutta asiakkaan silmissä:

  • Tarjoa useita eri keinoja tilata    Pyydä sähköpostiosoitetta aina asiakastapaamisen yhteydessä (palvelutiskillä, kassalla, Web-sivustossa, luettelossa, tiedotteessa, puhelinkeskustelussa). Lisää esimerkiksi Web-sivuston jokaiselle sivulle lyhennetty tilauslomake, linkki tilaussivulle tai huomiota herättävä kuva, joka kannustaa lukijoita tilaamaan.

  • Ilmaise selvästi, mihin tarvitset henkilökohtaisia tietoja    Luottamuksen rakentaminen alkaa jo tässä vaiheessa, ja tarvitset asiakkaiden luottamusta asiakkaiden uskollisuuden saavuttamiseen ja liiketoiminnan lisäämiseen. Kerro, ettet myy tai jaa postitusluetteloa (äläkä myöskään tee niin). Varmista, että yksityisyydensuojalausunto on käytettävissä (tulostettuna tai Internetissä) tilauslomaketta täytettäessä ja että lausunnosta on mahdollista esittää kysymyksiä.

  • Kerro tilaamisesta aiheutuvat edut    Anna asiakkaille kunnon syy pyytää tietoja. Mitä hyötyä siitä on heille? Saavatko he tietää ennakkoon alennusmyynneistä? Saavatko he ensimmäiselle tilaukselle maksuttoman toimituksen? Saavatko he erikoistarjouksia, tietoja uusista ja tulevista tuotteista tai muita tuotevihjeitä?

  • Tarjoa kannustimia    Anna tilaajille kuponki tai alennus. Lisää heidän nimensä uuden tuotteen arvontaan automaattisesti. Tarjoa heidän seuraavalle tilaukselleen maksuton toimitus.

  • Anna tilaajien kertoa, kuinka usein he haluavat saada sähköpostiviestejä    Jos et osaa päättää, kuinka usein viestejä olisi hyvä lähettää, pyydä asiakkaita kertomaan toiveistaan ja noudata niitä.

  • Pyydä tilaajia antamaan sähköpostiosoitteensa kahdesti    Ihmiset tekevät usein kirjoitusvirheitä. Näin voit varmistaa, että pyydetty sähköpostiosoite on oikea.

  • Pyydä rekisteröitymään kahdesti    Jos on mahdollista, että joku saattaa lisätä nimensä postitusluetteloon vahingossa tai lähettää jonkun muun tiedot, pyydä asiakkaita vahvistamaan tilauksensa. Kun pyydät kiinnostuneita vahvistamaan tilauksensa, vältät ärsyttämästä vähemmän kiinnostuneita asiakkaita ja varmistat, että postitusten vastaanottajat todella haluavat saada postia. Näin voit varmistaa, ettet lähetä ei-toivottuja sähköpostiviestejä, jotka saattavat vahingoittaa yrityksen mainetta.

  • Kiitä asiakkaita rekisteröitymisestä    Kiitä välittömästi. Kerro, mitä asiakas on tilannut ja kuinka usein, ja kerro miten hän voi poistaa nimensä postitusluettelosta.

  • Tee tietojen poistaminen yhtä helpoksi kuin rekisteröityminen    Voit antaa tilaajien käyttää samaa rekisteröitymislomaketta nimensä poistamiseen postitusluettelosta.

  • Muistuta asiakkaita rekisteröitymisestä    Lisää jokaiseen lähettämääsi viestiin kiitos rekisteröitymisestä.

  • Pidä kirjaa rekisteröityneistä asiakkaista    Käytitpä kirjaamiseen asiakastietojen hallintajärjestelmää, tietokantaa, laskentataulukkoa tai tulostettua luetteloa, säilytä tiedot samassa paikassa asiakastietojen kanssa. Jos asiakkaat unohtavat rekisteröityneensä ja valittavat saavansa ei-toivottua sähköpostia, voit kertoa heidän rekisteröitymispäivänsä ja -tapansa (kirjallisesti, Web-lomakkeen avulla tai sähköpostitse). Tarjoa heille myös huomaavaisesti mahdollisuutta poistaa nimensä postitusluettelosta.

  • Ole vastaanottavainen    Vastaa kysymyksiin, pyyntöihin ja valituksiin yhtä nopeasti kuin vastaat tilauksiin. Keskity tällöinkin luottamuksen rakentamiseen, jotta saat uskollisen asiakaskunnan ja edistät liiketoimintaasi.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×