Tietojen hallinta kyselyiden avulla

Kyselyn kohdistaminen yhteenliittymättömiin tietolähteisiin

Selaimesi ei tue videotoimintoa. Asenna Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player tai Internet Explorer 9.

Joskus on tarpeen luoda kysely tietojen hakemiseen tietolähteistä, joilla ei ole suoraa (yksi-yhteen tai yksi-moneen) yhteyttä.

Välitaulukoiden käyttäminen tietolähteiden yhdistämiseen kyselyissä

Kun suoritat kyselyn, Access käyttää taulukoiden välille luomiasi yhteyksiä sekä päättelee ja luo yhteydet muiden tietolähteiden välille. Jos kyselyyn tarvittavaa yhteyttä ei ole, yhdistä taulukot kyseisen kyselyn osana.

Oletetaan, että haluat nähdä, kuinka monta tilausta olet saanut eri toimittajien tuotteisiin. Toimittajat-taulukkoa ei ole yhdistetty Ostotilaustiedot-taulukkoon, joka sisältää tuotetunnukset ja määrätiedot. Ostotilaukset-taulukko on kuitenkin yhdistetty Ostotilaustiedot-taulukkoon.

Usean taulukon tietolähteet esimääritettyjen yhteyksien kanssa ja ilman niitä.

Vihje: Jos sinulla on tarvetta käyttää yhteyttä kyselyn ulkopuolella, kannattaa luoda välitaulukkoyhteys myöhempää käyttöä varten. Katso lisätietoja artikkelista Monta-moneen-yhteyden luominen.

Jos et halua luoda välitaulukkoa tietokannassa, käytä Ostotilaukset-taulukkoa välitaulukkona kyselyssä. Lisää Toimittajat-taulukko Ostotilaukset-taulukon vasemmalle puolelle ja luo yhteys.

Kahden muun taulukon yhdistäminen epäsuorasti yhden taulukon avulla

Ostotilaukset-taulukko yhdistää kaksi eri taulukkoa, Toimittajat- ja Ostotilaustiedot-taulukot. Yhdistä taulukot käyttämällä kenttiä (kuten Toimittajat-taulukon tunnus ja Ostotilaukset-taulukon toimittajatunnus), jotka täyttävät seuraavat ehdot:

  • Yhdistettävillä kentillä on samat tai yhteensopivat tietotyypit. Et voi esimerkiksi yhdistää tekstikenttää lukukenttään.

  • Kentät määrittävät toisiaan vastaavat, yksilölliset tietueet molemmissa taulukoissa. Et esimerkiksi halua yhdistää kahta Sukunimi-kenttää, koska sukunimet eivät ole aina yksilöllisiä.

  • Kentät varmistavat, että kysely palauttaa oikeat tietueet. Jos esimerkiksi yhdistät toimittajatunnuksen ostotunnukseen, saatat saada joitakin vastineita, jos tunnukset ovat samanlaiset. Mutta tulokset eivät ole järkevät, koska toimittajatunnuksella ei ole mitään tekemistä ostotunnuksen kanssa. Parempi vaihtoehto on yhdistää Toimittajat-taulukon tunnus Ostotilaukset-taulukon toimittajatunnukseen – palautetut tietueet ovat järkevät, koska molemmat kentät määrittävät toimittajaa.

Ohjeet

Riippumatta siitä, onko sinulla välitaulukko tietokannassa vai aiotko käyttää välitaulukkoa kyselyssä, toimi seuraavasti:

  1. Lisää välitaulukko kyselyyn kahden yhdistämättömän taulukon välille.

  2. Luo tarvittavat yhteydet välitaulukon avulla.

    Yhteydet voivat käyttää mitä tahansa sopivan tyyppistä liitosta, mutta yhdistämisessä on käytettävä kenttiä, jotka täyttävät aikaisemmin tässä moduulissa kuvatut ehdot.

    Tarvittavien yhteyksien luominen välitaulukon avulla
  3. Suorita kysely.

    Luo kysely noudattamalla tavallisia ohjeita: lisää tuloskentät, lisää mahdolliset ehdot ja suorita tai tallenna kysely. Lisätietoja on artikkelissa Peruskyselyiden luominen.

    Huomautus: Sinun ei tarvitse sisällyttää välitaulukkoa tuloksiin. Sen on vain oltava kyselyn tietolähteiden osana, jotta Access osaa yhdistää tiedot.

Haluatko vielä enemmän?

Peruskyselyiden luominen

Kyselyn luominen liittämällä useita tietolähteitä

Kyselyjen luominen ulkoliitosten avulla

Excel-koulutus

Outlook-koulutus

Joskus on tarpeen kohdistaa kysely taulukoihin tai muihin tietolähteisiin, jotka eivät ole yhteydessä toisiinsa ja joiden välillä ei ole liitosta. Tämä voidaan tehdä kahdella tavalla.

Voit käyttää välitaulukkoa, eli taulukkoa, joka jakaa liitoksia niiden tietolähteiden kanssa, joita haluat käyttää.

Vaihtoehtoisesti voit lisätä liitoksen.

Aloitetaan välitaulukosta. Tässä esimerkkitietokannassa työntekijöiden on annettava jokaisen tilauksen tila, mutta joskus se unohtuu.

Tällöin on vastattava seuraavaan kysymykseen: "Millä tilauksilla ei ole tilatietoja, ja ketkä unohtivat lisätä ne?"

Äkkiseltään ajatellen näyttäisi siltä, että kyselyssä tarvitaan kolmea taulukkoa: Työntekijät, Tilaukset ja Tilausten yksityiskohtaiset tilatiedot. Ne vastaavat kysymysten arvopisteitä: "Millä tilauksilla ei ole tilatietoja, ja ketkä unohtivat lisätä ne?"

Lisää taulukot kyselyyn, niin näet, etteivät nämä kaksi taulukkoa liity toisiinsa. Sehän ei haittaa. Liitos voidaan lisätä.

Niinpä tunnuskenttiin lisätään liitos ja kysely suoritetaan... mutta mitään ei tapahdu.

Tehdään seuraavaksi se, mikä olisi pitänyt tehdä heti alkuun: tutkitaan taulukoiden välisiä yhteyksiä.

Tällöin huomataan yhteyksien ketju: Työntekijät – Tilaukset, Tilaukset – Tilauksen tiedot ja Tilauksen tiedot – Tilausten yksityiskohtaiset tilatiedot.

Tilaukset ja Tilausten yksityiskohtaiset tilatiedot eivät ole yhteydessä toisiinsa, mutta Tilauksen tiedot on yhteydessä niihin molempiin. Tämä tekee Tilauksen tiedot -taulukosta välitaulukon.

Tämä puolestaan johtaa seuraavaan sääntöön: Jos välitaulukot ovat osa tietolähdettä, kyselyä voidaan käyttää näissä taulukoissa, jotka eivät ole yhteydessä toisiinsa, ja tulos on järkevä.

Välitaulukkoa ei tarvitse sisällyttää tuloksiin, mutta sen on oltava osa kyselyn tietolähdettä.

Tilauksen tiedot -taulukko lisätään kyselyyn, kenttien nimet pidetään muuttumattomina ja kysely suoritetaan.

Tyhjät arvot suodatetaan pois, jolloin saadaan vastaus.

Lisätään seuraavaksi kyselyyn liitos. Pidä mielessä muutamia lisäsääntöjä.

Liitettävien taulukoiden tai kyselyiden kenttien tietotyyppien on ensinnäkin oltava yhteensopivat tai vastattava toisiaan.

Esimerkiksi Luku- ja Valuutta-tietotyypit ovat yhteensopivia, mutta Luku ja Teksti eivät ole.

Toinen seikka on, että luomasi liitos on olemassa vain kyselyssäsi. Tässä ei siis luoda taulukkosuhdetta.

Kolmas asia on, että tulosten tulisi olla järkeviä. Jos liitos palauttaa esimerkiksi tietoa tilauksista ja yrityksen autoista, kannattaa ehkä aloittaa alusta.

Oletetaan, että pitää saada selville, ketkä asiakkaat ovat tilanneet mitäkin tuotteita.

Lisätään uuteen kyselyyn taulukot Asiakkaat, Tilaukset ja Tilauksen tiedot. Seuraavaksi lisätään liitos. Vedetään asiakastunnus Asiakkaat-taulukosta vastaavaan kenttään Tilaukset-taulukossa.

Tässä on liitosviiva, josta saadaan uusi sääntö: Access sijoittaa vedetyn kentän uuden liitoksen vasemmalle puolelle. Jos et halua tätä, valitse liitosviiva, paina Delete-näppäintä ja aloita alusta.

Nyt kun tämä on tehty, kysely voidaan muodostaa. Lisätään Asiakkaat-taulukosta Etunimi ja Sukunimi, sitten Tilauksen tiedot -taulukosta Tuotetunnus, Tilaustunnus, Lukumäärä ja Yksikköhinta.

Suoritetaan kysely, ja tässä ovat saadut tiedot.

Tiedät nyt kaksi tapaa hakea kyselyllä tietolähteistä, jotka eivät ole yhteydessä toisiinsa: voit käyttää välitaulukkoa tai lisätä liitoksen. Näin saat vastauksen tietoja koskeviin kysymyksiisi.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×