Varianssin seurannan integrointi projektin muutoksenhallintamenettelyyn

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Jane Suchan, PMP

Projektinhallinta on sen selvittämistä, mitä haluat saavuttaa, sen saavuttamiseen vaadittavan työn tehtäväluettelon luomista, sen vaatiman ajan määrittämistä ja sen laskemista, paljonko se maksaa.     Kuulostaa yksinkertaiselta, eikö? Mutta todella vaikea osa on kaiken tämän seuraaminen. Onko projekti aikataulussa? Valmistuuko se etuajassa? Pitääkö budjetti? Onko se edelleen budjetissa, kun kaikki työ on valmis?

Yksi tapa arvioida projektin menestymistä on seurata alkuperäisen projektisuunnitelman ja toteutuman välistä eroa. Tätä eroa kutsutaan varianssiksi, joka on vertailu suunnitellun tai budjetoidun summan ja varsinaisesti käytetyn summan välillä. Varianssianalyysi on projektin todellisten tulosten vertailua suunniteltuihin tai odotettuihin tuloksiin. Se on tapa määrittää, kuinka hyvin ― tai huonosti ― projekti etenee.

Varianssien suunnitteleminen: Perustason luominen

Jos haluat selvittää projektin varianssit, sinun on ensin iskettävä merkkipaalu alkupisteeksi: tämä on perustasosi. Ilman sitä jahtaat ja yrität hallita liikkuvaa kohdetta. Kaksi perustasoa, jotka on määritettävä, ennen kuin voit alkaa käyttää varianssin seurantaa ja raportointia, ovat kustannukset ja aikataulu. Mutta sitä ennen on määritettävä projektin laajuus.

Laajuuden luominen työn osiin jakamisen rakenteen avulla

Perusalue sisältää kaikki projektin toimitettavat tuotteet. Sellaisenaan se osoittaa kaiken tehtävän työn. Yksi tapa dokumentoida laajuus on luoda työn osiin jakamisen rakenne (WBS), joka on projektin toimitettavien tuotteiden hierarkkinen näkymä. Kukin hierarkian taso edustaa toimitettavien tuotteiden yhä yksityiskohtaisempaa kuvausta. Esimerkiksi uuden talon rakentamisen WBS sisältää perustukset, rakenteet, katon ja sähkö- ja putkityöt sekä maisemointisuunnitelmat, arkkitehdin piirrokset ja lupatarkastukset.

Aikataulun ja kustannusten perustason luominen

Aikataulun ja kustannusten perustasot määritetään vasta, kun laajuus on määritetty. Jos ei ole olemassa selkeää kuvaa siitä, mitä projekti tuottaa, et voi määrittää, kuinka kauan se kestää ja kuinka paljon se maksaa.

Aikataulun perustaso on hyväksytty projektiaikataulu, joka on aikataulun edistymisen mittaamisen ja raportoinnin perusta. Kustannusten perustaso on hyväksytty aikaan perustuva budjetti, johon kustannuksia verrataan. Se määritetään lisäämällä projektin tietyn pisteen tai vaiheen kustannukset, mikä edellyttää kustannusten määrittämisen projektin tehtäviin. Kustannusten määrittäminen projektin osille voi viedä aikaa, mutta sen avulla voit suorittaa yksityiskohtaisen ja tarkan kustannusten toteutumisraportoinnin, josta sidosryhmät ja projektin rahoittaja ovat erittäin kiinnostuneita.

Aikataulun ja kustannusten perustason luominen:

  1. Luo aikataulu tunnistamalla kunkin toimitettavan tuotteen tuottamiseen vaadittavat toimet ja tehtävät työn osiin jakamisen rakenteessa.

  2. Osoita kunkin tehtävän resurssit. Mieti rajoituksia eli sitä, kuinka paljon aikaa kukin henkilö voi realistisesti varata projektille.

  3. Arvioi, kuinka kauan (tunteina tai päivinä) kunkin tehtävän suorittaminen kestää.

  4. Arvioi kunkin tehtävän kustannukset käyttämällä kunkin resurssin keskimääräistä tunti tai päivähintaa sekä tehtävään liittyviä kiinteitä kustannuksia.

  5. Määritä, mitkä tehtävät riippuvat toisista tehtävistä, ja luo kriittinen polku.

  6. Luo kustannusten perustaso. Tämä on aikaan perustuva budjetti, jolla mitataan projektin kustannusten toteutumista. Tee tämä lisäämällä arvioidut kustannukset tehtävittäin tai aikajaksoittain.

Sivun alkuun

Variansseihin vastaaminen: Hallinnan muuttaminen

Kun olet määrittänyt laajuuden, aikataulun ja kustannusten perustason, luo vaiheet, joilla työryhmä voi hallita näiden suunnitelmien variansseja. Näistä tiedoista tulee projektin muutosten hallintasuunnitelma. Tämä suunnitelma määrittää, milloin projektin muutospyyntö vaaditaan, kuinka varianssit dokumentoidaan ja lähetetään hyväksyttäväksi ja mitä tapahtuu, kun muutospyyntö hyväksytään.

Varianssilaskutoimituksia käytetään määrittämään, tarvitaanko projektin muutospyyntö ja muutetaanko projektin aikataulua tai kustannuksen perustasoja. Varianssit voivat olla positiivisia tai negatiivisia:

  • Positiivinen varianssi tarkoittaa, että projekti on edellä aikataulusta tai alittaa budjetin. Positiivisissa skenaarioissa voit kohdistaa uudelleen rahaa ja resursseja projekteihin, joissa on negatiivinen varianssi.

  • Negatiivinen varianssi on merkki siitä, että projekti on aikataulustaan myöhässä tai ylittää budjetin ja sinun on ryhdyttävä toimenpiteisiin. Sinun on ehkä kasvatettava budjettia tai hyväksyttävä pienenevät voittomarginaalit.

Varianssin raja-arvot ovat tärkeä osa projektin muutosten hallintasuunnitelmaa. Ne sisältävät projektin merkittäviä muutoksia, minkä vuoksi ne edellyttävät dokumentointia ja projektin muutospyynnön hyväksyntää. Kaikki projektin muutospyynnöt eivät johda laajuuden, aikataulun tai budjetin uudelleenlaatimiseen. Tämä on merkittäviä tehtävä, joka voi vaatia paljon aikaa, ja sinun on pyydettävä projektiorganisaation eri tasojen hyväksyntä.

Seuraamalla kustannusten ja aikataulun variansseja koko projektin elinkaaren ajan auttaa sinua tunnistamaan heikot kohdat ― alueet, joissa on toistuvia muutoksia ― ja vastaamaan niihin. Jos esimerkiksi huomaat, että testaustyöryhmällä on jatkuvasti viiveitä, sinun on ehkä määritettävä lisäresursseja, jotta pysyt aikataulussa.

Sivun alkuun

Seuraava askel: Ansaitun arvon analyysi

Projektin varianssien käsittely ei ole täydellistä, ellei oteta huomioon ansaittu arvo, projektinhallintatekniikka, jolla arvioidaan tietyn ajan kustannukset ja aikataulu. Ansaitun arvon analyysi vertaa valmistunutta työtä luotuihin perustasoihin. Se auttaa arvioimaan nykyisen projektin onnistumista ja tekemään suunnan korjauksia tarvittaessa.

Ansaitun arvon analyysin suorittamiseen tarvitset suunnitellun työn WBS:n, yksityiskohtaisen projektiaikataulun ja budjetin (vaihekohtainen tai ajanjakso).

Ansaitun arvon kysymysten kysyminen

Ansaitun arvon analyysi mittaa koska tahansa projektin kuntoa kysymällä kolme pääkysymystä:

  • Suunniteltu arvo: Mikä on työhön tarvittava määrä?

  • Ansaittu arvo: Mitä on valmistunut?

  • Todellinen kustannus: Kuinka paljon työn suorittaminen maksoi?

Suunniteltu arvo (SA) on suunniteltujen tehtävien budjetoitu kustannus. Ansaittu arvo (AA) on valmistuneiden töiden budjetoidut kustannukset. Toteutuneet kustannukset (TK) ovat ne, jotka on käytetty valmistuneeseen työhön.

Tietoja ansaitun arvon analyysista

Helpoin tapa kuvata ansaittua arvoa on käyttää esimerkkiä. Oletetaan, että hallitset neljän kuukauden projektia, jonka budjetti on 100 000 euroa. Projektia on mennyt kolme kuukautta, ja huomaat, että ryhmä on saanut valmiiksi vain puolet työstä. AA on siis 50 000 euroa. Projektiaikataulun mukaan noin 75 % työstä pitäisi olla nyt valmiina, eli SA on 75 000 euroa. Tiedät myös, että ryhmä on käyttänyt tähän mennessä 90 000 euroa, joten TK on 90 000 euroa.

Näiden lukujen avulla voit laskea kustannusten ja aikataulun varianssit. Kustannusvarianssi (KV) mittaa tehdyn työn toteutuneiden kustannusten ja projektibudjetin eroa:

KV = AA – TK    

Aikatauluvarianssi (AV) mittaa toteutunutta edistymistä projektiaikatauluun verrattuna:

AV = AA – SA    

Edellä olevan esimerkin mukaan projektin kustannusvarianssi on 50 000 € – 90 000 € = -40 000 €. Aikatauluvarianssi on 50 000 € – 75 000 € = -25 000 €.

Kuka tahansa projektipäällikkö huomaa, että projekti on käyttänyt 90 prosenttia budjetistaan ja saanut vain 50 prosenttia työstä valmiiksi. Projekti on jäljessä aikataulusta ja ylittää budjetin valmistuessaan, joten muutoksia on tehtävä. Projektipäällikön tulisi pienentää laajuutta, pidentää aikataulua tai hankkia lisää rahoitusta työn valmistumiseen.

Sivun alkuun

Varianssin seurannan aloittaminen

Varianssin seurannan integroiminen projektin hallintaan on melko yksinkertaista, mutta se edellyttää järjestelmällisyyttä. Kun olet saanut projektimääräyksen, laadi laajuus, budjetti ja aikataulu projektin maksajan kanssa. Luo tämän jälkeen työryhmän jäsenten kanssa muutostenhallintasuunnitelma, joka tunnistaa varianssien kynnysarvot ja kuvaa, miten variansseja käsitellään, jos ne ylittävät kynnysarvot. Kun olet luonut työn osiin jakamisen rakenteen ja määrittänyt yksityiskohtaisen projektiaikataulun, voit laatia projektin aikataulun ja budjetin. Kun kaikki osat ovat paikallaan, voit alkaa seurata variansseja ja ottaa muutostenhallintasuunnitelmat käyttöön.

Sivun alkuun

Tietoja kirjoittajasta     Jane Suchan on Microsoftin ohjelmapäällikkö, jolla on kokemusta yritysten liiketoimintahankkeiden hallinnasta ja projektinhallintamenetelmien kehittämisestä. Jane asuu Washingtonin Seattlessa.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×