Tietojen hallinta kyselyiden avulla

Kyselyiden luominen käyttämällä useita tietolähteitä

Selaimesi ei tue videotoimintoa. Asenna Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player tai Internet Explorer 9.

Saadaksesi tarvitsemasi tiedot luot usein kyselyjä, jotka keräävät tietoja vähintään kahdesta taulukosta tai taulukoiden ja kyselyjen yhdistelmästä.

Liitosten käytön aloittaminen

Vastauksen saaminen kysymykseen edellyttää joskus tietoja vähintään kahdesta lähteestä (taulukosta tai kyselystä) kysymykseen. Voit esimerkiksi haluta nähdä, miten monta asiakasta tietyltä alueelta on tilannut tietyn tuotteen.

Kun lisäät vähintään kaksi tietolähdettä, Access käyttää niiden välisiä aiemmin määritettyjä yhteyksiä tai luo niiden välille liitoksia kyselyä varten. Liitos on yksinkertaisesti kyselyyn sisältyvien tietolähteiden välinen yhteys.

Huomautus: Liitokset ovat tilapäisiä ja liittyvät vain kyselyyn. Jos luot usein saman liitoksen taulukoiden välille, voit halutessasi luoda pysyvän yhteyden niiden välille.

Sisäliitokset

Useimmat liitokset ovat sisäliitoksia. Niiden vastakohta ovat ulkoliitokset, joista kerrotaan artikkelissa Kyselyjen luominen ulkoliitosten avulla.

Sisäliitos palauttaa tietoja tietolähteestä vain, jos se löytää vastaavat tietueet toisesta tietolähteestä. Jos esimerkiksi haluat kyselyn avulla saada tiedot tuotteista ja tilauksista, näet tuloksena tiedot vain niistä tuotteista, joita varten on olemassa tilaus.

Näyttökuva Tuote- ja Tilaukset-taulukoista

Itseliitokset

Itseliitos yhdistää saman taulukon tai kyselyn kaksi kopiota. Sen avulla voit yhdistää saman taulukon tietueita, kun liitetyissä kentissä on vastaavia arvoja.

Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on Työntekijät-taulukko, jossa on luettelo organisaation kaikista työntekijöistä, esimiehet mukaan lukien. Taulukossa on Raportoi kenelle -kenttä, jossa on työntekijän esimiehen tunnus.

Tunnus

Sukunimi

Etunimi

Raportoi kenelle

1

Falk

Nina

5

2

Selkälä

Antti

3

Kotala

Janne

10

4

Serjanen

Maria

5

5

Viljanen

Teemu

2

6

Nieminen

Mikko

10

7

Saari

Roope

10

8

Kulmanen

Laura

10

9

Heinä-Laaksonen

Anne

5

10

Ahonen

Pinja

3

Löydät työntekijän esimiehen etsimällä työntekijän nimen taulukosta, etsimällä esimiehen tunnuksen Raportoi kenelle -kentästä ja hakemalla sitten esimiehen tunnuksen samasta Työntekijät-taulukon kentästä. Esimerkiksi Nina raportoi esimiehelle, jonka työntekijätunnus on 5, eli Teemu Viljaselle.

Voit automatisoida tämän tehtävän lisäämällä Työntekijät-taulukon kyselyyn kahdesti ja luomalla sitten itseliitoksen. Kun lisäät tietolähteen toisen kerran, Access lisää toisen esiintymän nimeen liitteen _1. Jos esimerkiksi lisäät Työntekijät-taulukon kahdesti, toisen esiintymän nimi on Työntekijät_1. Jos haluat näyttää jokaisen työntekijän esimiehen nimen, luo liitos Työntekijät-taulukon Raportoi kenelle -kentän ja Työntekijät_1-taulukon Työntekijätunnus-kentän välille.

1. Tietolähteiden lisääminen
  • Valitse Luo > Kyselyn rakennenäkymä.

Lisää kaikki tarvitsemasi taulukot ja kyselyt tietolähteinä. (Älä huoli. Jos unohdat jonkin, voit lisätä tietolähteitä vielä myöhemmin.)

Tietolähteet voivat sisältää taulukoita, joissa olevia tietoja haluat näyttää (kuten tuotetaulukko), ja taulukoita, joiden sisältämiä tietoja sinun on käytettävä ehtoina.

Muista, että aiemmin luotuja ja tallennettuja kyselyjä voi myös käyttää tietolähteinä. Jos esimerkiksi olet luonut aiemmin kyselyn, joka etsii kaikki tietyn kuukauden tilaukset, voit sen ja tuotetaulukon avulla näyttää kaikki tietyn kuukauden aikana myydyt tuotteet.

2. Yhteen liittyvien lähteiden liittäminen
  • Voit lisätä liitoksen itse vetämällä kentän tietolähteestä vastaavaan kenttään toisessa tietolähteessä. Access luo oletusarvoisesti sisäliitoksen.

Access luo useimpia yhteyksiä varten sisäliitoksen. Jos olet määrittänyt, että viite-eheys on noudatettava, se on myös mukana. Joissakin tilanteissa Access ei kuitenkaan luo tarvitsemaasi liitosta. Jos esimerkiksi lisäät uuteen kyselyyn olemassa olevia kyselyjä, mutta et ole luonut yhteyksiä, Access ei luo liitoksia automaattisesti.

3. Kyselyn suorittaminen
  • Luo kysely noudattamalla tavallisia ohjeita: lisää tuloskentät, lisää mahdolliset ehdot ja suorita tai tallenna kysely. Lisätietoja on artikkelissa Peruskyselyiden luominen.

Haluatko vielä enemmän?

Excel-koulutus

Outlook-koulutus

Tämän videon avulla opit luomaan valintakyselyn, jossa käytetään useita tietolähteitä.

Opit yhdistämään useita tietolähteitä liitosten avulla.

Saat tietoa myös erityyppisistä liitoksista.

Useampaa kuin yhtä tietolähdettä käyttävän valintakyselyn luomisessa noudatetaan samoja perusohjeita kuin yhtä tietolähdettä käyttävän valintakyselyn luonnissa.

Avataan kyselyjen suunnittelutyökalu, valitaan taulukot tai kyselyt ja lisätään kentät.

Eroja kuitenkin on.

Kun kyselyllä haetaan tietoja useasta tietolähteestä, kaikkien lähteiden välille pitää luoda vastaavuus.

Jos haluat esimerkiksi tietää, mitkä tuotteet ovat tilausjoukossa, tilaukset täytyy yhdistää niiden tuotteisiin.

Näiden vastaavuuksien luomiseen käytetään liitoksia.

LIITOS vertaa kahden yleisen kentän sisältämiä tietoja. Yksi kentistä on toisessa tietolähteessä, toinen toisessa.

Liitos määrittää, miten kenttien tiedot yhdistetään.

Esimerkiksi yleisin liitostyyppi palauttaa tiedon yhdestä kentästä ainoastaan silloin, kun se löytää vastaavan arvon toisesta kentästä. Tällä tavalla voidaan selvittää kunkin tilauksen tuotteiden lukumäärä.

Toinen liitostyyppi palauttaa KAIKKI tiedot yhdestä kentästä mutta vain VASTAAVAT tiedot toisesta.

Tässä esimerkissä kyselystä selviää, mitkä tilaukset eivät sisällä tiettyä tuotetta.

Kun taulukkoyhteydet luotiin, Access loi myös LIITOKSEN kullekin yhteydelle.

Access käyttää yhteyksiä liitosten MALLEINA, joten yleensä liitetyt kentät toimivat perus- ja viiteavaimina.

Näin ei kuitenkaan tarvitse olla. Voit liittää myös toisiinsa liittymättömiä lähteitä.

Jos käytät kahta toisiinsa liittyvää lähdettä ja ne lisätään kyselyn suunnittelutyökaluun, niiden välille näyttää syntyvän yhteys. Tosiasiassa kyse ei ole yhteydestä. Tällä tavoin Access vain ilmoittaa sen yhteyden tyypin, jota käytetään liitoksen MALLINA.

Kun taulukoiden tai kyselyjen välillä on liitos, voit lisätä kenttiä kummastakin lähteestä.

Huomaa myös, että liitettyjä kenttiä ei lisätty rakenneruudukkoon. Sitä ei tarvinnut tehdä, koska Access lisää ne taustalla.

Voit suorittaa kyselyn ja saat tuloksen.

Katsotaan nyt lähemmin liitoksia, sillä niistä on muistettava muutama tärkeä asia.

Ensinnäkin liitoksen tyyppi voidaan määrittää napsauttamalla liitosviivaa hiiren kakkospainikkeella tai kaksoisnapauttamalla sitä ja valitsemalla sen jälkeen Liitoksen ominaisuudet.

Nämä asetukset määrittävät kyselyn liitoksen tyypin, ja ne ovat kaikkein yleisimmät liitostyypit.

Tämä vaihtoehto luo sisäliitoksen. Tämä liitostyyppi palauttaa toisiaan vastaavat tiedot KUMMASTAKIN taulukosta.

Access luo tämän tyyppisen liitoksen aina, kun luot yhteyden.

Toinen vaihtoehto luo vasemman ulkoliitoksen, mikä tarkoittaa, että kysely palauttaa KAIKKI tiedot vasemmalla olevasta taulukosta ja ainoastaan VASTAAVAT tiedot toisesta taulukosta.

Kolmas vaihtoehto luo OIKEAN ulkoliitoksen. Voit todennäköisesti arvata, mitä tapahtuu.

Kysely palauttaa KAIKKI tiedot oikealla olevasta taulukosta ja ainoastaan VASTAAVAT tiedot vasemmalla olevasta taulukosta.

Ulkoliitoksia käytetään esimerkiksi, kun halutaan tietää, mitä ei ole myyty, tai yleisemmin, kun jotain ei ole tapahtunut.

Muista, nämä ovat kolme yleisintä liitostyyppiä. Voit käyttää myös ristiliitoksia ja vertailuliitoksia, mutta näitä ei käytetä kovin usein.

Liitoksista kannattaa muistaa myös se, että yhteydet ja liitokset eivät ole sama asia.

YHTEYS on sääntöjoukko, joka määrittää viite-eheyden: miten tietoja lisätään ja poistetaan.

LIITOS määrittää, miten kysely luo tietojen välille vastaavuuksia.

Nämä kaksi asiaa voivat olla samankaltaisia.

Esimerkiksi yhteyksillä voi olla puolia, yksi tai useampi, ja liitoksilla voi myös olla puolia, vasen ja oikea. Liitoksia käytetään kuitenkin vain kyselyissä, joissa niitä voi käyttää sellaisilla tavoilla, jotka eivät onnistu yhteyksissä.

Voit esimerkiksi poistaa liitoksia vahingoittamatta tietokantaa. Yhteyksien kohdalla näin ei voi tehdä.

Voit myös lisätä liitoksia, vaikka yhteyksiä ei olisi.

Voit esimerkiksi liittää taulukon kentän kyselyn kenttään, kunhan kenttien tietotyypit ovat yhteensopivia tai vastaavat toisiaan.

Nyt osaat luoda useita tietolähteitä käyttävän valintakyselyn käyttämällä liitoksia. Osaat myös määrittää tai muuttaa liitoksen tyypin. Ymmärrät myös liitosten ja yhteyksien väliset erot ja yhtäläisyydet.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×