Vihjeitä postitusluetteloita varten

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Vaikka postitus olisi kuinka kekseliäs, sillä ei ole toivottavaa vaikutusta, jos se lähetetään väärille vastaanottajille. Voit rajoittaa postitusluettelon nimiin ja osoitteisiin, tai voit lisätä luetteloon tarkempia tietoja kustakin asiakkaasta, jotta voit luokitella asiakkaat liiketoiminnan kannalta olennaisiin joukkoihin.

Mitä paremmin kohdistat postituksia erikoistarjouksesta todennäköisesti kiinnostuneelle asiakasjoukolle, sitä parempi on postituskampanjan onnistumisaste. Suunnittele keskittäväsi kolmannes tai puolet postituskampanjaan käytettävästä ajasta ja varoista postitusluettelon hiomiseen, jotta tavoitat oikean asiakasjoukon.

Tämän artikkelin sisältö

Opi käyttämään asiakastietoja

Luodaan postituslistan

Useista lähteistä luetteloiden yhdistäminen yhdeksi luetteloksi

Vastaanottajaluettelon muokkaaminen

Asiakastietojen käyttäminen

Kun olet kerännyt tietoja asiakkaista ja mahdollisista asiakkaista, asiakkaille yhteisten piirteiden löytäminen voi olla hyödyllistä. Mitä tarkempia tietoja saat postitusluetteloosi, sitä enemmän vaihtoehtoja on postitusten kohdistamisessa.

Tarkista kuitenkin, että lisäämäsi tarkat tiedot ovat käyttökelpoisia. Mitä monimutkaisempi postitusluettelo on, sitä enemmän työtä luettelon ylläpidossa on.

Voit käyttää asiakastietoja esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:

  • Osoitetarrojen tulostaminen     Voit luoda osoitetarroja, joihin tarvitaan vain asiakkaan nimi- ja osoitetiedot.

  • Postin lähettäminen asiakkaille sijainnin mukaan     Voit suodattaa postitusluettelon kunnan tai postinumeron mukaan, jotta voit helposti ilmoittaa tarjouksesta vain tietyn alueen asiakkaille.

  • Lisää henkilökohtaisen tervehdyksen     Mukauta postitusta sisällyttämällä vastaanottajien ensimmäisen tai viimeisen tervehdysrivi erottamalla nimen otsikko, Etunimija Sukunimi tietokenttiin nimet.

  • Tietyn iän vastaanottajille kohdistus     Ilmoita asiakkaille tuotteista tai palvelut, jotka ovat soveltuu ne asiakkaat vaiheen aika (kuten suunnittelu ohjattavan rahamäärän kasvattaminen iän suunnittelu ohjattavan rahamäärän kasvattaminen-viisikymmentävuotiaana) keräämällä asiakkaiden syntymäpäiviä kuin syntymävuosina (esimerkiksi "1945").

    Jos haluat tarjota mainoslahjan kaikki asiakkaat, joiden syntymäpäivä on kuluvana kuukautena, voit kerätä niiden syntymäpäiviä kuukausi, päivä, vuosi (esimerkiksi "1 tammikuu, 2 000").

  • Erillisten postitusten räätälöinti vastaanottajan sukupuolen mukaan     Voit julkistaa uuden vain miehille tai vain naisille suunnatun tuotesarjan sisällyttämällä postitusluetteloon kunkin asiakkaan sukupuolen ("mies" tai "nainen").

  • Ostotottumusten hyödyntäminen     Voit lähettää erikoistiedonantoja asiakkaille, jotka ovat tehneet hiljattain suuria hankintoja, tai ilmoittaa asiakkaille, kun heidän käyttämänsä tuotemerkin uudet mallit ovat saapuneet. Tätä varten on seurattava asiakkaan ostotottumuksia. Voit myös ilmoittaa asiakkaalle vastaavista tuotteista ("Asiakkaat, jotka ostivat valitsemasi tuotteen, valitsivat myös tämän tuotteen").

  • Postituskustannusten säästäminen lähettämällä sähköpostia     Voit säästää postituskustannuksissa lähettämällä vaikkapa kutsuvierastilaisuuden kutsut sähköpostitse niille asiakkaille, jotka ovat luovuttaneet sähköpostiosoitteensa. Voit ensin kohdistaa tulostetut kutsut suorittamalla yhdistämisen ja suodattamalla ne asiakkaat, joilla ei ole sähköpostiosoitetta. Sitten voit luoda sähköpostikutsun suorittamalla sähköpostiyhdistämisen ja suodattamalla ne asiakkaat, joilla on sähköpostiosoite.

Sivun alkuun

Postitusluettelon luominen

Yksinkertaisimmillaan postitusluettelo on tekstitiedosto, jossa vastaanottajien tietueet on eritelty kenttiin. Tällaiset luettelot ovat yleensä laskentataulukoita tai taulukoita, joissa kukin tietue on omalla rivillään ja jotka on jaettu yksittäiset tietokentät sisältäviin sarakkeisiin kuvassa näkyvän yksinkertaisen postitusluettelon tapaan.

Yksinkertainen postitusluettelo Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunassa.

Monimutkainen luettelo voi sisältää myös muita tietokenttiä, kuten tuotekoko- ja värimieltymyksiä, ostotottumuksia, syntymäpäivän ja sukupuolen.

Kun luot postitusluettelon ensimmäisen kerran, voit tehdä sen poistumatta Microsoft Office Publisherista.

Postitusluettelon luominen

  1. Avaa julkaisun.

  2. Valitse Työkalut-valikosta Yhdistäminen ja luetteloyhdistäminen ja valitse sitten Luo osoiteluettelo.

  3. Ennen luettelon tietojen kirjoittamista voit mukauttaa kenttiä lisäämällä, poistamalla, nimeämällä uudelleen tai järjestämällä uudelleen Uusi osoiteluettelo -valintaikkunassa näkyviä kenttiä.

    Toimintaohje

    1. Valitse Mukauta sarakkeet ja tee sitten jokin seuraavista toimista:

      • Lisää uusi kenttä valitsemalla Lisää. Kirjoita uuden kentän nimi Kentän lisääminen -valintaikkunaan ja valitse OK.

      • Poista kenttä valitsemalla Kenttien nimet -kohdasta kenttä, valitsemalla Poista ja valitsemalla sitten Kyllä.

      • Nimeä kenttä uudelleen valitsemalla Kenttien nimet -kohdasta kenttä ja valitsemalla Nimeä uudelleen. Kirjoita kentän uusi nimi Kentän nimeäminen uudelleen -valintaikkunan Uusi nimi -ruutuun ja valitse OK.

      • Voit muuttaa kenttien järjestystä valitsemalla siirrettävän kentän ja valitsemalla Siirrä ylös tai Siirrä alas, kunnes kenttä on haluamassasi paikassa.

    2. Toista nämä vaiheet, kunnes olet muokannut kenttäluetteloa riittävästi, ja valitse sitten OK

  4. Kirjoita Uusi osoiteluettelo -valintaikkunassa ensimmäisen osoitteen tiedot vastaaviin kenttiin (Tehtävänimike, Etunimi, Sukunimi ja niin edelleen).

  5. Kun olet kirjoittanut ensimmäisen osoitteen tiedot, valitse Uusi tieto tai paina SARKAINTA.

  6. Toista vaiheet 3 ja 4, kunnes olet lisännyt haluamasi tietueet.

  7. Valitse OK.

  8. Kirjoita osoiteluettelon nimi Tallenna osoiteluettelo -valintaikkunan Tiedostonimi-ruutuun.

    Oletusarvon mukaan osoiteluettelo tallennetaan Omat tietolähteet -kansioon. On parasta pitää osoiteluettelo tässä kansiossa, koska oletusarvon mukaan Microsoft Publisher etsii tietolähteitä sieltä.

  9. Valitse Tallenna.

Sivun alkuun

Luettelon kokoaminen useista lähteistä

Jos käytössäsi on postitusluettelo tai olet ostanut luettelon, voit Publisherissa helposti yhdistää ja muokata useiden lähteiden asiakasluetteloita. Voit valita itsellesi sopivimman vaihtoehdon kokoamalla Publisher-postitusluettelon mistä tahansa seuraavissa ohjelmissa luotujen eri luetteloiden yhdistelmästä:

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook Business Contact Manager

  • Microsoft Office Access

Voit myös käyttää ostettuja luetteloita, kuten Microsoft List Builderin luomia luetteloita.

Lisättävän luettelon määrittäminen

  1. Valitse Työkalut-valikosta Yhdistäminen ja luetteloyhdistäminen ja avaa sitten Yhdistäminen-tehtäväruutu valitsemalla Yhdistäminen.

    Jos julkaisu on liitetty vastaanottajaluetteloon, tarkista liitäntä ja valitse sitten Yhdistäminen-tehtäväruudussa Muokkaa luetteloa. Jos julkaisua ei ole liitetty valmiiseen vastaanottajaluetteloon, valitse jokin Vastaanottajaluettelon luominen -kohdan vaihtoehdoista ja valitse Seuraava: Luo vastaanottajaluettelo tai muodosta siihen yhteys ja valitse sitten haluamasi luettelo.

  2. Tee Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunan Lisää vastaanottajaluetteloon -kohdassa jokin seuraavista toimista:

    • Valitse Valitse aiemmin luotu luettelo, valitse tietolähde Valitse tietolähde-valintaikkunassa ja valitse sitten Avaa.

    • Valitse Valitse Outlookin yhteystiedoista (Jos olet sinua pyydetään valitsemaan sähköpostiprofiilin, valitse haluamasi profiili) ja valitse sitten OK. Valitse kansio tai jakeluluettelo Yhteystietojen valitseminen -valintaikkunassa ja valitse sitten OK.

    • Valitse Kirjoita uusi luettelo, lisää haluamasi osoitteet Uusi osoiteluettelo -valintaikkunassa ja valitse OK.

Epäyhtenäisyyksien korjaaminen luetteloita yhdisteltäessä

Kun lisäät yhden postitusluettelon toiseen, lisätyn luettelon yhden tai useamman kentän ei ole välttämättä vastinetta aiemmin luotua luetteloa. Osoiteluettelon, jotka olet lisäämässä voi sisältää Yrityksen nimi -kenttään, mutta alkuperäinen luettelossa ei ole.

Publisher pyytää korjaamaan eri lähdeluetteloiden kenttien väliset epäyhtenäisyydet avaamalla Lisää vastaanottajaluetteloon -valintaikkunan.

  1. Valitse Lisää vastaanottajaluetteloon -valintaikkunassa kenttä, jota ei ole valittuna Täsmätty-sarakkeessa, valitse Vastaanottajaluettelon kentät ja niitä vastaavat kentät -luettelosta kenttä, jota haluat kentän vastaavan, ja valitse sitten Täsmää.

  2. Tarkista Kenttien täsmääminen -valintaikkunassa, että valitsemasi kenttä näkyy Täsmää vastaanottajaluettelon kentän kanssa -luettelossa, tai valitse toinen kenttä ja valitse sitten OK.

  3. Jos vastaanottajaluetteloon on lisättävä uusi kenttä täsmäämistä varten, valitse uuteen luetteloon lisättävä kenttä (vasemmanpuoleinen luettelo Lisää vastaanottajaluetteloon -valintaikkunassa), valitse Lisää ja valitse sitten OK. Lisätyt kentät näkyvät Uudet vastaanottajaluetteloon lisättävät kentät -kohdassa.

    Vihje: Voit poistaa lisätyn kentän valitsemalla kentän Uudet vastaanottajaluetteloon lisättävät kentät -ruudussa ja valitsemalla Poista.

Kuva Lisää vastaanottajaluetteloon -valintaikkunasta

Miten Kenttien täsmääminen kun Publisher ei pyydä?

  • Valitse Yhdistäminen-tehtäväruudussa Lisää kohteita -kohdasta Osoitekentät ja valitse sitten Täsmää kentät.

Yhdistetyn luettelon pikakuvakkeen tallentaminen

Voit luoda yhdistetyn luettelon avaavan pikakuvakkeen, jota voit käyttää muissa postituksissa. Aina kun muokkaat yhdistetyn luettelon yksittäistä osoitetta, muokattu osoite päivittyy myös alkuperäisessä lähdetiedostossa, jos lähdetiedostoa voi muokata. Jos et halua päivittää alkuperäistä lähdetiedostoa, vie osoiteluettelo uuteen tiedostoon.

  1. Valitse Yhdistäminen-tehtäväruudun (Vaihe 3: Luo yhdistetyt julkaisut) Valmistaudu seuraamaan tätä postitusta -kohdasta Tallenna vastaanottajaluettelon pikakuvake.

  2. Kirjoita Tallenna tiedosto -valintaikkunassa yhdistetyn osoiteluettelon nimi Tiedoston nimi -ruutuun.

    Oletusarvon mukaan osoiteluettelo tallennetaan Omat tietolähteet -kansioon. On parasta pitää osoiteluettelo tässä kansiossa, koska oletusarvon mukaan Microsoft Office Publisher etsii tietolähteitä sieltä.

  3. Valitse Tallenna.

Sivun alkuun

Vastaanottajaluettelon muokkaaminen

Jos eri lähdeluetteloiden kentät täsmäävät, kaikki tietueet näkyvät luettelossa Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunassa, jossa voit suodattaa, järjestää ja valita sähköpostiyhdistämiseen lisättäviä vastaanottajia. Valitse niiden vastaanottajien valintaruudut, jotka haluat sisällyttää yhdistämiseen, ja poista muiden vastaanottajien valintaruutujen valinnat.

Kaikkien kohteiden valitseminen tai valinnan poistaminen

  • Valitse otsikkorivin valintaruutu tai poista sen valinta.

Luettelon kohteiden suodattaminen

Jos haluat käyttää vain luettelon tiettyjä tietueita, voit suodattaa luettelon tietyn kentän tai ehdon mukaan. Kun olet suodattanut luettelon, voit vielä valita ja jättää pois tietueita valintaruutujen avulla.

  1. Valitse suodatuksessa käytettävä sarake napsauttamalla sarakeotsikon vieressä olevaa nuolta.

  2. Tee jokin seuraavista toimista:

    • Valitsemalla (Tyhjät) voit tuoda näyttöön kaikki tietueet, joiden suodatussarake on tyhjä.

    • Valitsemalla (Muut kuin tyhjät) voit näyttää kaikki tietueet, joiden suodatussarakkeessa on tietoja.

    • Valitsemalla (Lisäasetukset) voit avata Suodattaminen ja lajitteleminen -valintaikkunan, jossa voit määrittää useita suodatusehtoja.

      Huomautus: Voit avata Suodattaminen ja lajitteleminen -valintaikkunan myös valitsemalla Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunan Muokkaa vastaanottajaluetteloa -kohdasta Suodata.

  3. Vihje: Jos tietolähde sisältää tietueet, joilla on samat tiedot ja sarakkeessa on 10 tai vähemmän yksilöllisiä arvoja, voit suodattaa tiettyjen tietojen mukaan. Esimerkiksi jos on useita osoitteita luettelo Australian maa tai alue, voit suodattaa arvon Australia.

  4. Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunassa näkyvät vain määritetyt tietueet. Jos haluat kaikki tietueet taas näkyviin, valitse (Kaikki).

Luettelon kohteiden lajitteleminen

Jos haluat tarkastella kohteita aakkosjärjestyksessä, voit lajitella luettelon.

  • Valitse lajittelussa käytettävä sarake Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunasta napsauttamalla sarakkeen otsikkoriviä.

    Jos esimerkiksi haluat lajitella luettelon aakkosjärjestykseen sukunimen perusteella, napsauta Sukunimi-sarakkeen otsikkoa.

  • Voit käyttää useita lajitteluehtoja valitsemalla Muokkaa vastaanottajaluetteloa -kohdasta Suodata. Valitse Suodattaminen ja lajitteleminen -valintaikkunassa lajitteluehto.

Päällekkäisyyksien etsiminen

Jotta vältettäisiin päällekkäiset postitukset, voit etsiä ja poistaa yhdistetyistä luetteloista tietueita, joiden useimmat (mutta eivät välttämättä kaikki) kentät täsmäävät.

  1. Valitse Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunassa Etsi päällekkäisyydet.

  2. Jätä Etsi päällekkäisyydet -valintaikkunassa vain ne tietueet valituiksi, jotka haluat lisätä, ja valitse OK.

Tietyn vastaanottajan tai vastaanottajaryhmän etsiminen ominaisuuden mukaan

Voit etsiä luettelosta vastaanottajan tai vastaanottajat, joilla on yhdistäviä tekijöitä (kuten sukunimi, postinumero tai syntymäkuukausi).

  1. Valitse Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunassa Etsi vastaanottaja.

  2. Kirjoita Tietueen etsiminen -valintaikkunan Etsi-ruutuun etsittävä ominaisuus, määritä haettavat kentät ja valitse Etsi seuraava.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×