Tietojen lisääminen ja muokkaaminen

Tietojen kopioiminen Excelistä

Selaimesi ei tue videotoimintoa. Asenna Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player tai Internet Explorer 9.

Hyödynnä Accessin virtaviivaistettuja, tehokkaita ja käteviä muokkaus-, kysely- ja raportointiominaisuuksia kopioimalla tietoja Excel-laskentataulukosta. Sijoita tiedot aiemmin luotuun taulukkoon tai uuteen, tyhjään taulukkoon.

Ennen kuin kopioit tiedot, varmista, että ne ovat ja yhdenmukaisia ja rakenteellisia niin, että ne kopioituvat ongelmitta.

Tietojen puhdistaminen
  • Sarakkeen kaikkien tietojen on oltava samantyyppisiä ja samassa muodossa. Varmista esimerkiksi, että kaikissa puhelinnumeroissa on suuntanumero, mutta ei maan etuliitettä, kaikissa osoitteissa kaupunki ja osavaltio, mutta ei maata, ja kaikissa hinnoissa sentit – vaikka niiden arvo olisi ,00.

  • Poista alaotsikot, yhteenveto tai kommenttirivit ja tyhjät rivit.

    Huomautus: Tarvittaessa voit lisätä ne takaisin myöhemmin Accessin kysely-, raporttiryhmä- ja summaominaisuuksilla.

    Jos liität tiedot aiemmin luotuun Access-taulukkoon, varmista, että laskentataulukossa on sama määrä sarakkeita samassa järjestyksessä kuin Access-taulukossa. (Jos toisaalta aiot luoda uuden Access-taulukon näistä tiedoista, voit nimetä ja järjestää sarakkeet miten haluat.)

    Vihje: Tietokannoissa on hyvä luetella jokainen erillinen tieto omassa sarakkeessaan. Erota esimerkiksi etunimi ja sukunimi omiin sarakkeisiinsa sekä katuosoite, kaupunki, osavaltio ja postinumero omiinsa.

Excel-tietojen lisääminen uuteen taulukkoon
  1. Valitse ja kopioi taulukkoon lisättävät tiedot Excelissä.

  2. Valitse Accessissa Aloitus > Liitä.

  3. Määritä, onko tietojen ensimmäisellä rivillä on sarakeotsikoita, valitsemalla Kyllä tai Ei.

  4. Voit halutessasi nimetä taulukon ja kentät uudelleen.

Excel-tietojen lisääminen aiemmin luotuun taulukkoon
  1. Valitse ja kopioi taulukkoon lisättävät tiedot Excelissä.

  2. Avaa Accessissa taulukko, johon haluat liittää tiedot.

  3. Valitse tyhjän rivi taulukon lopussa.

  4. Valitse Aloitus > Liitä > Liitä loppuun.

Kun kopioit Excel-tiedot Access-tietokantaan, alkuperäiset tiedot Excelissä eivät muutu.

Haluatko vielä enemmän?

Video: Tietojen siirtäminen Excelistä Accessiin

Excel-koulutus

Outlook-koulutus

Olet todennäköisesti tallentanut Excelillä tietoluetteloita, kuten yhteystietoja.

Jos luetteloa on jo vaikea hallinta Excelissä, se kannattaa siirtää Accessiin, jolloin voit hyödyntää sen kysely- ja raportointiominaisuuksia.

Yksi tapa on vain kopioida ja liittää Excel-tiedot Accessiin – joko aiemmin luotuun tai uuteen taulukkoon. Voit tehdä sen seuraavasti.

Tietoja on ehkä ensin puhdistettava Excelissä. Access-taulukot vaativat, että tiedot ovat rakenteellisia ja siten täsmällisempiä.

Varmista, että jokaisen sarakkeen kaikki tiedot ovat samaa tyyppiä, kuten tekstiä, päivämääriä tai lukuja.

Poista alaotsikot, yhteenvetorivit ja tyhjät rivit. Voit luoda ne uudelleen myöhemmin Accessin kyselyjen ja raporttien avulla.

Jos aiot liittää tiedot aiemmin luotuun Access-taulukkoon, varmista, että Excel-tiedoissa on sama määrä sarakkeita kuin Access-taulukossa ja että ne ovat samassa järjestyksessä.

Sinun on ehkä lisättävä Excel-laskentataulukkoon tyhjiä sarakkeita sinne tänne, jotta sarakkeet täsmäävät.

Jos luot uuden taulukon Accessissa, muotoile Excel-laskentataulukko tavalla, joka on sinusta kätevin.

On esimerkiksi hyvä erottaa etu- ja sukunimet omiin sarakkeisiinsa...

...ja osoitetiedot ovat yleensä hyödyllisimpiä, jos erotat myös ne sarakkeisiin.

Kun tiedot ovat valmiit, valitse ne...

Ja kopioi ne leikepöydälle.

Jos luot uuden taulukon näistä tiedostoista, napsauta Accessissa hiiren kakkospainikkeella siirtymisruudussa ja valitse Liitä.

Jos kopioidut tiedot sisältävät sarakeotsikoita, valitse Kyllä. Valitse muutoin Ei.

Access luo uuden taulukon, ja voit nyt aloittaa sen käsittelyn.

Jos liität tietoja aiemmin luotuun taulukkoon Accessissa, kaksoisnapsauta taulukkoa, johon lisäät tiedot.

Korosta uusi rivi valitsemalla tähti alareunan tyhjällä rivillä ja valitse sitten Aloitus-välilehdessä alanuoli Liitä-kohdan alapuolella ja valitse sitten Liitä loppuun.

Liitä-toiminto voi vaatia muutaman yrityksen, jos Excel-tiedot eivät täsmää Access-taulukon sarakkeiden kanssa.

Jos sinulla on ongelmia liittämisessä, varmista Access-taulukon jokaisen sarakkeen tietotyyppi.

Voit tehdä tämän valitsemalla Kentätvälilehden ja valitsemalla sitten sarakkeen. Kyseisen sarakkeen tietotyyppi näkyy tässä. Varmista, että sarakkeeseen liitettävät tiedot vastaavat sarakkeen tietotyyppiä.

Kun olet liittänyt tiedot, voit aloittaa Accessin käyttämisen. Koska käsittelet tietojen kopiota, alkuperäiset tiedot Excelissä eivät muutu.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×