Uusimmat tai vanhimmat päivämäärät sisältävien tietueiden etsiminen

Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka uusimmat tai vanhimmat päivämäärät etsitään tietuejoukosta käyttämällä ylimpien arvojen kyselyä. Tällaisen kyselyn palauttamien tietojen avulla voit vastata erilaisiin liiketoimintaa koskeviin kysymyksiin, esimerkiksi siihen, milloin asiakas on viimeksi tehnyt tilauksen.

Valitse haluamasi toimet

Ylimpien arvojen kyselyn toiminta päivämäärien kanssa

Uusimman tai vanhimman päivämäärän etsiminen

Luokkien tai ryhmien tietueiden uusimpien tai vanhimpien päivämäärien etsiminen

Uusimpien ja vanhimpien päivämäärien etsiminen

Ylimpien arvojen kyselyn toiminta päivämäärien kanssa

Käytä ylimpien arvojen kyselyä, kun haluat löytää tietueet, jotka sisältävät taulukon tai tietueryhmän uusimmat tai vanhimmat päivämäärät. Tietojen avulla voit vastata erilaisiin liiketoimintaan liittyviin kysymyksiin, kuten:

  • Milloin työntekijä on viimeksi myynyt? Vastaus voi auttaa saamaan selville tuottavimman tai vähiten tuottavan työntekijän.

  • Milloin asiakas on viimeksi tehnyt tilauksen? Jos asiakas ei ole tehnyt tilausta tiettyyn aikaan, haluat ehkä siirtää asiakkaan passiivisten asiakkaiden luetteloon.

  • Kenen syntymäpäivä on seuraavaksi tai mitkä ovat seuraavat n syntymäpäivää?

Ylimpien arvojen kyselyjen luonti- ja käyttösäännöt

Ylimpien arvojen kysely luodaan luomalla ensin hakukysely. Sen mukaan, millaisen tuloksen haluat, voit käyttää kyselyssä lajittelujärjestystä tai voit muuntaa kyselyn summakyselyksi. Jos muunnat kyselyn, palauta suurin tai pienin arvo käyttämällä koostefunktiota, kuten Suurin tai Pienin, tai palauta vanhin tai uusin päivämäärä käyttämällä funktiota Ensimmäinen tai Viimeinen. Summakyselyjä ja koostefunktioita käytetään vain, kun halutaan löytää tiettyyn ryhmien tai luokkien joukkoon kuuluvat tiedot. Oletetaan, että haluat etsiä tietyn päivämäärän myyntiluvut jokaisen sellaisen kaupungin osalta, jossa yrityksesi toimii. Tällöin kaupungeista tulee luokkia (tiedot on etsittävä kaupungeittain), joten käytät summakyselyä.

Kun jatkat lukemista, muista, että huolimatta siitä, mikä kyselyn laji on kyseessä, kyselyissä on käytettävä kenttiä, jotka sisältävät kuvaavia tietoja, kuten asiakkaiden nimiä, ja lisäksi kenttää, joka sisältää etsittävät päivämääräarvot. Lisäksi päivämääräarvojen on oltava kentässä, jonka tietotyypiksi on määritetty Pvm./klo. Tässä artikkelissa kuvattavat kyselyt epäonnistuvat, jos yrität etsiä niiden avulla päivämääräarvoja tekstikentästä. Lisäksi jos haluat käyttää summakyselyä, tietokenttien on sisällettävä luokkatietoja, kuten kaupunki- tai maa-/aluekenttä.

Valitseminen ylimpien arvojen kyselyn ja suodattimen väliltä

Valitse jompikumpi seuraavista, kun päätät, pitäisikö sinun luoda ylimpien arvojen kysely vai käyttää suodatinta:

  • Jos haluat palauttaa tietueet, joiden kenttä sisältää uusimmat tai vanhimmat päivämäärät, etkä tiedä tarkkoja päivämääräarvoja tai niillä ei ole merkitystä, luo ylimpien arvojen kysely.

  • Jos haluat palauttaa kaikki ne tietueet, joiden päivämäärä vastaa tiettyä päivämäärää tai on aiempi tai myöhempi, käytä suodatinta. Jos haluat nähdä esimerkiksi huhtikuun ja heinäkuun välisten myyntien päivämäärät, käytä suodatinta. Tässä ohjeaiheessa ei käsitellä suodattimia tämän enempää.

    Lisätietoja suodattimien luomisesta ja käyttämisestä on artikkelissa Suodatin: Tietueiden määrän rajoittaminen näkymässä.

Sivun alkuun

Uusimman tai vanhimman päivämäärän etsiminen

Tässä jaksossa selitetään, kuinka lajittelujärjestystä käyttävä ylimpien arvojen peruskysely sekä lausekkeita ja muita ehtoja käyttävä monimutkaisempi kysely luodaan. Ensimmäisessä jaksossa esitellään ylimpien arvojen kyselyn luonnin perusvaiheet, ja toisessa jaksossa kerrotaan, kuinka työntekijöiden muutama seuraava syntymäpäivä etsitään lisäämällä ehtoja. Ohjeissa käytetään seuraavan mallitaulukon tietoja.

Sukunimi

Etunimi

Osoite

Kaupunki

Maa/alue

Syntymäaika

Työsuhteen alkamispäivä

Barnhill

Josh

1 Main St.

New York

USA

5.2.1968

10.6.1994

Heloo

Waleed

52 1st St.

Boston

USA

22.5.1957

22.11.1996

Pica

Guido

3122 75th Ave. S.W.

Seattle

USA

11.11.1960

11.3.2000

Bagel

Jean Philippe

1 Contoso Blvd.

London

Iso-Britannia

22.3.1964

22.6.1998

Price

Julian

Calle Smith 2

Mexico City

Meksiko

5.6.1972

5.1.2002

Hughes

Christine

3122 75th St. S.

Seattle

USA

23.1.1970

23.4.1999

Riley

Steve

67 Big St.

Tampa

USA

14.4.1964

14.10.2004

Birkby

Dana

2 Nosey Pkwy

Portland

USA

29.10.1959

29.3.1997

Voit syöttää nämä mallitiedot uuteen taulukkoon manuaalisesti tai voit kopioida mallitaulukon taulukkolaskentaohjelmaan, kuten Microsoft Office Excel 2007 -ohjelmaan, ja tuoda sen jälkeen tuloksena olevan taulukon Accessin avulla taulukkoon.

Toimintaohjeet

Mallitietojen syöttäminen manuaalisesti

  1. Valitse Luo-välilehden Taulukot-ryhmästä Taulukko.

    Access lisää tietokantaan uuden, tyhjän taulukon.

    Huomautus: Sinun ei tarvitse noudattaa tätä ohjetta, jos avaat uuden, tyhjän tietokannan, mutta sinun täytyy noudattaa tätä ohjetta aina, kun lisäät tietokantaan taulukon.

  2. Kaksoisnapsauta otsikkorivin ensimmäistä solua ja kirjoita mallitaulukon kentän nimi.

    Oletusarvon mukaan Access merkitsee otsikkorivin tyhjät kentät tekstillä Lisää uusi kenttä:

    Uusi kenttä taulukkonäkymässä

  3. Siirry nuolinäppäimillä seuraavaan tyhjään otsikon soluun ja kirjoita toisen kentän nimi (voit myös painaa SARKAINNÄPPÄINTÄ tai kaksoisnapsauttaa uutta solua). Toista tämä vaihe, kunnes olet syöttänyt kaikkien kenttien nimet.

  4. Syötä mallitaulukon tiedot.

    Kun syötät tietoja, Access päättelee jokaisen kentän tietotyypin. Jos et olet aiemmin käyttänyt relaatiotietokantoja, määritä taulukoiden jokaiselle kentälle tietty tietotyyppi, kuten Luku, Teksti, Pvm./klo. Tietotyyppien määrittämisellä varmistetaan oikea tietojen syöttö ja autetaan estämään virheet, kuten puhelinnumeron käyttäminen laskennassa. Anna Accessin päätellä tietotyyppi näiden mallitaulukoiden osalta.

  5. Kun olet lopettanut tietojen syöttämisen, valitse Tallenna.

    Pikanäppäin  Paina CTRL+S.

    Näyttöön tulee Tallenna nimellä -valintaikkuna.

  6. Kirjoita Taulukon nimi -ruutuun mallitaulukon nimi ja valitse sitten OK.

    Käytä kunkin mallitaulukon nimeä, koska toimintaohjeiden kyselyissä käytetään näitä nimiä.

  7. Toista nämä vaiheet, kunnes olet luonut jokaisen tämän jakson alussa mainitun mallitaulukon.

Taulukon kopioiminen taulukkolaskentaohjelmaan

  1. Käynnistä taulukkolaskentaohjelma ja luo uusi, tyhjä tiedosto. Jos käytät Exceliä, se luo oletusarvon mukaan uuden, tyhjän työkirjan.

  2. Kopioi edellisen jakson mallitaulukko ja liitä se ensimmäiseen laskentataulukkoon aloittaen ensimmäisestä solusta.

  3. Napsauta taulukon kielekettä hiiren kakkospainikkeella, valitse Nimeä uudelleen ja anna laskentataulukon nimeksi Työntekijät.

  4. Tallenna laskentataulukkotiedosto sopivaan paikkaan ja siirry seuraaviin vaiheisiin.

Taulukon tuominen Accessiin

  1. Uuteen tai aiemmin luotuun tietokantaan:

    Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo-ryhmästä Excel.

    TAI

    Valitse Lisää ja valitse sitten luettelosta taulukkolaskentaohjelma.

    Näyttöön tulee Nouda ulkoiset tiedot - Ohjelman nimi -laskentataulukko.

  2. Valitse Selaa, avaa edellisissä vaiheissa luomasi laskentataulukkotiedosto ja valitse sitten OK.

    Ohjattu laskentataulukon tuominen käynnistyy.

  3. Oletusarvon mukaan ohjattu toiminto valitsee työkirjasta ensimmäisen laskentataulukon (Työntekijät, jos noudatit edellisen jakson ohjeita), ja laskentataulukon tiedot tulevat näytön alaosaan. Valitse Seuraava.

  4. Valitse Ensimmäinen rivi sisältää sarakkeiden otsikot ja valitse sitten Seuraava.

  5. Jos haluat, käyttämällä Kenttäasetukset-kohdan muokkausruutuja ja luetteloita voit muuttaa kenttien nimiä ja tietotyyppejä tai jättää tuontiprosessista pois kenttiä. Muussa tapauksessa valitse Seuraava.

    Jos käytät edellä olevaa mallitaulukkoa, sinun ei tarvitse tehdä muutoksia tässä vaiheessa.

  6. Jätä Lisää perusavain -vaihtoehto valituksi ja valitse Seuraava.

  7. Oletusarvon mukaan Access käyttää laskentataulukon nimeä uuden taulukon nimenä. Hyväksy nimi tai kirjoita jokin toinen nimi ja valitse sitten Valmis.

Huomautus: Jos sinulla ei ole taulukkolaskentaohjelmaa, voit kopioida mallitiedot tekstieditoriin, kuten Muistioon. Lisätietoja tekstitietojen tuomisesta on artikkelissa Tuominen ja linkittäminen tekstitiedostoon.

Ylimpien arvojen peruskyselyn luominen

  1. Valitse Luo-välilehden Muu-ryhmästä Kyselyn rakennenäkymä.

    Näyttöön tulee Näytä taulukko -valintaikkuna.

  2. Napsauta valintaikkunassa taulukkoa, jota haluat käyttää kyselyssä, sijoita taulukko suunnittelunäytön yläosaan valitsemalla Lisää ja valitse sitten Sulje.

    TAI

    Kaksoisnapsauta taulukkoa ja valitse sitten Sulje.

    Jos käytät mallitietoja, lisää Työntekijät-taulukko kyselyyn.

  3. Lisää kyselyssä käytettävät kentät rakenneruudukkoon. Voit kaksoisnapsauttaa kenttää tai voit vetää ja pudottaa kentän Kenttä-rivin tyhjään soluun.

    Jos käytät mallitaulukkoa, lisää Etunimi-, Sukunimi- ja Syntymäpäivä-kentät.

  4. Napsauta ylimmät tai alimmat arvot sisältävän kentän (Syntymäpäivä-kentän, jos käytät mallitaulukkoa) Lajittele-riviä ja valitse joko Nouseva tai Laskeva.

    Laskeva lajittelujärjestys palauttaa viimeisimmän päivämäärän, ja nouseva lajittelujärjestys palauttaa aikaisimman päivämäärän.

    Tärkeää: Määritä arvo Lajittele-rivillä vain päivämääriä sisältäville kentille. Jos määrität lajittelujärjestyksen jollekin muulle kentälle, kysely ei palauta haluamiasi tuloksia.

  5. Napsauta Rakenne-välilehden Työkalut-ryhmässä Kaikki-kohdan (Palautettavien rivien määrä -luettelo) vieressä olevaa alanuolta ja kirjoita näytettävien tietueiden määrä tai valitse se luettelosta.

  6. Suorita kysely ja näytä tulokset taulukkonäkymässä napsauttamalla Suorita-painiketta Painikkeen kuva .

  7. Tallenna kysely ja pidä se avoinna seuraavia vaiheita varten.

Tällainen ylimpien arvojen kysely voi vastata peruskysymyksiin, kuten kuka on yrityksen vanhin tai nuorin henkilö. Seuraavassa kerrotaan, kuinka kyselystä tehdään tehokkaampi ja joustavampi käyttämällä lausekkeita ja muita ehtoja. Seuraavan vaiheen ehdot palauttavat seuraavat kolme työntekijöiden syntymäpäivää.

Ehtojen lisääminen kyselyyn

Huomautus: Tässä oletetaan, että käytät edellä kuvattua kyselyä.

  1. Siirrä edellä luomasi kysely rakennenäkymään.

  2. Kopioi ja liitä tai kirjoita seuraava lauseke kyselyn rakenneruudukon Syntymäpäivä-sarakkeen oikealla puolella olevaan sarakkeeseen: Lauseke1: DatePart("m",[Syntymäpäivä]). Valitse sitten Suorita.

    DatePart-funktio poimii Syntymäpäivä-kentän kuukausiosan.

  3. Siirry rakennenäkymään.

  4. Liitä tai kirjoita seuraava lauseke ensimmäisen lausekkeen oikealle puolelle: Lauseke2: DatePart("d",[Syntymäpäivä]). Valitse sitten Suorita.

    Tässä tapauksessa DatePart-funktio poimii Syntymäpäivä-kentän päivämääräosan.

  5. Siirry rakennenäkymään.

  6. Poista juuri syöttämiesi lausekkeiden Näytä-rivin valintaruutujen valinnat, napsauta kummankin lausekkeen Lajittele-riviä ja valitse sitten Nouseva.

  7. Valitse Suorita.

  8. Jos haluat, voit rajoittaa kyselyä määrittämällä ehtoja. Kun ehtoja määritetään, kysely lajittelee vain ehdot täyttävät tietueet ja ilmoittaa ylimmät tai alimmat kentän arvot lajitellusta luettelosta.

    Jatka mallitietojen käyttämistä siirtymällä rakennenäkymään. Kirjoita sitten seuraava lauseke Syntymäpäivä-sarakkeen Ehdot-riville:

    Month([Syntymäpäivä]) > Month(Date()) Or Month([Syntymäpäivä])= Month(Date()) And Day([Syntymäpäivä])>Day(Date())

    Tämä lauseke tekee seuraavat toimet: Month([Syntymäpäivä]) > Month(Date()) -osa tarkistaa, onko kunkin työntekijän syntymäpäivä tulevassa kuussa, ja jos se on, se sisällyttää kyseiset tietueet kyselyyn. Lausekkeen Month([Syntymäpäivä])= Month(Date()) And Day([Syntymäpäivä])>Day(Date()) -osa tarkistaa, ovatko kuluvan kuukauden syntymäpäivät kuluvana päivänä tai sen jälkeen. Jos ehto on tosi, funktio sisällyttää kyseiset tietueet kyselyyn. Yhteenveto: Tämä lauseke ohittaa kaikki ne tietueet, joissa syntymäpäivä on tammikuun ensimmäisen päivän ja kyselyn suorituspäivän välillä.

    Lisää esimerkkejä kyselyjen ehtolausekkeista on artikkelissa Esimerkkejä kyselyjen ehdoista.

  9. Napsauta Rakenne-välilehden Työkalut-ryhmässä Kaikki-kohdan (Palautettavien rivien määrä -luettelo) vieressä olevaa alanuolta ja kirjoita näytettävien tietueiden määrä tai valitse se luettelosta.

    Jos haluat nähdä seuraavat kolme syntymäpäivää, kirjoita 3.

  10. Suorita kysely ja näytä tulokset taulukkonäkymässä napsauttamalla Suorita-painiketta Painikkeen kuva .

Näkyvissä on enemmän tietueita kuin määritit

Jos tiedot sisältävät useita tietueita, joilla on yhteinen päivämääräarvo, ylimpien arvojen kysely saattaa palauttaa enemmän tietoja kuin määritit. Voit esimerkiksi suunnitella ylimpien arvojen kyselyn, joka noutaa kolme työntekijätietuetta, mutta kysely palauttaa neljä tietuetta, koska Wilsonilla ja Edwardsilla on sama syntymäpäivä, kuten seuraavassa taulukossa.

Sukunimi

Syntymäpäivä

Berka

26.9.1968

Jackson

2.10.1970

Edwards

15.10.1965

Wilson

15.10.1969

Näkyvissä on vähemmän tietueita kuin määritit

Oletetaan, että suunnittelet kyselyn, joka palauttaa kentästä ylimmät tai alimmat viisi tietuetta, mutta kysely palauttaa vain kolme tietuetta. Yleensä tällainen ongelma ratkaistaan avaamalla kysely rakennenäkymään ja tarkistamalla sarakkeiden Ehdot-rivi rakenneruudukossa.

Lisätietoja ehdoista on artikkelissa Esimerkkejä kyselyjen ehdoista.

Näkyvissä on samoja tietueita

Jos ylimpien arvojen kysely palauttaa samoja tietueita, joko pohjana olevat taulukot sisältävät samoja tietueita tai tietueet näyttävät samoilta, koska kysely ei sisällytä kenttiä, jotka ovat erilaisia eri tietueissa. Esimerkiksi seuraavassa taulukossa ovat sellaisen kyselyn tulokset, joka palauttaa viisi viimeksi toimitettua tilausta ja tapahtuman käsitelleen myyjän nimen.

Toimituspäivä

Myyjä

12.11.2004

Freitag

12.11.2004

Cajhen

12.10.2004

Delgado

12.10.2004

Delgado

12.10.2004

Freitag

Kolmas ja neljäs tietue näyttävät kaksoiskappaleilta, mutta on mahdollista, että myyjä Delgado on käsitellyt kaksi eri tilausta, jotka on toimitettu samana päivänä.

Sen mukaan, mitkä vaatimuksesi ovat, voit estää samojen tietueiden palauttamisen tekemällä jommankumman kahdesta toimesta. Voit muuttaa kyselyn rakennetta siten, että lisäät kentät, jotka erottavat tietueet toisistaan. Tällaisia kenttiä voivat olla esimerkiksi Tilaustunnus ja Asiakastunnus. Jos riittää, että näkyvissä on vain yksi samoista tietueista, voit näyttää vain erilaiset tietueet asettamalla kyselyn Yksilölliset arvot -ominaisuuden arvoksi Kyllä. Jos haluat asettaa tämän ominaisuuden, napsauta kyselyn rakennenäkymässä hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa kyselyn suunnittelun yläosan tyhjän alueen kohtaa ja valitse sitten pikavalikosta Ominaisuudet. Etsi kyselyn ominaisuusikkunasta Yksilölliset arvot -ominaisuus ja aseta sen arvoksi Kyllä.

Lisätietoja samojen tietueiden käsittelemisestä on artikkelissa Kaksoisarvojen etsiminen, piilottaminen tai estäminen.

Sivun alkuun

Luokkien tai ryhmien tietueiden uusimpien tai vanhimpien päivämäärien etsiminen

Summakyselyä käytetään, kun halutaan etsiä ryhmissä tai luokissa olevien tietueiden aikaisin tai myöhäisin päivämäärä. Summakysely on hakukysely, joka laskee arvot tiettyä kenttää varten käyttämällä koostefunktioita, kuten Pienin, Suurin, Summa, Ensimmäinen ja Viimeinen.

Tässä jaksossa oletetaan, että sinulla on tapahtumia järjestävä yritys – pidät huolta isojen tilaisuuksien tapahtumapaikkojen järjestämisestä, valaistuksesta, tarjoiluista ja muista asioista. Lisäksi järjestämäsi tapahtumat kuuluvat useisiin luokkiin, kuten tuotejulkistukset, messut ja konsertit. Jakson tässä vaiheessa kerrotaan, kuinka saat vastauksen seuraavaan usein esitettyyn kysymykseen: Milloin seuraava tiettyyn luokkaan kuuluva tilaisuus on? Toisin sanoen, milloin on seuraava tuotejulkistus, seuraava konsertti ja niin edelleen.

Kun jatkat lukemista, muista, että oletusarvon mukaan tässä luomasi summakysely voi sisältää vain ryhmän tai luokan tiedot sisältävän kentän ja päivämäärät sisältävän kentän. Kyselyyn ei voi sisällyttää muita luokan kohteita, kuten asiakkaiden tai toimittajien nimiä, kuvaavia kenttiä. Voit kuitenkin luoda toisen kyselyn, jossa summakysely yhdistetään kuvaavia tietoja sisältävien kenttien kanssa. Jäljempänä tässä jaksossa kerrotaan, kuinka se tehdään.

Tässä jaksossa edellytetään seuraavien kolmen taulukon käyttöä:

Tilaisuuden laji -taulukko    

LajinTunnus

Tilaisuuden laji

1

Tuotejulkistus

2

Yritystilaisuus

3

Yksityistilaisuus

4

Varojen keräys

5

Messut

6

Luento

7

Konsertti

8

Näyttely

9

Markkinat

Asiakkaat-taulukko    

Asiakastunnus

Yritys

Yhteyshenkilö

1

Contoso, Ltd. Graphic

Jonathan Haas

2

Tailspin Toys

Ellen Adams

3

Fabrikam

Carol Philips

4

Wingtip Toys

Lucio Iallo

5

A. Datum

Mandar Samant

6

Adventure Works

Brian Burke

7

Design Institute

Jaka Stele

8

School of Fine Art

Milena Duomanova

Tilaisuudet-taulukko    

TilaisuudenTunnus

Tilaisuuden laji

Asiakas

Tilaisuuden pvm.

Hinta

1

Tuotejulkistus

Contoso, Ltd.

14.4.2003

10 000 $

2

Yritystilaisuus

Tailspin Toys

21.4.2003

8 000 $

3

Messut

Tailspin Toys

1.5.2003

25 000 $

4

Näyttely

Graphic Design Institute

13.5.2003

4 500 $

5

Messut

Contoso, Ltd.

15.4.2003

55 000 $

6

Konsertti

School of Fine Art

23.5.2003

12 000 $

7

Tuotejulkistus

A. Datum

1.6.2003

15 000 $

8

Tuotejulkistus

Wingtip Toys

18.6.2003

21 000 $

9

Varojen keräys

Adventure Works

22.6.2003

1 300 $

10

Luento

Graphic Design Institute

25.6.2003

2 450 $

11

Luento

Contoso, Ltd.

4.7.2003

3 800 $

12

Markkinat

Graphic Design Institute

4.7.2003

5 500 $

Huomautus: Tässä jaksossa oletetaan, että Asiakkaat- ja Tilaisuuden laji -taulukot ovat yksi-moneen-yhteyden "yksi"-puolella Tilaisuudet-taulukon kanssa. Tässä tapauksessa Tilaisuudet-taulukolla on yhteiset Asiakastunnus- ja LajinTunnus-kentät. Seuraavassa kuvatut summakyselyt eivät toimi ilman näitä yhteyksiä.

Tietojen lisääminen tietokantaan

Voit lisätä nämä mallitaulukot tietokantaan noudattamalla aiemman jakson, Ylimpiä tai alimpia arvoja sisältävien tietueiden etsiminen, ohjeita muutamin poikkeuksin:

  • Kun kopioit Tilaisuuden lajit- ja Asiakkaat-taulukot Exceliin, älä kopioi LajinTunnus- ja Asiakastunnus-sarakkeita. Säästät jonkin verran aikaa, sillä Access lisää perusavainarvot, kun tuot laskentataulukot.

  • Kun olet tuonut taulukot, avaa Tilaisuudet-taulukko rakennenäkymään ja muunna Tilaisuuden laji- ja Asiakas-sarakkeet hakukentiksi napsauttamalla kummankin kentän Tietotyyppi-saraketta ja valitsemalla sitten Ohjattu hakukentän luominen.

    Osana hakukenttien luomista Access korvaa Tilaisuuden laji- ja Asiakas-sarakkeiden tekstiarvot lähdetaulukoiden numeerisilla arvoilla.

    Lisätietoja hakukenttien luomisesta ja käyttämisestä on artikkeleissa Useita arvoja tallentavan luettelon käyttäminen ja Moniarvoisten kenttien ohje. Artikkeleissa selitetään, kuinka luodaan hakukenttä, joka sallii useiden arvojen valitsemisen tiettyä kenttää varten, ja kuinka luodaan hakuluetteloita.

Summakyselyn luominen

  1. Valitse Luo-välilehden Muu-ryhmästä Kyselyn rakennenäkymä.

    Näyttöön tulee Näytä taulukko -valintaikkuna.

  2. Valitse valintaikkunasta taulukot, joita haluat käsitellä, valitse Lisää ja valitse Sulje, kun olet lopettanut taulukoiden lisäämisen.

    TAI

    Kaksoisnapsauta taulukoita, joita haluat käyttää, ja valitse sitten Sulje. Taulukot näkyvät kyselyn suunnittelun yläosassa.

    Jos käytät edellä lueteltuja mallitaulukoita, lisää Tilaisuudet- ja Tilaisuuden laji -taulukot.

  3. Kaksoisnapsauta niitä taulukoiden kenttiä, joita haluat käyttää kyselyssä. Varmista, että lisäät vain ryhmän tai luokan kenttiä ja arvokentän tässä vaiheessa.

    Jos käytät edellä lueteltujen kolmen taulukon mallitietoja, lisää joko Tilaisuuden laji -kenttä Tilaisuuden laji -taulukosta tai Tilaisuuden pvm. -kenttä Tilaisuudet-taulukosta.

  4. Jos haluat, voit rajoittaa kyselyä määrittämällä ehtoja. Vain tietueet, jotka täyttävät ehdot, lajitellaan, ja ylimmät ja alimmat kenttien arvot osoitetaan tässä lajitellussa luettelossa.

    Jos haluat palauttaa esimerkiksi Yksityistilaisuus-luokan tilaisuudet, kirjoita seuraava lauseke Tilaisuuden laji -sarakkeen Ehdot-riville: <>"Yksityisyystilaisuus".

    Lisää esimerkkejä kyselyjen ehtolausekkeista on artikkelissa Esimerkkejä kyselyjen ehdoista.

  5. Muunna kysely summakyselyksi tekemällä seuraavat toimet:

    Valitse Rakenne-välilehden Näytä tai piilota -ryhmästä Summat.

    Summat-rivi näkyy rakenneruudukossa.

  6. Varmista, että jokaisen ryhmän tai luokan Summat-rivin arvoksi on asetettu Ryhmittelyperuste, ja aseta sitten arvokentän (kentän, jossa ylimmät tai alimmat arvot ovat) Summat-rivin arvoksi joko Suurin tai Pienin.

    Suurin palauttaa numeerisen kentän suurimman arvon sekä päivämäärä- ja aikakentän viimeisimmän päivämäärä- tai aika-arvon. Pienin palauttaa numeerisen kentän pienimmän arvon sekä päivämäärä- ja aikakentän aikaisimman päivämäärä- tai aika-arvon.

  7. Napsauta Rakenne-välilehden Työkalut-ryhmässä Kaikki-kohdan (Palautettavien rivien määrä -luettelo) vieressä olevaa alanuolta ja kirjoita näytettävien tietueiden määrä tai valitse se luettelosta.

    Valitse tässä tapauksessa Kaikki ja näytä sitten tulokset taulukkonäkymässä valitsemalla Suorita.

    Huomautus: Sen mukaan, minkä funktion valitsit vaiheessa 6, Access muuttaa kyselyn arvokentän nimeksi Suurin_KentänNimi tai Pienin_KentänNimi. Jos käytät mallitaulukoita, Access antaa kentän nimeksi Suurin_Tilaisuuden pvm. tai Pienin_Tilaisuuden pvm.

  8. Tallenna kysely ja siirry seuraaviin vaiheisiin.

Kyselyn tuloksissa ei näy tuotteiden nimiä eikä muita tietoja tuotteista. Jos haluat nähdä lisätietoja, luo toinen, juuri luomasi kyselyn sisältävä kysely. Seuraavassa kerrotaan, kuinka se tehdään.

Toisen kyselyn luominen tietojen lisäämistä varten

  1. Valitse Luo-välilehden Muu-ryhmästä Kyselyn rakennenäkymä.

  2. Valitse Näytä taulukko-valintaikkunan Kyselyt-välilehti ja kaksoisnapsauta edellisessä jaksossa luomaasi summakyselyä.

  3. Valitse Taulukot-välilehti ja lisää summakyselyssä käyttämäsi taulukot. Lisää myös taulukot, jotka sisältävät muita asiaankuuluvia tietoja. Jos käytät edellä olevia kolmea mallitaulukkoa, lisää uuteen kyselyyn Tilaisuuden laji-, Tilaisuus- ja Asiakas-taulukot.

  4. Liitä summakyselyn kentät niitä vastaaviin päätaulukoiden kenttiin vetämällä kukin summakyselyn kenttä sitä vastaavaan kenttään taulukossa.

    Jos käytät kolmen taulukon mallitietoja, vedä summakyselyn Tilaisuuden laji -sarake Tilaisuuden laji -taulukon Tilaisuuden laji -kenttään. Vedä sitten summakyselyn Suurin_Tilaisuuden pvm. -sarake Tilaisuuden-taulukon Tilaisuuden pvm. -kenttään. Kun luot nämä liitokset, uusi hakukysely voi tuoda yhteen summakyselyn tiedot ja muiden taulukoiden tiedot.

  5. Lisää kyselyyn lisää kuvaavia kenttiä muista taulukoista.

    Jos käytät kolmen taulukon mallitietoja, voit lisätä Asiakkaat-taulukon Yritys- ja Yhteyshenkilö-kentät.

  6. Jos haluat, voit määrittää lajittelujärjestyksen yhdelle tai usealla sarakkeelle. Jos haluat esimerkiksi luetella luokat aakkosjärjestyksessä, aseta Tilaisuuden laji -sarakkeen Lajittele-rivin arvoksi Nouseva.

  7. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

    Kyselyn tulokset näkyvät taulukkonäkymässä.

Vihje    Jos et haluat Hinta-sarakkeen otsikon näkyvän muodossa Suurin_Hinta tai Pienin_Hinta, avaa kysely rakennenäkymään ja kirjoita ruudukon hintasarakkeeseen Hinta: Suurin_Hinta tai Hinta: Pienin_Hinta. Sarakkeen otsikoksi tulee Hinta taulukkonäkymässä.

Sivun alkuun

Uusimpien ja vanhimpien päivämäärien etsiminen

Aiemmin tämän artikkelin ohjeiden mukaan luomasi kyselyt voivat palauttaa ylimmän tai alimman arvon mutta eivät molempia. Jos haluat nähdä kummankin arvojoukon yhdessä näkymässä, sinun täytyy luoda kaksi kyselyä: – kysely, joka noutaa ylimmät arvot, ja kysely, joka noutaa alimmat arvot – sekä yhdistää ja tallentaa tulokset yhteen taulukkoon.

Ylimmät ja alimmat arvot etsitään ja näytetään taulukossa pääpiirteissään seuraavasti:

  • Luo ylimpien ja alimpien arvojen kysely tai, jos tiedot täytyy ryhmitellä, luo Pienin-ja Suurin-funktioita käyttävät summakyselyt.

  • Muunna ylimpien arvojen kysely (tai Suurin-summakysely) taulukon luovaksi kyselyksi ja luo uusi taulukko.

  • Muunna alimpien arvojen kysely (tai Pienin-summakysely) liittämiskyselyksi ja liitä tietueet ylimpien arvojen taulukkoon.

    Seuraavassa kerrotaan, kuinka se tehdään.

    Kyselyjen luominen

    1. Luo ylimpien ja alimpien arvojen kyselyt.

      Ylimpien ja alimpien arvojen kyselyjen luontiohjeet ovat edellä tämän artikkelin kohdassa Uusimman tai vanhimman päivämäärän etsiminen. Jos tietueet täytyy ryhmitellä luokan mukaan, katso tässä artikkelissa edellä olevaa kohtaa Luokkien tai ryhmien tietueiden uusimpien tai vanhimpien päivämäärien etsiminen.

      Jos käytät edellisen jakson mallitaulukoita, käytä vain Tilaisuudet-taulukon tietoja. Käytä Tilaisuudet-taulukon Tilaisuuden laji-, Asiakas- ja Tilaisuuden pvm. -kenttiä kummassakin kyselyssä.

    2. Tallenna kumpikin kysely jollakin mielekkäällä nimellä, kuten Ylin arvo ja Alin arvo, ja jätä ne avoimiksi seuraavia vaiheita varten.

Taulukon luovan kyselyn luominen

  1. Kun ylimpien arvojen kysely on avoinna rakennenäkymässä:

    Valitse Rakenne-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Taulukon luova kysely.

    Näyttöön tulee Taulukon luova kysely -valintaikkuna.

  2. Kirjoita Taulukon nimi -ruutuun sen taulukon nimi, johon ylin ja alin tietue tallennetaan. Kirjoita esimerkiksi Ylin ja alin tietue ja valitse sitten OK.

    Aina kun suoritat kyselyn, se luo taulukon ja korvaa ylimpien arvojen nykyisillä tiedoilla sen sijaan, että se näyttäisi tulokset taulukkonäkymässä.

  3. Tallenna ja sulje kysely.

Liittämiskyselyn luominen

  1. Kun alimman arvon kysely on rakennenäkymässä:

    Valitse Rakennenäkymä-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Liittämiskysely.

  2. Näyttöön tulee Liittämiskysely-valintaikkuna.

  3. Kirjoita sama nimi, jonka kirjoitit Taulukon luova kysely -valintaikkunaan.

    Kirjoita esimerkiksi Ylin ja alin tietue ja valitse sitten OK. Aina kun suoritat kyselyn, se liittää tietueet Ylin ja alin tietue -taulukkoon sen sijaan, että se näyttäisi tulokset taulukkonäkymässä.

  4. Tallenna ja sulje kysely.

Kyselyjen suorittaminen

  • Nyt voit suorittaa kyselyt. Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa ylimpien arvojen kyselyä ja valitse Kyllä Accessin sitä kehottaessa. Kaksoisnapsauta sitten Alin arvo -kyselyä ja valitse Kyllä Accessin sitä kehottaessa.

  • Avaa Ylin ja alin tietue -taulukko taulukkonäkymään.

Tärkeää: Jos yrität suorittaa taulukon luovan kyselyn tai liittämiskyselyn ja näyttää siltä, että mitään ei tapahdu, katso, onko Accessin tilarivillä seuraava sanoma:

Ei käytössä -tila esti toiminnon tai tapahtuman suorittamisen.

Jos sanoma näkyy tilarivillä, tee seuraavat toimet:

  • Jos sanomapalkki ei ole vielä näkyvissä, tuo se näyttöön. Valitse Tietokantatyökalut -välilehden Näytä tai piilota -ryhmästä Sanomapalkki.

  • Napsauta sanomapalkin Asetukset-painiketta.

    Näyttöön tulee Microsoft Officen suojausasetukset -valintaikkuna.

  • Valitse Ota tämä sisältö käyttöön ja valitse sitten OK.

  • Suorita kysely uudelleen.

Lisätietoja Ei käytössä -tilasta ja Accessin tietoturvasta on artikkelissa Access 2007 -tietokannan suojaaminen.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×