Taulukoiden lisääminen

Taulukoiden luominen ja tietotyyppien määrittäminen

Selaimesi ei tue videotoimintoa. Asenna Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player tai Internet Explorer 9.

Koska taulukot sisältävät tietosi, ne ovat tietokannan selkäranka. Jokaisessa taulukossa on tiettyyn aiheeseen liittyviä tietoja. Esimerkiksi toimittajataulukko voi sisältää toimittajien nimet, sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot.

Huomautus: Ennen kuin luot taulukoita, kannattaa tutustua Access-tietokantaobjekteihin.

Kun avaat uuden tyhjän tietokannan, Access luo automaattisesti tyhjän taulukon. Voit mukauttaa taulukon määrittämällä ensin kentät ja lisäämällä sitten tiedot.

Taulukon nimeäminen uudelleen työpöytätietokannassa

Taulukko1 on ensimmäisen taulukon oletusnimi uudessa työpöytätietokannassa. Taulukolle kannattaa antaa jokin toinen, kuvaavampi nimi.

  1. Valitse pikatyökaluriviltä Tallenna Tallenna

  2. Anna Taulukon nimi -ruudussa kuvaava nimi.

Taulukon lisääminen paikalliseen tietokantaan

Voit lisätä tarvittaessa taulukoita tietokantaan, myös silloin, kun aloitit käyttämällä mallia.

  1. Valitse Luo-välilehdessä Taulukko.
    Access lisää uuden taulukon, jonka nimi on Taulukko<#>, jossa <#> on seuraava peräkkäinen, käyttämätön numero.

  2. Nimeä taulukko uudelleen noudattamalla tämän moduulin Taulukon nimeäminen uudelleen työpöytätietokannassa -kohdan ohjeita.

Taulukon tallentaminen

Ennen kuin suljet tietokannan, muista tallentaa taulukko, jotta et menetä tekemääsi työtä ja syöttämiäsi tietoja. Jos yrität sulkea tietokannan, jonka taulukkoa et ole tallentanut, Access kehottaa tallentamaan sen. Tai voit milloin tahansa valita Tallenna .

Kentän lisääminen tietoja kirjoittamalla

  1. Kirjoita taulukkonäkymässä tiedot taulukon Lisää napsauttamalla -sarakkeeseen.
    Access luo uuden kentän.

    Näyttökuva Toimittaja-taulukon tunnuksesta

  2. Anna sarakkeen otsikossa uusi nimi kentälle.

    Näyttökuva Toimittaja-taulukosta, jossa näkyy kaksi riviä ja tunnus

Kentän tietotyypin muuttaminen

Kun lisäät kentän kirjoittamalla siihen tietoja, Access määrittää kentän tietotyypin sen sisällön perusteella. Näet tietotyypin Kentät-välilehden Tietotyyppi-kohdassa.

Näyttökuva tietotyyppikentästä

Tietotyypin muuttaminen:

  1. Valitse kenttä.

  2. Avaa Kentät-välilehdessä Tietotyyppi-luettelo ja valitse tietotyyppi.

Tietyn tietotyypin kentän lisääminen

Access tarkistaa tiedot niiden lisäysvaiheessa, jotta varmistetaan, että ne vastaavat kentän tietotyyppiä. Jos haluat käyttää tiettyä tietomuotoa kentässä, määritä kentän tietotyyppi luonnin yhteydessä.

  1. Kun taulukko on avoinna taulukkonäkymässä, valitse Lisää napsauttamalla ja valitse sitten haluamasi tietotyyppi.

    Näyttökuva tietotyypin avattavasta Lisää napsauttamalla - luetteloruudusta

  2. Anna kuvaava nimi kentälle, esimerkiksi Sukunimi.

    Näyttökuva kentästä, jossa lisätään kuvaava nimi sarakkeelle

Koska määritit tietotyypin, Access tarkistaa tiedot, jotka kirjoitat uuteen kenttään. Esimerkiksi tekstiä hyväksytä Päivämäärä-kentässä. Tietotyypin määrittäminen myös auttaa pitämään tietokannan koon mahdollisimman pienenä.

Haluatko vielä enemmän?

Access-sovellusten tietotyypit

Access-työpöytätietokantojen tietotyypit

Excel-koulutus

Outlook-koulutus

Taulukot ovat yleensä ensimmäisiä objekteja, joita lisätään tietokantaan, koska ne yksinkertaisesti tallentavat tiedot. Luodaan nyt taulukko ja määritetään sen perusavain. Opimme myös käytettävissä olevat tietotyypit ja katsomme, miten voimme määrittää kunkin kentän tietotyypin.

Käytetään luomaamme rakennetta viitteenä. Napsauta tätä tunnuskenttää, niin se muuttuu muokattavaksi. Anna kentälle uudeksi nimeksi Asiakastunnus. Näin tiedämme aina, että kentän arvot tulevat Asiakkaat-taulukosta. Kaikilla taulukoilla on oltava perusavain, ja Asiakastunnus on tämän taulukon perusavain.

Kun painat Enter-näppäintä TÄSSÄ, Access valitsee seuraavan tyhjän kentän, ja tämä valikko avautuu. Useimmat näistä kohteista ovat TIETOTYYPPEJÄ. Kaikille tietokannan kentille on määritettävä tietotyyppi.

Tietotyypit tehostavat tallennusta, sillä ne määrittävät kenttien koon. Esimerkiksi jos haluat vain tallentaa nimet, sinun ei tarvitse luoda suurta tallennustilaa näille nimille. Se ei ehkä vaikuta tärkeitä tässä yksikertaisessa esimerkissä, mutta se on tärkeää, kun sinulla on paljon dataa.

Tietotyypit auttavat myös välttämään virheitä. Et voi esimerkiksi lisätä nimeä kenttään, jonka on tarkoitus sisältää päivämääriä ja aikoja.

Katsotaan lyhyesti tietotyyppejä, joita voit käyttää. Lyhyt teksti on tekstikenttä, joka sisältää enintään 256 merkkiä. Tietotyyppejä ovat myös Luku, Valuutta, Päivämäärä ja kellonaika sekä Kyllä/Ei.

Kyllä/Ei-kentän arvona voi olla Kyllä tai Ei, Tosi tai Epätosi tai yksi tai nolla.

Haku ja suhde ei varsinaisesti ole tietotyyppi. Sen avulla voit kuitenkin luoda vaihtoehtoluettelon kyseiseen kenttään.

Muotoiltu teksti- ja Pitkä teksti -tyyppisiin kenttiin voi tallentaa gigatavun verran tekstiä. Työpöytätietokannoissa käytetään muotoiltua tekstiä ja Access-WWW-sovelluksissa pitkää tekstiä. Niiden tärkein ero on se, että muotoillussa tekstissä voi käyttää fontteja ja muita muotoiluja, kuten lihavointia ja kursivointia.

Liite-tietotyypin avulla voit liittää tietueeseen kuvia ja muita tiedostoja aivan kuten sähköpostissa. Hyperlinkki-tietotyypin avulla voit tallentaa verkko- ja sähköpostiosoitteita. Ja käytä laskettu kenttä tietotyyppiä yhdistämään etu- ja sukunimiä tai laskemaan alennus.

Tämä taulukko sisältää lisäksi tietotyypin: Laskuri. Tämä tietotyyppi antaa uudelle lisäämällesi tietueelle järjestysnumeron. Et voi muuttaa tai poistaa näissä kentissä olevia arvoja. Moni perusavain käyttää tätä tietotyyppiä, koska yleensä et halua muuttaa perusavaimen arvoja.

Kun luot taulukon Access-verkkosovelluksessa, voit käyttää Kuva tietotyyppiä sen sijaan, että käyttäisit liite tietotyyppiä tallentaaksesi ja esittääksesi kuvia.

Valitse tälle kentälle Lyhyt teksti, koska siihen tallennetaan nimet, ja silloin enintään 256 merkkiä on riittävästi tilaa. Huomaa, että kun valitset tietotyypin, otsikko muuttuu muokattavaksi. Kirjoita etunimi ja valitse seuraava tyhjä kenttä painamalla sarkainnäppäintä. Valitaan Lyhyt teksti uudelleen … ja kirjoita sitten Sukunimi. Tietokannan rakenneperiaatteena on, että kunkin kentän pitäisi sisältää pienin mahdollinen tietoyksikkö, jota noudattaa eri kentät etu- ja sukunimille.

Paina CTRL-S, ja tallenna taulukko. Annetaan sille nimeksi asiakkaat.

Meillä on nyt perusavain sekä lyhyet tekstikentät etu- ja sukunimille. Kussakin kentässä on pienin mahdollinen määrä tietoa, ja kullakin on tietotyyppi. Taulukolle on nyt määritetty kaikki tarvittavat asetukset.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×