Tietojen hallinta kyselyiden avulla

Peruskyselyiden luominen

Selaimesi ei tue videotoimintoa. Asenna Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player tai Internet Explorer 9.

Voit luoda pikahakuja ja kysymyksiä varten peruskyselyn tarvitsemiesi tietojen löytämiseksi ja vastausten saamiseksi.

Kyselyn luominen rakennenäkymässä

Rakennenäkymän avulla voit hallita luomaasi kyselyä paremmin kuin ohjatun kyselyn luomisen avulla.

  1. Kyselyn rakennenäkymän avaaminen

    • Aloita valitsemalla Luo > Kyselyn rakennenäkymä.

      Kyselyn rakennenäkymä -valintanauhan kuvake

  2. Tietolähteiden lisääminen

    Lisää ensin taulukko tai kysely, joka sisältää näytettävät tiedot. (Kyllä, voit luoda uusia kyselyjä tallennettujen kyselyjen perusteella. Oletetaan esimerkiksi, että luot kyselyn, joka etsii omien toimittajiesi kaikki tuotteet ja lajittelee ne myyntilukujen mukaan pienimmästä suurimpaan. Käytä tätä kyselyä tietolähteenä uudelle kyselylle, joka etsii esimerkiksi toimittajien tuotteiden myynnin tietyllä alueella.)

    1. Valitse Näytä taulukko -valintaikkunassa Molemmat-välilehti.

    2. Valitse haluamasi tietolähteet, ja valitse kunkin tietolähteen jälkeen Lisää.

    3. Sulje valintaikkuna.

  3. Tulostuskenttien lisääminen

    Tulostuskentät ovat tietoja, jotka haluat näyttää kyselyn tuloksessa tai sisällyttää siihen.

    • Vedä haluamasi kentät yläruudun tietolähteestä alaspäin alaruudun Kenttä-rivin tyhjään soluun.

      Näyttökuva Kaikki Access-objektit -näkymästä

    Lausekkeen käyttäminen tulostuskenttänä

    Voit suorittaa laskutoimituksia tai tuottaa kysely-funktion avulla kyselyn tulostuksen sisällyttämällä lausekkeen tulostuskenttänä. Lauseke voi käyttää tietoja mistä tahansa kyselyn tietolähteestä funktioiden, kuten muoto tai InStr, lisäksi sekä sisältää vakioita ja aritmeettisia operaattoreita.

    1. Valitse kyselyn rakenneruudukon tyhjässä sarakkeessa Kenttä-rivi.

    2. Valitse Rakenne-välilehden Kyselyasetukset-ryhmässä Muodostin.

    3. Kirjoita tai liitä lauseke. Aloita lauseke nimellä, jota haluat käytettävän lausekkeen tulostuksessa. Lisää sen jälkeen kaksoispiste. Jos haluat esimerkiksi nimetä lausekkeen ”Päivitetty viimeksi”, aloita lauseke seuraavasti: Päivitetty viimeksi:

      Voit myös vaihtoehtoisesti luoda lausekkeenmuodostimen avulla Lausekkeen osat, Lausekkeen luokat ja Lausekkeen arvot.

    Huomautus: Lausekkeet ovat tehokkaita ja joustavia, ja niihin liittyy monia vaihtoehtoja. Katso lisätietoja artikkelista Lausekkeen luominen.

  4. Ehtojen määrittäminen (valinnainen)

    Ehtojen avulla voit rajoittaa (kenttäarvot) kyselyn palauttamia tietueita. Esimerkiksi haluat ehkä nähdä vain tuotteet, joiden yksikköhinta on alle $10.

    1. Voit määrittää ehdot vetämällä ensin arvot sisältävät kentät alaruutuun.

      Vihje: Kun lisäät kentän, sen tiedot palauttavat oletusarvoisesti kyselyn tulokset. Jos olet jo lisännyt haluamasi kentän, sinun ei tarvitse lisätä sitä uudelleen ehtojen soveltamiseksi tähän kenttään.

    2. Jos et halua kentän tulosten näkyvän tuloksissa kentän Näytä-rivillä, poista valintaruudun valinta.

    3. Kirjoita kentän Ehdot-riville lauseke, jonka ehdot kenttien arvojen on täytettävä (jos tietue sisällytetään tuloksiin). Esimerkiksi <10. (Katso lisää esimerkkejä artikkelista Esimerkkejä kyselyn ehdoista.)

    4. Määritä mahdollinen vaihtoehtoinen ehto Tai-riville Ehdot-rivin alapuolelle.

    Jos määrität vaihtoehtoiset ehdot, tietueet valitaan, jos kentän arvo täyttää jonkun luetellun ehdon. Jos olet esimerkiksi sisällyttänyt Asiakkaat-taulukon Osavaltio-kentän, määrittänyt ehdoksi CA ja sisällyttänyt Tai-rivit ID- ja WA-kohtiin, saat niiden asiakkaiden tietueet, jotka asuvat jossakin näistä kolmesta osavaltiosta.

  5. Tietojen yhteenveto (valinnainen)

    Haluat ehkä tehdä yhteenvetoja etenkin, jos tiedot ovat numeerisia. Voit esimerkiksi haluta nähdä keskihinnan tai kokonaismyynnin.

    1. Lisää tarvittaessa Yhteensä-rivi kyselyn rakenneruudukkoon alaruudussa. Valitse rakennenäkymän Rakenne-välilehden Näytä/piilota-ryhmässä Summat.

    2. Valitse jokaiselle kentälle, josta haluat yhteenvedon, Summat-rivillä käytettävä funktio. Käytettävissä olevat toiminnot määräytyvät kentän tietotyypin mukaan.

  6. Kyselyn suorittaminen tai tallentaminen

    • Jos haluat suorittaa kyselyn, valitse Tulokset-ryhmän Rakenne-välilehdessä Suorita.

    • Jos haluat tallentaa kyselyn myöhempää käyttöä varten, valitse pikatyökaluriviltä Tallenna Tallenna . Kirjoita kyselylle kuvaava nimi ja valitse sitten OK.

Haluatko vielä enemmän?

Excel-koulutus

Outlook-koulutus

Tämän videon avulla opit, miten kyselyn suunnittelulla voi luoda alusta lähtien valintakyselyjä.

Valitset ensin tietolähteen ja kentät tästä tietolähteestä.

Tarvittaessa lisäät tulosten suodatusehtoja sen varmistamiseksi, että tietotyypit vastaavat toisiaan.

Tämän jälkeen suoritat kyselyn ja muokkaat kyselyn tulosnäkymää sen mukaan, mitä haluat nähdä.

Microsoftin kysely vastaa tähän kysymykseen: ”Kuinka monta tilausta TailSpin Toys teki viime kuussa?”

Aloitetaanpa.

Valitse valintanauhassa Luo, valitse kyselyn rakennenäkymä.

Kyselyn suunnittelu käynnistyy.

Voit käyttää Näytä taulukko valintaruutua ja lisätä taulukot tai kyselyt tietolähteeksi tai vain vetää lähteen siirtymisruudusta.

Käytetään Tilaukset-taulukkoa tietolähteenä. Tarvitsemme kysymyksemme ratkaisemiseen erityisesti asiakkaiden nimet ja tilauspäivät.

Voit lisätä kentän tänne rakenneruudukkoon kaksoisnapsauttamalla, tai voit vetää sen.

Jos suoritat kyselyn nyt, näet sen palauttavan kaikki tilaukset kaikilta asiakkailta, ja voit käyttää suodatustyökaluja ja rajata tuloksia.

Jos kuitenkin lisäät kyselyyn ehtoja, voit saada saman tuloksen aina.

Ehtojen lisääminen on hieman monimutkaisempaa, joten ota huomioon muutama sääntö.

Ensimmäinen sääntö on: Tutustu tietoihin.

Ymmärrät asian seuraavan esimerkin avulla: Avaa Tilaukset-taulukko,

valitse valintanauhasta Kentät

ja valitse sitten kyselymme kentät.

Tilauspäivä-kentän tietotyyppi on Päivämäärä/aika,

mutta Asiakkaat-kenttä ei ole tekstikenttä Luku-tietotyyppiä.

Tästä seuraa toinen sääntö: Ehtojen on vastattava suodatettavan kentän tietotyyppiä.

Esimerkiksi voit vain kirjoittaa päivämääräarvot päivämäärä/aika-kenttään, numerot luku-kentään ja niin edelleen.

Miten siis tiedämme, mikä luku vastaa TailSpin Toysia?

Valitse seuraavaksi Tietokantatyökalut, Yhteydet. Yhteydet-ruudussa näemme asiakkaiden tilaukset , jotka liittyvät Käyttäjätunnus- ja Asiakastunnus-kenttiin.

Valitse seuraavaksi Tietokantatyökalut, Yhteydet. Yhteydet-ruudussa näemme Asiakkaat ja tilaukset, jotka liittyvät Käyttäjätunnus- ja Asiakastunnus-kenttiin.

Kun avaat Asiakkaat-taulukon ja etsit TailSpin Toysin, näet, että sen tunnus on 23.

Lisää nyt luku 23 kyselyn Asiakastunnus-kentän ehtoriville.

Laajenna sitten Tilauspäivä-kenttä ja lisää kaksi loogista operaattoria: Lisää tähän alkamispäivä ja tuohon päättymispäivä.

Ympäröi päivämääräarvot ristikkomerkeillä. Access vaatii nämä, kun arvo halutaan määrittää päivämääräksi eikä tekstiksi.

Suorita kysely ja nyt saamme kaikkiin kysymyksiisi tulokset: vain TailSpin tekemät tilaukset viime kuussa.

Palataan nyt tarkastelemaan kyselyn suunnittelua.

Näetkö nämä valintaruudut? Jos poistat niiden valinnan, kenttä piilotetaan tuloksista tällä tavalla.

Kenttä on edelleen kyselyssä, mutta sitä ei näy tuloksissa.

Jos haluat myös palauttaa tuloksen, kuten ensimmäiset viisi arvoa tai ehkä alhaisimmat 25 prosenttia tietojoukosta, valitse arvo palautusarvoluettelosta.

Siirry sitten rakenneruudukossa lajitteluriville ja valitse Nouseva tai Laskeva. Nouseva järjestys palauttaa viimeiset kohteet ja Laskeva ylimmät kohteet.

Tarkastellaan seuraavaksi Summat-painiketta. Sen avulla voit nopeasti lisätä kyselyyn summia, keskiarvoja tai muita laskutoimituksia.

Alla on esimerkki. Meillä on kolme taulukkoa ja kenttä kustakin. Jos suoritat kyselyn nykyisellään, saat monet luokat monta kertaa.

Palataan siis rakennenäkymään.

Valitse summat, ... ja huomaa, että Access lisää yhteensä -rivin kyselyruudukkoon ja asettaa kaikkien kolmen kentän arvoksi Ryhmittele.

Oletetaan, että haluamme nähdä, montako nimikettä kustakin luokasta on tilattu. Poista Tilauspäivä-kenttä kyselystä.

Määritä Määrä-kentän Summa-rivin arvoksi Summa ja jätä Luokka-kentälle arvoksi Ryhmittele.

Siirrä Luokka-kenttä vasemmanpuoleisimmaksi kentäksi.

Kun suoritat kyselyn, se laskee kunkin luokan myytyjen tuotteiden määrän.

Lajittele tulokset, niin näet, mihin luokkiin kuuluvia tuotteita on myyty eniten tai vähiten.

Olet nyt luonut valintakyselyn kyselyn suunnittelun avulla.

Tiedät, miten valita tietolähde ja ehdot, ja myös, kuinka suorittaa ja hienosäätää kyselyn tulokset.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×