Tietojen hallinta kyselyiden avulla

Kyselyjen käytön aloittaminen

Selaimesi ei tue videotoimintoa. Asenna Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player tai Internet Explorer 9.

Käytä kyselyjä vastaamaan liiketoiminta- tai muihin kysymyksiin tietojen perusteella sekä tee nopeasti ja helposti joukkopäivityksiä tai poista tietoja tietokannasta.

Mitä kyselyt ovat?

Accessin kyselyt ovat kuin kysymykset, joiden avulla pyydät etsimään tietokannasta liittyviä tietoja, myös hyvinkin erityisiä tietoja.

Kyselyissä käytät joskus vain yhden taulukon tietoja ja toisinaan tarvitset tietoja useasta taulukosta. Haluat esimerkiksi etsiä vain yhteyshenkilön puhelinnumeron, mikä edellyttää yksinkertaisen kyselyn tekemistä Yhteystiedot-taulukon puhelinnumerokentästä tietyn henkilön osalta. Tai voit yhdistää usean taulukon tietoja, kuten asiakastiedot ja tilaustiedot, jotta näet, mitä asiakas on tilannut.

Kysely on Accessissa tietokantaobjekti. Se ei tallenna tietoja. Sen sijaan se näyttää tiedot, jotka on tallennettu taulukoihin, ja sen avulla saat kyseiset tiedot käyttöösi käsittelyä varten. Kysely voi näyttää tiedot yhdestä tai useasta taulukosta, muista kyselyistä tai näiden kahden yhdistelmästä. Esimerkki:

  • Tarkastele tietoja valintakyselyn avulla. Voit etsiä ja tarkastella tietoja yhdestä tai useasta taulukosta määrittämällä ehdot, jotka tietojen on täytettävä, ja erittelemällä näytettävät arvot. Voit esimerkiksi pyytää hakemaan kaikki Tailspin Toysin tuotteet.

  • Anna ehdot ja hae tietoja nopeasti. Voit luoda uudelleenkäytettäviä kyselyitä, jotka kysyvät aina hakuehtoja. Voit esimerkiksi luoda kyselyn, joka kysyy käyttäjältä toimittajan nimeä hakua varten ja näyttää sitten kaikki kyseiseltä toimittajalta hankitut tuotteet.

  • Päivitä tai lisää tietoja kyselyn perusteella. Voit tehdä kyselyn tiedoista ja sitten käyttää tuloksia tietojen automaattiseen lisäämiseen tai päivittämiseen. Jos esimerkiksi Tailspin Toys on lisännyt kirjaimet ”TT” kaikkien tuotteidensa nimien alkuun, voit hakea kyseisen yrityksen kaikki tuotteet ja sitten päivittää tuotteiden nimet siten, että kunkin merkinnän alussa on ”TT”—kaikki päivityskyselyn avulla.

  • Poista tietoja kyselyn perusteella. Voit etsiä tietoja tai tietueita ja sitten poistaa ne. Jos esimerkiksi Tailspin Toys lopettaa toimintansa ja yrityksen tuotteita ei ole enää saatavilla myytäväksi, voit etsiä kaikki kyseisen yrityksen tuotteet ja poistaa ne automaattisesti liittyvistä taulukoista.

Luo ohjatun kyselyn luomisen avulla valintakysely, joka näyttää tiedot taulukkonäkymässä.

Huomautus: Jotkin suunnitteluelementit eivät ole käytettävissä, kun käytät ohjattua toimintoa. Voit halutessasi muokata kyselyä sen luomisen jälkeen rakennenäkymässä.

Huomautus:  Ennen kuin luot kyselyn, muista tarkistaa, että olet luonut tietokannan taulukoiden väliset yhteydet, koska niitä käytetään, kun kyselyssä haetaan tietoja. Lisätietoja on artikkelissa Taulukoiden yhteyksien käytön aloittaminen ja tämän kurssin muissa aiheeseen liittyvissä moduuleissa.

Kyselyn luominen
  1. Valitse Luo > Ohjattu kyselyn luominen.

  2. Valitse Ohjattu yksinkertaisen kyselyn luominen ja valitse sitten OK.

  3. Valitse taulukko tai kysely, joka sisältää haluamasi kentän, ja lisää sitten kenttä Valitut kentät -luetteloon. Kun olet valmis, valitse Seuraava.

    Voit lisätä niin monta kenttää kuin haluat niin monesta taulukosta kuin haluat.

    Jos lisäsit lukukentän

    Jos lisäsit lukukenttiä, ohjattu toiminto kysyy, haluatko kyselyn palauttavan tiedot vai yhteenvetotiedot. Toimi seuraavasti:

    • Jos haluat nähdä yksittäiset tietueet, valitse Tiedot ja valitse sitten Seuraava. Siirry vaiheeseen 4.

    • Jos haluat nähdä yhteenvedon numeerisista tiedoista (esim. keskiarvot), valitse Yhteenveto ja valitse sitten Yhteenvetoasetukset. Määritä, mistä kentistä haluat tehdä yhteenvedon ja kuinka haluat koota tietojen yhteenvedon. Vain lukukentät näkyvät luettelossa. Valitse kunkin lukukentän osalta funktio:

      • SummaKysely palauttaa kentän kaikkien arvojen summan.

      • KeskiarvoKysely palauttaa kentän arvojen keskiarvon.

      • PieninKysely palauttaa kentän pienimmän arvon.

      • SuurinKysely palauttaa kentän suurimman arvon.

    • Jos haluat kyselyn tuloksien sisältävän tietueiden lukumäärän tietolähteessä, valitse Laske kohteen - taulukon nimi - tietueiden määrä kyseiselle taulukolle.

      Jos lisäsit päivämäärä/aika-kentän

      Ohjattu kyselyn luominen kysyy, miten haluat ryhmitellä päivämääräarvot. Oletetaan esimerkiksi, että olet lisännyt kyselyyn lukukentän, kuten hinnan, ja päivämäärä/aika-kentän, kuten tapahtuman ajan, ja olet sitten määrittänyt Yhteenvetoasetukset-valintaikkunassa, että haluat nähdä Hinta-kentän keskiarvon. Koska sisällytit päivämäärä/aika-kentän, voit laskea yhteenvetoarvot kullekin yksilölliselle päivämäärä- ja kellonaika-arvolle, kullekin päivälle, kuukaudelle, vuosineljännekselle tai vuodelle.

      Valitse ajanjakso, jota haluat käyttää päivämäärä- ja kellonaika-arvojen ryhmittelyyn, ja valitse sitten Seuraava.

      Huomautus: Rakennenäkymässä on enemmän vaihtoehtoja päivämäärä- ja kellonaika-arvojen ryhmittelyyn.

  4. Anna kyselylle nimi.

  5. Määritä, haluatko avata kyselyn (taulukkonäkymässä) tai muokata kyselyä (rakennenäkymässä). Valitse sitten Valmis.

Haluatko vielä enemmän?

Päivityskyselyn luominen ja suorittaminen

Excel-koulutus

Outlook-koulutus

Kun Access-tietokantaan on luotu taulukoita ja yhteyksiä, kannattaa suunnitella ja luoda kyselyitä, jotka ovat tietokantojen tärkeitä osia.

Tässä videossa esitellään kyselyn luomisen ja suorittamisen prosessi, eritellään erilaisia kyselytyyppejä, luodaan kysely Ohjattu kyselyn luominen -toiminnon avulla ja muokataan kyselyä kyselyjen suunnittelutyökalun avulla.

Kyselyt ovat tarkkaan ottaen tiedoista esitettyjä kysymyksiä. Voikin olla järkevintä aloittaa miettimällä, mitä haluat kysyä.

Kysymys voi olla esimerkiksi ”Kuinka monta tilausta TailSpin Toys teki viime kuussa?”

Kysymyksessä käytetty kieli viittaa Tilaukset-taulukkoon, ja sieltä valitaan halutut kentät tarkastelua varten. Tämän jälkeen luodaan kysely ja suoritetaan se.

Näin kyselyt yleensä tehdään. Esitetään kysymys ja valitaan kyselyn vastauksen tietolähde: taulukot tai jopa toiset kyselytulokset, jotka sisältävät tarvittavat tiedot.

Valitaan kentät, jotka halutaan nähdä tuloksissa ja joita kutsutaan myös tietojoukoksi. Sitten lisätään mahdolliset ehdot.

Tässä esimerkissä ehdoilla suodatetaan tiedot niin, että TailSpin Toysin tiedot näytetään vain toukokuulta.

Voit käyttää kyselyitä muuhunkin kuin vain vastausten saamiseen. Kyselyt ovat eräänlainen monitoimityökalu: ne ovat käteviä kaikenlaisten tietokantojen käsittelyssä, koska niillä voi tehdä niin paljon erilaisia asioita.

Kyselyt voivat esimerkiksi tarjota tietoja lomakkeille ja raporteille. Niiden avulla voit myös tehdä tietoihin joukon muutoksia yhtä aikaa.

Voit luoda tietokantaan usean tyyppisiä kyselyjä. Tutustutaan asiaan. Valitaan ensin Luo ja sitten Kyselyn rakenne.

Suljetaan Näytä taulukko -valintaikkuna toistaiseksi.

Tässä ovat erilaiset kyselytyypit, joita voit luoda.

Valintakysely on yleisin. Sen avulla saat vastauksia tiedoista.

Luo taulukko -kyselyn avulla voit valita tietueita olemassa olevasta taulukosta ja tallentaa ne uutena taulukkona. Tämä on kätevää esimerkiksi silloin, jos haluat tuoda suuren Excel-tiedoston ja haluat jakaa osan tiedoista erillisiin taulukoihin.

Nämä kolme seuraavaa kyselyä suoritetaan olemassa oleville tiedoille.

Liittämiskyselyt lisäävät tietoja olemassa oleviin taulukoihin,

Päivityskyselyt muuttavat olemassa olevia tietoja

ja Poistokyselyt poistavat tietoja.

Ristiintaulukointikyselyn avulla voit tuoda näkyviin yhteenvetotietoja, kuten keskiarvoja tai summia.

Jos tarvitset esimerkiksi myyntitiedot alueittain, käytä ristiintaulukointikyselyä.

Seuraavassa kuvassa näkyy, miltä ristiintaulukointikysely näyttää kyselyjen suunnittelutyökalussa.

Tulos näyttää tältä. Tämä palauttaa myyntitiedot neljännesvuosittain.

Yhdistämiskyselyn avulla voit yhdistää useita valintakyselyitä yhdeksi tulokseksi. Tee näin, kun haluat nähdä tietoja toisiinsa liittymättömistä lähteistä.

Läpivientikyselyn avulla voit muodostaa yhteyden laajaan tietokantaan, esimerkiksi Microsoft SQL Serveriin, ja käsitellä kyselyjä siinä tietokannassa.

Kun teet näin, Accessista tulee edustatietokanta – käytännössä joukko työkaluja, joiden avulla laajempaa tietokantaa voidaan hallita.

Lisäksi määrityskyselyn avulla voidaan luoda tai muokata taulukoita ja indeksejä. Accessissa taulukoita voidaan luoda ja indeksejä muuttaa niin monilla muilla tavoilla, että et todennäköisesti koskaan tule käyttämään tällaista kyselyä.

Luodaan nyt valintakysely, jollaisia tulet käyttämään eniten.

Valitse Luo-välilehti ja sitten Ohjattu kyselyn luominen.

Jos kyselyt eivät ole sinulle entuudestaan tuttuja, tämä on hyvä tapa aloittaa.

Valitse Yksinkertainen kysely ja sitten OK.

Valitse Puhelinnumerot-taulukko ja sitten Asiakas- ja Puhelinnumero-kentät.

Valitse Seuraava.

Muuta kyselyn nimi, jos haluat nimestä kuvaavamman.

Valitse, että haluat näyttää tulokset,

ja valitse sitten Valmis.

Tulos näyttää tältä.

Sinulla on ehkä tässä vaiheessa kysyttävää, esimerkiksi ”Millainen kysely äsken luotiin?”

ja ”Mistä tiedetään, soitetaanko henkilön työpuhelimeen vai faksinumeroon?”

Saat vastaukset näihin kysymyksiin lisäämällä kyselyyn tietoja.

Jos haluat muokata kyselyä, avaa kyselyjen suunnittelutyökalu. Valitse Aloitus, sitten Näytä ja lopuksi Rakennenäkymä.

Kyselyjen suunnittelutyökalusta nähdään tietolähde. Tässä esimerkissä se on taulukko, mutta se voi olla myös kysely. Näet myös kyselyyn sisältyvän kentän.

Valintanauhassa näkyy kyselyn TYYPPI. Tässä esimerkissä kyseessä on valintakysely.

Jos haluat lisätä Tyyppi-kentän ja helpottaa puhelinluettelon käyttöä, voit vetää sen paikoilleen.

Näet tulokset valitsemalla Rakenne-välilehdessä Suorita.

Vaikka ohjattu kyselyn luominen on nopea ja helppokäyttöinen väline, sillä ei voi tehdä kaikkea. Ohjatulla kyselyn luomisella et voi esimerkiksi lisätä kaavoja.

Saat lisää joustavuutta ja voit tehdä haluamasi muutokset käyttämällä kyselyjen suunnittelutyökalua.

Olet nyt oppinut kyselyn luomisen ja suorittamisen perusteet ohjatun kyselyn luomisen ja kyselyjen suunnittelutyökalun avulla. Kyselyjen avulla voit analysoida tietoja ja saada haluamasi vastaukset.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×