Viestikansioiden käyttäminen Outlookin verkkoversiossa

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Jos haluat järjestää viestit ovat Outlookin verkkoversio, voit luoda uusia kansioita tai nimetä uudelleen, siirtää tai poistaa olemassa olevia kansioita. Voit myös määrittää niille sääntöjä niin, että Outlookin verkkoversio siirtää viestit automaattisesti kansioihin mukaan määritettyjä ehtoja.

Artikkelin sisältö

Oletuskansiot

Kansioiden pikavalikko

Kansion luominen

Kansion nimeäminen uudelleen

Kansion siirtäminen

Kansion poistaminen

Suosikit

Säilytys- ja arkistointikäytäntöjen määrittäminen

Poistetut-kansio

Määritä säännöt käsitellään viestit

Oletuskansiot

Oletusarvoisesti tilissä on nämä kansiot:

Suosikit-kohdan oletuspostikansiot
  • Saapuneet Sinulle lähetetyt viestit menevät Saapuneet-kansioon, ellet ole luonut Saapuneet-kansiolle sääntöä, joka ohjaa nämä viestit johonkin toiseen kansioon, tai ellei niitä määritetä roskapostiksi.

  • Tarpeettomat Tämän avulla voit suodattaa sähköpostit sen mukaan, miten käsittelit saapuvia viestejä aikaisemmin. Kun tämä on käytössä, sähköpostipalvelin seuraa, luetko viestit vai jätätkö ne lukematta. Viestit, joita et lue, siirretään Tarpeettomat-kansioon.

  • Lähetetyt Jokaisesta lähettämästäsi viestistä tallentuu oletusarvoisesti kopio Lähetetyt-kansioon.

  • Poistetut Viestit, jotka poistat, siirtyvät Poistetut-kansioon.

Jos valitset Outlookin verkkoversion Kansiot-kohdan alapuolella Lisää, näet, että oletuskansiot on järjestetty Suosikit-kohtaan. Samat oletuskansiot luetellaan myös oman kansiosi alla, ja niistä tulee osa pidempää kansioluetteloa, jonka kansioista monet voivat olla järjestelmänvalvojan luomia. Järjestelmänvalvoja on voinut lisätä esimerkiksi seuraavat kansiot:

  • Luonnokset Jos luot viestin tai vastaat viestiin, mutta et voi kirjoittaa viestiä loppuun saman tien, se tallentuu automaattisesti Luonnokset-kansioon. Voit jatkaa viestin kirjoittamista myöhemmin ja sitten lähettää sen.

  • Roskaposti Viestit, jotka vaikuttavat roskapostilta, mutta joita roskapostin suodatus ei ole estänyt päätymästä sähköpostilaatikkoosi, siirtyvät Roskaposti-kansioon. Roskaposti-kansiosta on tarkempia tietoja artikkelissa Tietoja roskapostista ja tietojen kalastelusta.

  • Huomautukset Tämä on vain luku -kansio. Sen sisältöä voi luoda ja muokata vain käyttämällä Outlook -sovellusta.

  • Keskusteluhistoria Kopion keskusteluista on Skype for Business sijoitetaan Keskusteluhistoria-kansioon.

Sivun alkuun

Kansioiden pikavalikko

Useimmat kansiolle suoritettavat toimet ovat pikavalikossa, joka tulee näkyviin, kun valitset kansion ja napsautat hiiren kakkospainikkeella. Se, mikä pikavalinta tulee näkyviin, riippuu siitä, oletko valinnut kansion Suosikit-kohdassa vai omassa kansiossasi.

Suosikit-kansio

Suosikit-kansio näyttää tärkeimmät postikansiot. Pikavalikko sisältää vaihtoehdot, joita käytetään tai tarvitaan useimmin näitä kansioita käytettäessä.

Konteksti tai pikanäppäin sekä valikko, joka tulee näkyviin, kun napsautetaan Saapuneet-kansiota hiiren kakkospainikkeella

  • Siirrä ylös luettelossa tai Siirrä alas luettelossa Siirrä kansiota ylemmäs tai alemmas kansiohierarkiassa näiden vaihtoehtojen avulla.

  • Poista suosikeista Poista kansio suosikeista. Kansion poistaminen suosikeista ei poista sitä omasta kansiostasi.

  • Tyhjennä kansio Poista kansiosta kaikki sisältö, mahdolliset alikansiot mukaan lukien.

  • Merkitse kaikki luetuiksi Merkitse kaikki kansion viestit luetuiksi.

  • Määritä käytäntö Määritä arkistointi- tai säilytyskäytäntö kansion viesteille. Tämä vaihtoehto ei välttämättä ole käytettävissä, jos järjestelmänvalvoja ei ole ottanut sitä käyttöön.

  • Oikeudet Anna muille käyttäjille postilaatikkosi kansioiden käyttöoikeuksia.

Oma kansio

Oma kansio on kaikkien saatavillasi olevien postikansioiden kokoelma. Omiin kansioihin liittyvä pikavalikko tarjoaa enemmän vaihtoehtoja kuin Suosikit-kansion pikavalikko. Kaikki vaihtoehdot eivät kuitenkaan ole käytettävissä kaikissa kansioissa, ja jotkin vaihtoehdot eivät välttämättä ole käytettävissä, koska ne liittyvät järjestelmänvalvojan oikeuksiin.

Konteksti tai pikanäppäin sekä valikko, joka tulee näkyviin, kun napsautetaan henkilökohtaista kansiota hiiren kakkospainikkeella

Oman kansion pikavalikossa on neljä vaihtoehtoa, joita ei ole Suosikit-kansion pikavalikossa:

  • Luo uusi kansio Tällä toiminnolla voit luoda uuden alikansion kansioon, jota napsautat hiiren kakkospainikkeella.

  • Nimeä uudelleen Anna kansiolle eri nimi. Oletuskansioita, kuten Saapuneet-kansiota, ei voi nimetä uudelleen.

  • Lisää suosikkeihin Lisää (linkitä) valittu kansio Suosikkeihisi.

  • Siirrä Avaa ikkuna, jotta voit siirtää valitun kansion uuteen paikkaan kansiohierarkiassa. Voit myös valita kansion ja vetää sen uuteen paikkaan.

    Huomautus: Kun seuraavan kerran, kun kirjaudut sisään, kansiot, jotka olet luonut järjestetään aakkosjärjestykseen.

Sivun alkuun

Kansion luominen

Luo uusia kansioita ja järjestä viestisi aivan kuten haluat. Voit esimerkiksi luoda oman kansion tiettyä projektia koskevia viestejä tai tietyltä henkilöltä tulleita viestejä varten. Voit myös luoda kansion, johon järjestät kaikki tietylle jakeluryhmälle lähetetyt viestit.

Uuden kansion luominen

  1. Valitse Kansiot-kohdan alapuolella Lisää.

    Näyttökuva kohdistimesta Lisää-painikkeen kohdalla Outlookin verkkoversion siirtymisruudussa.

  2. Toimi seuraavasti:

    • Napsauta Suosikit-kohdan tai oman kansiosi nimen vieressä olevaa Luo uusi kansio -painiketta Luo uusi kansio -painike .

    • Napsauta omaa kansiotasi hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Luo uusi kansio.

  3. Kirjoita uuden kansion ruutuun kansion nimi ja paina sitten Enter-näppäintä.

Vihjeitä: 

  • Uusi kansio tulee automaattisesti näkyviin oletuskansioiden alapuolelle.

  • Suosikit-kansioon luotu uusi kansio lisätään automaattisesti omaan kansioosi, mutta sen voi poistaa vain omasta kansiosta.

  • Omaan kansioosi luotu uusi kansio näkyy Suosikit-kansiossa kuitenkin vain, jos napsautat sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitset Lisää suosikkeihin.

Uuden alikansion luominen

  1. Valitse Kansiot-kohdan alapuolella Lisää.

    Näyttökuva kohdistimesta Lisää-painikkeen kohdalla Outlookin verkkoversion siirtymisruudussa.

  2. Napsauta omassa kansiossasi hiiren kakkospainikkeella kansiota, johon haluat lisätä alikansion, ja valitse Luo uusi alikansio.

  3. Kirjoita uuden kansion ruutuun alikansion nimi ja paina Enter-näppäintä.

Sivun alkuun

Kansion nimen muuttaminen

Huomautus: Et voi nimetä uudelleen oletuskansioita, kuten Saapuneet-, Luonnokset- ja Poistetut-kansioita.

  1. Valitse Kansiot-kohdan alapuolella Lisää.

    Näyttökuva kohdistimesta Lisää-painikkeen kohdalla Outlookin verkkoversion siirtymisruudussa.

  2. Napsauta omassa kansiossasi hiiren kakkospainikkeella kansiota, jonka haluat nimetä uudelleen, ja valitse Nimeä uudelleen.

  3. Kirjoita kansiolle nimi ja paina Enter-näppäintä.

Kansion siirtäminen

Voit vetää kansion toiseen kohtaan kansiohierarkiassa tai voit käyttää Siirrä -asetus pikavalikosta.

Huomautus: Kun seuraavan kerran, kun kirjaudut sisään, kansiot, jotka olet luonut järjestetään aakkosjärjestykseen.

  1. Valitse Kansiot-kohdan alapuolella Lisää.

    Näyttökuva kohdistimesta Lisää-painikkeen kohdalla Outlookin verkkoversion siirtymisruudussa.

  2. Napsauta omassa kansiossasi hiiren kakkospainikkeella kansiota, jonka haluat siirtää, ja valitse Siirrä.

  3. Valitse avautuvassa Siirrä kansio -ikkunassa uusi kansio, johon siirrät kansion, ja valitse Siirrä.

Voit myös luoda uuden kansion, johon siirrät kansion, napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella haluamaasi pääkansiota ja valitsemalla Luo uusi kansio. Saapuneet-kansion sääntöjen avulla voit siirtää saapuvia viestejä automaattisesti tiettyihin kansioihin määrittämiesi ehtojen perusteella.

Sivun alkuun

Kansion poistaminen

Huomautus: Et voi poistaa oletuskansioita, kuten Saapuneet- ja Lähetetyt-kansioita.

  1. Valitse Kansiot-kohdan alapuolella Lisää.

    Näyttökuva kohdistimesta Lisää-painikkeen kohdalla Outlookin verkkoversion siirtymisruudussa.

  2. Napsauta poistettavaa kansiota tai alikansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Poista.

  3. Vahvista valinta valitsemalla OK.

Suosikit

Outlookin verkkoversiossa Suosikit-kansio sisältää automaattisesti nämä kansiot: Saapuneet, Tarpeettomat, Lähetetyt ja Poistetut. Voit lisätä kansioita suosikkeihin, jotta sinun on helpompi seurata itsellesi tärkeimpiä kansioita. Kansion lisääminen suosikkeihin ei siirrä kansiota, vaan luo siihen linkin. Suosikkeihin lisätyt kansiot säilyvät edelleen omassa kansiossasi.

  • Voit lisätä kansion suosikkeihin napsauttamalla kansiota omassa kansiossasi hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Lisää suosikkeihin.

  • Voit järjestää kansiot uudelleen valitsemalla kansion ja vetämällä sen uuteen paikkaan kansiohierarkiassa. Voit myös napsauttaa kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valita sitten Siirrä ylös luettelossa tai Siirrä alas luettelossa.

  • Voit poistaa kansion napsauttamalla suosikeista poistettavaa kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Poista suosikeista. Tämä toiminto poistaa ainoastaan linkin kansioon. Kansio on edelleen omassa kansiossasi.

Organisaation käytäntöjen mukaan voit ehkä lisätä yleisen kansion suosikkeihin. Saat tietoja siitä, miten voit luoda julkisen kansion Outlookin verkkoversio ja lisää se suosikkeihin, luominen ja jakaminen yleisen kansion.

Sivun alkuun

Säilytys- ja arkistointikäytäntöjen määrittäminen

Huomautus: Organisaation järjestelmänvalvoja määrittää käytäntöjen asetukset. Käytännöt eivät ehkä ole käytettävissä tilissäsi.

Arkisto- ja säilytyskäytäntöjen avulla viestejä voidaan siirtää tai poistaa postilaatikosta tietyn ajan kuluttua. Lisätietoja näistä käytännöistä ja niiden määrittämisestä on artikkelissa Säilytys- ja arkistointikäytännöt Outlookin verkkoversiossa yrityksille.

Poistetut-kansio

Kun poistat viestin, se siirretään Poistetut-kansioon. Voit manuaalisesti poistaa viestejä kansiosta tai voit määrittää Outlookin verkkoversio voit automaattisesti tyhjentää Poistetut-kansion, kun kirjaudut ulos. Järjestelmänvalvoja voi myös määrittänyt käytännön tyhjiä kohteita Poistetut-kansiosta sen jälkeen, kun ne olet ollut valmiiksi määritetyn ajanjakson aikana.

Poistetut-kansion tyhjentäminen uloskirjauduttaessa

  1. Valitse näytön yläreunassa Asetukset Asetukset-kuvake .

  2. Valitse Omien sovellusten asetukset -kohdasta Sähköposti.

  3. Valitse Automaattinen käsittely > Viestiasetukset > Tyhjennä Poistetut-kansio, kun kirjaudun ulos.

  4. Valitse Tallenna Luo ryhmä -painike .

Lisätietoja siitä, miten voit palauttaa poistetut viestit on artikkelissa poistettujen sähköpostiviestien Outlookin verkkoversiossa palauttaminen.

Sivun alkuun

Viestien käsitteleminen

Outlookin verkkoversio -valikkorivillä-komennoilla tai säännöt Outlookin verkkoversio siirtää viestit automaattisesti kansioihin vastaanottamasi on määritettävä.

Komentojen käyttäminen viestien automaattiseen käsittelemiseen

Komentoja, kuten Puhdista- ja Siirrä avulla voit automaattisesti Poista tai Siirrä tietyn lähettäjän viestit. Komennot näkyvät Outlookin verkkoversio valikkorivillä, kun valitset viestin Saapuneet.

Näyttökuva valikkorivistä.

  • Puhdista-toiminnolla voit nopeasti poistaa turhat sähköpostiviestit Saapuneet-kansiosta. Kun valitset viestin, voit automaattisesti poistaa kaikki kyseiseltä lähettäjältä saapuvat sähköpostit, säilyttää ainoastaan viimeaikaiset sähköpostit tai poistaa kaikki yli 10 päivää vanhat sähköpostit.

  • Siirrä kohteeseen -toiminnolla voit siirtää tietyn viestin tai siirtää automaattisesti kaikki kyseisen lähettäjän viestit toiseen kansioon.

Sääntöjen määrittäminen viestien automaattiseen käsittelemiseen

Sääntöjen avulla voit siirtää vastaanottamasi viestit automaattisesti kansioihin.

  1. Saapuneet-kansiossa, valitse viesti, johon haluat liittää sääntö ja valitse sitten Lisää komentoja -kuvake.Outlookin verkkoversio valikkorivillä.

    Näyttökuva Lisää komentoja -painikkeesta Outlookin valikkorivillä.

  2. Valitse Luo sääntö. Uusi Saapuneet-kansion sääntö -valintaikkuna (lomake) tulee näkyviin.

    • Nimi Tässä on lähettäjän nimi

    • Kun kaikki nämä ehdot täyttävä uusi viesti saapuu Vastaanotettavalle viestille on määritetty oletusarvoisesti kolme ehtoa. Voit valita muita ehtoja nuolten avulla. Jos tarvitset enemmän ehtoja, valitse Lisää ehto.

    • Tee kaikki seuraavat Yksi kolmesta esimääritetystä toiminnosta on valittu oletusarvoisesti. Voit valita muita toimintoja nuolen avulla. Jos haluat lisätä toiminnon, valitse Lisää toiminto.

    • Paitsi jos se vastaa jotakin näistä ehdoista Poikkeuksia ei ole määritetty oletusarvoisesti. Voit määrittää poikkeuksen edellä määritettyihin ehtoihin nuolen avulla. Valitse Lisää poikkeus, jos useita poikkeuksia tarvitaan.

    • Lopeta sääntöjen käsittely Valintaruutu on valittuna oletusarvoisesti. Kun tämä on valittu, seuraavat säännöt ohitetaan, vaikka ne koskisivat viestiä.

  3. Tallenna sääntö valitsemalla OK. Tilisi rakenteesta riippuen saatat saada varoituksen sääntöjen muokkaamisesta. Ota tarvittaessa yhteyttä järjestelmänvalvojaan.

Huomautus: Jos viestit on siirrettävä pois postilaatikosta, mutta haluat tallentaa ne, voit tallentaa viestit .pst-tiedostoon Outlookin avulla. Tällöin viestit ovat käytettävissä vain Outlookissa, johon .pst-tiedosto on lisätty. Lisätietoja on artikkeleissa Outlookin datatiedostojen (.pst ja .ost) esittely ja Outlookin datatiedoston (.pst) luominen tietojen tallentamista varten.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×