Vanhojen kohteiden automaattinen siirtäminen tai poistaminen automaattisen arkistoinnin avulla

Microsoft Outlook -ohjelman postilaatikko kasvaa, kun luot ja vastaanotat nimi. Postilaatikko ei pääse kasvamaan liian suureksi, kun siirrät tärkeät vanhat viestit arkistoon. Automaattinen arkistointi tekee tämän automaattisesti, mutta voit mukauttaa useimpia oletusasetuksia.

Huomautus   Arkistoi-komento ja Automaattinen arkistointi -ominaisuus eivät näy minkään Outlook-profiilin tilin yhteydessä, jos Exchange Server -tili sisältyy profiiliin ja organisaatiossa käytetään Microsoft Exchange Serverin online-arkistoa. Verkonvalvoja voi myös poistaa tämän ominaisuuden käytöstä.

Huomautus    Yrityksen noudattamat säilytyskäytännöt tai viestitietueiden hallintakäytännöt voivat koskea postilaatikon sisältöä. Microsoft Exchange -tilissä nämä käytännöt ohittavat automaattisen arkistoinnin asetukset. Automaattinen arkistointi poistetaan Outlook-profiileista, joissa on Microsoft Exchange -tili ja säilytyskäytännöt.

Automaattisen arkistoinnin oletusasetusten tarkistaminen ja muuttaminen

Automaattinen arkistointi siirtää kohteet Outlookin alkuperäisestä paikasta arkistointikansioon, kun kohteet vanhentuvat eli niiden arkistointiraja ylittyy. Kohteet voidaan myös määrittää poistettaviksi, kun ne vanhentuvat.

Kohteita säilytetään arkistointipaikassa, ellei automaattisen arkistoinnin asetuksia muuteta tai vanhentuneita kohteita määritetä poistettavaksi. Jos vanhentuneet kohteet määritetään poistettavaksi, niitä arkistoida vaan ne poistetaan lopullisesti. Kohteet voidaan poistaa automaattisesti vain, ennen kuin ne siirretään arkistointipaikkaan. Arkistoidut kohteet voi poistaa vain manuaalisesti.

Haluan tietää lisää tiettyjen Outlook-kohteiden vanhentumisesta

Erilaisilla Outlook-kohteilla, kuten viesteillä, tapaamisilla ja tehtävillä, on eri arkistointikaudet. Nämä oletusarkistointikaudet eivät muutu, ellei niiden asetuksia muuteta manuaalisesti. Outlook-kohteiden oletusarvoiset vanhenemisjaksot ovat seuraavat:

Kansio

Säilytysaika ennen arkistointia

Saapuneet ja Luonnokset

6 kuukautta

Lähetetyt ja Poistetut

2 kuukautta

Saapuneet

3 kuukautta

Kalenteri

6 kuukautta

Tehtävät

6 kuukautta

Huomautuksia

6 kuukautta

Päivyri

6 kuukautta

Yhteystiedot

Eivät vanhene

Huomautus   Myös sellaisten luomiesi kansioiden kohteiden säilytysaika on kuusi kuukautta, jotka sisältävät samantyyppisiä kohteita kuin Saapuneet-, Kalenteri-, Tehtävät-, Muistilaput- tai Päivyri-kansio.

Kohteen vanhenemishetki määritetään sen tyypin perusteella:

Kohteen tyyppi

Säilytysajan alkamisajankohta

Sähköpostiviesti

Vastaanoton päivämäärä tai kellonaika tai viimeisin viestin muuttamis- ja tallentamisajankohta sen mukaan, kumpi näistä on myöhemmin.

Kokous, tapahtuma tai tapaaminen

Kohteen viimeisin muuttamis- ja tallentamispäivämäärä sen mukaan, kumpi on myöhemmin. Toistuvia kohteita ei arkistoida automaattisesti.

Tehtävä

Valmistumispäivämäärä tai viimeisin muokkaamis- ja tallentamisajankohta. Suoritetuiksi merkitsemättömiä tehtäviä ei arkistoida automaattisesti. Muille annetut tehtävät arkistoidaan vain, jos ne on merkitty suoritetuiksi.

Huomautus

Muistilapun viimeisin muuttamis- ja tallentamisajankohta.

Päivyrimerkintä

Päivyrimerkinnän luontipäivämäärä tai viimeisin muuttamis- ja tallentamisajankohta.

Yhteyshenkilö

Yhteystietoja ei arkistoida oletusarvoisesti. Voit kuitenkin arkistoida ne manuaalisesti.

Kun Outlook käynnistetään ensimmäisen kerran, automaattinen arkistointi on oletusarvoisesti käytössä ja suoritetaan kahden viikon välein. Jos haluat muuttaa sitä, kuinka usein automaattinen arkistointi suoritetaan, määritä Outlookin datatiedosto (.pst), jossa arkistoituja kohteita säilytetään, ja valitse Outlook-kansioissa olevat kohteet, jotka arkistoidaan.

  1. Napsauta Tiedosto-välilehteä.

  2. Valitse Asetukset.

  3. Valitse Lisäasetukset.

  4. Valitse Automaattinen arkistointi -kohdassa Automaattisen arkistoinnin asetukset.

  5. Valitse Arkistoi automaattisesti joka n päivä -valintaruutu ja määritä automaattisen arkistoinnin suoritusväli.

  6. Valitse muut haluamasi asetukset. Voit määrittää automaattisen arkistoinnin poistamaan vanhat kohteet automaattisesti.

    Huomautukset  

    • Jos muutat Siirrä vanhat kohteet kansioon -kohdan arkistointitiedostoa, tätä uutta tiedostoa käytetään aina, kun automaattinen arkistointi suoritetaan.

    • Määritä ensin oletusasetukset ja mukauta sitten kansioasetuksia. Muussa tapauksessa voit muuttaa oletusasetuksia vahingossa.

    • Lisätietoja automaattisen arkistoinnin asetuksista on artikkelissa Tietoja automaattisen arkistoinnin asetuksista.

Sivun alkuun

Automaattisen arkistoinnin asetusten muuttaminen yksittäiselle kansiolle

  1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella Siirtymisruutu kansioluettelossa kansiota, jonka asetuksia haluat muuttaa, ja valitse pikavalikosta Ominaisuudet.

  2. Valitse haluamasi asetukset Automaattinen arkistointi -välilehdestä.

Sivun alkuunSivun alkuun

Sivun alkuun

Käyttö: Outlook 2010



Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kyllä Ei

Miten voimme parantaa?

255 merkkiä jäljellä

Yksityisyytesi suojaamiseksi älä sisällytä palautteeseen yhteystietoja. Arvioi tietosuojakäytäntö.

Kiitos palautteesta!

Tukiresurssit

Vaihda kieli