Viestien hallinta sääntöjen avulla

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Tässä artikkelissa kerrotaan, mitä säännöt ovat ja miten niiden avulla voi pitää Saapuneet-kansion kohteet järjestyksessä ja ajan tasalla.

Tässä artikkelissa

Viestien hallinnan helpottaminen sääntöjen avulla

Säännön luominen mallista

Säännön luominen alusta lähtien

Säännön luominen viestistä

Säännön suorittaminen aika ajoin muttei jatkuvasti

Palvelinpohjaiset säännöt ja asiakassäännöt

Vastaanottokuittaukset, äänestysvastaukset ja poissa-viestit

Kokouspyynnöt, tehtäväpyynnöt ja asiakirjat

Jakeluluettelot

Viestin välittäminen oman organisaation ulkopuolelle

Viestien hallinnan helpottaminen sääntöjen avulla

Sääntö on toiminto, jonka Microsoft Outlook suorittaa automaattisesti, kun lähetettävä tai vastaanotettava viesti täyttää säännössä määritetyt ehdot. Voit valita monenlaisia ehtoja ja toimintoja ohjatussa sääntöjen ja ilmoitusten luomisessa.

Säännöt ovat joko järjestämis- tai ilmoitussääntöjä. Ohjattu sääntöjen ja ilmoitusten luominen sisältää malleja useimmin käytettyjä sääntöjä varten.

  • Pidä asiat järjestyksessä    Nämä säännöt auttavat arkistoimaan ja seuraamaan viestejä. Voit esimerkiksi luoda säännön koskemaan viestejä, jotka tulevat tietyltä lähettäjältä, kuten Pertti Virtaselta, ja joiden Aihe-rivillä on jokin tietty sana, kuten "myyntiluvut". Sääntö voi merkitä viestit seurattaviksi, määrittää niiden luokaksi Myyntiluvut ja siirtää ne kansioon Pertin myyntiluvut.

  • Pysy ajan tasalla    Tällaiset säännöt ilmoittavat asiasta määrittämälläsi tavalla, kun vastaanotat tietyntyyppisen viestin. Voit esimerkiksi luoda säännön, joka lähettää ilmoituksen matkapuhelimeesi, kun saat sähköpostia perheenjäseneltäsi.

  • Aloita tyhjästä säännöstä    Tällaiset säännöt luodaan alusta alkaen itse.

    Mallisäännöt
    Kuva 1: Sääntöjen ja ilmoitusten luomisen sisältää useita esimääritettyjä sääntöjä eli malleja.

Poikkeukset

Voit lisätä sääntöihin poikkeuksia erityistapauksissa, esimerkiksi silloin, kun viesti on merkitty seurattavaksi tai määritetty tärkeäksi. Sääntöä ei sovelleta viesteihin, jos yksikin määrittämistäsi poikkeuksista toteutuu.

Sivun alkuun

Säännön luominen mallista

  1. Valitse Siirtymisruutu Sähköposti.

  2. Valitse Työkalut-valikossa Säännöt ja ilmoitukset.

  3. Jos käytät useita sähköpostitilejä, valitse Toteuta muutokset tässä kansiossa -luettelosta haluamasi Saapuneet-kansio.

  4. Valitse Uusi sääntö.

  5. Valitse Vaihe 1: Valitse malli -kohdassa haluamasi malli Pidä asiat järjestyksessä- tai Pysy ajan tasalla -kokoelmasta.

  6. Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta -kohdassa alleviivattua arvoa. Jos esimerkiksi napsautat henkilö tai jakeluluettelo -linkkiä, näkyviin tulee Osoitteisto.

  7. Valitse Vaihe 1: Valitse ehdot -kohdassa ehdot, joiden mukaisissa viesteissä sääntö suoritetaan.

  8. Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta -kohdassa alleviivattua arvoa, jos et ole vielä tehnyt sitä, ja valitse sitten Seuraava.

  9. Valitse Vaihe 1: Valitse toimet -kohdassa toiminto, jonka haluat säännön suorittavan, kun viesti täyttää ehdot.

  10. Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta -kohdassa alleviivattua arvoa, jos et ole vielä tehnyt sitä, ja valitse sitten Seuraava.

  11. Valitse säännön mahdolliset poikkeukset Vaihe 1: Valitse poikkeukset -kohdassa ja valitse Seuraava.

  12. Voit lopettaa säännön luomisen kirjoittamalla säännölle nimen ja valitsemalla muita haluamiasi asetuksia.

    • Jos haluat suorittaa tämän säännön sanomille, jotka ovat jo kansiossa, valitse Suorita tämä sääntö viesteihin, jotka ovat "kansio" -valintaruutu.

    • Jos haluat ottaa tämän säännön käyttöön kaikissa omissa sähköpostitileissä ja niihin liittyvissä Saapuneet-kansioissa, valitse Luo tämä sääntö kaikkiin tileihin -valintaruutu.

  13. Napsauta Valmis.

Sivun alkuun

Säännön luominen alusta lähtien

Tee seuraavat toimet, kun haluat luoda säännön omine ehtoineen, toimintoineen ja poikkeuksineen:

  1. Valitse SiirtymisruutuSähköposti.

  2. Valitse Työkalut-valikossa Säännöt ja ilmoitukset.

  3. Jos käytät useita sähköpostitilejä, valitse Toteuta muutokset tässä kansiossa -luettelosta haluamasi Saapuneet-kansio.

  4. Valitse Uusi sääntö.

  5. Valitse Aloita tyhjästä säännöstä -kohdasta Tarkista viestit niiden saapuessa tai Tarkista viestit lähettämisen jälkeen ja valitse Seuraava.

  6. Valitse Vaihe 1: Valitse ehdot -kohdassa ehdot, joiden mukaisissa viesteissä sääntö suoritetaan.

  7. Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta -kohdassa alleviivattua arvoa, jos et ole vielä tehnyt sitä, ja valitse sitten Seuraava.

  8. Valitse Vaihe 1: Valitse toimet -kohdassa toiminto, jonka haluat säännön suorittavan, kun viesti täyttää ehdot.

  9. Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta -kohdassa alleviivattua arvoa, jos et ole vielä tehnyt sitä, ja valitse sitten Seuraava.

  10. Valitse säännön mahdolliset poikkeukset Vaihe 1: Valitse poikkeukset -kohdassa ja valitse Seuraava.

  11. Voit lopettaa säännön luomisen kirjoittamalla säännölle nimen ja valitsemalla muita haluamiasi asetuksia.

    • Jos haluat suorittaa tämän säännön sanomille, jotka ovat jo kansiossa, valitse Suorita tämä sääntö viesteihin, jotka ovat "kansio" -valintaruutu.

    • Jos haluat ottaa tämän säännön käyttöön kaikissa omissa sähköpostitileissä ja niihin liittyvissä Saapuneet-kansioissa, valitse Luo tämä sääntö kaikkiin tileihin -valintaruutu.

  12. Napsauta Valmis.

Sivun alkuun

Säännön luominen viestistä

Voit luoda säännön suoraan viestistä. Voit esimerkiksi luoda säännön, joka siirtää kyseiseltä lähettäjältä saapuvat viestit tiettyyn kansioon.

  1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella viestiä, jonka perusteella haluat luoda säännön, ja valitse pikavalikosta Luo sääntö.

    Valitse Luo sääntö -valintaikkunassa valintaruudut, joiden kohdalla valitsemiesi viestien tiedot ovat valmiina.

  2. Valitse Siirrä kohde kansioon -valintaruutu.

  3. Napsauta jotakin aiemmin luotua kansiota tai luo viestejä varten uusi kansio valitsemalla Uusi.

  4. Voit lisätä sääntöön ehtoja, toimintoja ja poikkeuksia valitsemalla Lisäasetukset ja noudattamalla sitten ohjatun sääntöjen ja ilmoitusten luomisen ohjeita.

    Vihje     Voit suorittaa säännön heti, kun se on valmis, valitsemalla ohjatun sääntöjen ja ilmoitusten luomisen viimeiseltä sivulta Suorita tämä sääntö viesteihin, jotka ovat kansiossa -valintaruudun.

    Kaikki Saapuneet-kansion tai minkä tahansa muun valitsemasi kansion viestit, jotka täyttävät sääntöön liittyvät ehdot eivätkä ole poikkeustapauksia, siirretään määrittämääsi kansioon. Voit testata uutta sääntöä avaamalla uuden kansion. Tarkista, siirtääkö sääntö juuri oikeat viestit.

Sivun alkuun

Säännön suorittaminen aika ajoin muttei jatkuvasti

Jos haluat käyttää sääntöä aika ajoin mutta et jatkuvasti, toimi seuraavasti:

  1. Valitse Työkalut-valikossa Säännöt ja ilmoitukset.

  2. Poista sääntö käytöstä Säännöt ja ilmoitukset -valintaikkunassa poistamalla säännön valintaruudun valinta.

  3. Valitse Suorita säännöt.

  4. Valitse Suorita säännöt -valintaikkunan Valitse suoritettavat säännöt -kohdasta sen säännön valintaruutu, jonka haluat suorittaa.

  5. Valitse kansio, johon haluat soveltaa sääntöä.

  6. Valitse viestiluokat, joihin haluat soveltaa sääntöä.

    Voit esimerkiksi soveltaa sääntöä vain kansion lukemattomiin viesteihin.

  7. Valitse Suorita.

Sivun alkuun

Palvelinpohjaiset säännöt ja asiakassäännöt

Palvelinpohjaiset säännöt    Jos käytät Microsoft Exchange -tiliä, palvelin voi palvelin suorittaa sääntöjä viesteissä, vaikka Outlook ei olisi käynnissä. Tällaisia sääntöjä kutsutaan palvelinpohjaisiksi säännöiksi. Säännöt on määritettävä käytettäviksi, kun viestit toimitetaan Saapuneet-kansioosi palvelimessa, ja säännöt on kyettävä suorittamaan loppuun asti palvelimessa. Esimerkiksi viestin tulostamiseen käytettävää sääntöä ei voi käyttää palvelimessa. Jos sääntöä ei voida suorittaa palvelimessa, se suoritetaan, kun käynnistät Outlookin.

Asiakassäännöt    "Asiakas" on sähköpostiohjelma, joka suoritetaan käyttäjän tietokoneessa. Jos sääntöä ei voida käyttää palvelimessa, se on "asiakassääntö", koska se suoritetaan käyttäjän tietokoneessa. Jos sääntöluettelossasi on sekä palvelimessa suoritettavia sääntöjä että sääntöjä, joita ei voi suorittaa palvelimessa, palvelinpohjaiset säännöt suoritetaan ennen asiakassääntöjä.

Sivun alkuun

Vastaanottokuittaukset, äänestysvastaukset ja poissa-viestit

Vastaanottokuittaukset, luku-, äänestysvastausten- ja -office ilmoitukset tulevat viestit käsitellään. Esimerkiksi tiettyyn kansioon, kaikki vastaanottokuittaukset, äänestysvastaukset vastaukset, kun luot säännön, joka siirtää kohteet, joissa on sana "kokous" Aihe -ruutuun ja tätä ehtoa poissa viestit siirretään paikan päällä.

Huomautus: Jos äänestystulos siirretään Saapuneet-kansiosta, vastausta ei seurata alkuperäisessä viestissä automaattisesti.

Sivun alkuun

Kokouspyynnöt, tehtäväpyynnöt ja asiakirjat

Kokouspyynnöt, tehtäväpyynnöt ja asiakirjat käsitellään viestejä. Esimerkiksi kun luot säännön, joka siirtää tietueita, joiden-kokoukseen-linkki Aihe -ruutuun tiettyyn kansioon, minkä tahansa tehtävän, joka täyttää ehdon kokouspyynnöt ja siirretään paikan päällä. Kun luot kohteet, joita vaikuttavia sääntöjä, pidä mielessä seuraavat rajoitukset:

  • Muuhun kuin sähköpostikansioon siirretty kohde ei välttämättä toimi odotetulla tavalla siirtämisen jälkeen. Jos esimerkiksi viesti siirretään Kalenteri-kansioon, uutta tapaamista ei luoda.

  • Jos sääntö siirtää kokous- tai tehtävävastauksen Poistetut-kansioon, alkuperäinen kohde ei voi jäljittää vastausta.

  • Jos kokouspyyntö siirretään automaattisesti Poistetut-kansioon, kokousta ei lisätä Kalenteri-kansioon.

  • Lähettämiisi viesteihin vaikuttavia sääntöjä ei käytetä tehtäväpyyntöihin tai kokouspyyntöihin.

Sivun alkuun

Jakeluluettelo

Jakeluluettelon uusi sääntö käyttäytyy sen mukaan, miten luot säännön:

  • Siirrä jakeluluetteloon lähetetyt viestit tiettyyn kansioon    Jos valitset tämän sääntömallin, vain jakeluluetteloon lähetetyt viestit siirretään määrittämääsi kansioon. Jakeluluettelossa olevilta henkilöiltä saamiasi viestejä ei siirretä määrittämääsi kansioon.

    Huomautus: Sääntö toimii vain Exchange-tileissä.

  • Siirrä tietyn lähettäjän viestit tiettyyn kansioon    Jos valitset tämän sääntömallin, myös kaikilta määrittämäsi jakeluluettelon jäseniltä saamasi viestit siirretään määrittämääsi kansioon.

Sivun alkuun

Viestin välittäminen oman organisaation ulkopuolelle

Jos työskentelet organisaatiossa, joka käyttää Exchange-ohjelmaa, organisaation ulkopuolisiin sähköpostiosoitteisiin välitettäviä viestejä, joissa käytetään sääntöä, ei oletusarvon mukaan lähetetä. Tämän asetuksen tarkoituksena on ehkäistä yrityksen sisäisten tietojen paljastuminen. Asetuksen käyttöä valvoo Exchange-järjestelmänvalvoja.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Miten voimme parantaa?

Miten voimme parantaa?

Yksityisyytesi suojaamiseksi älä sisällytä palautteeseen yhteystietoja. Arvioi tietosuojakäytäntö.

Kiitos palautteesta!