Suhteiden käyttäminen

Taulukoiden yhteyksien käytön aloittaminen

Selaimesi ei tue videotoimintoa. Asenna Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player tai Internet Explorer 9.

Relaatiotietokantojen teho piilee tietojen yhdistämisessä taulukkojen välillä. Sinun on tätä varten muodostettava ensin taulukoiden välisiä yhteyksiä. Access yhdistää sitten tiedot kyselyiksi, lomakkeiksi ja raporteiksi.

Jos haluat nähdä tietokantaa varten määritetyt kaikki olemassa olevat yhteydet, avaa Access-malli, siirry Tietokantatyökalut-välilehteen ja valitse Yhteydet.

Huomautus: Jos avaat tyhjän tietokannan tai et ole vielä määrittänyt taulukon yhteyksiä, Access kehottaa sinua lisäämään taulukon tai kyselyn. Ennen kuin voit lisätä yhteyden, tarvitset vähintään kaksi taulukkoa. Ihannetapauksessa luot ensin kaikki taulukkosi. Lisätietoja on artikkelissa Yhteyksien luominen ohjatun hakukentän luomisen avulla ja Yhteyksien luominen Yhteydet-ruudun avulla.

Yhteydet-näkymän ymmärtäminen

Yhteydet-näkymän viivat ilmaisevat taulukoiden väliset yhteydet. Seuraavassa kuvassa vasemmalla oleva taulukko on ylätason taulukko. Oikealla oleva taulukko on alatason taulukko. Taulukoiden välinen viiva yhdistää käytetyt kentät (tässä tapauksessa tilaustunnus ja tuotetunnus) tietojen täsmäämiseksi.

Yhteydet näkyvät pää- ja alakenttien väliin piirrettyinä viivoina.

Viivat ja symbolit osoittavat, miten taulukot liittyvät toisiinsa:

  • Leveä yhdistävä viiva tarkoittaa, että pakotat viitetietojen eheyden. Se on hyvä asia, koska se säilyttää tietojen synkronoinnin.

  • Piirroksen numero 1 ilmaisee, että taulukossa voi olla vain yksi vastaava tietue. Tässä näytetyssä Tilaukset-taulukossa vain yksi tietue vastaa kutakin tilausta.

  • ∞-symboli ilmaisee, että monet tietueet voivat sisältää saman tunnuksen. Tässä näytetyssä Tilaustiedot-taulukossa tilaus (merkitty sen tilaustunnuksella) saattaa näkyä useita kertoja, koska sama tilaus voi sisältää useita tuotteita.

Taulukoiden väliset yhteystyypit

Taulukoiden välillä on kolmenlaisia yhteystyyppejä:

  • Yksi-yhteen. Taulukon kukin kohde näkyy vain kerran. Esimerkiksi kullakin työntekijällä voi olla käytössään vain yksi yrityksen auto. Lisätietoja on artikkelissa Yksi-yhteen-yhteyksien luominen.

  • Yksi-moneen. Yhden taulukon yhdellä kohteella voi olla yhteys toisen taulukon useaan kohteeseen. Esimerkiksi kukin ostotilaus voi sisältää useita tuotteita.

  • Monta-moneen. Kun yhden taulukon yhdellä tai useammalla kohteella voi olla yhteys toisen taulukon yhteen tai useampaan kohteeseen. Esimerkiksi kullakin tilauksella voi olla useita tuotteita ja kukin tuote voi esiintyä monessa tilauksessa. Katso lisätietoja artikkelista Monta-moneen-yhteyden luominen.

Yksi-moneen-yhteydet

Yksi yleisimpiä taulukoiden välisiä yhteyksiä hyvin suunnitelluissa tietokannoissa on yksi-moneen-yhteys.

Taulukoiden väliset yhteydet riippuvat yleensä yhden taulukon perusavaimesta. Muista, että perusavain on kunkin tietueen yksilöllinen tunnus (usein numeerinen). Kahden eri taulukon tietojen välisen yhteyden näyttämiseksi luodaan yleensä yhteys käyttämällä yhden taulukon perusavainta.

Esimerkiksi tässä näytetyssä yhteydessä Yhteystiedot-taulukon kullakin henkilöllä on tunnus, joka on perusavain (merkitty sen vieressä olevalla avainsymbolilla). Tämä tunnus näkyy myös Resurssi-taulukon Omistaja-kentässä. Voit lähettää sähköpostia resurssiin liittyvälle henkilölle hakemalla arvon Sähköpostiosoite-kentästä. Etsi tätä varten arvo Resurssi-taulukon Omistaja-kentästä ja hae sitten tämä tunnus Yhteyshenkilöt-taulukosta. Yhdistävän viivan yhdessä päässä oleva luku 1 ja toisessa päässä oleva ∞-symboli osoittavat, että tämä on yksi-moneen-yhteys, joten yhteen yhteyshenkilöön voi liittyä useita resursseja.

Yksi-moneen-yhteys

Yhteyden muokkaaminen

Jos haluat muokata aiemmin luotua tietokantaa tai jos olet luonut tietokannan mallin perusteella, voit muokata aiemmin luotuja yhteyksiä tarpeidesi mukaan.

Huomautus: Jos käsiteltävät taulukot ovat käytössä, sinun on ensin suljettava taulukot ja kaikki niitä käyttävät avoimet objektit.

  1. Valitse Tietokantatyökalut > Yhteydet.

  2. Valitse viiva, joka yhdistää kaksi toisiinsa liittyvää taulukkoa.

    Vihje: Jos et näe haluamaasi yhteyttä, valitse Rakenne-välilehden Yhteydet-ryhmästä Kaikki yhteydet.

  3. Valitse Rakenne-välilehdessä Muokkaa yhteyksiä.

    Taulukoiden välisen yhteyden muokkaaminen

    Taulukko/kysely on ylätason taulukko vasemmalla (tässä esimerkissä Asiakkaat).

    Yhdistetty taulukko/kysely on alatason taulukko (tässä esimerkissä Tilaukset).

    Vaikka taulukot eivät näykään tässä tilauksessa Yhteydet-näkymässä, niiden sijaintipaikka valintaikkunassa osoittaa niitä yhdistävän viivan suunnan ja yhteyden. Tämä on tärkeää esimerkiksi silloin, jos kyse on yksi-moneen-yhteydestä. Se ilmaisee, että vasemmalla oleva taulukko on yksi (ylätason taulukko) ja oikealla oleva taulukko on monta (alatason taulukko).

  4. Jos haluat muuttaa taulukoita yhdistäviä kenttiä, valitse kullekin näytetylle taulukolle eri kenttä alla. Tässä esimerkissä Asiakkaat-taulukon tunnuskenttä on yhdistetty Tilaukset-taulukon Asiakastunnus-kenttään.

  5. Muuta tapaa, jolla Access synkronoi taulukoiden välisiä tietojasi.

    Viite-eheyden pakottaminen

    Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat estää virheelliset tiedot ja säilyttää viitteet synkronoituina taulukon yhteyksissä.

    Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on yksi-yhteen-yhteys Työntekijät- ja Työntekijöiden palkkiot -taulukoiden välillä. Jos yksi työntekijä lähtee yrityksestä ja poistat hänet Työntekijät-taulukosta, myös Työntekijöiden palkkiot -taulukon liitännäinen työntekijätietue poistetaan.

    Joskus viite-eheyden pakottaminen ei ole mielekästä. Oletetaan, että lähettäjien ja tilausten välillä on yksi-moneen-yhteys. Poistat lähettäjän, joka on yhdistetty tilauksiin Tilaukset-taulukossa. Nämä tilaukset muuttuvat yhteydettömiksi eli ne voivat yhä sisältää lähettäjän tunnuksen mutta se ei ole enää voimassa, koska tietuetta, johon se viittaa, ei ole enää olemassa.

    Relaatiokenttien johdannaispäivitys

    Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat varmistaa, että relaatiokenttien tiedot päivitetään kaikissa liittyvissä taulukoissa.

    Oletetaan esimerkiksi, että haluat vain muuttaa lähettäjän tunnuksen. Jos valitset tämän vaihtoehdon, varmistat lähettäjän tunnuksen päivittämisen Lähettäjä-taulukon lisäksi myös kaikissa muissa siihen liittyvissä taulukoissa, jotka sisältävät myös kyseisen lähettäjän tunnuksen, kuten Tilaukset-taulukko.

    Relaatiotietueiden johdannaispoisto

    Voit valita tämän vaihtoehdon sen mukaan, haluatko säilyttää tiedot joissakin taulukoissa vaikka ne saatetaan poistaa muista taulukoista.

    Oletetaan esimerkiksi, että poistat lähettäjän. Jos valitset tämän vaihtoehdon, Access poistaa kaikki tietueet kaikissa taulukoissa, jotka viittaavat kyseiseen lähettäjän tunnukseen, mukaan lukien tämän lähettäjän lähettämät kaikki tilaukset (Tilaukset-taulukossa). Valitse tämä vaihtoehto vain, jos olet varma, että haluat poistaa tilaushistorian.

  6. Voit muuttaa taulukoiden välistä yhteyttä sisäliitoksesta ulkoliitokseen valitsemalla Liitostyyppi-painikkeen. Lisätietoja on artikkelissa Kyselyjen luominen ulkoliitosten avulla.

Taulukon yhteyden poistaminen

Huomautus: Jos käsiteltävät taulukot ovat käytössä, sinun on ensin suljettava taulukot ja kaikki niitä käyttävät avoimet objektit.

Taulukon yhteyden poistaminen

  1. Valitse Tietokantatyökalut > Yhteydet.

  2. Valitse viiva, joka yhdistää kaksi toisiinsa liittyvää taulukkoa.

    Vihje: Jos et näe haluamaasi yhteyttä, valitse Rakenne-välilehden Yhteydet-ryhmästä Kaikki yhteydet.

  3. Valitse Poista-näppäin. Jos sinua kehotetaan tarkistamaan, haluatko poistaa yhteyden, valitse Kyllä.

Huomautus: Kun poistat yhteyden, poistat myös tämän yhteyden viite-eheyden mahdollisen tuen. Sen vuoksi Access ei enää estä muutoksia, jotka aiheuttavat yksi-moneen-yhteyden useat-puolen yhteydettömiä tietueita.

Haluatko vielä enemmän?

Yhteyden luominen

Yhteyden poistaminen

Excel-koulutus

Outlook-koulutus

Kun tietokannassasi on taulukoita, luot yhteyksiä niiden välille. Yhteydet ovat tärkeitä, koska ne linkittävät taulukot takaisin yhteen sen jälkeen, kun jaat tietoja, ja myös, koska niillä on suuri vaikutus siihen, miten suunnittelet kyselyt ja saat vastauksia tiedoista.

Kaikki relaatiotietokannat käyttävät kolmentyyppisiä yhteyksiä taulukoiden välillä: yksi-moneen, monta-moneen ja yksi-yhteen.

Käyttämäsi yhteys riippuu tiedoistasi. Sinulla on yksi-moneen-yhteys, kun yhden taulukon yksittäinen tietue on yhdistetty toisen taulukon tietueisiin.

Mallitietokannassamme on tällainen yhteys. Yhdellä asiakkaalla voi olla yksi tai useita puhelinnumeroita ja kukin puhelinnumero liittyy vain yhteen asiakkaaseen.

Sinulla on monta-moneen yhteys, kun yksittäinen tietue taulukossa A voi liittyä vähintään yhteen taulukon B tietueeseen, ja taulukon B yksittäinen tietue voi myös liittyä vähintään yhteen taulukon A tietueeseen.

Näet tavallisesti monta-moneen suhteita tilauksen seuranta -tietokannoissa, joissa tilaus voi sisältää useita tuotteita ja tuote voi olla usean tilauksen osana.

Näet myös tämäntyyppisiä yhteyksiä myös opiskelijoiden tietokannoissa, missä monta opiskelijaa voi olla useissa luokkahuoneissa.

Sinulla on yksi-yhteen-yhteys, kun yhden taulukon yksittäinen tietue on yhdistetty vain yhteen toisen taulukon tietueeseen. Esimerkiksi yksi työntekijä voi ajaa yhtä yrityksen autoa. Et kuitenkaan näe tätä kovinkaan usein, sillä yksi-yhteen-yhteydet eivät ole kovin yleisiä.

Valitse seuraavaksi Tietokantatyökalut, ja sitten Yhteydet. Tämä avaa Yhteydet-ruudun. Käytät tätä työkalua jatkossa melko paljon.

Tässä luot ja hallitset useimpia yhteyksiä. Tässä näet tyypillisen yhteyden: kaksi taulukkoa, joiden välissä on viiva. Viiva osoittaa, että taulukot liittyvät toisiinsa.

Tämä on lisäksi yksi-moneen-yhteys. Sen näkee siitä, että tässä yhteysviivassa on YKSI- ja ÄÄRETÖN-symboli. Nämä symbolit osoittavat pari tärkeää seikkaa.

Ensinnäkin taulukko TOISELLA puolella on YLÄTASON taulukon ja MONTA-puolella oleva on alitaulukko.

Toiseksi voit ajatella, että useimmilla yhteyksillä on PUOLIA. Tässä tapauksessa sinulla on taulukko YKSI-puolella ja taulukko MONTA-puolella.

Puolet ovat tärkeitä, sillä ne vaikuttavat kyselyjen rakenteeseen.

Valitaan yhteysviiva, ja valitaan sitten valintanauhasta Muokkaa yhteyksiä.

Kolme yhteysasetusta vaikuttaa tietoihisi ja auttaa sinua käyttämään yhteyksiä oikein: viite-eheys, johdannaispäivitykset ja johdannaispoistot. Ne toimivat seuraavalla tavalla.

Viite-eheys synkronoi molempien taulukoiden tietueet. Tämä on tärkeää tietojen täsmällisyyden kannalta, joten se kannattaa yleensä määrittää.

Kun viite-eheys on käytössä, et voi lisätä puhelinnumeroa, jos Asiakkaat-taulukossa ei ole nimeä. Tämä estää sinua luomasta ORPOJA kohteita, eli tietoja, joilla ei ole päätietuetta.

Esimerkiksi kuvittele vain myyntisumma, jota ei ole liitetty mihinkään tilaukseen, ja näet, miksi viite-eheyden määrittäminen on niin tärkeää.

Johdannaispäivitykset -asetuksen avulla muutokset päätason puolella siirtyvät johdannaispävitykseen liittyviin tietueisiin LAPSI- tai MONTA-puolella.

Esimerkiksi asiakkaan nimen muuttuessa ei tarvitse kuin kirjoittaa muutos Asiakkaat-taulukkoon ja tämä muuttaa asiaan liittyvät tietueet.

Johdannaispoistoasetus määrittää, voiko tietoja poistaa. Jos et valitse tätä asetusta, et voi poistaa tietoja. Jos valitset tämän asetuksen, Access poistaa kaiken tietueeseen liittyvän, kun poistat tietueen.

Kun esimerkiksi poistat asiakkaan, myös asiakkaan puhelinnumerot poistetaan.

Se voi olla hyvä asia, sillä se estää orpokohteet, eli puhelinnumerot ilman asiakasta. Muista kuitenkin, että liiketoimintasäännöt voivat estää sinua poistamasta tietoja, joten pidä tämä mielessä. Liiketoimintasäännöt voivat olla tärkeässä osassa tietokannan suunnittelussa.

Nyt tunnet taulukoiden yhteydet, kuten työskentelyn Accessin yhteydet-ruudussa ja yhteydet-asetuksen, jonka avulla voit työskennellä tehokkaasti Access-tietokannassa.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×