Raporttien luominen

Raporttien muokkaaminen ja tulostaminen

Selaimesi ei tue videotoimintoa. Asenna Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player tai Internet Explorer 9.

Vaikka raportti sisältäisi kaikki haluamasi tiedot, se ei ehkä ole kovin persoonallinen. Ennen kuin tulostat ja jaat raportin, voit muuttaa sen ulkoasua ja lisätä logon.

Vihje: Kun teet raporttiin rakenne- tai muotoilumuutoksia, aloita Asettelu-näkymässä. Pääset siihen valitsemalla Aloitus-välilehdessä Näytä > Asettelunäkymä.

  • Voit muuttaa kentän kokoa valitsemalla sen ja vetämällä sitten reunoista.

    Näyttökuva tuotteen vuosittaisesta myyntiraportista

  • Voit siirtää kenttää valitsemalla kentän ja vetämällä sen sitten uuteen paikkaan. Jos haluat siirtää useita kenttiä, pidä Ctrl-näppäintä alhaalla, valitse siirrettävät kentät ja vedä ne sitten uuteen paikkaan.

  • Jos haluat lisätä visuaalisen teeman tietokannan kaikkiin raportteihin ja lomakkeisiin, valitse Rakenne-välilehdessä Teemat. Pidä tauko teeman kohdalla, jos haluat nähdä, miltä se näyttää. Voit muuttaa kaikkia värejä ja fontteja valitsemalla teeman.

  • Voit muuttaa kentän fonttityyliä valitsemalla muutettavan kentän. Valitse sitten Muotoile-välilehdessä fontti, fonttikokoa, fontin väriä ja tasausta.

  • Jos haluat lisätä taustakuvan raporttiin, valitse Muotoile-välilehdessä Taustakuva > Selaa. Siirry sitten kansioon, joka sisältää kuvan, valitse kuva ja valitse sitten Avaa.

Huomautus: Access ei tallenna rakennemuutoksia automaattisesti, joten muista tallentaa työsi. Valitse pikatyökaluriviltä Tallenna.

Tietojen korostaminen ehdollisen muotoilun säännön avulla
  1. Valitse kentät, jotka sisältävät korostettavat tiedot.
    Jos haluat valita useita kohteita, pidä Ctrl-näppäintä alhaalla ja valitse kentät tai ohjausobjektit.

  2. Valitse Muotoile > Ehdollinen muotoilu.

  3. Valitse Uusi sääntö ja valitse säännön tyyppi.

  4. Kirjoita Muokkaa säännön kuvausta -kohtaan korostettava kenttäarvoväli.

    Näyttökuva Uusi muotoilusääntö -käyttöliittymästä

  5. Valitse muotoilutyökalurivillä fontin tyyli ja taustan väri, joita haluat käyttää korostettuihin tietoihin.

  6. Jos haluat käyttää sääntöä raporttiin, valitse OK.

Logon lisääminen
  1. Valitse Rakenne-välilehdessä Logo.

  2. Jos haluat lisätä kuvan raportin yläreunaan, siirry kansioon, joka sisältää kuvan, valitse kuva ja valitse Avaa.

    • Jos haluat muuttaa logon kokoa, valitse kuvakahva ja vedä, kunnes logo on haluamasi kokoinen.

    • Jos haluat siirtää logoa, valitse logo ja vedä, kunnes logo on haluamassasi paikassa.

Raportin esikatselu ja tulostaminen
  1. Valitse Tiedosto > Tulosta > Esikatselu.

    • Voit selata raporttia valitsemalla Sivu-nuolet.

    • Jos haluat suurentaa tai pienentää esikatselua, valitse Zoomaus-painikkeet.

  2. Voit muuttaa reunuksia valitsemalla Reunukset ja valitsemalla reunuksen leveyden.

  3. Kun olet tyytyväinen raportin ulkoasuun, valitse Tulosta ja määritä sitten tulostusasetukset. Vaihda tarvittaessa tulostinta ja valitse tulostettavien kopioiden määrä.

  4. Tulosta raportti valitsemalla OK.

Haluatko vielä enemmän?

Johdanto Accessin raportteihin

Excel-koulutus

Outlook-koulutus

Oletetaan, että olet luonut tietokantojen raportin.

Tiedot näkyvät siinä melko lailla niin kuin pitääkin.

Haluat kuitenkin hioa raporttia ja tulostaa sen jaettavaksi muille.

Aloita perusmuutosten tekeminen valitsemalla ensin Näytä-kohdan alla oleva nuoli ja sitten Asettelunäkymä.

Voit muuttaa rakennetta tai muotoilua sekä rakennenäkymässä että asettelunäkymässä, mutta huomaat ehkä, että ohjausobjektien koon muuttaminen on helpompaa asettelunäkymässä sillä näet tiedot.

Jos haluat muuttaa ohjausobjektin kokoa, napsauta ohjausobjektia ja vedä sitä reunoista haluamaasi kokoon.

Huomaa, että kun muutat yhtä ohjausobjektin selitettä, muut selitteet muuttuvat samoin.

Voit siirtää ohjausobjektin ja sen otsikot valitsemalla ne ja vetämällä ne uuteen sijaintiin.

Avaa pikavalikko ja näe lisää raportin muotoiluvaihtoehtoja valitsemalla ohjausobjekti ja painamalla VAIHTO + F10 tai napsauttamalla ohjausobjektia hiiren oikealla näppäimellä.

Tämän valikon avulla voit muuttaa asettelua, ryhmittelyä tai lajittelujärjestystä, avata ominaisuusikkunan ja paljon muuta.

Saat lisää raporttiasetuksia näkyviin valitsemalla Ominaisuudet.

Ominaisuusikkunassa on useita asetuksia, joiden arvoja voit säätää raportissa.

Voit myös muuttaa ohjausobjektin tekstin tasausta.

Koska Access ei tallenna muutoksia automaattisesti, valitse pikatyökalurivi, ja valitse Tallenna.

Raportin tietoja voi korostaa käyttämällä ehdollisen muotoilun sääntöjä.

Oletetaan, että haluat korostaa tilaukset, jotka on toimitettu vuonna 2015 tammikuusta maaliskuuhun.

Kun raportti on asettelunäkymässä, valitse korostettavat ohjausobjektit.

Jos aiot valita useita kohteita, pidä Ctrl-näppäin alhaalla ja valitse ohjausobjektit.

Valitse Muotoilu ja sitten Ehdollinen muotoilu.

Valitse valintaikkunassa Uusi sääntö.

Säilytetään nykyisen tietueen sääntötyyppinä Tarkista nykyisen tietueen arvot tai käytä lauseketta.

Toinen sääntötyyppi vertaa arvoja toisiinsa tietopalkkien avulla.

Kirjoitetaan korostettava arvoalue.

Alempana määritetään arvojen muoto.

Valitaan lihavoitu teksti ja taustaväri.

Tästä näkyy, miltä ehdollisesti muotoillut arvot näyttävät. Valitse OK.

Access käyttää sääntöä raporttiisi.

Voit tehdä raportista entistä tyylikkäämmän ja helppolukuisemman mukauttamalla väriä ja fontteja.

Kun raportti on asettelunäkymässä, valitse Rakenne ja valitse sitten Teemat-kohdan alla oleva nuoli.

Osoita teemaa niin näet, miltä se näyttäisi raportissasi.

Kun olet löytänyt teeman, joka toimii mielestäsi, valitse se. Access käyttää sitä raporttiin.

Jos haluat vain vaihtaa värejä, valitse Värit ja valitse sitten haluamasi värimalli.

Jos haluat vaihtaa vain fonttia, valitse Fontit ja tee valintasi.

Vielä ammattimaisemman vaikutelman saamiseksi voit lisätä yrityksen logon tai muun kuvan otsikkona raporttiin.

Kun raportti on asettelunäkymässä, valitse Rakenne ja sitten Logo.

Siirry kuvatiedostoon ja valitse OK.

Access lisää logon raportin ylätunnisteeseen.

Voit tarvittaessa muuttaa logon kokoa haluamaksesi.

Siirrä logo haluamaasi kohtaan ylätunnisteessa.

Sinun kannattaa ehkä myös lisätä raporttiin taustakuva, esimerkiksi oman logosi vesileima tai päätuotteen kuva.

Jos olet luonut raportin ohjatun raportin luomisen avulla tai raportti -työkalulla, kuluvan päivän päivämäärä ja sivunumero näkyvät ylä- tai alatunnisteessa.

Jos kuitenkin loit raportin käyttämällä Raportin rakennenäkymää tai Tyhjä raportti -työkalua, ylä- tai alatunnistetta ei ole määritetty.

Jos haluat lisätä tai muuttaa sivunumeroita, valitse ensin Rakenne ja sitten Sivunumerot.

Määritä sivunumeroiden muoto, sijainti ja tasaus.

Jos haluat lisätä, muuttaa tai poistaa päivämäärän ylä- tai alatunnisteessa, valitse Päivämäärä ja Aika.

Määritä, haluatko lisätä päivämäärän tai kellonajan, ja jos haluat, valitse haluamasi muoto.

Kun aiot tulostaa raportin, tarkista ensin, että sen ulkoasu on kunnossa.

Valitse Tiedosto, Tulosta ja Tulostuksen esikatselu.

Muuta raporttia tarvittaessa Tulostuksen esikatselu -välilehden komennoilla.

Lähennä tai loitonna, jotta voit nähdä raportin paremmin, tai muuta reunuksia tai tulostussuuntaa.

Kun olet tyytyväinen raportin ulkoasuun, valitse Tulostuksen esikatselu -välilehdessä Tulosta.

Määritä haluamasi asetukset Tulosta-valintaikkunassa, kuten tulostin ja haluamasi kopioiden määrä. Valitse OK.

Access tulostaa raportin käyttämällä tekemiäsi tarkennuksia.

Olet nyt luonut selkeä ja ammattimaisen näköisen raportin, joka on muiden helppo ymmärtää.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×