Vastaajaviestien määrittäminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Office 365:ssä voit tallentaa tervehdyksen, muokata ja vaihtaa puhelun vastaussääntöjä, määrittää Outlook Voice Accessin, muokata tekstiviestiä ja sähköpostin ilmoitusasetuksia sekä ottaa käyttöön vastaajan esikatselun Vastaaja-asetusten avulla Outlookin verkkoversio-asetusruudussa:

Vastaajaviestiasetukset Outlookin sähköpostin asetusruudussa

  • Voit käyttää Vastaaja-asetuksia Outlookin verkkoversiosta valitsemalla Asetukset-kuvake > Sähköposti > Yleiset > Vastaaja.

  • Voit käyttää Outlook 2016tai Outlook 2013pöytätietokoneen asiakasohjelman vastaajan asetukset, valitsemalla Tiedosto > hallinta vastaajaan.

Tärkeää: Jos Vastaaja-asetukset näkyvät harmaina, käytät Skype for Businessin vastaajapalvelua PSTN-pilvipalvelun kanssa, eivätkä Vastaaja-asetukset ole käytettävissä.

  1. Valitse kohdasta VastaajaTervehdykset.

  2. Valitse haluamasi tervehdystyyppi, jonka haluat tallentaa.

    Kaksi tervehdysasetusta on tarkoitettu vakiopoissaoloa ja pidempää poissaoloa varten

  3. Valitse Soita minulle valitun tervehdyksen toistamiseksi tai tallentamiseksi.

  4. Anna puhelinnumerosi ja valitse Soita.

    Anna puhelinnumero ja tallenna tervehdys napsauttamalla Soita

  5. Noudata tallennetun viestin ohjeita tervehdyksen tallentamiseksi.

  6. Kun olet lopettanut tallennuksen, napsauta Tallenna.

    Tervehdykset-valintaikkuna Tallenna-painike korostettuna

Määritä puhelun vastaussääntöjen avulla, mitä tapahtuu, kun puhelu tulee vastaajaan. Jos sinulla on esimerkiksi käytössä automaattiset vastaukset, voit määrittää säännön, joka siirtää soittajan eri numeroon. Jos sinulla on useita sääntöjä, voit määrittää niiden soveltamisjärjestyksen.

Jos et luo vastaussääntöjä, saapuvat puhelut ohjataan suoraan vastaajaan, kun et ole käytettävissä.

Säännön luominen

  1. Valitse kohdasta VastaajaPuhelun vastaussäännöt.

  2. Napsauta Uusi-painiketta.

    Uusi-painike sääntöjen luomiseen

  3. Kirjoita säännön nimi.

  4. Valitse asetus kohdassa Jos puhelu tulee vastaajaan.

  5. Jos haluat lisätä toisen ehdon sääntöön, valitse Lisää ehto. Voit lisätä useita ehtoja sääntöön, mutta toimi harkiten, jotta säännöt eivät ole liian monimutkaisia.

  6. Valitse asetus kohdassa Määritä soittajalle nämä asetukset. Jotkin asetukset pyytävät lisätietoja, kuten vaihtoehtoisen puhelinnumeron tai tekstin, joka luetaan soittajalle.

  7. Jos haluat lisätä toisen asetuksen sääntöön, valitse Lisää asetus.

  8. Valitse OK.

  9. Ota sääntö käyttöön tai pois käytöstä Puhelun vastaussäännöt -sivun valintaruudun avulla.

Säännön muokkaaminen

  1. Valitse kohdasta VastaajaPuhelun vastaussäännöt.

  2. Valitse muokattava sääntö ja napsauta Muokkaa-painiketta.

    Puhelun vastaussääntö Muokkaa-painike korostettuna

Säännön poistaminen

  1. Valitse kohdasta VastaajaPuhelun vastaussäännöt.

  2. Valitse poistettava sääntö ja napsauta Poista-painiketta.

    Poista-painike sääntöpalkissa

Jos haluat muuttaa sääntöjen soveltamisjärjestyksen

  1. Valitse kohdasta VastaajaPuhelun vastaussäännöt.

  2. Säännöt luetellaan soveltamisjärjestyksessä, joten valitse sääntö, jota haluat siirtää ylös tai alas järjestyksessä ja napsauta nuolia.

    Käytetyt nuolipainikkeet, joilla sääntöjä voidaan siirtää ylös ja alas niiden soveltamisjärjestyksessä

Saat varoitusilmoituksen, jos et vastannut puheluun tai vastaanotit vastaajaviestin. Voit päättää, miten ja milloin haluat saada varoitusilmoituksen. Voit esimerkiksi saada sähköpostiviestin, kun et vastannut puheluun, tai tekstiviestin, jos vastaajaan on jätetty viesti. Oletusarvoisesti saat sähköpostiviestin aina, kun et vastannut puheluun, mutta tekstiviesti-ilmoitukset ovat pois käytöstä.

Tekstiviesti-ilmoitusten määrittäminen

  1. Valitse kohdasta VastaajaIlmoitukset.

  2. Napsauta Tekstiviestien määrittäminen.

  3. Valitse maa, jossa puhelimesi on rekisteröity.

    Huomautus: Tekstiviesti-ilmoitusominaisuutta tuetaan vain tietyillä alueilla ja sitä tukevat vain tietyt matkapuhelinoperaattorit. Jos et näe luettelossa matkapuhelinoperaattoriasi, et voi määrittää tekstiviesti-ilmoituksia.

  4. Valitse matkapuhelinoperaattorisi ja napsauta Seuraava.

  5. Anna puhelinnumerosi ja napsauta Seuraava.

  6. Saat tekstiviestin, johon on liitetty tunnuskoodi. Kirjoita tunnuskoodi Tekstiviestin määritys -näyttöön ja napsauta Valmis.

    Tekstiviestinäyttö, johon kirjoitat tunnuskoodin

  7. Valitse, milloin vastaanotat tekstiviesti-ilmoitukset ja napsauta Tallenna.

Tekstiviesti-ilmoituksen asetusten muokkaaminen

  1. Valitse kohdasta VastaajaIlmoitukset.

  2. Napsauta Tekstiviesti-asetusten muokkaaminen.

  3. Valitse tekstiviesti-asetus ja napsauta Tallenna.

Outlook Voice Accessin avulla voit saada vastaajaviestit, sähköpostiviestit, kalenterin ja yhteystiedot puhelimitse. Asetukset, jotka määritit Outlook Voice Accessille, sisältävät järjestyksen, jonka mukaan saat uusia viestejä ja kansion, johon soitat, esim. Saapuneet-kansio.

Mikä on Outlook Voice Accessin puhelinnumero? Järjestelmänvalvoja antaa sinulle puhelinnumeron ja PIN-koodin, kun hän määrittää sinulle vastaajan. Kysy neuvoa järjestelmänvalvojalta.

Puhelintoiston avulla voit toistaa vastaajan viestit puhelimitse määrittämäsi puhelinnumeron avulla.

Oletusarvoisesti puhelinnumero vastaa organisaatiosi sinulle määrittämää puhelinnumeroa, mutta se saattaa olla myös matkapuhelinnumero tai sähköpostiosoite. Tässä tapauksessa vastaaja toistetaan Saapuneet-kansion kautta.

Jos haluat määrittää ääniviestien

  1. Valitse kohdasta VastaajaPuhelintoisto.

  2. Kirjoita puhelinnumero tai sähköpostiosoite, jota haluat käyttää vastaajan viesteihin.

  3. Napsauta Tallenna.

PIN-koodin avulla pääset postilaatikon ja kalenterin tietoihin Outlook Voice Accessin kautta. Kun vaihdat PIN-koodin, sähköpostin Saapuneet-kansioon lähetetään tilapäinen PIN-koodi. Voit käyttää tilapäistä PIN-koodia seuraavan kerran kun soitat Outlook Voice Accessiin. Sinua pyydetään luomaan tällöin pysyvä PIN-koodi.

Oman voice Accessin PIN-tunnuksen palauttaminen

  1. Valitse kohdasta VastaajaVaihda PIN-koodi.

  2. Napsauta Vaihda vastaajan PIN-koodi.

  3. Vahvista vaihtaminen napsauttamalla OK.

Vastaajan esikatselun avulla voit esikatsella vastaajaan saapuvien viestien tekstiä. Voit myös määrittää, että tekstin esikatselut sisällytetään lähettämiisi vastaajaviesteihin.

Vastaajan esikatselu käyttöön

  1. Valitse kohdasta VastaajaVastaajan esikatselu.

  2. Valitse haluamasi asetukset tai poista niiden valinta. Molemmat on valittu oletusarvoisesti.

  3. Napsauta Tallenna.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Katso myös

Skype for Businessin vastaajan tarkistaminen ja vastaajan asetukset

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×