Valmiin projektin arkistoiminen Project Server 2010-sovelluksessa

Kun olet suorittanut projektin, sinun ei todennäköisesti tarvitse enää käyttää sitä välittömästi ja haluat ehkä piilottaa sen projekti keskuksessa ja tiimin jäsenten tehtävä näkymissä. Valmiiden projektien arkistoiminen ja piilottaminen vähentää näiden näkymien "sotkua" ja estää käyttäjiä tekemästä muutoksia projekteihin, jotka eivät ole enää aktiivisia.

Microsoft Project Server 2010 on olemassa yksi vakio menetelmä projektien arkistointiin tehokkaasti. Jos tämä menetelmä ei vastaa tarpeitasi, organisaatiossasi voi olla käytössä muutamia vaihtoehtoisia menetelmiä. Tässä artikkelissa käsitellään näitä menetelmiä sekä pitkäkestoisia arkistointia koskevia parhaita käytäntöjä.

Tämän artikkelin sisältö

Projektin arkistoiminen käyttämällä vakio menetelmää

Vaihe 1: kaikkien projekti tehtävien peruuttaminen

Vaihe 2: päivitysten poistaminen käytöstä projektin yhteenveto tehtävässä

Vaihe 3: Määritä käyttö oikeus ryhmä käyttäjille, jotka eivät ole järjestelmänvalvojia

Vaihe 4: arkiston käyttö oikeus luokan määrittäminen

Vaihe 5: projekti ryhmäsivuston arkistoiminen

Projektin arkistoiminen käyttämällä vaihto ehtoista menetelmää

Pitkäkestoisia arkistointia koskevat parhaat käytännöt

Projektin arkistoiminen käyttämällä vakio menetelmää

Projektin arkistoinnin vakio menetelmä on monivaiheinen prosessi:

  • Vaihe 1: kaikkien projekti tehtävien peruuttaminen

  • Vaihe 2: päivitysten poistaminen käytöstä projektin yhteenveto tehtävässä

  • Vaihe 3: Määritä käyttö oikeus ryhmä käyttäjille, jotka eivät ole järjestelmänvalvojia

  • Vaihe 4: arkiston käyttö oikeus luokan määrittäminen

  • Vaihe 5: projekti ryhmäsivuston arkistoiminen

Nämä vaiheet suorittaa projekti esimies ja hallinnoija, kuten seuraavissa kohdissa on mainittu.

Vaihe 1: kaikkien projekti tehtävien peruuttaminen

Jos projekti on aiemmin julkaistu tiimin jäsenille ja haluat nyt poistaa projektin ja sen tehtävät heidän näkymistään, projekti johtajan on poistettava kaikki arkistoitavan projektin tehtävät. Projekti päälliköksi voidaan aloittaa tämä prosessi Microsoft Project Web App, mutta todellinen epäjulkaisuprosessi tapahtuu Microsoft Project Professional 2010.

Huomautus:  Tehtävän julkistamisen poistaminen ei poista projektin hyväksyttyä ja käytettyä työtä. Kaikki tehtävään liittyvät päivitys hyväksyntä tiedot poistetaan.

Kaikkien projekti tehtävien peruuttaminen:

  1. Valitse pikakäynnistyksessä projektit-kohdassa Projekti keskus.

  2. Napsauta arkistoitavaksi projektin nimeä projektin nimi -sarakkeessa.

  3. Napsauta tehtävä -väli lehden Projekti -ryhmässä Muokkaa -painikkeen nuolta ja valitse sitten Project Professional.

  4. Vieritä Project Professional 2010Gantt-kaavio näkymän taulukko-osan oikeanpuoleiseen sarakkeeseen, napsauta Lisää uusi sarake -otsikkoa ja valitse sitten Julkaise. Jos Gantt-kaavio näkymässä on jo Julkaise -sarake näkyvissä, ohita tämä vaihe.

  5. Valitse projektin kunkin tehtävän Julkaise -sarakkeessa ei.

    Vihje:  Jos haluat nopeuttaa tätä prosessia suurempien projektien kohdalla, valitse ensimmäinen tehtävä arvoksi ei. Napsauta sitten solun oikeassa alakulmassa olevaa kahvasta ja vedä se solun sisällön kopioimiseen Julkaise -sarakkeeseen.

  6. Valitse tiedosto -väli lehdessä Julkaise.

  7. Kun projekti on julkaistu, sulje projekti ja kuittaa se sisään.

Vaihe 2: päivitysten poistaminen käytöstä projektin yhteenveto tehtävässä

Seuraavaksi projekti päälliköksi on ehkä poistettava Project-yhteenveto tehtävän päivitykset käytöstä, jotta työaika raportin raportointia ei voida tehdä.

Project-yhteenveto tehtävän päivitysten poistaminen käytöstä:

  1. Valitse pikakäynnistyksessä projektit-kohdassa Projekti keskus.

  2. Napsauta arkistoitavaksi projektin nimeä projektin nimi -sarakkeessa.

  3. Valitse Asetukset -väli lehden Näytä tai Piilota -ryhmästä projektin yhteenveto tehtävä -valinta ruutu.

  4. Valitse Asetukset -väli lehden tehtävät -ryhmästä Sulje päivityksiin.

  5. Valitse Valitse tehtävät -kohdassa projektin yhteenveto tehtävän valinta ruutu (ID-arvo on 0) ja valitse sitten Julkaise.

Vaihe 3: Määritä käyttö oikeus ryhmä käyttäjille, jotka eivät ole järjestelmänvalvojia

Kun projekti päälliköksi on valmisteltu projekti arkistointia varten, järjestelmänvalvoja luo käyttö oikeus ryhmän, joka sisältää kaikki käyttäjät paitsi Järjestelmänvalvojat.

Voit luoda käyttö oikeus ryhmän käyttäjille, jotka eivät ole järjestelmänvalvojia:

  1. Valitse pikakäynnistyksessä Asetukset-kohdassa palvelin asetukset.

  2. Valitse palvelimen asetukset -sivun tieto turva-kohdassa ryhmien hallinta.

  3. Valitse Uusi ryhmä.

  4. Kirjoita ryhmän tiedot -osan ryhmän Muut kuin järjestelmänvalvojat- kohdan Ryhmä nimi -ruutuun.

  5. Valitse käyttäjät -osion käytettävissä olevat käyttäjät -ruudussa niiden käyttäjien nimet, jotka eivät ole järjestelmänvalvojia, ja valitse sitten Lisää , kun haluat siirtää heidät Valitut käyttäjät -ruutuun.

  6. Valitse Tallenna.

Vaihe 4: arkiston käyttö oikeus luokan määrittäminen

Kun järjestelmänvalvoja on luonut Kaikki muut kuin järjestelmänvalvojan käyttäjät- ryhmän, seuraava vaihe on arkiston käyttö oikeus luokan luominen. Tämän prosessin aikana järjestelmänvalvoja valitsee, mitä projekteja haluat arkistoida sisällyttämällä ne tähän luokkaan.

Arkiston käyttö oikeus luokan luominen:

  1. Valitse pikakäynnistyksessä Asetukset-kohdassa palvelin asetukset.

  2. Valitse palvelimen asetukset -sivun tieto turva-kohdassa luokkien hallinta.

  3. Valitse luokkien hallinta -sivulla Uusi luokka.

  4. Kirjoita nimi ja kuvaus -osassa luokan nimi -ruutuun Arkisto .

  5. Valitse käyttäjät ja ryhmät -osan käytettävissä olevat käyttäjät ja ryhmät-kohdassa Kaikki muut kuin järjestelmänvalvojan käyttäjätja valitse sitten Lisää , jolloin ryhmä siirretään käyttäjät ja ryhmät, joilla on käyttö oikeudet -ruutuun.

  6. Valitse kaikkien muiden kuin järjestelmänvalvojien (ryhmän) käyttö oikeudet-kohdassa kaikkien käyttö oikeuksien Estä -valinta ruutu.

    Vihje:  Valitse jokaisen ylimmän tason käyttö oikeus solmun (projektin ja resurssin) Estä -valinta ruutu, jos haluat kieltää kaikki kunkin solmun alla sisennetyt käyttö oikeudet.

  7. Valitse projektit -osassa vain osoitetut projektitja napsauta sitten arkistoitavaksi haluamasi projektin nimeä käytettävissä olevat projektit -ruudussa.

    Huomautus:  Varmista, ettet halua valita mitään alla mainituista valinta ruuduistasi kohdassa Käytä yllä olevia projektin käyttö oikeuksia kaikkiin projekteihin. Tämä voi aiheuttaa käyttö oikeus ongelmia muissa projekteissa ja resursseissa.

  8. Valitse Lisää , kun haluat siirtää projektin Valitut projektit -ruutuun.

  9. Valitse Tallenna.

Vaihe 5: projekti ryhmäsivuston arkistoiminen

Monet projektit käyttävät projektiin liittyvää projekti työryhmän sivustoa tietojen keräämiseen, jotka täydentävät projektin aika taulua. Haluat ehkä varmistaa, että myös nämä tiedot arkistoidaan. Microsoft SharePoint Server 2010 ottaa käyttöön sivuston tason varmuus kopioinnin. Lisä tietoja siitä, miten hallinnoija suorittaa tämän vaiheen, on kohdassa sivuston, luettelon tai tiedosto kirjaston vieminen (SharePoint Server 2010).

Kun sivusto varmuuskopioidaan, hallinnoija voi poistaa sivuston.

Projekti ryhmäsivuston poistaminen:

  1. Valitse pikakäynnistyksessä Asetukset-kohdassa palvelin asetukset.

  2. Valitse palvelimen asetukset -sivun toiminta käytännöt-kohdasta projektisivustot.

  3. Napsauta varmuuskopioimasi projekti ryhmäsivuston sisältävää riviä ja valitse sitten Poista sivusto.

  4. Vahvista poistaminen valitsemalla OK.

Sivun alkuun

Projektin arkistoiminen käyttämällä vaihto ehtoista menetelmää

Arkistoinnin vakio menetelmä on perusteellinen ja mahdollistaa palautuksen, jos tarvitset sitä. Laajamittainen arkistointi ei kuitenkaan aina ole sitä, mitä organisaatiossa on tehtävä. Joskus vain valmiiden projektien piilottaminen näkymässä tai projektin tallentaminen paikallisesti riittää arkistointi vaatimusten täyttämiseen.

Jos arkistointi ei tunnu soveltuvan vakio menetelmällä, Seuraavassa on muutamia vaihto ehtoja:

  • Projektin piilottaminen projekti keskuksessa    Jos haluat vain piilottaa valmiit projektit projekti keskuksessa, voit lisätä Arkisto merkinnän projektin tiedot -sivulle ja suodattaa Projekti keskus -näkymän näyttämään vain ne projektit, joissa Arkisto -merkintä on valittu arvoksi ei.

  • Projektin poistaminen luonnos tieto kannasta    Toinen vaihto ehto on varmistaa, että projekti varmuuskopioidaan Arkisto tieto kantaan, ja poista sitten projekti luonnos-, julkaistu-ja raportit -tieto kannoista. Jos tarvitset tietoja Arkisto idusta projektista myöhemmin, tuo se takaisin luonnos tieto kantaan palvelimen asetukset -sivun järjestelmänvalvojan palautus toiminnolla ja Julkaise projekti uudelleen.

  • Tallenna projekti muodossa. MPP-tiedosto    Jos haluat poistaa projektin kokonaan Project Serveristä, toinen vaihto ehto on avata projekti Project Serveristä Project Professional 2010 avulla ja tallentaa sitten projekti MPP-tiedostona. Lisä tietoja on kohdassa "projektin tallentaminen paikallisesti" kohdassa Tallenna projekti. Suosittelemme, että tallennat projektin kaikkiin mukautettuihin kenttä tietoihin, jotta MPP-tiedosto on eristetty Project Serverin mukautettuihin kenttiin tehdyistä lisä muutoksista. Kun olet määrittänyt ja varmuuskopioinut projektin MPP-tiedostona, se voidaan poistaa Project Serveristä. Jos haluat palauttaa projektin myöhemmin, voit avata MPP-tiedoston Project Professional 2010, kun yhteys on muodostettu Project Serveriin, ja tallentaa sitten projektin palvelimeen.

Huomautus:  Tällä menetelmällä poistetaan kaikki projektin ja sen projekti ryhmäsivuston projekti-ja riski linkit Project Serverissä.

Sivun alkuun

Pitkäkestoisia arkistointia koskevat parhaat käytännöt

Aika ajoin Project MPP-tiedosto muoto, Project Serverin sisältö tieto kanta rakenteet ja SharePoint-sivustorakenteet voivat muuttua vastaamaan uusia ominaisuuksia. Tämä voi vaikuttaa aiempien versioiden yhteensopivuuteen siinä määrin kuin MPP-tiedostona, Project Serverin sisältö tieto kannan vanha varmuus kopio tai projekti ryhmäsivuston varmuus kopio ei ehkä ole heti käytettävissä.

Paras käytäntö on, että arkistoitava sisältö on aina tarkoitus sisällyttää päivitys suunnitteluun. Tämä lyhentää vanhan projektin palautus aikaa, joka saattaa edellyttää useita päivitys vaiheita.

Huomautus:  Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kerrotko meille, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset artikkelin englanninkieliseen versioon.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×