Raporttien luominen

Perusraporttien luominen

Selaimesi ei tue videotoimintoa. Asenna Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player tai Internet Explorer 9.

Huomautus: Tämän sivun tiedot koskevat vain Access-työpöytäversion tietokantoja. Access-verkkosovellukset eivät tue raportteja.

Ennen kuin jaat tietokannan muiden käyttäjien kanssa, muotoile tiedot helposti ymmärrettävään muotoon. Voit tarkastella ja muotoilla tietokannan tietoja ja tee niistä yhteenvedon raporttien avulla.

  1. Valitse Siirtyminen-ruudussa tietuelähde.
    Raportin tietuelähde voi olla taulukko tai nimetty kysely. Siinä on oltava kaikki tietorivit ja -sarakkeet, jotka haluat mukaan raporttiin.

  2. Valitse Luo-välilehdessä raporttityökalu, jota haluat käyttää, ja luo raportti noudattamalla ohjeita.

Raporttityökalu

Kuvaus

Raportti

Luo yksinkertainen taulukkomuotoinen raportti, joka sisältää kaikki Siirtyminen-ruudussa valitsemassasi tietolähteessä olevat kentät.

Raportin rakennenäkymä

Avaa tyhjä raportti Rakenne-näkymässä ja lisää sitten tarvitsemasi kentät ja ohjausobjektit.

Tyhjä raportti

Avaa tyhjä raportti Asettelu-näkymässä ja valitse Kenttäluettelosta kentät, jotka lisätään.

Ohjattu raportin luominen

Määritä kentät, ryhmittelyn ja lajittelun tasot sekä asettelu noudattamalla ohjeita.

Otsikot

Valitse tarroille vakiokoko tai mukautettu koko sekä raporttiin sisällytettävät kentät ja niiden lajittelutapa.

Ryhmittelyn, lajittelu tai summien lisääminen raportin kenttiin
  1. Avaa raportti Rakennenäkymässä.

  2. Jos Ryhmittely, lajittelu ja summa -ruutu ei ole vielä avattuna, valitse Rakenne-välilehdessä Ryhmittele ja lajittele.

  3. Valitse Lisää ryhmittely tai Lisää lajittelu ja valitse sitten kenttä, jonka haluat ryhmitellä tai lajitella.

  4. Jos haluat määrittää lisää asetuksia ja lisätä summat, valitse ryhmittely- tai lajittelurivillä Lisää.

Haluatko vielä enemmän?

Ryhmitellyn raportin tai yhteenvetoraportin luominen

Excel-koulutus

Outlook-koulutus

Tietoja on tarkoitus jakaa muiden kanssa, mutta taulukon raakatiedot eivät useinkaan ole selkeitä.

Silloin tietokantaraporteista on hyötyä. Voit esimerkiksi luoda raportin, jossa on tietojen tilannevedos tietyltä hetkeltä.

Voit tarkistaa haluamiesi tietueiden tiedot esimerkiksi raportilla, jossa ovat kaikkien yhteystietojen puhelinnumerot.

Voit myös tehdä yhteenvedon suuresta tietomäärästä ja esittää yhteenvetoraportissa asiakkaat, jotka ovat viime aikoina tehneet suurimmat tilaukset.

Ensimmäinen vaihe työpöydän tietokantaraportin luomisessa on raportin tietueiden lähteen valitseminen.

Tietuelähteessä on oltava kaikki tietorivit ja -sarakkeet, joiden haluat näkyvän raportissa.

Tietuelähde voi olla yksi taulukko. Jos tiedot kuitenkin jakautuvat kahteen tai useampaan taulukkoon, käytä nimettyä kyselyä tai upotettua kyselyä, joka sisältää nämä taulukot.

Valitse siirtymisruudussa tietuelähteenä toimiva taulukko tai kysely.

Valitse Luo. Tässä näkyvät eri tavat raportin luomiseen.

Raportti-vaihtoehdon avulla voit suunnitella yksinkertaisen taulukkomuotoisen raportin, joka sisältää kaikki tietuelähteen kentät.

Raportin rakennenäkymä -vaihtoehto avaa tyhjän raportin rakennenäkymässä. Voit lisätä haluamasi kentät ja ohjausobjektit tietuelähteestä.

Jos et ole määrittänyt tietuelähdettä, lisää kentät ja ohjausobjektit suoraan raportin rakennenäkymään toiminnoilla Tyhjä raportti ja Kenttäluettelo.

Selitteet – kuten asiakkaan osoitemerkinnät – ovat myös raportteja. Ne järjestävät taulukon tai kyselyn kentät tiettyyn muotoon. Käytä Selitteet-työkalua ja valitse ohjatun toiminnon avulla selitteen koko, kentät ja lajittelujärjestys.

Valitse nyt luotavaa raporttia varten Ohjattu raportin luominen. Ohjattu toiminto opastaa kenttien valinnassa, kenttien ryhmittelyssä tai lajittelussa sekä raportin asettelun valitsemisessa.

Valitse Käytettävissä olevat kentät -kohdasta ensimmäinen raporttiin haluamasi kenttä ja valitse sitten tämä oikea nuoli.

Jatka kenttien valitsemista ja lisäämistä raporttiisi valitsemassasi tietuelähteessä käytettävissä olevista kentistä.

Voit käyttää kenttiä muualtakin kuin siitä yhdestä taulukosta tai kyselystä, jonka olet valinnut tietuelähteeksi. Voit valita kenttiä myös muista asiaan liittyvistä taulukoista tai kyselyistä.

Tässä määritetään tietojen esitystapa sen mukaan, mitä haluat korostaa. Määritetään raportti esitettäväksi tilauksen tilan perusteella.

Määritä tällä sivulla ryhmittely, jolloin suuret tietomäärät järjestetään ymmärrettävämpään muotoon.

Valitse Ryhmittelyasetukset, niin saat näkyviin juuri lisättyyn ryhmittelytasoon liittyviä lisäasetuksia.

Määritä tällä sivulla lajittelujärjestys. Haluamme tilauksen tunnuksen perusteella nousevan järjestyksen.

Valitse Yhteenvetoasetukset ja määritä, haluatko suorittaa numeerisiin tietoihin perustuvia laskutoimituksia.

Valitse tässä raportin asettelu.

Määritä, haluatko raportin olevan pysty- vai vaakasuuntainen ja haluatko kenttien mukautuvan sivun kokoon.

Lisää raportin otsikko.

Katsotaan, miltä raportti tässä vaiheessa näyttää. Esikatselu on jo valittuna, joten valitse Valmis.

Näyttää aika hyvältä. Muutoksia voi tehdä täällä Esikatselu-välilehdessä.

Kun kaikki on valmista, valitse Sulje esikatselu.

Raportti näkyy Rakennenäkymässä.

Katso Raportit-luetteloa siirtymisruudussa. Uusi raportti on lisätty raporttiobjektien luetteloon.

Voit ajan myötä tehdä lisää muutoksia, mutta perusraportti on nyt valmis. Voit jakaa sen ja kertoa tietojesi paljastaman tarinan.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×