Tietojen hallinta kyselyiden avulla

Kyselyjen luominen ulkoliitosten avulla

Selaimesi ei tue videotoimintoa. Asenna Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player tai Internet Explorer 9.

Joskus haluat nähdä kyselyissä kaikki tietueet yhdestä taulukosta ja sen lisäksi vastaavat tietueet toisesta taulukosta. Voit tehdä tämän luomalla ulkoliitoksia.

Sisäliitokset näyttävät tiedot vain silloin, kun molemmissa yhdistetyissä tietolähteissä on vastaava tunnus. Jos esimerkiksi haluat näyttää myydyt tuotteet ja määrät, voit luoda sisäliitoksen Tuotteet- ja Tilauksen tiedot -taulukoiden välille. Kun suoritat kyselyn, se palauttaa vain tuotteet, jotka esiintyvät tilauksissa, eli sellaiset, jotka esiintyvät molemmissa taulukoissa.

Ulkoliitokset sen sijaan palauttavat kaikki tiedot yhdestä tietolähteestä ja joitakin tietoja toisesta taulukosta tai tietolähteestä.

Jos haluat esimerkiksi nähdä, mitä tuotteita ei ole myyty, voit luoda kyselyn, joka näyttää tuotetunnuksen Tuotteet-taulukosta ja kaikki vastaavat tilaustunnukset Tilauksen tiedot -taulukosta. Tuotteet, joilla ei ole vastaavia tietueita Tilauksen tiedot -taulukossa, palauttavat tuotteen nimen ilman mitään arvoa Tilaustunnus-kentässä.

Vasemmat ulkoliitokset ja oikeat ulkoliitokset

Taulukkoa, joka näyttää kaikki tietueet, kutsutaan ulkoliitoksessa perustaulukoksi. Taulukkoa, joka näyttää vain joitakin (vastaavia) tietueita, kutsutaan toissijaiseksi taulukoksi.

Liitoksen ominaisuudet -valintaikkunassa kuvaillaan, miten erilaiset liitokset toimivat:

Näyttökuva kolmesta taulukot ja niiden liitoksen ominaisuuksista

Oletetaan, että olet luonut kyselyn, joka näyttää, mitä tuotteita asiakkaasi ovat ostaneet. Tuloskentät ovat Tuotteen nimi, Tilaustunnus ja Määrä.

  1. Sisäliitos. Sisällyttää vain rivit (tietueet), joissa molempien taulukoiden liitettyjen kenttien arvot ovat samat, esimerkiksi vain tuotteet, joihin liittyy tilauksia.

  2. Vasen ulkoliitos. Sisällyttää kaikki tietueet Vasemmanpuoleisen taulukon nimi -kohdan taulukosta ja vain ne tietueet Oikeanpuoleisen taulukon nimi -kohdan taulukosta, joissa liitettyjen kenttien arvot ovat samat, esimerkiksi kaikki tilaukset, mutta vain määrät ja tuotetunnukset niiden tilausten osalta, joihin on liitetty tuotteita.

  3. Oikea ulkoliitos. Sisällyttää kaikki tietueet Oikeanpuoleisen taulukon nimi -kohdan taulukosta ja vain ne tietueet Vasemmanpuoleisen taulukon nimi -kohdan taulukosta, joissa liitettyjen kenttien arvot ovat samat, esimerkiksi kaikki tuotteet, myös siinä tapauksessa, että tuotteelle ei ole tilauksia, jolloin Tilaustunnus- ja Määrä-kentissä näkyvät tyhjät arvot.

Kuten huomaat näistä esimerkeistä, on tärkeää tietää, mikä taulukko on vasemmalla ja mikä oikealla, tämä voi olla eri kuin miten taulukot on järjestetty kyselyikkunassa. Jotta ymmärrät, mitä tietoja kysely tuottaa, lue Liitoksen ominaisuudet -valintaikkunan teksti huolella.

1. Tietolähteiden lisääminen

  • Valitse Luo > Kyselyn rakennenäkymä.

Lisää kaikki tarvitsemasi taulukot ja kyselyt tietolähteinä. (Älä huoli. Jos unohdat jonkin, voit lisätä tietolähteitä vielä myöhemmin.)

Access saattaa näyttää tietolähteiden yhteydet, jos se havaitsee tai päättelee yhteyksiä.

2. Liitoksen lisääminen

  • Jos et näe lähteiden välillä yhteyttä, lisää liitos. Vedä haluamasi kenttä yhdestä tietolähteestä toisen tietolähteen vastaavaan kenttään. Taulukko, josta vedät kentän, on taulukko, joka näkyy Liitoksen ominaisuudet -valintaikkunassa vasemmalla puolella. Access luo oletusarvoisesti sisäliitoksen. Jos tarvitset ulkoliitoksen, vaihda liitoksen tyyppi.

    näyttökuva kahden taulukon välisestä liitoksesta

3. Liitoksen muuttaminen

  1. Kaksoisnapsauta muutettavan liitoksen viivaa.

  2. Luo ulkoliitos valitsemalla Liitoksen ominaisuudet -valintaikkunassa toinen tai kolmas vaihtoehto. Valitse sitten OK.

    Muista tarkistaa, mikä taulukko on perustaulukko—taulukko, jonka kaikki tietueet näytetään.

    Näyttökuva Liitoksen ominaisuudet -ikkunasta, jossa vasemman taulukon nimi näkyy korostettuna

4. Kyselyn suorittaminen

Luo kysely noudattamalla tavallisia ohjeita: lisää tuloskentät, lisää mahdolliset ehdot ja suorita tai tallenna kysely. Lisätietoja on artikkelissa Peruskyselyiden luominen.

Haluatko vielä enemmän?

Peruskyselyiden luominen

Excel-koulutus

Outlook-koulutus

Tutustutaan nyt valintakyselyn vasemman ja oikean ulkoliitoksen käyttämiseen.

Ulkoliitoksilla on kaksi puolta – vasen ja oikea – ja ne palauttavat KAIKKI tiedot yhdestä taulukosta ja vain VASTAAVAT tiedot toisesta. Ne ovat hyödyllisiä tilanteessa, jossa halutaan tietää, kun jotain EI ole tapahtunut; tietty tuote EI myy tai opiskelija EI ole rekisteröitynyt tietylle kurssille.

Perehdytään asiaan vähän tarkemmin.

Taulukkoa, josta palautetaan KAIKKI tiedot, kutsutaan perustaulukoksi. Taulukkoa, josta palautetaan VASTAAVUUDET, kutsutaan toissijaiseksi taulukoksi.

Liitoksen suunnasta riippuu, kumpi taulukoista on perus- ja kumpi toissijainen taulukko.

Jos käytät oikeaa ulkoliitosta, oikealla oleva taulukko on perustaulukko. Jos käytät vasenta ulkoliitosta, vasemmalla oleva taulukko on perustaulukko.

Vasen tai oikea ulkoliitos valitaan Liitoksen ominaisuudet -valintaikkunassa. Valitse ja kaksoisnapauta tai napsauta hiiren kakkospainikkeella liitosviivaa, valitse sitten Liitoksen ominaisuudet ja valitse toinen tai kolmas vaihtoehto.

Katsotaan, miten tämä toimii:

Valitse Luo-välilehdestä Kyselyn rakenne. Lisätään Tilaustiedot- ja Tuotteet-taulukot.

Näet, että Access käyttää yksi-moneen-yhteyttä liitoksen MALLINA, eli kyseessä on sisäliitos.

Lisätään Tuotteen nimi- ja Lukumäärä-kentät. Jos kysely suoritetaan, se palauttaa vain tilattujen tuotteiden tiedot.

Tämä tiedetään, sillä jos kysely palauttaisi tilaamattomien tuotteiden tietoja, tässä näkyisi tyhjiä tietueita.

Palataan rakennenäkymään. Kaksoisnapauta tai napsauta hiiren kakkospainikkeella liitosviivaa ja valitse Liitoksen ominaisuudet. Valitse toinen vaihtoehto ja katso liitosviivaa.

Nuoli kertoo, että kyseessä on ulkoliitos, ja se osoittaa myös toissijaiseen taulukkoon. Suorita kysely ja lajittele tiedot pienimmästä suurimpaan. Näet, mitkä tuotteet eivät myy.

Mitä tapahtuu, jos liitos muutetaan oikeaksi ulkoliitokseksi?

Tehdään muutos, suoritetaan haku ja saadaan sama tulos kuin sisäliitoksella: tyhjiä tietueita ei ole.

Syy löytyy Liitoksen ominaisuudet -valintaikkunasta.

Tilaustiedot-taulukosta palautetaan kaikki tiedot mutta Tuotteet-taulukosta vain vastaavuudet. Toisin sanoen ainoastaan ne tuotteet nähdään, joilla on vastaava tilaus. Kyseessä on sama tulos, jonka sisäliitoskin palauttaa.

Olet nyt oppinut käyttämään ulkoliitoksia valintakyselyssä, joka käyttää useita tietolähteitä. Suunnittele siis liitokset, ja ellet saa haluamiasi tuloksia, voit aina muuttaa niitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×