Helppokäyttöisempien sähköpostiviestien luominen Outlookissa

Sähköpostin helppokäyttöisyyden parantaminen

Selaimesi ei tue videotoimintoa. Asenna Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player tai Internet Explorer 9.

Jos lähetät sähköpostiviestin suurelle vastaanottajajoukolle, varmista, että se on helppokäyttöinen näkörajoitteisille ja sokeille henkilöille.

HTML:n määrittäminen viestien oletusmuodoksi

  1. Valitse Tiedosto > Asetukset > Sähköposti.

  2. Määritä Viestien luominen -kohdassa Käytä viestiä luotaessa muotoa -asetukseksi HTML.

Yksittäisen viestin muuttaminen HTML-muotoon

  • Valitse luotavassa viestissä Muotoile teksti > HTML.

Fonttien valitseminen huolellisesti

  • Käytä yksinkertaista Sans Serif -fonttia, jossa ei ole koristeellisia yksityiskohtia ja viivaleveys on tyypillisesti tasainen. Sans Serif -fontteja ovat esimerkiksi seuraavat:

    • Arial

    • Calibri

    • Segoe

    • Franklin Gothic Book

  • Vältä kursivointia, kaunokirjoitusfontteja ja koristeellisia fontteja, joissa on kaarevia reunoja.

  • Käytä vähintään 12 pisteen fonttikokoa.

  • Käytä fonttiväriä, jonka kontrasti taustaan on suuri.

Kaikkien viestien oletusfontin määrittäminen

  1. Valitse Tiedosto > Asetukset > Sähköposti.

  2. Valitse Viestien luominen -kohdassa Taustamallit ja fontit > Oma viestipohja.

  3. Valitse Uudet viestit -kohdassa Fontti, määritä oletusfontti ja valitse sitten OK.

Yksittäisen viestin fontin muuttaminen

  • Valitse uudessa tyhjässä viestissä Viesti ja muuta sitten Fontti-, Fonttikoko- ja Fonttiväri-määritteitä ja muita määritteitä.

  • Jos haluat muuttaa olemassa olevan tekstin fonttia, valitse teksti, valitse Viesti ja muuta sitten fonttia.

Helppokäyttöisen allekirjoituksen luominen

  1. Valitse Tiedosto > Asetukset > Sähköposti.

  2. Valitse Viestien luominen -kohdassa Allekirjoitukset.

  3. Valitse muokattava allekirjoitus tai luo uusi.

  4. Valitse muotoiltava teksti ja käytä helppokäyttöistä fonttia, kokoa ja väriä.

  5. Jos haluat lisätä kuvan allekirjoitukseen, valitse kuvan sijainti ja valitse sitten Lisää kuva. Etsi kuva selaamalla ja valitse sitten Lisää.

  6. Voit lisätä vaihtoehtoisen tekstin kuvaan napsauttamalla kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Kuva.

  7. Valitse Vaihtoehtoinen teksti, lisää allekirjoituksessa olevaa kuvaa kuvaileva teksti ja valitse sitten OK.

Helppokäyttöisen sähköpostiviestitaustan tai taustamallin määrittäminen

  1. Valitse Tiedosto > Asetukset > Sähköposti.

  2. Valitse Viestien luominen > Taustamallit ja fontit > Teemat.

  3. Valitse teema ja valitse sitten OK.
    Useimmissa helppokäyttöisissä teemoissa on suuri värikontrasti, mutta ei taustakuvia eikä viivoja, jotka voisivat häiritä sanomatekstin ymmärtämistä.

Haluatko vielä enemmän?

Uuden Office-tiedoston luominen mallia käyttämällä

Tiedoston tallentaminen

Excel-koulutus

Word-koulutus

PowerPoint-koulutus

Pelkästään Yhdysvalloissa 12 miljoonaa ihmistä käyttää näytönlukuohjelmaa, suurennuslasia tai pistekirjoitusta sähköpostiviestien lukemiseen. Jos siis lähetät sähköpostiviestin suurelle vastaanottajajoukolle, siitä kannattaa tehdä helppokäyttöinen näkörajoitteisille ja sokeille henkilöille.

Näytämme Outlookin avulla tekniikoita helppokäyttöisten viestien luomiseen. Nämä ohjeet sopivat silti mihin tahansa sähköpostiohjelmaan.

Lähes kaikki käyttöä helpottavat toiminnot on suunniteltu toimimaan hyvin HTML-muotoisen sisällön kanssa muotoilemattoman tekstin sijaan.

HTML-muotoa käytettäessä viesteissä voi olla muotoiltuja linkkejä ja näyttötekstejä, luetteloita, otsikoita ja kuvien vaihtoehtoisia tekstejä.

Kun haluan määrittää HTML-muodon Outlookin oletusmuodoksi, valitsen Tiedosto, Asetukset ja Sähköposti.

Valitsen Viestien luominen -kohdassa HTML.

Nyt kaikki uudet luomani viestit ovat HTML-muodossa.

Jos minun pitää vastata viestiin, jonka olen saanut muotoilemattomana tekstinä, en voi käyttää mitään muotoiluja.

Siksi valitsen Muotoile teksti, ja sitten HTML.

Nyt voit muotoilla tämän päivämäärän lihavoiduksi...

...ja lisätä hyperlinkin konferenssikeskuksen sivustoon.

Sähköpostiviestin fonttivalinnalla voi olla suuri merkitys lukihäiriöisille henkilöille.

Vältä Serif-fontteja, joiden kirjainten alussa tai lopussa on pienet pääteviivat.

Serif-fontit piirretään lisäksi sekä ohuita että leveitä viivoja käyttämällä, mikä voi tehdä niiden lukemisesta vaikeaa lukihäiriöstä kärsiville ihmisille.

Käytä sen sijaan yksinkertaista Sans Serif -fonttia.

Sans Serif -fontit piirretään käyttämällä tasaista viivaleveyttä koko kirjaimessa.

Vältä kursivointia, kaunokirjoitusfontteja ja koristeellisia fontteja, joissa on kaarevia reunoja.

Käytä lisäksi aina vähintään 12 pisteen fonttikokoa.

Itse olen päättänyt käyttää 12 pisteen Segoe UI -fonttia viesteissäni.

Voin määrittää tietyn viestin fontin helposti muuttamalla sen suoraan Fontti- ja Fonttikoko-ruutuihin.

Korostamiseen käytän värin, koon ja lihavoinnin yhdistelmää, koska pelkkä väri ei ehkä riitä erojen havaitsemiseen värisokeille henkilöille.

Sen sijaan, että vaihtaisin fonttia aina luodessani uuden viestin, voin määrittää fontin oletusfontiksi kaikkia viestejä varten.

Valitse Tiedosto > Asetukset ja valitse sitten Sähköposti.

Valitsen Viestien luominen -kohdassa Taustamallit ja fontit.

Muutan Oma viestipohja -kohdassa Uudet viestit -fonttiasetukseksi 12 pisteen Segoe UI -fontin...

...ja teen saman kohdassa Vastausviestit ja välitettävät viestit.

Nyt kaikki viestini muotoillaan 12 pisteen Segoe UI -fontilla.

Käytän samoja fonttiohjeita allekirjoituksessani...

Valitsen Viestien luominen -kohdassa Allekirjoitukset.

Kirjoitan haluamani allekirjoituksen...

...ja määritän sitten fontin: 12 pisteen Segoe UI.

Sisällytän allekirjoitukseeni myös yritykseni logon.

Lisään vaihtoehtoisen tekstin, joka kuvailee sen näytönlukuohjelmia käyttäville henkilöille.

Pidän lisäksi viestini taustan yksinkertaisena ja puhtaana niin, että teksti erottuu hyvin. Tasainen väri, jolla on suuri kontrasti tekstiin, toimii hyvin...

...ja jätän taustakuvat lisäämättä.

Voin valita tai poistaa sähköpostiteemat tässä. Valitsen Oma viestipohja ja valitsen sitten Teemat.

Jotkin näistä toimivat hyvin, koska niissä on suuri värikontrasti eikä niissä ole tekstin erottuvuutta huonontavia kuvia eikä viivoja.

Muissa on aivan liikaa yksityiskohtia, jotta ne olisivat helppokäyttöisiä.

Siksi valitsen Ei teemaa.

Näiden yksinkertaisten vaiheiden avulla olen varmistanut, että sähköpostiviestini ovat helppokäyttöisiä kaikille niiden vastaanottajille.

Lisätietoja on osoitteessa aka.ms/OfficeAccessibility.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×