Kun olet suorittanut projektin, et todennäköisesti enää tarvitse sen välitöntä käyttöoikeutta, ja haluat ehkä piilottaa sen näkymästä projektikeskuksessa ja ryhmän jäsenten Omat tehtävät -näkymissä. Valmiiden projektien arkistointi ja piilottaminen vähentää näiden näkymien "sotkua" ja estää käyttäjiä tekemästä muutoksia projekteihin, jotka eivät ole enää aktiivisia.
On olemassa yksi vakiomenetelmä projektien arkistoinnille tehokkaasti Microsoft Project Server 2010. Jos tämä menetelmä ei vastaa tarpeitasi, on olemassa muutamia vaihtoehtoisia menetelmiä, jotka voivat sopia paremmin organisaatiollesi. Tässä artikkelissa käsitellään näitä menetelmiä sekä pitkän aikavälin arkistoinnin parhaita käytäntöjä.
Tämän artikkelin sisältö
Projektin arkistoiminen vakiomenetelmällä
Projektin arkistoinnin vakiomenetelmä on monivaiheinen prosessi:
-
Vaihe 1: Kaikkien projektitehtävien julkaisun poistaminen
-
Vaihe 2: Projektin yhteenvetotehtävän päivitysten poistaminen käytöstä
-
Vaihe 3: Käyttöoikeusryhmän määrittäminen käyttäjille, jotka eivät ole järjestelmänvalvojia
-
Vaihe 4: Arkistosuojausluokan määrittäminen
-
Vaihe 5: Projektin ryhmäsivuston arkistoiminen
Nämä vaiheet suorittavat projektipäällikkö ja järjestelmänvalvoja, kuten jokaisessa seuraavassa osassa on mainittu.
Vaihe 1: Kaikkien projektitehtävien julkaisun poistaminen
Jos projekti on aiemmin julkaistu työryhmän jäsenille ja haluat nyt poistaa projektin ja sen tehtävät heidän näkymistään, projektipäällikön on poistettava arkistoitavan projektin kaikkien tehtävien julkaisu. Projektipäällikkö voi aloittaa tämän prosessin Microsoft Project Web App, mutta julkaisun poistaminen tapahtuu Microsoft Project Professional 2010.
Huomautus: Tehtävän julkaisemisen poistaminen ei poista hyväksyttyä ja sovellettua työtä projektista. Kaikki tehtävään liittyvät päivitysten hyväksyntähistoriat kuitenkin poistetaan.
Kaikkien projektitehtävien julkaisun poistaminen:
-
Valitse pikakäynnistyksen Projektit-kohdassaProjektikeskus.
-
Napsauta arkistoitavan projektin nimeä Projektin nimi - sarakkeessa.
-
Napsauta Tehtävä-välilehdenProjekti-ryhmässä Muokkaa-painikkeen nuolta ja valitse sitten Project Professional.
-
Vieritä Project Professional 2010Gantt-kaavionäkymän taulukko-osan oikeaan reunaan, napsauta Lisää uusi sarake - otsikkoa ja valitse sitten Julkaise. Jos Gantt-kaavionäkymässä on jo Julkaise-sarake näkyvissä, ohita tämä vaihe.
-
Valitse Projektin kunkin tehtävän Julkaise-sarakkeessaEi.
Vihje: Voit nopeuttaa tätä prosessia suuremmissa projekteissa määrittämällä ensimmäisen tehtävän arvoksi Ei. Napsauta sitten solun oikeassa alakulmassa olevaa kahvaa ja kopioi solun sisältö Julkaise-sarakkeessa vetämällä sitä.
-
Valitse Tiedosto-välilehdessäJulkaise.
-
Kun projekti on julkaistu, sulje projekti ja kuittaa se sisään.
Vaihe 2: Projektin yhteenvetotehtävän päivitysten poistaminen käytöstä
Seuraavaksi projektipäällikön on ehkä poistettava projektin yhteenvetotehtävän päivitykset käytöstä, jotta työaikaraporttien raportointi ei ole mahdollista.
Voit poistaa projektin yhteenvetotehtävän päivitykset käytöstä seuraavasti:
-
Valitse pikakäynnistyksen Projektit-kohdassaProjektikeskus.
-
Napsauta arkistoitavan projektin nimeä Projektin nimi - sarakkeessa.
-
Valitse Asetukset-välilehdenNäytä tai piilota -ryhmässä Projektin yhteenvetotehtävä -valintaruutu.
-
Valitse Asetukset-välilehdenTehtävät-ryhmässäSulje Päivitykset.
-
Valitse Valitse tehtävät - osassa projektin yhteenvetotehtävän valintaruutu (tunnus on 0) ja valitse sitten Julkaise.
Vaihe 3: Käyttöoikeusryhmän määrittäminen käyttäjille, jotka eivät ole järjestelmänvalvojia
Kun projektipäällikkö on valmistellut projektin arkistointia varten, järjestelmänvalvoja luo käyttöoikeusryhmän, joka sisältää kaikki käyttäjät järjestelmänvalvojia lukuun ottamatta.
Voit luoda käyttöoikeusryhmän käyttäjille, jotka eivät ole järjestelmänvalvojia:
-
Valitse pikakäynnistyksen Asetukset-kohdassaPalvelimen asetukset.
-
Valitse Palvelimen asetukset -sivun Suojaus-kohdassaRyhmien hallinta.
-
Valitse Uusi ryhmä.
-
Kirjoita Ryhmän tiedot -osioon Kaikki muut kuin Hallinta käyttäjätRyhmän nimi -ruutuun.
-
Valitse Käyttäjät-osanKäytettävissä olevat käyttäjät -ruudussa niiden käyttäjien nimet, jotka eivät ole järjestelmänvalvojia, ja siirrä ne sitten Valitut käyttäjät -ruutuun valitsemalla Lisää.
-
Valitse Tallenna.
Vaihe 4: Arkistosuojausluokan määrittäminen
Kun järjestelmänvalvoja on luonut Kaikki muut kuin Hallinta käyttäjät -ryhmän, seuraava vaihe on arkistointisuojausluokan luominen. Tämän prosessin aikana järjestelmänvalvoja valitsee arkistoitavat projektit sisällyttämällä ne tähän luokkaan.
Arkistosuojausluokan luominen:
-
Valitse pikakäynnistyksen Asetukset-kohdassaPalvelimen asetukset.
-
Valitse Palvelimen asetukset - sivun Suojaus-kohdassaLuokkien hallinta.
-
Valitse Luokkien hallinta -sivulla Uusi luokka.
-
Kirjoita Nimi ja kuvaus -osion Luokan nimi -ruutuun Arkistoi.
-
Valitse Käyttäjät ja ryhmät -osan Käytettävissä olevat käyttäjät ja ryhmät -kohdassa Kaikki muut kuin Hallinta käyttäjät ja siirrä sitten ryhmä Käyttäjät ja ryhmät käyttöoikeuksilla -ruutuun valitsemalla Lisää.
-
Valitse Kaikkien muiden kuin Hallinta käyttäjien käyttöoikeudet (ryhmä) -kohdassa Kaikkien käyttöoikeuksien Estä-valintaruutu.
Vihje: Valitse Estä-valintaruutu kullekin ylätason käyttöoikeussolmulle (Projekti ja resurssi), jos haluat estää kaikki kunkin solmun alapuolella sisennetyt käyttöoikeudet.
-
Valitse Projektit-osassaVain ilmoitetut projektit ja napsauta sitten arkistoitavan projektin nimeä Käytettävissä olevat projektit -ruudussa.
Huomautus: Varmista, että ET valitse mitään yllä olevien Projectin suojausoikeuksien käyttäminen -kohdassa luetelluista valintaruuduista kaikissa projekteissa, joissa. Tämä voi aiheuttaa käyttöoikeusongelmia muihin projekteihin ja resursseihin.
-
Siirrä projekti Valitut projektit -ruutuun valitsemalla Lisää.
-
Valitse Tallenna.
Vaihe 5: Projektin ryhmäsivuston arkistoiminen
Monet projektit käyttävät liittyvää projektiryhmäsivustoa projektin aikataulua täydentävien tietojen keräämiseen. Haluat ehkä varmistaa, että myös nämä tiedot arkistoidaan. Microsoft SharePoint Server 2010 ottaa sivustotason varmuuskopioinnin käyttöön. Lisätietoja järjestelmänvalvojan tämän vaiheen suorittamisesta on artikkelissa Sivuston, luettelon tai tiedostokirjaston (SharePoint Server 2010) vieminen.
Kun sivusto on varmuuskopioitu, järjestelmänvalvoja voi poistaa sivuston.
Projektin ryhmäsivuston poistaminen:
-
Valitse pikakäynnistyksen Asetukset-kohdassaPalvelimen asetukset.
-
Valitse Palvelimen asetukset - sivun Toimintakäytännöt-kohdassaProjektisivustot.
-
Napsauta riviä, joka sisältää varmuuskopioimasi projektiryhmäsivuston, ja valitse sitten Poista sivusto.
-
Vahvista poistaminen valitsemalla OK.
Projektin arkistoiminen vaihtoehtoisella menetelmällä
Arkistoinnin vakiomenetelmä on perusteellinen ja mahdollistaa palautuksen tarvittaessa. Organisaatio ei kuitenkaan aina tarvitse laajaa arkistointia. Joskus valmiiden projektien piilottaminen näkymästä tai projektin tallentaminen paikallisesti riittää arkistointivaatimusten täyttämiseen.
Jos arkistoinnin vakiomenetelmä ei näytä sopivan tarpeisiisi, seuraavassa on muutamia vaihtoehtoja:
-
Projektin piilottaminen projektikeskuksessa Jos haluat vain piilottaa valmiit projektit projektikeskuksessa, voit lisätä Arkisto-merkinnänProjektin tiedot - sivulle ja suodattaa sitten Projektikeskus-näkymän näyttämään vain ne projektit, joiden Arkisto-merkinnäksi on määritetty Ei.
-
Projektin poistaminen Luonnos-tietokannasta Toinen vaihtoehto on varmistaa, että projekti varmuuskopioidaan Arkisto-tietokantaan, ja poistaa sitten projektin Luonnos-, Julkaistu- ja Raportointi-tietokannoista. Jos tarvitset tietoja arkistoidusta projektista myöhemmin, tuo se takaisin Luonnos-tietokantaan Palvelimen asetukset -sivun Järjestelmänvalvojan palauttaminen -vaihtoehdon avulla ja julkaise sitten projekti uudelleen.
-
Tallenna projekti muodossa . MPP-tiedosto Jos haluat poistaa projektin kokonaan Project Serveristä, toinen vaihtoehto on avata projekti Project Serveristä käyttämällä Project Professional 2010 ja tallentaa sitten projekti MPP-tiedostona. Lisätietoja on kohdassa Projektin tallentaminen paikallisesti. Suosittelemme, että tallennat projektin kaikilla mukautetuilla kenttätiedoilla, jotta MPP-tiedosto eristetään project serverin mukautettuihin kenttiin tehdyistä lisämuutoksista. Kun olet tallentanut ja varmuuskopioinut projektin MPP-tiedostona, se voidaan poistaa Project Serveristä. Jos haluat palauttaa projektin myöhemmin, voit avata MPP-tiedoston Project Professional 2010, kun olet yhteydessä Project Serveriin, ja tallentaa sitten projektin palvelimeen.
Huomautus: Tämän menetelmän käyttäminen katkaisee kaikki projektin ja sen projektiryhmäsivuston väliset toimitus-, ongelma- ja riskilinkit Project Serverissä.
Pitkän aikavälin arkistoinnin parhaat käytännöt
Projektin MPP-tiedostomuoto, Project Server -sisältötietokantamallit ja SharePoint-sivustomallit voivat ajoittain muuttua vastaamaan uusia ominaisuuksia. Tämä voi vaikuttaa yhteensopivuuteen taaksepäin siinä määrin, että MPP-tiedostona tallennettua projektia, Project Server -sisältötietokannan vanhaa varmuuskopiota tai projektiryhmäsivuston varmuuskopiota ei välttämättä voi heti käyttää.
Paras käytäntö on aina suunnitella arkistoidun sisällön sisällyttäminen päivityssuunnitteluun. Tämä lyhentää aikaa palauttaa vanha projekti, joka saattaa muussa tapauksessa vaatia useita päivitysvaiheita.
