Accessin käytön aloittaminen

Yleisiä tietoja tietokantaobjektiiveista

Selaimesi ei tue videotoimintoa. Asenna Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player tai Internet Explorer 9.

Accessissa on kuusi tietokantaobjektia, joiden yhdistelmässä voit hyödyntää tietojasi täydellisesti. Tutustu jokaisen objektin rooliin.

Taulukot

Access järjestää tietoja taulukoiksi, eli rivien ja sarakkeiden luetteloiksi, jotka muistuttavat tilikirjaa tai laskentataulukkoa. Jokaiseen taulukkoon tallennetaan tiettyyn aiheeseen liittyviä tietoja, joten useimmissa tietokannoissa on vähintään kaksi taulukkoa.

Näyttökuvat tuote-, asiakas- ja tilaustaulukoista

Taulukon jokaista riviä kutsutaan tietueeksi ja jokaista saraketta kentäksi. Tietue sisältää kaikki tiedot tietystä kohteesta, kuten asiakkaasta tai tilauksesta. Kenttä on yksittäinen kyseistä kohdetta koskeva tieto. Esimerkiksi Tuotteet-taulukossa jokaisella rivillä, eli jokaisessa tietueessa, olisi tietoja yhdestä tuotteesta. Jokaisessa sarakkeessa, eli kentässä, olisi kyseistä tuotetta koskeva tietyntyyppinen tieto, kuten nimi tai hinta. Jos tietokannat eivät ole sinulle tuttuja, tutustu tietokantojen perusteisiin.

Kyselyt

Jos tietokanta on suunniteltu oikein, lomakkeessa tai raportissa esitettävät tiedot sijaitsevat yleensä useissa taulukoissa. Kyselyn avulla voit hakea tiedot eri taulukoista ja koota ne näyttöä varten yhteen lomakkeeseen tai raporttiin.

Kysely voi olla pyyntö hakea tietojen tulokset tietokannasta, tai sitä voidaan käyttää toiminnon kohdistamiseen tietoihin. Se voi myös olla molempia näistä. Kyselyjen avulla voit saada vastaukset yksinkertaisiin kysymyksiin, suorittaa laskutoimituksia tietojen perusteella, yhdistää tietoja eri taulukoista sekä lisätä, muuttaa tai poistaa tietokannan tietoja.

Kyselytyyppejä on monia, mutta kaksi perustyyppiä ovat seuraavat:

Tärkeimmät kyselytyypit

Käyttö

Valintakysely

Tietojen noutaminen taulukosta tai laskutoimitusten suorittaminen.

Toiminto

Tietojen lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen. Kutakin tehtävää varten on olemassa erilainen muutoskysely. Muutoskyselyt eivät ole käytettävissä Access-verkkosovelluksissa.

Lomakkeet

Lomakkeet ovat kuin myymälöiden esittelyvitriinejä — ne helpottavat tietokantakohteiden näyttämistä tai käsittelyä. Paperilomakkeiden tapaan Access-lomakkeet ovat objekteja, joiden avulla käyttäjä voi lisätä, muokata tai näyttää Access-työpöytätietokantaan tallennettuja tietoja. Lomake on tärkeää suunnitella sen käyttöä ajatellen. Jos lomake on esimerkiksi tarkoitettu usean käyttäjän käyttöön, lomakkeen hyvä suunnittelu helpottaa tietojen syöttämistä tarkasti, nopeasti ja tehokkaasti.

Raportit

Raportit ovat tapa tarkastella ja muotoilla Access-tietokannan tietoja ja tehdä niistä yhteenveto. Voit esimerkiksi luoda yksinkertaisen raportin kaikkien yhteystietojen puhelinnumeroista tai yhteenvetoraportin kokonaismyynnistä eri alueilla ja eri ajanjaksoina.

Raportit ovat käteviä, kun haluat esittää tietokannan tiedot esimerkiksi seuraavia toimia varten:

  • yhteenvetotietojen näyttäminen ja jakaminen

  • tietojen tilannevedosten arkistoiminen

  • yksittäisten tietueiden tietojen näyttäminen

  • osoitetarrojen luominen.

Makrot

Makro on työkalu, jonka avulla voit automatisoida tehtäviä ja lisätä toimintoja lomakkeisiin, raportteihin ja ohjausobjekteihin. Voit esimerkiksi lisätä komentopainikkeen lomakkeeseen ja liittää painikkeen Napsautettaessa-tapahtuman makroon, jolloin se suorittaa komennon aina, kun painike valitaan.

Accessissa on suunnitteluympäristö, jonka avulla voit luoda makroja. Siinä luodaan suoritettavien toimintojen luettelo yksinkertaisen ohjelmointikielen avulla. Jotkin toiminnot vaativat lisätietoja, kuten sitä, mitkä kentät näkyvät täytettävinä. Suunnitteluympäristö helpottaa makrojen luontia, koska voit valita toiminnon luettelosta ja täyttää tiedot.

Makrojen avulla voidaan esimerkiksi automatisoida toimintosarja ja tehdä muutoksia tietokannan tietoihin. Rakennenäkymän kautta makrot tarjoavat käytettäväksi Visual Basic for Applications (VBA) -komentojen alijoukon. Useimmille käyttäjille on helpompaa lisätä lomakkeisiin toimintoja makron avulla kuin VBA-koodia kirjoittamalla, mutta voit aina muuntaa makrot VBA-koodiksi rakennenäkymässä.

Oletetaan, että haluat avata raportin suoraan jostakin tietojensyöttölomakkeesta. Lisää lomakkeeseen painike ja luo sitten makro, joka avaa raportin. Makro voi olla erillinen makro (erillinen objekti tietokannassa), joka sitten sidotaan painikkeen Napsautettaessa-tapahtumaan, tai makro voidaan upottaa suoraan painikkeen Napsautettaessa-tapahtumaan. Kummassakin tapauksessa, kun painike valitaan, makro suoritetaan ja raportti avataan.

Moduulit

Moduulit ovat VBA-koodia, jonka kirjoittamalla voit automatisoida sovelluksen tehtäviä ja suorittaa monimutkaisia toimintoja. Moduulit kirjoitetaan VBA ohjelmointikielellä. Moduuli on kokoelma määrityksiä, lausekkeita ja toimintosarjoja, jotka tallennetaan yhtenä yksikkönä.

Tiedot eivät ole kovin mielenkiintoisia – itse asiassa ne voivat olla merkityksettömiä – ennen kuin teet niillä jotain. Accessin avulla voit jäsennellä ja muotoilla tietoja ja antaa niille kontekstin, jolloin niistä tulee käytännöllisiä ja suorastaan välttämättömiä. Yhdistämällä jotkut Accessin kuudesta osasta tai objektista tietokannaksi, voit helpottaa tietojen syöttämistä, löytämistä, visualisointia ja muuta hallintaa.

Tässä on kuusi Accessin objektia, joiden avulla voit käsitellä tietoja.

Taulukot sisältävät tiedot. Ne ovat tietokannan selkäranka. Kenttä on tietokannan pienin tietoyksikkö. Kentät on järjestetty sarakkeisiin taulukossa. Kenttäkokoelma muodostaa tietueen, ja tietueet järjestetään taulukon riveiksi. Näin tietokentät ja tietueet voidaan järjestää siistiksi taulukoksi.

Kyselyt ovat tiedoista esitettyjä kysymyksiä. Esimerkiksi mikä on neljännen neljänneksen myynti? Kyselyt voivat myös suodattaa tietoja ja suorittaa laskutoimituksia, kuten laskea summia tai alennuksia. Tulokset järjestetään taulukoksi. Kyselyn tyypistä riippuen voit lisätä tai muuttaa tietoja.

Lomakkeet antavat tietokannalle viimeistellyn ulkoasun. Niiden avulla voit syöttää tietoja nopeasti ja lisätä painikkeita tietokannassa liikkumista varten.

Raporttien avulla voit järjestää, tuoda esiin tai visualisoida tietoja, jotta niiden esittäminen tai analysointi onnistuisi paremmin. Jos tarvitset kaavion kuvaamaan joitakin tietoja, voit lisätä kaavion raporttiin.

Makrot automatisoivat tietokannan. Ne tekevät jotain, kun valitset painikkeen. Voit myös luoda makroja, jotka suorittavat toistuvia tehtäviä puolestasi.

Moduulit auttavat automatisoimaan tietokannan makroja laajemmin. Voit suorittaa tehokkaita tehtäviä kirjoittamalla koodin moduulien Visual Basic for Applicationsin avulla. Moduulien avulla voit luoda mukautetun lisäosan tietokantaan.

Nyt olet tutustunut kuuteen tietokantaobjektiin, voimme katsoa uudelleen esimerkkiä ja tutustua näkymiin. Seuraavassa on taulukkonäkymässä näkyvä taulukko-objekti. Muista, että käyttämäsi tietokantaobjekti on aina jonkinlaisessa näkymässä. Se voi olla joko näkymä objektin luomista varten tai näkymä kyseisen objektin käyttämistä varten.

Tässä on toinen esimerkki. Tämä taulukko on avattu taulukkonäkymässä. Käyttämällä sen välilehteä voit siirtyä helposti rakennenäkymään. Näet monia taulukon luomis- ja muuttamisvaihtoehtoa.

Tämä lomake on avattu lomakenäkymässä. Sen avulla voit nopeasti lisätä tietoja pohjana käytettävään taulukkoon. Voit avata lomakkeen asettelunäkymässä ja lisätä siihen ohjausobjekteja tai muuttaa lomaketta. Tässä näkymässä luot lomakkeen alun perin.

Sama pätee kyselyihin. Voit määrittää kyselyn rakennenäkymässä. Kun suoritat kyselyn, tulokset näkyvät taulukkonäkymässä. Voit hyödyntää sitä vielä enemmän ja avata kyselyn SQL-näkymässä ja muuttaa tarvittaessa varsinaista koodia.

Jotkut näkymät suorittavat molemmat tehtävät. Voit esimerkiksi lisätä tietoja tähän taulukkoon, kuten saatoit odottaa. Voit myös muuttaa ulkoasua lisäämällä kenttiä.

Nyt olet tutustunut Accessin kuuteen tietokantaobjektityyppiin ja näkymiin, joissa voit käsitellä näitä objekteja. Mieti tietokantaa suunnitellessasi, mitä haluat tehdä tiedoilla. Tietojen käyttötarkoitusten avulla voit määrittää, mitkä Access-objektit auttavat parhaiten saavuttamaan tavoitteesi.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×