Vanhojen kohteiden arkistoiminen automaattisesti

Vanhojen kohteiden arkistoiminen automaattisesti

Uudet viestit, vastaukset ja edelleenlähetetyt viestit voivat täyttää Outlookin Saapuneet-kansion nopeasti. Viestejä voi olla tuhansia, ennen kuin huomaatkaan. Voit pitää Outlookin Saapuneet-kansion ja sen alikansiot järjestyksessä siirtämällä säilytettävät vanhat viestit arkistoon. Automaattisen arkistoinnin avulla voit tehdä tämän automaattisesti.

Voit muuttaa automaattisen arkistoinnin tiheyttä, arkistoitavien kohteiden tallennussijaintia ja sitä, kuinka kauan Outlook säilyttää kohteita ennen arkistointia.

  1. Valitse Tiedosto > Asetukset > Lisäasetukset.

  2. Valitse Automaattinen arkistointi -kohdassa Automaattisen arkistoinnin asetukset.

  3. Valitse Arkistoi automaattisesti joka n päivä -valintaruutu ja määritä, kuinka usein haluat suorittaa automaattisen arkistoinnin.

  4. Valitse muut haluamasi asetukset. Voit esimerkiksi määrittää Outlookin poistamaan vanhat kohteet arkistoimisen sijaan.

    Vihje: Arkisto ja automaattinen arkistointi eivät ehkä ole käytettävissä, jos sähköpostiprofiilisi on yhteydessä Exchange Serveriin. On myös mahdollista, että organisaatiollasi on automaattisen arkistoinnin ohittava säilytyskäytäntö. Saat lisätietoja järjestelmänvalvojalta.

Lisätietoja automaattisen arkistoinnin asetuksista on artikkelissa Tietoja automaattisesta arkistoinnista.

Yksittäisen kansion automaattisen arkistoinnin asetusten muuttaminen

  1. Napsauta muutettavaa kansiota hiiren kakkospainikkeella siirtymisruudun kansioluettelossa ja valitse Ominaisuudet.

  2. Valitse haluamasi asetukset Automaattinen arkistointi -välilehdessä.

Kun käytät Outlookia ensimmäisen kerran, automaattinen arkistointi on oletusarvoisesti käytössä ja se suoritetaan 14 päivän välein. Voit muuttaa automaattisen arkistoinnin suoritustiheyttä, määrittää arkistoitavien kohteiden tallennukseen käytettävän Outlookin datatiedoston (.pst) ja valita, milloin Outlook-kansioissa olevat kohteet arkistoidaan.

  1. Valitse Työkalut > Asetukset, ja valitse sitten Muu-välilehti.

  2. Valitse Automaattinen arkistointi.

    Automaattinen arkistointi Työkalut-valikon Asetukset-valintaikkunassa

  3. Valitse Arkistoi automaattisesti joka n päivä -valintaruutu ja määritä, kuinka usein haluat suorittaa automaattisen arkistoinnin.

  4. Valitse haluamasi asetukset.

    • Arkistoi automaattisesti   Valitse, kuinka usein haluat suorittaa automaattisen arkistoinnin. Useiden kohteiden arkistointi samanaikaisesti voi hidastaa tietokoneen suorituskykyä. Siksi on hyvä valita sellainen ajanjakso, joka lyhentää automaattista arkistointiprosessia. Mieti, kuinka monta kohdetta yleensä vastaanotat tiettynä aikana, ja muokkaa aikaväliä vastaavasti. Anna kehote ennen automaattista arkistointia    Valitse tämä asetus, jos haluat Outlookin näyttävän muistutusviestin, ennen kuin Automaattinen arkistointi käsittelee Outlook-kohteesi. Kun näet viestin, voit peruuttaa kyseisen automaattisen arkistoinnin istunnon valitsemalla Ei.

    • Poista vanhentuneet kohteet (vain sähköpostikansioista)   Tämä asetus ei ole valittuna oletusarvoisesti. Voit valita sähköpostiviestien poistamisen, kun niiden erääntymiskausi on päättynyt. Luonnos- ja Saapuneet-kansion kohteiden oletuskausi on kuusi kuukautta ja Lähetetyt-kansion kolme kuukautta, mutta voit muuttaa näitä ajanjaksoja Poista tätä vanhemmat kohteet -asetuksen avulla.

    • Arkistoi tai poista vanhat kohteet   Valitse tämä asetus, jos haluat Automaattisen arkistoinnin poistavan jotkin tai kaikki kohteet, kun ne vanhentuvat. Tämän asetuksen avulla voit aktivoida muita asetuksia, joiden avulla voit päättää, mitkä kohteet arkistoidaan ja mitkä poistetaan, kun niiden erääntymiskausi päättyy. Valitse sen jälkeen arkistoinnin ja poiston lisäasetukset.

      Huomautus: Automaattinen arkistointi -valintaikkunassa kansioilla tarkoitetaan Outlookin pääominaisuusalueita, kuten Kalenteri-kansiota ja Tehtävä-kansiota, sekä yksittäisiä sähköpostikansioita. Tämä johtuu siitä, että Kalenteri- ja Tehtävä-kohteet tallennetaan omiin Kalenteri- ja Tehtävä-kansioihin.

    • Näytä arkistokansio kansioluettelossa   Valitse tämä, jos haluat Arkisto-kansion näkyvän muiden työkansioiden ohella siirtymisruudussa. Arkisto-pääkansiossa voit avata alikansioita ja tarkastella arkistoituja kohteita. Tarkastellessasi arkistoituja kohteita voit tarkistaa, että oikeat kohteet on arkistoitu. Voit myös vetää haluamasi kohteet takaisin työkansioon.

    • Poista tätä vanhemmat kohteet:     Valitse oletusasetus päivissä, viikoissa tai kuukausissa sille, milloin haluat arkistoida kohteet. Voit määrittää ajan yhden päivän ja 60 kuukauden väliltä. ”Poista” tarkoittaa tässä yhteydessä sitä, että kohteet tallennetaan arkistoon. Se ei tarkoita sitä, että kohteet todella poistettaisiin, ellet ole jossakin muussa kohdassa määrittänyt kansioille sellaista asetusta.

    • Siirrä vanhat kohteet kansioon:    Tämän asetuksen oletussijainti on eri, jos käyttöjärjestelmänä on Microsoft Windows Vista tai Windows XP.

      Windows Vista: C:\Käyttäjät\käyttäjä\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Windows XP: C:\Documents and Settings\käyttäjä \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Jos haluat määrittää toisen sijainnin arkistoitaville kohteille, voit etsiä ja määrittää eri sijainnin. Kohteet siirretään kyseiseen sijaintiin niiden erääntymiskauden jälkeen.

      Huomautus: Mukautettuun sijaintiin arkistoituja kohteita ei poisteta, ellet avaa kansioita ja poista niitä manuaalisesti.

    • Poista kohteet pysyvästi   Jos valitset tämän asetuksen, vanhentuneet kohteet poistetaan välittömästi sen sijaan, että ne siirrettäisiin oletussijaintiin, määritettyyn kansioon tai Poistetut-kansioon.

    • Käytä näitä asetuksia kaikille kansioille    Jos valitset tämän asetuksen, Automaattisen arkistoinnin asetuksia, tekemäsi muutokset mukaan lukien, käytetään kaikille kansioille. Jos haluat määrittää yhdelle tai useammalle kansiolle eri asetukset, älä valitse tätä asetusta. Noudata sen sijaan painikkeen alapuolella olevia ohjeita siitä, miten voit määrittää asetukset yksittäisille kansioille. Nämä ohjeet on lisätty myös alla olevaan kohtaan ”Yksittäisen kansion automaattisen arkistoinnin asetusten muuttaminen”. Tiettyihin kansioihin tehdyt muutokset koskevat vain kyseisiä kansioita.

    • Tietoa säilytyskäytännöistä    Organisaatiosi järjestelmänvalvoja voi määrittää säilytyskäytännöt, joiden perusteella postilaatikon kohteiden automaattisen arkistoinnin ajankohta ja tapa määritetään. Voit tarkastella käytäntöjä tässä, mutta et voi muuttaa niitä ilman asianmukaisia käyttöoikeuksia.

  5. Valitse OK.

Yksittäisen kansion automaattisen arkistoinnin asetusten muuttaminen

  1. Napsauta Siirtymisruutu-kohdan kansioluettelossa hiiren kakkospainikkeella kansiota, jota haluat muuttaa, ja valitse pikavalikosta Ominaisuudet.

  2. Napsauta Automaattinen arkistointi -välilehteä.

  3. Valitse haluamasi asetukset.

    Huomautus: Jos haluat lisätietoja asetuksista, katso vaihe 4 yllä olevasta osasta ”Automaattisen arkistoinnin oletusasetusten tarkistaminen tai muuttaminen”.

  4. Valitse OK.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×