Vanhojen RSS-kohteiden poistaminen automaattisesti

Joissakin RSS-syötteissä saattaa olla varsin runsaasti sisältöä. RSS-syötteiden lisääminen Microsoft Office Outlook 2007 -ohjelmaan saattaa kasvattaa nopeasti Microsoft Exchange -postilaatikko tai Omat kansiot -tiedosto (.pst) kokoa.

Microsoft Outlook -sovelluksen automaattisen arkistointitoiminnon avulla voit poistaa automaattisesti tiettyä päivämäärää vanhemmat kohteet. Monet RSS-syötteet sisältävät uutisia tai muita nopeasti muuttuvia tai vanhenevia tietoja. Vanhojen kohteiden säilyttäminen ei yleensä ole käyttäjälle yhtä tärkeää kuin sähköpostiviestien säilyttäminen.

Huomautus: Tässä artikkelissa kuvattujen toimien toteuttaminen edellyttää automaattisen arkistoinnin käyttämistä. Automaattinen arkistointitoiminto ei ehkä ole käytettävissä, jos jokin tietokoneessa olevista Outlook-profiileista sisältää Exchange-tilin ja viestitietueiden hallinnan.

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet

Lisätietoja automaattisesta arkistoinnista

Automaattisen arkistoinnin mukauttaminen RSS-kohteita varten

Automaattisen arkistoinnin ottaminen käyttöön

Automaattisen arkistoinnin asetusten määrittäminen kuhunkin RSS-syötteet-kansioon

Manuaalinen arkistoiminen tai poistaminen

Lisätietoja automaattisesta arkistoinnista

Automaattinen arkistointi on oletusarvon mukaan käytössä ja suoritetaan automaattisesti tietyin aikavälein, jolloin se arkistoi, ja mikäli näin on määritetty, poistaa vanhat kohteet kaikista Outlook-kansioista. Vanhoilla kohteilla tarkoitetaan määritetyn arkistoimisiän saavuttaneita kohteita.

Oletusarvon mukaan Outlook luo arkistotiedostot seuraavaan hakemistoon:

  • Windows Vista    

    asema:\käyttäjänimi\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    Jos Local-kansio ei ole näkyvissä, se saattaa olla piilotettu. Lisätietoja piilotettujen kansioiden löytämisestä on Microsoft Windowsin Ohjeessa.

  • Microsoft Windows XP tai Microsoft Windows Server 2003    

    asema:\Documents and Settings\käyttäjänimi\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    Jos Local Settings -kansio ei ole näkyvissä, se saattaa olla piilotettu. Lisätietoja piilotettujen kansioiden etsimisestä on Windowsin Ohjeessa.

Kun Outlook on arkistoinut kohteet, voit ottaa ne käyttöön suoraan Outlookin siirtymisruudun Arkistokansiot-kansiosta. Saat Arkistokansiot näkyviin siirtymisruudussa valitsemalla Siirry-valikosta Kansioluettelo.

Kun avaat arkistokansiot, huomaat, että Outlook säilyttää luomasi kansiorakenteen. Jos arkistoitavalla kansiolla on yläkansio, ohjelma luo arkistotiedostoon vastaavan yläkansion, mutta yläkansioon arkistoidaan vain automaattisen arkistoinnin ehdot täyttäviä kohteita. Jos päätät siirtää arkistoidut kohteet takaisin pääpostilaatikkoon, voit tuoda kaikki arkistotiedoston kohteet niiden alkuperäisiin kansioihin tai muihin määrittämiisi kansioihin tai voit siirtää ja kopioida yksittäisiä kohteita manuaalisesti (myös vetämällä niitä kansiosta toiseen).

Sivun alkuun

Automaattisen arkistoinnin mukauttaminen RSS-kohteita varten

Automaattiseen arkistointiin sisältyy kahdenlaisia asetuksia: yleisiä ja kansiokohtaisia asetuksia. 

  • Yleiset asetukset    Yleisillä asetuksilla, joita kutsutaan oletusasetuksiksi, määritetään automaattisen arkistoinnin käynnistymisehdot sekä kaikkien Outlookin kansioiden kohteiden oletusarkistointitoimet (poikkeuksena on Yhteystiedot-kansio, johon automaattinen arkistointi ei vaikuta).

  • Kansiokohtaiset asetukset    Nämä asetukset korvaavat oletusasetukset, jotta yksittäisiä kansioita voidaan arkistoida eri tavalla.

Jos tietylle kansiolle ei määritetä automaattisen arkistoinnin asetuksia, kansiota ei arkistoida. Automaattisen arkistoinnin asetukset koskevat vain nykyistä postilaatikkoa. Tämä tarkoittaa sitä, että jos valitset jonkin kansion Exchange-tilistä ja määrität sitten automaattisen arkistoinnin yleiset asetukset, kyseiset asetukset koskevat vain käytettyä Exchange-tiliä.

Huomautus: Automaattisen arkistoinnin asetusten lisäksi postilaatikon kohteet voivat olla organisaatiosi käyttämien säilytyskäytäntöjen tai viestitietueiden hallintakäytäntöjen alaisia. Säilytyskäytännöissä ja viestitietueiden hallintakäytännöissä kehotetaan käyttäjiä säilyttämään kohteita vain tietty aika. Käytännöt ohittavat automaattisen arkistoinnin asetukset. Automaattinen arkistointi poistetaan kokonaan kaikista tietokoneessa olevista Outlook-profiileista, kun viestitietueiden hallinta otetaan käyttöön jollekin Exchange-tilille, joka sisältyy mihin tahansa tietokoneessa olevaan Outlook-profiiliin.

Sivun alkuun

Automaattisen arkistoinnin ottaminen käyttöön

Vaikka automaattinen arkistointi on oletusarvon mukaan käytössä, sen voi poistaa käytöstä ja ottaa käyttöön tarpeen mukaan. Tässä artikkelissa kuvatut toimet onnistuvat vain, jos automaattinen arkistointi on käytössä.

Jos haluat käyttää automaattista arkistointia ainoastaan RSS-syötteet-kansioille, oletusasetuksia kannattaa muuttaa siten, että automaattinen arkistointi on käytössä, mutta se ei suorita mitään toimia muille kuin tietyille määritetyille kansioille. Tämä estää toimintoa vahingossa arkistoimasta tai poistamasta sellaisiin kansioihin sisältyviä kohteita, joihin et halua toiminnon vaikuttavan.

  1. Valitse Työkalut-valikosta Asetukset.

  2. Valitse Muu-välilehdestä Automaattinen arkistointi.

    Automaattisen arkistoinnin asetukset

  3. Valitse Arkistoi automaattisesti n päivän välein -valintaruutu.

  4. Määritä automaattisen arkistoinnin suoritustiheys kirjoittamalla ruutuun haluamasi arvo (1 - 60).

    Automaattisen arkistoinnin suositusasetus RSS-syötteet-kansioille on 1 - 7 päivää. Tämä arvo ei tarkoita niiden päivien lukumäärää, joiden ajan kohteet säilytetään, vaan se määrittää automaattisen arkistoinnin suoritustiheyden. Mitä tiheämmin automaattinen arkistointi suoritetaan, sitä tarkempia kohteiden säilytysajat ovat.

  5. Poista Automaattisen arkistoinnin aikana -kohdassa olevien Poista vanhentuneet kohteet (vain sähköpostikansioista)- ja Arkistoi tai poista vanhat kohteet -valintaruutujen valinnat.

    Näiden valintaruutujen valinnan poisto estää ohjelmaa suorittamasta vahingossa automaattista arkistointia kansioille, joiden sisältöön et halua koskea. Jäljempänä tässä artikkelissa kuvataan, miten voit määrittää automaattisen arkistoinnin kansiokohtaiset asetukset.

    Jos automaattinen arkistointi on jo käytössä ja jotkin kansioista käyttävät yleisiä oletusasetuksia, asetuksia ei tarvitse muuttaa.

Sivun alkuun

Automaattisen arkistoinnin asetusten määrittäminen kuhunkin RSS-syötteet-kansioon

Automaattisen arkistoinnin asetukset on määritettävä kutakin yksittäistä RSS-syötteet-kansiota varten. Automaattisen arkistoinnin ominaisuudet eivät ole rekursiivisia eli niiden ominaisuudet eivät periydy yläkansiolta.

  1. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella sitä RSS-syötteet-kansiota, jonka asetukset haluat määrittää, ja valitse pikavalikosta Ominaisuudet.

  2. Valitse Automaattinen arkistointi -välilehti.

    RSS-syötteet-kansiota koskevat automaattisen arkistoinnin asetukset

  3. Valitse Arkistoi tämä kansio käyttäen näitä asetuksia.

  4. Määritä RSS-kohteiden säilytysajan enimmäispituus kirjoittamalla haluamasi arvo Poista tätä vanhemmat kohteet: n ajanjakso -kohtaan, jossa n on numeroarvo väliltä 1 - 999 ja ajanjakso vastaa kuukautta, päivää tai viikkoa.

  5. Valitse Poista vanhat kohteet lopullisesti.

  6. Valitse OK.

  7. Toista vaiheet jokaiselle RSS-syötekansiolle, joka sisältää automaattisesti poistettavia kohteita.

Sivun alkuun

Manuaalinen arkistoiminen tai poistaminen

  1. Valitse Tiedosto-valikosta Arkistoi.

  2. Määritä, arkistoidaanko kaikki kansiot käyttäen niiden automaattisen arkistoinnin asetuksia (eli joko oletusasetuksia tai yksittäisille kansioille määrittämiäsi kansiokohtaisia asetuksia) vai arkistoidaanko yksittäinen kansio käyttäen tässä valintaikkunassa määrittämiäsi asetuksia.

Huomautus:  Jos haluat arkistoida johonkin muuhun tiedostoon kuin oletustiedostoon, määritä haluamasi arkistotiedoston nimi Arkistotiedosto-ruutuun. Outlook luo automaattisesti toisen arkistotiedoston valitun kansion kohteita varten.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×