Viestin tai kohteen etsiminen pikahaulla

Viestin tai kohteen etsiminen pikahaulla

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Etsitkö tärkeää viestiä täydestä Saapuneet-kansiosta tai muusta kansiosta? Pikahaun avulla löydät viestit Outlookista nopeasti. Pikahaku-ruutu on aina käytettävissä kaikissa Outlook-kansioissa, kuten Sähköposti-, Kalenteri- ja Tehtävät-kansioissa.

Vihjeitä entistä parempien hakutulosten saamiseen pikahaun avulla on artikkelissa Hakuehtojen rajaaminen.

Toimintaohjeita

  1. Valitse näytön alalaidan siirtymispalkissa Sähköposti.

    Siirtymispalkki tekstinäkymillä

    Jos tämä ei ole näkyvissä, Järjestä siirtyminen -toiminto saattaa olla käytössä, jolloin näkyvissä ovatkin kuvakkeet:

    Siirtymispalkki kuvakenäkymillä

    Sen lisäksi, että Järjestä siirtyminen -toiminto on käytössä, kansioruutu saattaa olla pienennettynä, jolloin kuvakkeet on järjestetty pystysuunnassa. Voit laajentaa kansioruudun napsauttamalla Pienennä/suurenna-painiketta seuraavasti:

    Kuvakenäkymät pienennetyssä kansioruudussa

  2. Siirry hakuruutuun. Se on viestien yläpuolella, kuten tässä:

    Pikahakuruutu viestien yläpuolella

  3. Voit hakea viestissä olevaa sanaa tai tietyltä henkilöltä olevaa viestiä kirjoittamalla sanan tai henkilön nimen (etu- tai sukunimen tai osan nimestä) hakuruutuun. Viestit, jotka sisältävät määrittämäsi sanan tai nimen, tulevat näkyviin ja hakuteksti näkyy korostettuna.

    Yhtä sanaa vastaavat hakutulokset

  4. Voit tarkentaa hakutuloksia muuttamalla hakua. Seuraavassa on joitakin esimerkkejä:

    • Kirjoita "kuluraportit" (lainausmerkeissä), jos haluat löytää viestit, jotka sisältävät täsmälleen sanan "kuluraportit".

    • Kirjoita kulu JA raportti ("JA" isoin kirjaimin), jos haluat löytää viestit, jotka sisältävät sanan kulu ja sanan raportti, mutta joissa sanat eivät välttämättä esiinny juuri tässä järjestyksessä. Voit myös käyttää sanaa "TAI".

    • Kirjoita kulu EI raportti ("EI" isoin kirjaimin), jos haluat löytää viestit, jotka sisältävät sanan kulu, mutta eivät sanaa raportti.

  5. Kun olet tehnyt haun, voit tyhjentää hakutulokset napsauttamalla kohtaa X hakuruudussa.

Jos et löydä etsimääsi, voit rajata hakua valintanauhan hakutyökaluilla. Kun napsautat hakuruutua, voit valita haun laajuuden valintanauhan vasemmassa reunassa. Kun olet määrittänyt laajuuden, voit tarkentaa hakua entisestään valitsemalla asetuksen, kuten aihe tai lähettäjä.

Laajuus (hakualue): tässä voit hakea tietyistä kansioista, kuten kaikista postikansioista, tai vain valittuna olevasta kansiosta, joka on yleensä Saapuneet-kansio.

Rajaa hakutuloksia valitsemalla laajuus

Tarkenna (hakukohde): Kun olet valinnut haun laajuuden, voit lisätä muita ehtoja Tarkenna-ryhmään. Kun valitset vaihtoehdon, Outlook lisää hakukenttään erityisen komentosarjan, joka rajoittaa hakua.

Rajoita hakutuloksia ryhmän tarkennusvaihtoehtojen avulla

Tarkastellaan sitten asetuksia.

  • Lähettäjä: suodattaa hakutulokset ja näyttää vain tietyn henkilön lähettämät viestit. Voit esimerkiksi hakea kaikkia Karitan lähettämiä viestejä.

  • Aihe: suodattaa hakutulokset sähköpostiviestin aiheen mukaan. Voit esimerkiksi hakea kaikkia viestejä, joiden aiheessa on sana raportti.

  • Liitteitä: näyttää kaikki viestit, jotka sisältävät liitteen.

  • Luokiteltu: valitsemalla luokan näet kaikki viestit, jotka olet merkinnyt tiettyyn luokkaan.

  • Tällä viikolla: voit rajata hakutuloksia viestin vastaanottoajan mukaan valitsemalla ajanjakson avattavasta valikosta.

  • Vastaanottaja: voit suodattaa hakutulokset sähköpostin vastaanottajan mukaan valitsemalla avattavasta valikosta haluamasi vaihtoehdon: voit esimerkiksi valita viestit, joista vastaanotit kopion tai jotka on lähetetty tietylle henkilölle.

  • Lukematon: näyttää kaikki valitun kansion lukemattomat viestit.

  • Merkitty: näyttää seurattavaksi merkityt viestit.

  • Tärkeä: näyttää kaikki tärkeäksi merkityt viestit.

  • Lisää: voit rajata hakutuloksia entisestään valitsemalla valikossa asetuksen. Voit suodattaa esimerkiksi luottamuksellisuuden tai viestin koon mukaan.

Muista, että voit myös yhdistellä asetuksia.

Esimerkki: voit hakea kaikki Karitan lähettämät viestit, jotka vastaanotit viime kuussa ja joiden aiherivillä on avainsana ”raportti”.

Tämän esimerkin haun määrittäminen:

  1. Varmista, että Saapuneet-kansio on valittuna ja valitse sitten hakuruutu.

  2. Valitse AlikansiotLaajuus-ryhmässä.

  3. Valitse Lähettäjä ja korvaa hakukentän korostettu teksti kirjoittamalla Karita.

  4. Valitse Aihe ja korvaa hakukentän korostettu teksti kirjoittamalla raportti.

  5. Valitse Tällä viikolla -kohdan viereisestä avattavasta valikosta Viime kuussa.

    Esimerkki hakutyökalujen asetuksista

Onko tuloksia liikaa? Ehkä et vain löydä etsimääsi?

  1. Napsauta hakuruutua.

  2. Valitse Hae-välilehdessä Hakutyökalut > Erikoishaku.

    Hakutyökalut-kohdan Erikoishaku

Erikoishaku-ruudussa voit määrittää monimutkaisempia ehtoja ja lisäksi etsiä kalenterista, yhteystietoluettelosta, muistiinpanoista ja tehtävistä.

  1. Valitse Lisäasetukset-välilehti.

  2. Napsauta Määritä lisää ehtoja -kohdassa Kenttä-painiketta ja valitse sitten Kaikki sähköpostikentät. Näkyviin tulevat kentät, joissa voit suorittaa hakuja, kuten Lähettäjä-, Vastaanottaja-, Vastaanotettu-, Aihe- ja monet muut kentät.

    Tarkennetun haun kenttien valikko

  3. Aloita valitsemalla kenttä ja valitse sitten ehto ja testattava arvo. Esimerkki:

    Vastaanottaja/ sisältää/ Katie etsii viestejä henkilöltä, jonka nimi sisältää sanan "Katie". Huomioi, että ehtona käytetään sanaa sisältää sanan on (täsmälleen) sijaan, joten tarkkaa vastinetta ei ole pakko löytää. Jos Katien nimi siis on "Katie Jordan," Vastaanottaja/on (täsmälleen)/Katie ei toimi, koska Katien koko nimi (Katie Jordan) olisi täsmennettävä tarkan vastineen saamiseksi. Tällöin ehtona kannattaa käyttää sanaa sisältää.

  4. Voit lisätä niin monta ehtoa kuin tarvitset tai haluat testata. Tässä esimerkissä lisätään vielä kolme ehtoa:

Vastaanottaja | Sisältää | Katri etsii viestejä henkilöltä, jonka nimi sisältää sanan "Katri". Huomioi, että ehtona käytetään sanaa sisältää sanan on (täsmälleen) sijaan, joten tarkkaa vastinetta ei ole pakko löytää. Jos Katrin nimi siis on "Katri Korhola," Vastaanottaja | on (täsmälleen) | Katri ei toimi, koska Katrin koko nimi (Katri Korhola) olisi täsmennettävä tarkan vastineen saamiseksi. Tällöin ehtona kannattaa käyttää sanaa sisältää.

Lisätään vielä seuraavat:

  • Vastaanotettu | välillä | 1.5.2013 ja 31.5.2013

  • Viesti | sisältää | budjetti

  • Vastaanottaja | sisältää | Miika

    Hakuehtoluettelon luominen

Outlook etsii nyt viestejä, jonka lähettäjän nimi sisältää sanan "Katie", joka vastaanotettiin toukokuussa 2013, jonka tekstiosassa on sana "budjetti" ja joka lähetettiin itsesi lisäksi myös henkilölle, jonka nimi sisältää sanan "Rob". Tässä näkyy neljän lisätyn ehdon luettelo lähemmin.

Kentät, ehdot ja arvot

Suorita haku valitsemalla Etsi nyt.

Tarkennetun haun tulokset

Jos haluat näyttää yli 250 hakutulosta, voit ohittaa rajoituksen:

  1. Valitse Tiedosto > Asetukset > Hae.

  2. Poista Tulokset-kohdan Nopeuta hakua rajoittamalla näytettävien hakutulosten määrää -valintaruudun valinta.

Toimintaohjeita

  1. Valitse ohjelmassa Siirtymisruutu kansio, josta haluat etsiä.

  2. Kirjoita hakuteksti Pikahaku-ruutuun.

    Pikahaku-ruutu

    • Kohteet, joissa on kirjoittamasi teksti, näkyvät hakuteksti korostettuna.

    • Voit tarkentaa hakua kirjoittamalla lisää merkkejä.

  3. Voit laajentaa hakua kattamaan kaikki kansiot valitsemalla hakutulosten lopussa Hae uudestaan.

    Huomautukset: 

    • Palauta lisäyskohta Pikahaku-ruutuun painamalla CTRL+E.

    • Kun haku on valmis, voit tyhjentää haun napsauttamalla Pikahaku-ruudun vieressä olevaa Sulje haku Sulje haku -painike -painiketta.

    • Liitteet haetaan, mutta liitteiden hakutuloksia ei korosteta.

Voit tarkentaa hakua lisäämällä ehtoja. Kun napsautat Pikahaku-ruutua tai kirjoitat siihen, Hakutyökalut-välilehti luodaan. Tarkenna-ryhmän ehtoasetukset helpottavat haun tarkentamista.

Valintanauhan Hakutyökalut-välilehti

Huomautus:  Lisättävät hakukentät riippuvat siitä, mikä Outlookin ominaisuus on sillä hetkellä käytössä: Sähköposti, Kalenteri, Yhteystiedot, Tehtävät, Muistiinpanot, Kansioluettelo vai Päivyri. Hakukentät riippuvat myös käyttämästäsi Outlook-sähköpostiprofiilista. Hakukentät säilytetään, vaikka sulkisit Outlookin ja käynnistäisit sen uudelleen. Hakukyselyä ei säilytetä.

10 viimeisintä hakua tallennetaan, ja voit käyttää niitä uudelleen.

  • Napsauta Pikahaku-ruutua ja valitse Hakutyökalut-välilehden Asetukset-ryhmästä Viimeisimmät haut ja valitse uudelleen käytettävä hakusana tai -lause.

    Valintanauhan Viimeisimmät haut -komento

Katso myös

Pikahaku-ominaisuuden ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä

Outlook-hakutulosten parantaminen hakuehtoja rajaamalla

Toimintaohjeita

  1. Valitse Sähköposti ja valitse kansio, josta haluat etsiä.

  2. Kirjoita hakuteksti Pikahaku-ruutuun.

    • Viestit, jotka sisältävät kirjoittamasi tekstin, näkyvät Pikahaun tulokset -ruudussa, jossa haettu teksti on korostettuna.

      Huomautus: Oletusarvoisesti haun aloittaminen ei edellytä Haku-painikkeen valitsemista Painikkeen kuva . Haku-painike on käytössä vain, jos olet poistanut Näytä hakutulokset kirjoitettaessa, jos mahdollista -valintaruudun valinnan Hakuasetukset-valintaikkunassa. Lisätietoja on tämän artikkelin myöhemmässä osassa Pikahakuasetusten muuttaminen.

    • Voit tarkentaa hakua kirjoittamalla lisää merkkejä.

  3. Voit laajentaa hakua sisällyttämällä siihen kaikki Sähköposti-kansiot valitsemalla hakutulosten lopussa Etsi uudestaan kaikista sähköpostiviesteistä.

    Voit myös valita Siirtymisruutun Postikansiot-kohdassa ja valita Kaikki sähköpostiviestit tai painaa CTRL+ALT+A.

    Hakutulokset

    1. Valitse kansio, josta haetaan.

    2. Kirjoita hakuteksti Pikahaku-ruutuun.

    3. Kirjoittamasi tekstin sisältävät viestit näkyvät tuloksissa, ja haettu teksti näkyy korostettuna.

    4. Poista Pikahaku-ruudun valinta napsauttamalla ja aloita sitten uusi haku.

    5. Napsauta, jos haluat laajentaa hakua sisällyttämällä siihen kaikki Sähköposti-kansiot.

Esimerkkejä täsmälleen halutun kohteen löytämisestä on artikkelissa Outlook-hakutulosten parantaminen hakuehtoja rajaamalla.

Huomautukset: 

  • Palauta lisäyskohta Pikahaku-ruutuun painamalla CTRL+E.

  • Kun olet suorittanut haun ja löytänyt kohteesi tulosluettelosta, voit tyhjentää haun. Outlook pitää sinut viimeksi valitsemassasi kohteessa.

  • Haku kohdistetaan liitteisin, mutta liitteitä ei korosteta.

Voit tarkentaa hakua lisäämällä ehtoja.

  1. Valitse Pikahaku-ruudussa Laajenna kyselyn muodostin.

    Pikahaku-ruutu

  2. Voit lisätä lisää hakuehtoja kirjoittamalla etsittävän tekstin Lähettäjä-, Leipäteksti-, Aihe- tai Vastaanottaja-riville.

    Ehdon lisääminen

  3. Jos haluat näyttää enemmän hakukenttiä kyselyn muodostimessa, valitse Lisää ehtoja ja valitse sitten luettelosta haluamasi hakukentät.

    Vihje: Voit myös poistaa hakukenttiä kyselyn muodostimesta valitsemalla Poista hakukenttien luettelosta.

  4. Kirjoita hakuehdot uusiin hakukenttiin.

    Kun kirjoitat ehtoja hakukenttiin, ehdot näkyvät kyselysyntaksina Pikahaku-ruudussa. Syntaksissa on hakuehdot, kaksoispiste ja sitten kirjoittamasi ehdon arvo, kuten alla olevassa kuvassa. Kun opit tuntemaan haun syntaksin, voit kirjoittaa kyselyn Pikahaku-ruutuun hakukenttien sijaan.

    Pikahaku-ruutu

  5. Voit näyttää hakutulokset luettelossa Pikahaku-ruudun alapuolella.

    Huomautukset: 

    • Lisättävät hakukentät riippuvat siitä, mikä Outlookin ominaisuus on sillä hetkellä käytössä: Sähköposti, Kalenteri, Yhteystiedot, Tehtävät, Muistiinpanot, Kansioluettelo vai Päivyri. Hakukentät riippuvat myös käyttämästäsi Outlook-sähköpostiprofiilista. Hakukentät säilytetään, vaikka sulkisit Outlookin ja käynnistäisit sen uudelleen. Hakukyselyä ei säilytetä.

Outlook näyttää enintään kymmenen viimeisintä hakua.

  • Valitse Pikahaku-ruudussa Näytön Pikahaku-ruudun valikko, valitse Viimeisimmät haut ja valitse sitten luettelosta haluamasi haku.

    Etsintä-ruutu

Alikansioiden sisällyttäminen pikahakuun

Pikahaku voi kohdistaa haun Outlookin Kansioluettelon kaikkiin kansioihin, myös alikansioihin, mutta haku kaikista kansiosta ei ole valittuna oletusarvoisesti. Sinun on itse otettava tämä hakuasetus käyttöön.

  1. Valitse Työkalut-valikossa Pikahaku ja valitse sitten Hakuasetukset.

    Voit myös napsauttaa nuolta Pikahaku-ruudussa ja valita sitten Hakuasetukset.

  2. Valitse Pikahaku-ruutu ja sitten Kaikki kansiot.

Poistetut-kansion sisällyttäminen pikahakuun

Poistetut-kansio ei sisälly oletusarvoisesti hakuun, kun Kaikki sähköpostiviestit -hakuasetus on valittu. Voit sisällyttää Poistetut-kansion hakuun seuraavasti:

  1. Valitse Työkalut-valikossa Pikahaku ja valitse sitten Hakuasetukset.

    Voit myös napsauttaa nuolta Pikahaku-ruudussa ja valita sitten Hakuasetukset.

  2. Valitse Poistetut ja valitse Sisällytä jokaisen datatiedoston Poistetut-kansion viestit haettaessa kaikista kohteista -valintaruudun valinta.

Datatiedostojen sisällyttäminen pikahakuun

Outlook sisältää seuraavat tiedostot oletusarvoisesti haun Kaikki sähköpostiviestit:

  • Kaikki indeksoidut datatiedostot Näitä ovat esimerkiksi Omat kansiot -tiedostot (.pst) ja Offline-kansion tiedostot (.ost). Indeksointi varmistaa, että Pikahaku on nopeaa.

  • Outlookin datatiedosto sähköpostitiliäsi varten riippumatta siitä, onko se indeksoitu.

Voit kuitenkin valita minkä tahansa datatiedoston sisällytettäväksi hakuun.

Kaikki sähköpostiviestit

Tärkeää: Hakuihin sisällytettävien datatiedostojen valinta koskee vain Kaikki sähköpostiviestit -hakuja, joissa haku kohdistuu vähintään kahteen datatiedostoon.

Hakuihin sisällytettävien datatiedostojen valitseminen

  1. Valitse Sähköposti-sovelluksen siirtymisruudussaKaikki sähköpostiviestit -kohdassa oleva nuoli.

  2. Valitse hakuihin sisällytettävän tai niistä poistettavan datatiedoston nimi.

    Esimerkki:

    • POP3-tilisi on ehkä tarkoitettu vain henkilökohtaisille viesteille, joten työasioissa haluat kohdistaa haut vain työsähköpostitiliisi. Poista tällöin Kotisähköpostiosoite-valintaruudun valinta, jolloin sitä ei sisällytetä hakuihin.

    • Suuret arkistokansiot kannattaa ehkä jättää pois hauista.

    • Jos esimerkiksi työskentelet asianajotoimistossa ja säilytät eri tapausten tiedot eri .pst-tiedostoissa, joita pidät avoimina. Jos työskentelet tietyn tapauksen parissa, et todennäköisesti halua sisällyttää muiden tapausten .pst-tiedostoja kyseiseen tapaukseen liittyviin hakuihin.

  1. Valitse Työkalut-valikossa Pikahaku ja valitse sitten Hakuasetukset.

    Voit myös valita nuolen Pikahaku-ruudussa ja valita sitten Hakuasetukset.

  2. Valitse haluamasi asetukset:

    Indeksointi

    • Indeksoi viestit näissä datatiedostoissa     Valitse datatiedostot, jotka haluat Outlookin indeksoivan hakuja varten.

    • Ilmoita, kun hakutulokset voivat olla epätäydellisiä viestien indeksoinnin ollessa vielä kesken     Tämä asetus on valittuna oletusarvoisesti. Outlook näyttää sanoman Pikahaku-ruudussa kaikkien hakutulosten näyttämisen viivästyessä, koska Outlook ei ole vielä lopettanut kaikkien valituissa datatiedostoissa olevien viestien indeksointia. Viestin napsauttaminen avaa valintaikkunan, jossa jäljellä olevien on indeksoitavien kohteiden määrä näkyy. Jos et halua nähdä näitä sanomia, poista valintaruudun valinta.

      Haku

    • Näytä hakutulokset kirjoitettaessa      Tämä asetus on valittuna oletusarvoisesti. Jos et halua hakutulosten näkyvän kirjoittaessasi, poista tämän valintaruudun valinta. Et ehkä esimerkiksi halua nähdä hakutuloksia, ennen kuin painat ENTER-näppäintä tai valitset Haku-painikkeen. Haku-painike Painikkeen kuva on käytössä vain, jos poistat tämän asetuksen. Haluat ehkä myös poistaa tämän valintaruudun valinnan siksi, etteivät hakutulokset näy niin nopeasti kuin haluat.

    • Nopeuta hakuja rajoittamalla näytettävien tulosten määrää     Tämä asetus on valittuna oletusarvoisesti. Kun haku palauttaa erittäin paljon tuloksia, Outlook nopeuttaa hakua rajoittamalla näytettävät tulokset vain uusimpiin. Outlook näyttää Pikahaku-ruudussa sanoman, joka ilmoittaa tästä rajoituksesta. Voit nähdä kaikki tulokset valintaikkunassa napsauttamalla sanomaa.

    • Korosta haettavat sanat      Tämä asetus on valittuna oletusarvoisesti. Jos et halua hakutulosten näkyvän korostettuina, poista tämän valintaruudun valinta. Jos haluat muuttaa korostuksen väriä, valitse Muuta ja valitse sitten Väri-valintaikkunassa väri.

      Poistetut

    • Sisällytä jokaisen datatiedoston Poistetut-kansion viestit haettaessa kaikista kohteista      Tämä asetus ei ole valittuna oletusarvoisesti. Valitse tämä valintaruutu, jos haluat sisällyttää hakuun poistetut viestit, kun Kaikki sähköpostiviestit -hakuasetus on valittuna.

      Pikahaku-ruutu

    • Näytä hakutulokset kohteesta      Vaihtoehto Vain valittuna oleva kansio on valittuna oletusarvoisesti. Valitse Kaikki kansiot -valintaruutu, jos haluat kaikkien hakujen sisältävän Outlookin kansioluettelon jokaisen kansion.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Pikahaku-ominaisuuden ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä

Windowsin työpöytähaun asennuskehotteen poistaminen käytöstä

Outlook-hakutulosten parantaminen hakuehtoja rajaamalla

Indeksoinnin palauttaminen luomalla pikahakuluettelo uudelleen

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×