Uuden tietokannan luominen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Tässä artikkelissa käsitellään Perusprosessi Access aloittamisesta ja luominen tietokantaa, jossa käytetään työpöydän tietokoneissa ei WWW-sivuston kautta. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit paikallisen tietokannan luominen mallin avulla ja luoda tietokannan alusta alkaen luomalla oman taulukoiden, lomakkeiden, raporttien ja muiden tietokantaobjektien. Artikkelissa kerrotaan myös joitakin menettelytapoja, joiden avulla saat olemassa olevat tiedot uuteen tietokantaan.

Sisältö

Yleiskatsaus

Tietokannan luominen mallin avulla

Tietokannan luominen ilman mallin avulla

Kopioi tiedot toisesta lähteestä Access-taulukkoon

Tuominen, liittäminen tai linkittäminen tietoihin toisesta lähteestä

Sovelluksen osan lisääminen

Aiemmin luodun Access-tietokannan avaaminen

Yleiskatsaus

Kun käynnistät Accessin tai suljet tietokannan sulkematta Accessia, Microsoft Officen Backstage-näkymä tulee näkyviin.

Backstage-näkymä on pohjana, joista voit luoda uuden tietokannan, avata aiemmin luodun tietokannan, tarkastella Office.com esitellyt sisältöä, mitään Accessin avulla voit tehdä tietokantatiedoston tai ulkopuolella tietokannan, eikä sisällä tietokannan .

Tietokannan luominen

Kun avaat Accessin, näkyviin tulee Backstage-näkymän Uusi-välilehti. Uusi-välilehdessä on useita eri tapoja luoda uusi tietokanta:

  • Tyhjä tietokanta    Voit halutessasi aloittaa aivan alusta. Tämä on hyvä vaihtoehto, jos kyseessä on poikkeuksellinen ratkaisu tai jos tietokannan rakenne on sovitettava aiemmin luotujen tietojen mukaiseksi.

  • Accessin mukana asennettu malli    Mallin käyttöä kannattaa harkita, jos tarvitset apua uuden projektin aloittamisessa. Accessin mukana toimitetaan oletusarvoisesti useita malleja.

  • Office.com malliin    Accessin mukana malleja lisäksi saatavilla Office.comuseita malleja. Ei ole jopa Avaa selaimessa, malleja on saatavissa Uusi -välilehti.

Tietokantaan lisääminen

Kun käsittelet tietokantaa, voit lisätä siihen kenttiä, taulukoita tai sovellusosia.

Ominaisuus, jonka avulla voit käyttää useita liittyvät tietokantaobjekteja yhdessä tavoin yhden sovelluksen osia. Sovellusosana voi esimerkiksi koostua taulukoksi ja taulukon perusteella lomakkeen luominen. Voit lisätä taulukon ja lomakkeen samanaikaisesti käyttämällä sovelluksen osa.

Voit myös luoda kaikkia tietokantaobjekteja, joita olet tottunut käyttämään: kyselyitä, lomakkeita, raportteja tai makroja.

Tietokannan luominen mallin avulla

Accessin mukana erilaisia malleja, joita voit käyttää-on tai kuin alussa osoittamalla niitä hiirellä. Malli on valmis avulla tietokannan, joka sisältää kaikki taulukot, kyselyt, lomakkeet, makrot ja tiettyjen tehtävien suorittamiseen tarvittavat raportit. On esimerkiksi malleja, joiden avulla voit seurata kohteita, yhteyshenkilöiden hallinta tai tallentaa kulut. Jotkin mallit sisältävät joitakin avulla voidaan osoittaa niiden käyttöä.

Jos jokin malleista sopii käyttötarpeisiisi, sen käyttäminen on usein nopein tapa aloittaa tietokannan luominen. Jos sinulla on kuitenkin jossakin toisessa ohjelmassa tietoja, jotka haluat tuoda Accessiin, voit luoda tietokannan käyttämättä mallia. Mallien tietorakenne on jo määritetty, ja vanhojen tietojen sovittaminen mallin rakenteeseen voi olla hankalaa.

  1. Jos tietokanta on avoinna, valitse Tiedosto -välilehteä, valitse Sulje. Backstage-näkymä näyttää Uusi -välilehti.

  2. Useita ehtojoukkoja ja mallit ovat käytettävissä Uusi -välilehti, joista osa on suunniteltu Accessiin. Voit ladata lisämalleja Office.com. Katso lisätietoja tämän artikkelin seuraavaan osaan.

  3. Valitse malli, jota haluat käyttää.

  4. Access ehdottaa tiedostonimi Tiedostonimi -ruutuun tietokannan, voit halutessasi muuttaa tiedostonimi. Jos haluat tallentaa tietokannan eri kansion alle Tiedostonimi-ruutuun tulee näkyviin, valitse Painikkeen kuva , Etsi kansio, johon haluat tallentaa sen, ja valitse sitten OK. Vaihtoehtoisesti voit luoda ja tietokannan linkittäminen SharePoint-sivustoon.

    Huomautus: SharePoint-sivustoon linkitetty paikallinen tietokanta ei ole sama kuin Access Servicesiä käyttävä WWW-tietokanta, vaikka molemmat käyttävätkin SharePointia. Paikallista tietokantaa voi käyttää vain, jos tietokoneeseen on asennettu Access. WWW-tietokantaa voi käyttää selaimella.

  5. Valitse Luo.

    Access luo tietokannan valitsemastasi mallista ja avaa sen. Monissa malleissa näkyviin tulee lomake, johon voit alkaa syöttää tietoja. Jos malli sisältää mallitietoja, voit poistaa kunkin tietueen napsauttamalla tietueenvalitsinta (varjostettu ruutu tai palkki tietueen vasemmalla puolella) ja suorittamalla sitten seuraavat toimet:

    Valitse Aloitus -välilehden tietueet -ryhmässä Poista. Painikkeen kuva

  6. Voit aloittaa tietojen kirjoittamisen, napsauta ensimmäistä tyhjää solua lomakkeen ja aloita kirjoittaminen. Siirtymisruutu avulla voit selata muita lomakkeita tai raportteja, jota haluat käyttää. Jotkin mallit sisältävät siirtymislomakkeen, jonka avulla voit siirtyä eri tietokantaobjektit.

Lisätietoja mallien käyttämisestä on artikkelissa Access-tietokannan luominen mallin pohjalta.

Sivun alkuun

Tietokannan luominen ilman mallia

Jos et halua käyttää mallia, voit luoda tietokannan muodostamalla omat taulukot, lomakkeet, raportit ja muut tietokantaobjektit. Useimmissa tapauksissa silloin on tehtävä ainakin jompikumpi seuraavista toimista:

  • Tietojen kirjoittaminen, liittäminen tai tuominen taulukkoon, joka luodaan luotaessa uusi tietokanta, ja prosessin toistaminen uusien taulukoiden kanssa, jotka luodaan käyttämällä Luo-välilehden Taulukko-komentoa.

  • Tietojen tuominen muista lähteistä ja uusien taulukoiden luominen siinä samalla.

Tyhjän tietokannan luominen

  1. Valitse Tiedosto-välilehdestä Uusi ja valitse sitten Tyhjä tietokanta.

  2. Kirjoita tiedostonimi Tiedostonimi -ruutuun. Jos haluat muuttaa oletusarvo-tiedoston sijainti, valitse Aseta tietokannan sijainti selaamalla Painikkeen kuva (vieressä Tiedostonimi -ruutuun), siirry uuteen sijaintiin ja valitse sitten OK.

  3. Valitse Luo.

    Access luo tietokannan, jossa on tyhjä Taulukko1-niminen taulukko, ja avaa sitten Taulukko1:n taulukkonäkymään. Kohdistin siirtyy Lisää napsauttamalla -sarakkeen ensimmäiseen tyhjään soluun.

  4. Voit lisätä tietoja aloittamalla tai voit liittää tietoja toisesta lähteestä, Kopioi tiedot Access-taulukon toisesta lähteestäkohdassa kuvatulla tavalla.

Tietojen kirjoittaminen taulukkonäkymään tapahtuu samalla tavalla kuin Excel-taulukossa. Ohjelma luo taulukon rakenteen samalla, kun kirjoitat tietoja. Aina kun lisäät uuden sarakkeen taulukkoon, ohjelma määrittää uuden kentän. Access määrittää automaattisesti jokaisen kentän tietotyypin kirjoittamiesi tietojen perusteella.

Jos et halua kirjoittaa tietoja tällä hetkellä table1-taulukon, valitse Sulje Painikkeen kuva . Jos teit muutoksia taulukon, Access kysyy, haluatko tallentaa muutokset. Valitse Kyllä , jos haluat tallentaa tekemäsi muutokset, valitse ei , jos haluat hylätä ne tai jätä taulukko avoimeksi valitsemalla Peruuta .

Vihje: Access etsii tiedoston nimeltä tyhjä.accdb sijaitsee [Asenna asema]-kansiossa: Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access\. Jos se on olemassa tyhjä.accdb on kaikki uusia tyhjiä tietokantoja, malli lukuun ottamatta verkkotietokannoissa. Kaikki sisältö, se sisältää periytyy uusia tyhjiä tietokantoja. Tämä on hyvä tapa jakaa oletussisältö, kuten osanumeroita tai yrityksen POISSULKEMISTA ja käytännöt. Muista, että tyhjä.accdb ei ole vaikutusta tyhjä uutta verkkotietokantaa luomista.

Tärkeää: Jos suljet Taulukko1:n tallentamatta sitä vähintään kerran, Access poistaa koko taulukon, vaikka olisitkin kirjoittanut tietoja siihen.

Taulukon lisääminen

Voit lisätä aiemmin luotuun tietokantaan uusia taulukoita käyttämällä Luo-välilehden Taulukot-ryhmän komentoja.

Accessin valintanauhan kuva

Taulukon luominen, aloittaen taulukkonäkymässä    Voit kirjoittaa heti tietoja taulukkonäkymässä ja antaa Accessin muodostaa taulukon rakenteen puolestasi. Access määrittää kenttien nimet numeroiden avulla (Kenttä1, Kenttä2 ja niin edelleen) ja jokaisen kentän tietotyypin automaattisesti kirjoittamiesi tietojen perusteella.

  1. Valitse Luo -välilehden taulukot -ryhmässä taulukko. Painikkeen kuva

    Access luo taulukon ja valitsee Lisää napsauttamalla -sarakkeen ensimmäisen tyhjän solun.

  2. Valitse kentät -välilehden Lisää ja poista -ryhmä, johon haluat lisätä kentän tyyppi. Jos et näe haluamasi tyyppi, valitse Lisää kenttiä Painikkeen kuva .

  3. Näyttöön tulee luettelo yleisimmin käytetyistä kenttätyypeistä. Valitse haluamasi kenttätyyppi, minkä jälkeen Access lisää taulukkoon uuden kentän lisäyskohtaan.

    Voit siirtää kenttää vetämällä. Kun siirrät kenttää vetämällä, näkyviin tuleva pystysuora lisäyspalkki näyttää, mihin kenttä sijoitetaan.

  4. Voit lisätä tietoja aloittamalla ensimmäiseen tyhjään soluun tai liittää tietoja toisesta lähteestä, Kopioi tiedot toisesta lähteestä Access-taulukko-kohdassa kuvatulla tavalla.

  5. Voit nimetä sarakkeen (kentän) uudelleen kaksoisnapsauttamalla sarakkeen otsikkoa ja kirjoittamalla sitten uuden nimen.

    Jokaiselle kentälle kannattaa antaa tarkoituksenmukainen nimi, jotta sen sisältö näkyy Kenttäluettelo-ruudussa.

  6. Haluat siirtää sarakkeen otsikkoa, valitse sarake ja vedä sarakkeen haluamaasi paikkaan. Voit myös valita useita vierekkäisiä sarakkeita ja vedä ne kaikki kerralla uuteen paikkaan. Jos haluat valita useita vierekkäisiä sarakkeita, ensimmäinen sarake napsauttamalla sarakkeen otsikkoa ja valitse sitten, pidä VAIHTONÄPPÄINTÄ alhaalla viimeisen sarakkeen sarakeotsikon.

Taulukon luominen, aloittaen rakennenäkymässä    Voit luoda ensin rakennenäkymässä taulukon rakenteen. Siirry se jälkeen taulukkonäkymään, jotta voit kirjoittaa tietoja tai syöttää niitä jollakin muulla tavoin, kuten liittämällä tai tuomalla.

  1. Valitse Luo-välilehden Taulukot-ryhmästä Taulukon rakennenäkymä. Painikkeen kuva

  2. Kirjoita taulukon jokaisen kentän nimi vuorollaan Kentän nimi -sarakkeeseen ja valitse sitten tietotyyppi Tietotyyppi-luettelosta.

  3. Voit halutessasi kirjoittaa kuvauksen jokaista kenttää varten Kuvaus-sarakkeeseen. Kuvaus näkyy sen jälkeen tilarivillä, kun kohdistin on kyseisessä kentässä taulukkonäkymässä. Kuvausta käytetään myös tilarivin tekstinä mitä tahansa lomakkeen tai raportin ohjausobjektia varten, joka luodaan vetämällä kenttä Kenttäluettelo-ruudusta, ja sellaista ohjausobjektia varten, joka luodaan kentälle käytettäessä ohjattua lomakkeen tai raportin luomista.

  4. Kun olet lisännyt kaikki kentät, tallenna taulukko:

    • Valitse Tiedosto-välilehdestä Tallenna.

  5. Voit aloittaa kirjoittamalla tietoja taulukon milloin tahansa taulukkonäkymään ja napsauttamalla ensimmäistä tyhjää solua. Voit myös liittää tietoja toisesta lähteestä, Kopioi tiedot Access-taulukon toisesta lähteestäkohdassa kuvatulla tavalla.

Kentän ominaisuuksien määrittäminen rakennenäkymässä    Huolimatta siitä, kuinka taulukko on luotu, kannattaa tutkia ja määrittää kenttien ominaisuuksia. Jotkin toiminnot ovat käytettävissä taulukkonäkymässä, mutta joitakin voi määrittää vain rakennenäkymässä. Voit siirtyä rakennenäkymään napsauttamalla taulukkoa siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Rakennenäkymä. Napsauttamalla kenttää rakenneruudukossa näet kentän ominaisuudet. Ominaisuudet tulevat rakenneruudukon alapuolelle Kentän ominaisuudet -kohtaan.

Saat näkyviin jokaisen kentän ominaisuuden kuvauksen napsauttamalla ominaisuutta ja lukemalla Kentän ominaisuudet -kohdan alla olevan ominaisuusluettelon viereisen ruudun kuvauksen. Saat tarkempia tietoja napsauttamalla Ohje-painiketta.

Seuraavassa taulukossa on esitetty joitakin kentän yleisemmin muutettavia ominaisuuksia.

Ominaisuus:

Kuvaus

Kentän koko

Tämä ominaisuus määrittää tekstikenttiä varten kenttään tallennettavien merkkien enimmäismäärän. Enimmäismäärä on 255. Numerokenttiä varten tämä ominaisuus määrittää tallennettavan numeron tyypin (Pitkä kokonaisluku, Kaksoistarkkuus ja niin edelleen). Kaikkein tehokkainta tietojen tallentamista varten on suositeltavaa, että varaat pienimmän määrän tilaa, jonka luulet tarvitsevasi tietoja varten. Voit muuttaa arvon suuremmaksi myöhemmin, jos se on tarpeellista.

Muoto

Tämä ominaisuus määrittää sen, kuinka tiedot näytetään. Se ei vaikuta todelliseen tietoon niin kuin se on tallennettu kenttään. Voit valita ennalta määritetyn muodon tai antaa mukautetun muodon.

Syöttörajoite

Tämän ominaisuuden avulla voit määrittää kaikki tiedot, jotka lisätään kentässä malli. Tämän avulla voit varmistaa, että kaikki tiedot on kirjoitettu oikein ja että se sisältää merkkejä tarvittava määrä. Saat lisätietoja syöttörajoitteen luominen napsauttamalla Muodostin-painike ominaisuusruudun oikealla puolella.

Oletusarvo

Määritä tämän ominaisuuden avulla oletusarvo, joka ilmestyy kyseisessä kentässä aina, kun uusi tietue lisätään. Jos sinulla on esimerkiksi Päivämäärä ja aika -kenttä, johon haluat merkitä aina saman päivämäärän kuin minä tietue lisätään, voit kirjoittaa "Date()" (ilman lainausmerkkejä) oletusarvoksi.

Pakollinen

Tämä ominaisuus määrittää sen, onko arvo pakollinen kentässä. Jos määrität tämän ominaisuuden arvoksi Kyllä, Access ei anna sinun lisätä uutta tietuetta, ellei arvoa kirjoiteta tätä kenttää varten.

Sivun alkuun

Tietojen kopioiminen toisesta lähteestä Accessin taulukkoon

Jos tietosi on tallennettu tällä hetkellä toiseen ohjelmaan, kuten Exceliin, voit kopioida ja liittää tiedot Accessin taulukkoon. Tämä toimii yleensä parhaiten, jos tiedot on jo eroteltu valmiiksi sarakkeisiin, kuten Excel-taulukossa yleensä tehdään. Jos tiedot ovat tekstinkäsittelyohjelmassa, tietosarakkeet on parasta erottaa toisistaan sarkaimilla tai muuntaa tiedot taulukkomuotoon tekstinkäsittelyohjelmassa ennen niiden kopioimista. Jos tietoja on muokattava tai käsiteltävä (esimerkiksi muutettava koko nimi etu- ja sukunimeksi), se kannattaa ehkä tehdä ennen tietojen kopioimista, etenkin jos et ole kokenut Access-käyttäjä.

Kun liität tietoja tyhjään taulukkoon, Access määrittää jokaisen kentän tietotyypin sen sisältämän tiedon mukaan. Jos esimerkiksi liitetty kenttä sisältää vain päivämääräarvoja, Access ottaa käyttöön Pvm./kello-tietotyypin kentässä. Jos liitetty kenttä sisältää vain sanoja "kyllä" ja "ei", Access ottaa käyttöön Kyllä/Ei-tietotyypin kentässä.

Access nimeää kentät sen mukaan, mitä se löytää liitettyjen tietojen ensimmäiseltä riviltä. Jos liitettyjen tietojen ensimmäinen rivi vastaa muiden rivien tyyppiä, Access päättelee, että ensimmäinen rivi on osa tietoja, ja antaa kentille yleiset nimet (F1, F2 ja niin edelleen). Jos liitettyjen tietojen ensimmäinen rivi ei ole samanlainen kuin seuraavat rivit, Access päättelee, että ensimmäinen rivi koostuu kenttien nimistä. Access nimeää kentät sen mukaisesti eikä sisällytä ensimmäistä riviä tietoihin.

Jos Access määrittää yleiset kenttien nimet, nimeä kentät uudelleen niin pian kuin mahdollista sekaannuksen välttämiseksi. Tee seuraavat toimet:

  1. Tallenna taulukko painamalla CTRL+S-näppäinyhdistelmää.

  2. Kaksoisnapsauta taulukkonäkymässä jokaisen sarakkeen otsikkoa ja kirjoita sitten kuvaava kentän nimi jokaista saraketta varten.

  3. Tallenna taulukko uudestaan.

Huomautus: Voit myös nimetä kentät uudelleen vaihtamalla rakennenäkymään ja muokkaamalla kentän nimiä siellä. Voit vaihtaa rakennenäkymään napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella taulukkoa siirtymisruudussa ja valitsemalla Rakennenäkymä. Voit vaihtaa takaisin taulukkonäkymään kaksoisnapsauttamalla taulukkoa siirtymisruudussa.

Sivun alkuun

Tietojen tuominen ja liittäminen toisesta lähteestä tai tietojen linkittäminen toiseen lähteeseen

Voit joutua tietoihin, jotka on tallennettu jossakin muussa ohjelmassa ja haluat tuoda tiedot uuteen taulukkoon tai liittää aiemmin luotuun taulukkoon Accessissa. Henkilöt, jotka säilyttävät tietonsa muiden ohjelmien kanssa työskentelet ja haluat käsitellä sitä Accessissa. Kummassakin tapauksessa Access on helppo käyttäminen muista lähteistä. Voit tuoda tietoja Excel-laskentataulukossa, taulukosta toiseen Access-tietokannan SharePoint-luettelon tai useista muista lähteistä. Käytät menetelmä poikkeaa hieman, riippuen tietolähteen, mutta seuraavassa pääset alkuun.

  1. Valitse Accessissa Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo ja linkitä -ryhmästä tuotavan tiedoston tyyppiä vastaava komento.

    Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo ja linkitä -ryhmä

    Jos olet esimerkiksi tuomassa tietoja Excel-laskentataulukosta, valitse Excel. Jos tarvitsemaasi ohjelmatyyppiä ei näy, valitse Lisää.

    Huomautus: Jos et löydä oikeaa Tuo ja linkitä -ryhmässä, voit joutua Käynnistä ohjelma, jonka tiedot on alun perin luotu ja käytä sitten kyseisen ohjelman tietojen tallentamiseen yleisessä tiedostomuodossa (kuten erotinmerkkejä sisältävä tiedosto), ennen kuin voit tuoda tietoja Accessin.

  2. Etsi lähdetietotiedosto napsauttamalla Nouda ulkoiset tiedot -valintaikkunassa Selaa tai kirjoittamalla koko lähdetietotiedoston polku Tiedostonimi-ruutuun.

  3. Napsauta haluamaasi asetusta (kaikki ohjelmat sallivat tuomisen ja jotkin ohjelmat sallivat liittämisen tai linkittämisen) Määritä, kuinka ja mihin tietokannan tiedot tallennetaan -kohdassa. Voit luoda uuden taulukon, joka käyttää tuotuja tietoja, tai voit (joillakin ohjelmilla) liittää tiedot aiemmin luotuun taulukkoon tai luoda linkitetyn taulukon, joka ylläpitää linkkiä lähdeohjelman tietoihin.

  4. Jos ohjattu toiminto käynnistyy, noudata ohjatun toiminnon ohjeita. Valitse ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla Valmis.

    Jos tuot objekteja tai linkität taulukoita Access-tietokannasta, näkyviin tulee joko Tuo objektit- tai Linkitä taulukoita -valintaikkuna. Valitse haluamasi kohteet ja valitse OK.

    Tarkka prosessi riippuu siitä, valitsetko tuomisen, liittämisen vai tietojen linkittämisen.

  5. Access kysyy, haluatko tallentaa juuri suorittamasi tuontitoiminnon tiedot. Jos epäilet, että suoritat sama tuontitoiminnon myöhemmin uudelleen, valitse Tallenna tuontivaiheetja kirjoita sitten tiedot. Valitse helposti toista vientitoimet myös vastaisuudessa valitsemalla Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo ja linkitä -ryhmässä Tallennetut tuonnit Painikkeen kuva . Jos et halua tallentaa toiminnon tiedot, valitse Sulje.

Jos valitset taulukon tuomisen, Access tuo tiedot uuteen taulukkoon ja näyttää sitten taulukon siirtymisruudun Taulukot-ryhmässä. Jos valitset tietojen liittämisen aiemmin luotuun taulukkoon, tiedot lisätään kyseiseen taulukkoon. Jos valitset tietoihin linkittämisen, Access luo linkitetyn taulukon siirtymisruudun Taulukot-ryhmässä.

Sivun alkuun

Sovellusosan lisääminen

Sovellusosalla voit lisätä toimintoja aiemmin luotuun tietokantaan. Yksinkertaisimmillaan sovellusosa voi olla yksi taulukko, mutta siihen voi myös kuulua monta toisiinsa liittyvää osaa, esimerkiksi taulukko ja siihen sidottu lomake.

Esimerkiksi Kommentit-sovellusosaan kuuluu Tunnus-laskurikenttä, päivämääräkenttä ja muistiokenttä. Voit lisätä tämän sovellusosan mihin tahansa tietokantaan ja käyttää sitä vaikka sellaisenaan ilman mukautuksia.

  1. Avaa tietokanta, johon haluat lisätä sovellusosan.

  2. Valitse Luo-välilehti.

  3. Valitse Mallit-ryhmästä Sovellusosat. Näkyviin tulee käytettävissä olevien osien luettelo.

  4. Valitse sovellusosa, jota haluat käyttää.

Sivun alkuun

Vanhan Access-tietokannan avaaminen

  1. Valitse Tiedosto-välilehdestä Avaa.

  2. Hae tietokanta, jonka haluat avata, Avaa-valintaikkunassa.

  3. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Avaa tietokanta kaksoisnapsauttamalla sitä. Tietokantaa avautuu Accessin asetukset -valintaikkunassa määritettyyn oletustilaan tai järjestelmänvalvojan käytännön määrittämään tilaan.

    • Avaa tietokanta jaettuun käyttöön yhteiskäyttöympäristössä valitsemalla Avaa. Yhteiskäyttöympäristössä sinä ja muut käyttäjät voivat lukea tietokantaa ja kirjoittaa siihen.

    • Avaa tietokanta vain luku -tilaan napsauttamalla Avaa-painikkeen vieressä olevaa nuolta ja valitsemalla Avaa vain luku -muodossa. Tällöin voit tarkastella tietokantaa, muttet muokata sitä. Muut käyttäjät voivat lukea tietokantaa ja kirjoittaa siihen.

    • Avaa tietokanta yksityiskäyttöön napsauttamalla Avaa-painikkeen vieressä olevaa nuolta ja valitsemalla Avaa yksityisesti. Kun tietokanta on avoinna yksityisesti, näyttöön tulee "tiedosto on jo käytössä"- sanoma, jos joku muu yrittää avata tietokannan.

    • Avaa tietokanta vain luku -tilaan napsauttamalla Avaa-painikkeen vieressä olevaa nuolta ja valitsemalla Avaa yksityisesti vain luku -muodossa. Muut käyttäjät voivat avata tietokannan, mutta se on vain luku -tilassa.

Huomautus: Voit avata datatiedoston suoraan ulkoisessa tiedostomuodossa, kuten dBASE-, Microsoft Exchange- tai Excel. Voit avata suoraan myös minkä tahansa ODBC-tietolähde, kuten Microsoft SQL Server. Accessin automaattisesti Luo uuden Access-tietokannan datatiedoston samaan kansioon, ja lisää linkit jokaiseen ulkoisen tietokannan taulukkoon.

Vihjeitä

  • Jos haluat avata jonkin viimeksi avaamistasi tietokannoista, valitse Tiedosto-välilehdestä Viimeisimmät ja napsauta haluamasi tietokannan tiedostonimeä. Access avaa tietokannan käyttämällä asetuksia, jotka olivat käytössä edellisellä avauskerralla. Jos viimeksi avattujen tiedostojen luetteloa ei näy, valitse Tiedosto-valikosta Asetukset. Valitse Accessin asetukset -valintaikkunassa Asiakasasetukset. Kirjoita Näytä-kohtaan Viimeksi käytetyt tiedostot -luettelossa näytettävien tiedostojen määrä. Enimmäismäärä on 50.

    Saat viimeksi käytetyt tiedostot näkyviin myös Backstage-näkymän siirtymispalkkiin, mistä ne saa käyttöön kahdella napsautuksella: 1) Tiedosto-välilehti, 2) haluamasi viimeksi käytetty tietokanta. Valitse Viimeisin-välilehden alaosasta Siirtymisruudussa näytettävien viimeksi käytettyjen tietokantojen määrä -valintaruutu ja muuta näytettävien tietokantojen määrää.

  • Jos avaat tietokannan valitsemalla Tiedosto-välilehdestä Avaa-komennon, saat näkyviin aiemmin avaamiesi tietokantojen pikakuvakkeiden luettelon valitsemalla Avaa-valintaikkunassa Viimeisimmät tiedostot.

Sivun alkuun

Toimintaohjeita

Yleisiä tietoja aloittaminen Microsoft Office Access-sivu

Tietokannan luominen mallin avulla

Tietokannan luominen ilman mallin avulla

Kopioi tiedot toisesta lähteestä Access-taulukkoon

Tuominen, liittäminen tai linkittäminen tietoihin toisesta lähteestä

Aiemmin luodun Access-tietokannan avaaminen

Luo mukautettu tyhjästä mallista

Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivun perusteet

Kun käynnistät Accessin tai suljet tietokannan sulkematta Accessia, näyttöön tulee Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -ruutu.

Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivu

Tämän sivun avulla pääset hyvin alkuun ja voit luoda uusia tietokantoja, avata aiemmin luotuja tietokantoja tai tarkastella tiettyihin aiheisiin liittyviä sisältöjä Microsoft Office Onlinessa.

Tietokannan luominen mallin avulla

Accessissa on laaja valikoima malleja, joiden avulla voit nopeuttaa tietokannan luomisprosessia. Malli on valmis tietokanta, joka sisältää kaikki tiettyjen tehtävien suorittamiseen tarvittavat taulukot, kyselyt, lomakkeet ja raportit. Saatavana on esimerkiksi malleja, joita voit käyttää kohteiden seuraamiseen, yhteystietojen hallitsemiseen tai kulujen seurantaan. Jotkin mallit sisältävät joitakin mallitietueita, jotka havainnollistavat niiden käyttöä. Mallitietokantoja voi käyttää sellaisenaan tai niitä voi mukauttaa sopimaan paremmin omiin tarpeisiin.

Jos jokin malleista sopii käyttötarpeisiisi, sen käyttäminen on usein nopein tapa aloittaa tietokannan luominen. Jos sinulla on kuitenkin jossakin toisessa ohjelmassa tietoja, jotka haluat tuoda Accessiin, voit luoda tietokannan käyttämättä mallia. Mallien tietorakenne on jo määritetty, ja vanhojen tietojen sovittaminen mallin rakenteeseen voi olla hankalaa.

  1. Jos sinulla on avoinna, valitse Microsoft Office-painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse sitten Sulje tietokanta Painikkeen kuva näytettävä Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivu.

  2. Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivun keskiosassa näkyy useita malleja, ja saat näkyviin lisää malleja napsauttamalla Malliluokat-ruudun linkkejä. Voit ladata lisämalleja Office Online -sivustosta. Lisätietoja on tämän artikkelin seuraavassa jaksossa.

  3. Valitse malli, jota haluat käyttää.

  4. Access ehdottaa tiedostonimi Tiedostonimi -ruutuun tietokannan, voit halutessasi muuttaa tiedostonimi. Jos haluat tallentaa tietokannan eri kansion alle Tiedostonimi-ruutuun tulee näkyviin, valitse Painikkeen kuva , Etsi kansio, johon haluat tallentaa sen, ja valitse sitten OK. Vaihtoehtoisesti voit luoda ja tietokannan linkittäminen SharePoint-sivustoon.

  5. Valitse Luo (tai Lataa, jos haluat ladata Office Online -mallin).

    Access luo tai lataa tietokannan ja avaa sen sitten. Näkyviin tulee lomake, johon voit alkaa syöttää tietoja. Jos malli sisältää mallitietoja, voit poistaa jokaisen tietueen napsauttamalla tietueenvalitsinta (varjostettu ruutu tai palkki tietueen vasemmalla puolella) ja suorittamalla sitten seuraavat toimet:

    Valitse Aloitus -välilehden tietueet -ryhmässä Poista. Painikkeen kuva

  6. Voit aloittaa tietojen kirjoittamisen napsauttamalla lomakkeen ensimmäistä tyhjää solua, jonka jälkeen voit ryhtyä kirjoittamaan. Käyttämällä siirtymisruutua voit etsiä muita lomakkeita tai raportteja, joita haluat ehkä käyttää.

Mallin lataaminen Microsoft Office Onlinesta

Jos et löydä tarpeitasi vastaavaa mallia Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivulta ja olet yhteydessä Internetiin, voit etsiä sopivaa mallia Office Online -sivuston laajemmasta valikoimasta.

  1. Valitse Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivun Lisätietoja Office Onlinesta -kohdasta Mallit.

    Office Online -sivuston Mallit-kotisivu tulee näkyviin selaimen ikkunassa.

  2. Etsi Access-malli, jota haluat käyttää, käyttämällä Office Onlinen navigointia ja hakutyökaluja, ja lataa malli noudattamalla ohjeita. Kun lataat mallin, tietokantatiedosto latautuu tietokoneeseesi ja avautuu sitten uuteen Access-esiintymään. Useimmissa tapauksissa malli on suunniteltu avautumaan tietojen syöttölomakkeeseen, jotta voit aloittaa tietojen kirjoittamisen heti.

Lisätietoja mallien käyttämisestä on artikkelissa Access 2007-mallien opas.

Sivun alkuun

Tietokannan luominen ilman mallia

Jos et halua käyttää mallia, voit luoda tietokannan muodostamalla omat taulukkosi, lomakkeesi, raporttisi ja muut tietokantaobjektit. Useimmissa tapauksissa sinun on tehtävä jompikumpi tai molemmat seuraavista toimista:

  • Tietojen kirjoittaminen, liittäminen tai tuominen taulukkoon, joka luodaan luotaessa uusi tietokanta, ja prosessin toistaminen uusien taulukoiden kanssa, jotka luodaan käyttämällä Luo-välilehden Taulukko-komentoa.

  • Tietojen tuominen muista lähteistä ja uusien taulukoiden luominen siinä samalla.

Tyhjän tietokannan luominen
  1. Valitse Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivun Uusi tyhjä tietokanta -kohdasta Tyhjä tietokanta.

    Tyhjä tietokanta -painike

  2. Tyhjä tietokanta -ruudussa Kirjoita tiedostonimi Tiedostonimi -ruutuun. Jos et halua antaa tiedostonimen tunniste on, Access lisää se puolestasi. Jos haluat muuttaa oletusarvo-tiedoston sijainti, valitse Aseta tietokannan sijainti selaamalla Painikkeen kuva (vieressä Tiedostonimi -ruutuun), siirry uuteen sijaintiin ja valitse sitten OK.

  3. Valitse Luo.

    Access luo tietokannan, jossa on tyhjä Taulukko1-niminen taulukko, ja avaa sitten Taulukko1:n taulukkonäkymään. Kohdistin siirtyy Lisää uusi kenttä -sarakkeen ensimmäiseen tyhjään soluun.

  4. Voit lisätä tietoja aloittamalla tai voit liittää tietoja toisesta lähteestä, Kopioi tiedot Access-taulukon toisesta lähteestäkohdassa kuvatulla tavalla.

Tietojen kirjoittaminen taulukkonäkymään on suunniteltu samantyyppiseksi kuin Microsoft Office Excel 2007 -taulukon käsitteleminen. Ohjelma luo taulukon rakenteen samalla, kun kirjoitat tietoja – aina kun lisäät uuden sarakkeen taulukkoon, ohjelma määrittää uuden kentän. Access määrittää automaattisesti jokaisen kentän tietotyypin kirjoittamiesi tietojen perusteella.

Jos et halua kirjoittaa tietoja Taulukko1 tällä hetkellä, valitse Sulje Painikkeen kuva . Jos teit muutoksia taulukon, Access kysyy, haluatko tallentaa muutokset taulukkoon. Valitse Kyllä , jos haluat tallentaa tekemäsi muutokset, valitse ei , jos haluat hylätä ne tai jätä taulukko avoimeksi valitsemalla Peruuta .

Tärkeää: Jos suljet Taulukko1:n tallentamatta sitä vähintään kerran, Access poistaa koko taulukon, vaikka olisitkin kirjoittanut tietoja siihen.

Taulukon lisääminen

Voit lisätä aiemmin luotuun tietokantaan uusia taulukoita käyttämällä Luo-välilehden Taulukot-ryhmän komentoja.

Accessin valintanauhan kuva

Taulukon luominen, aloittaen taulukkonäkymässä    Voit kirjoittaa heti tietoja taulukkonäkymässä ja antaa Accessin muodostaa taulukon rakenteen puolestasi. Access määrittää kenttien nimet numeroiden avulla (Kenttä1, Kenttä2 ja niin edelleen) ja jokaisen kentän tietotyypin automaattisesti kirjoittamiesi tietojen perusteella.

  1. Valitse Luo -välilehden taulukot -ryhmässä taulukko. Painikkeen kuva

    Access luo taulukon ja valitsee Lisää uusi kenttä -sarakkeen ensimmäisen tyhjän solun.

    Huomautus: Jos Lisää uusi kenttä-saraketta ei näy, saatat olla rakennenäkymässä taulukkonäkymän asemesta. Siirry taulukkonäkymään kaksoisnapsauttamalla taulukkoa siirtymisruudussa. Access kehottaa tallentamaan uuden taulukon ja siirtyy sitten taulukkonäkymään.

  2. Valitse Taulukkonäkymä -välilehden kentät ja sarakkeet -ryhmästä Uusi kenttä. Painikkeen kuva

    Näyttöön tulee Kentän mallit -ruutu, joka sisältää luettelon tavallisesti käytetyistä kenttätyypeistä. Jos kaksoisnapsautat jotakin näistä kentistä tai vedät sen taulukkoon, Access lisää kyseisen nimisen kentän ja määrittää sen ominaisuuksille kentän tyypin mukaiset arvot. Voit halutessasi muuttaa ominaisuuksia myöhemmin. Jos vedät kentän, vedä se taulukkonäkymän sille alueelle, joka sisältää tietoja. Näkyviin tuleva pystysuora lisäyspalkki näyttää, mihin kenttä sijoitetaan.

  3. Voit lisätä tietoja aloittamalla ensimmäiseen tyhjään soluun tai liittää tietoja toisesta lähteestä, Kopioi tiedot toisesta lähteestä Access-taulukko-kohdassa kuvatulla tavalla.

  4. Voit nimetä sarakkeen (kentän) uudelleen kaksoisnapsauttamalla sarakkeen otsikkoa ja kirjoittamalla sitten uuden nimen.

    Jokaiselle kentälle kannattaa antaa tarkoituksenmukainen nimi, jotta sen sisältö näkyy Kenttäluettelo-ruudussa.

  5. Voit siirtää saraketta siten, että valitset sarakkeen napsauttamalla sen otsikkoa ja vedät sen haluamaasi kohtaan.

    Voit myös valita useita vierekkäisiä sarakkeita ja vetää ne sitten uuteen sijaintiin kerralla. Voit valita useita vierekkäisiä sarakkeita napsauttamalla ensimmäisen sarakkeen sarakeotsikkoa ja napsauttamalla sitten viimeisen sarakkeen sarakeotsikkoa samalla, kun pidät VAIHTONÄPPÄINTÄ alhaalla.

Taulukon luominen, aloittaen rakennenäkymässä     Voit luoda ensin rakennenäkymässä uuden taulukon rakenteen. Sen jälkeen voit siirtyä taulukkonäkymään, jotta voit kirjoittaa tietoja tai syöttää niitä jollakin muulla tavoin, kuten liittämällä tai tuomalla.

  1. Valitse Luo-välilehden Taulukot-ryhmästä Taulukon rakennenäkymä. Painikkeen kuva

  2. Kirjoita taulukon jokaisen kentän nimi vuorollaan Kentän nimi -sarakkeeseen ja valitse sitten tietotyyppi Tietotyyppi-luettelosta.

    Huomautus: Jos et näe Kenttänimen ja Tietotyypin sarakkeita, voi olla taulukkonäkymässä rakennenäkymän sijaan. Siirry rakennenäkymään hiiren kakkospainikkeella taulukkoa siirtymisruudussa ja valitse sitten Rakennenäkymä Painikkeen kuva . Access pyytää uuden taulukon nimi ja siirtyy sitten rakennenäkymä.

  3. Voit halutessasi kirjoittaa kuvauksen jokaista kenttää varten Kuvaus-sarakkeeseen. Kuvaus näkyy sen jälkeen tilarivillä, kun kohdistin on kyseisessä kentässä taulukkonäkymässä. Kuvausta käytetään myös tilarivin tekstinä mitä tahansa lomakkeen tai raportin ohjausobjektia varten, joka luodaan vetämällä kenttä Kenttäluettelo-ruudusta, ja sellaista ohjausobjektia varten, joka luodaan kentälle käytettäessä ohjattua lomakkeen tai raportin luomista.

  4. Kun olet lisännyt kaikki kentät, tallenna taulukko:

    • Napsauta Microsoft Office ‑painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Tallenna Painikkeen kuva tai paina CTRL+S-näppäinyhdistelmää.

  5. Voit aloittaa kirjoittamalla tietoja taulukon milloin tahansa taulukkonäkymään ja napsauttamalla ensimmäistä tyhjää solua. Voit myös liittää tietoja toisesta lähteestä, Kopioi tiedot Access-taulukon toisesta lähteestäkohdassa kuvatulla tavalla.

Taulukon luominen mallin avulla    Accessissa on malleja usein käytettyjä taulukoita varten. Yhdellä hiiren painikkeen napsautuksella voit luoda taulukon koko rakenteen, jossa kentät on määritetty ja valmiita käytettäviksi. Sen jälkeen voit lisätä tai poistaa kenttiä, jotta taulukko vastaisi tarpeitasi.

  1. Valitse Luo-välilehden Taulukot-ryhmässä Taulukkomallit ja valitse sitten luettelosta jokin käytettävissä oleva malli.

  2. Voit lisätä tietoja alkaa kirjoittaa ensimmäiseen tyhjään soluun tai liitä tietoja toisesta lähteestä, kopioida tietoja toisesta lähteestä Access-taulukkoonkohdassa kuvatulla tavalla.

    • Jos haluat poistaa sarakkeen   

      1. Napsauta sarakeotsikkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Poista sarake Painikkeen kuva .

    • Lisää taulukkoon uusi sarake   

      1. Valitse Taulukkonäkymä -välilehden kentät ja sarakkeet -ryhmästä Uusi kenttä. Painikkeen kuva

      2. Näyttöön tulee Kentän mallit -ruutu, joka sisältää luettelon tavallisesti käytetyistä kenttätyypeistä. Jos kaksoisnapsautat jotakin näistä kentistä tai vedät sen taulukkoon, Access lisää kyseisen nimisen kentän ja määrittää sen ominaisuuksille kentän tyypin mukaiset arvot. Voit halutessasi muuttaa ominaisuuksia myöhemmin. Jos vedät kentän, vedä se taulukkonäkymän sille alueelle, joka sisältää tietoja. Näkyviin tuleva pystysuora lisäyspalkki näyttää, mihin kenttä sijoitetaan.

  3. Tallenna taulukko:

    • Napsauta Microsoft Office ‑painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Tallenna Painikkeen kuva tai paina CTRL+S-näppäinyhdistelmää.

Kentän ominaisuuksien määrittäminen rakennenäkymässä    Huolimatta siitä, kuinka taulukko on luotu, kannattaa tutkia ja määrittää kenttien ominaisuuksia. Tämän voi tehdä vain rakennenäkymässä. Voit siirtyä rakennenäkymään napsauttamalla taulukkoa siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Rakennenäkymä. Napsauttamalla kenttää rakenneruudukossa näet kentän ominaisuudet. Ominaisuudet tulevat rakenneruudukon alapuolelle Kentän ominaisuudet -kohtaan.

Saat näkyviin jokaisen kentän ominaisuuden kuvauksen napsauttamalla ominaisuutta ja lukemalla Kentän ominaisuudet -kohdan alla olevan ominaisuusluettelon viereisen ruudun kuvauksen. Painamalla F1-näppäintä saat tarkempia tietoja.

Seuraavassa taulukossa on esitetty joitakin kentän yleisemmin muutettavia ominaisuuksia.

Ominaisuus:

Kuvaus

Kentän koko

Tämä ominaisuus määrittää tekstikenttiä varten kenttään tallennettavien merkkien enimmäismäärän. Enimmäismäärä on 255. Numerokenttiä varten tämä ominaisuus määrittää tallennettavan numeron tyypin (Pitkä kokonaisluku, Kaksoistarkkuus ja niin edelleen). Kaikkein tehokkainta tietojen tallentamista varten on suositeltavaa, että varaat pienimmän määrän tilaa, jonka luulet tarvitsevasi tietoja varten. Voit muuttaa arvon suuremmaksi myöhemmin, jos se on tarpeellista.

Muoto

Tämä ominaisuus määrittää sen, kuinka tiedot näytetään. Se ei vaikuta todelliseen tietoon niin kuin se on tallennettu kenttään. Voit valita ennalta määritetyn muodon tai antaa mukautetun muodon.

Syöttörajoite

Tämän ominaisuuden avulla voit määrittää kaikki tiedot, jotka lisätään kentässä malli. Tämän avulla voit varmistaa, että kaikki tiedot on kirjoitettu oikein ja että se sisältää merkkejä tarvittava määrä. Saat lisätietoja syöttörajoitteen luominen napsauttamalla Muodostin-painike ominaisuusruudun oikealla puolella.

Oletusarvo

Määritä tämän ominaisuuden avulla oletusarvo, joka ilmestyy kyseisessä kentässä aina, kun uusi tietue lisätään. Jos sinulla on esimerkiksi Päivämäärä ja aika -kenttä, johon haluat merkitä aina saman päivämäärän kuin minä tietue lisätään, voit kirjoittaa "Date()" (ilman lainausmerkkejä) oletusarvoksi.

Pakollinen

Tämä ominaisuus määrittää sen, onko arvo pakollinen kentässä. Jos määrität tämän ominaisuuden arvoksi Kyllä, Access ei anna sinun lisätä uutta tietuetta, ellei arvoa kirjoiteta tätä kenttää varten.

Sivun alkuun

Tietojen kopioiminen toisesta lähteestä Accessin taulukkoon

Jos tietosi on tallennettu tällä hetkellä toiseen ohjelmaan, kuten Office Excel 2007 -ohjelmaan, voit kopioida ja liittää tiedot Accessin taulukkoon. Tämä toimii yleensä parhaiten, jos tiedot on jo eroteltu valmiiksi sarakkeisiin, kuten Excel-taulukossa yleensä tehdään. Jos tiedot ovat tekstinkäsittelyohjelmassa, tietosarakkeet on parasta erottaa toisistaan käyttämällä sarkaimia tai muuntaa tiedot taulukkoon tekstinkäsittelyohjelmassa ennen niiden kopioimista. Jos tietoja on muokattava tai käsiteltävä (esimerkiksi muutettava kokonimet etu- ja sukunimiksi), haluat ehkä tehdä tämän ennen tietojen kopioimista, etenkin jos et ole vielä tutustunut Accessiin.

Kun liität tietoja tyhjään taulukkoon, Access määrittää jokaisen kentän tietotyypin sen sisältämän tiedon mukaan. Jos esimerkiksi liitetty kenttä sisältää vain päivämääräarvoja, Access ottaa käyttöön Pvm./kello-tietotyypin kentässä. Jos liitetty kenttä sisältää vain sanoja "kyllä" ja "ei", Access ottaa käyttöön Kyllä/Ei-tietotyypin kentässä.

Access nimeää kentät sen mukaan, mitä se löytää liitettyjen tietojen ensimmäiseltä riviltä. Jos liitettyjen tietojen ensimmäinen rivi vastaa muiden rivien tyyppiä, Access päättää, että ensimmäinen rivi on osa tietoja ja antaa kentille yleiset nimet (F1, F2 ja niin edelleen). Jos liitettyjen tietojen ensimmäinen rivi ei ole samanlainen kuin seuraavat rivit, Access päättää, että ensimmäinen rivi koostuu kenttien nimistä. Access nimeää kentät sen mukaisesti eikä sisällytä ensimmäistä riviä tietoihin.

Jos Access määrittää yleiset kenttien nimet, nimeä kentät uudelleen niin pian kuin mahdollista sekaannuksen välttämiseksi. Tee seuraavat toimet:

  1. Tallenna taulukko.

    • Napsauta Microsoft Office ‑painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Tallenna Painikkeen kuva tai paina CTRL+S-näppäinyhdistelmää.

  2. Kaksoisnapsauta taulukkonäkymässä jokaisen sarakkeen otsikkoa ja kirjoita sitten kelvollinen kentän nimi jokaista saraketta varten. Se voi näyttää siltä kuin kirjoittaisit tietojen päälle, mutta sarakkeen otsikkorivi sisältää kentän nimiä eikä tietoja.

  3. Tallenna taulukko uudelleen.

Huomautus: Voit myös nimetä kentät uudelleen vaihtamalla rakennenäkymään ja muokkaamalla kentän nimiä siellä. Voit vaihtaa rakennenäkymään napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella taulukkoa siirtymisruudussa ja valitsemalla Rakennenäkymä. Voit vaihtaa takaisin taulukkonäkymään kaksoisnapsauttamalla taulukkoa siirtymisruudussa.

Sivun alkuun

Tietojen tuominen ja liittäminen toisesta lähteestä tai tietojen linkittäminen toiseen lähteeseen

Voi olla tietoja, jotka on tallennettu jossakin muussa ohjelmassa, mutta haluat tuoda tiedot uuteen taulukkoon tai liittää aiemmin luotuun taulukkoon Accessissa. Henkilöt, jotka säilyttävät tietonsa muiden ohjelmien kanssa työskentelet ja haluat käsitellä sitä Accessissa. Kummassakin tapauksessa Access on helppo käyttäminen muista lähteistä. Voit tuoda tietoja Excel-laskentataulukossa, taulukosta toiseen Access-tietokannan SharePoint-luettelon tai useista muista lähteistä. Käytät menetelmä poikkeaa hieman, riippuen tietolähteen, mutta seuraavassa pääset alkuun.

  1. Valitse Accessissa Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo-ryhmästä tuotavan tiedoston tyyppiä vastaava komento.

    Accessin valintanauhan kuva

    Jos olet esimerkiksi tuomassa tietoja Excel-laskentataulukosta, valitse Excel. Jos tarvitsemaasi ohjelmatyyppiä ei näy, valitse Lisää.

    Huomautus: Jos Tuo-ryhmässä ei ole oikeaa muototyyppiä, sinun täytyy ehkä käynnistää ohjelma, jossa tiedot on alun perin luotu, ja tallentaa tiedot yleiseen tiedostomuotoon (kuten erotinmerkkejä sisältävä tiedosto) kyseiselle ohjelmalla, ennen kuin voit tuoda tiedot Accessiin.

  2. Etsi lähdetietotiedosto napsauttamalla Nouda ulkoiset tiedot -valintaikkunassa Selaa tai kirjoittamalla koko lähdetietotiedoston polku Tiedostonimi-ruutuun.

  3. Napsauta haluamaasi asetusta (kaikki ohjelmat sallivat tuomisen ja jotkin ohjelmat sallivat liittämisen tai linkittämisen) Määritä, kuinka ja mihin tietokannan tiedot tallennetaan -kohdassa. Voit luoda uuden taulukon, joka käyttää tuotuja tietoja, tai voit (joillakin ohjelmilla) liittää tiedot aiemmin luotuun taulukkoon tai luoda linkitetyn taulukon, joka ylläpitää linkkiä lähdeohjelman tietoihin.

  4. Jos ohjattu toiminto käynnistyy, noudata ohjatun toiminnon ohjeita. Valitse ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla Valmis.

    Jos tuot objekteja tai linkität taulukoita Access-tietokannasta, näkyviin tulee joko Tuo objektit- tai Linkitä taulukoita -valintaikkuna. Valitse haluamasi kohteet ja napsauta OK.

    Tarkka prosessi riippuu siitä, valitsetko tuomisen, liittämisen vai tietojen linkittämisen.

  5. Access kysyy, haluatko tallentaa juuri suorittamasi tuontitoiminnon tiedot. Jos epäilet, että suoritat sama tuontitoiminnon myöhemmin uudelleen, valitse Tallenna tuontivaiheetja kirjoita sitten tiedot. Valitse helposti toista toiminto voi tehdä myöhemmin napsauttamalla Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo -ryhmässä Tallennetut tuonnit Painikkeen kuva . Jos et halua tallentaa toiminnon tiedot, valitse Sulje.

Jos valitset taulukon tuomisen, Access tuo tiedot uuteen taulukkoon ja näyttää sitten taulukon siirtymisruudun Taulukot-ryhmässä. Jos valitset tietojen liittämisen aiemmin luotuun taulukkoon, tiedot lisätään kyseiseen taulukkoon. Jos valitset tietoihin linkittämisen, Access luo linkitetyn taulukon siirtymisruudun Taulukot-ryhmässä.

Sivun alkuun

Aiemmin luodun Access-tietokannan avaaminen
  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Hae tietokanta, jonka haluat avata, Avaa-valintaikkunassa.

  3. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Avaa tietokanta kaksoisnapsauttamalla sitä. Tietokantaa avautuu Accessin asetukset -valintaikkunassa määritettyyn oletustilaan tai järjestelmänvalvojan käytännön määrittämään tilaan.

    • Avaa tietokanta jaettuun käyttöön yhteiskäyttöympäristössä valitsemalla Avaa. Yhteiskäyttöympäristössä sinä ja muut käyttäjät voivat lukea tietokantaa ja kirjoittaa siihen.

    • Avaa tietokanta vain luku -tilaan napsauttamalla Avaa-painikkeen vieressä olevaa nuolta ja valitsemalla Avaa vain luku -muodossa. Tällöin voit tarkastella tietokantaa, muttet muokata sitä. Muut käyttäjät voivat lukea tietokantaa ja kirjoittaa siihen.

    • Avaa tietokanta yksityiskäyttöön napsauttamalla Avaa-painikkeen vieressä olevaa nuolta ja valitsemalla Avaaminen yksityisesti. Kun tietokanta on avoinna yksityisesti, näyttöön tulee "tiedosto on jo käytössä"- sanoma, jos joku muu yrittää avata tietokannan.

    • Avaa tietokanta vain luku -tilaan napsauttamalla Avaa-painikkeen vieressä olevaa nuolta ja valitsemalla Avaa yksityisesti vain luku -muodossa. Muut käyttäjät voivat avata tietokannan, mutta se on vain luku -tilassa.

Avattavaa tietokantaa ei löydy   

  1. Napsauta Avaa-valintaikkunassa Oma tietokone tai valitse Oma tietokone avattavasta Kohde-luettelosta.

  2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella asemaluettelosta sitä asemaa, jossa tietokanta sijaitsee tai voisi sijaita, ja valitse sitten Etsi.

  3. Kirjoita hakuehdot Etsinnän tulokset -valintaikkunaan ja etsi sitten tietokanta painamalla valitsemalla Etsi.

  4. Jos tietokanta löytyy, avaa se kaksoisnapsauttamalla sitä.

  5. Sinun on valittava Peruuta Avaa-valintaikkunassa, jotta tietokantaa avautuu. Sulje sitten Etsinnän tulokset -valintaikkuna.

Huomautus: Voit avata suoraan ulkoisessa tiedostomuodossa, kuten dBASE-, Paradox-, Microsoft Exchange- tai Excel-muodossa, olevan datatiedoston. Voit avata suoraan myös minkä tahansa ODBC-tietolähde, kuten Microsoft SQL Server- tai Microsoft FoxPro-tietolähteen. Access luo automaattisesti uuden Access-tietokannan samaan kansioon, jossa datatiedosto on, ja lisää linkit jokaiseen ulkoisen tietokannan taulukkoon.

Vihjeitä
  • Voit avata äskettäin avattuja tietokantoja, valitse Avaa viimeksi käytetty tietokanta -luettelosta Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivulla tietokannan tiedostonimi. Access avaa tietokannan asetuksia, jotka olivat avasit sen edellisen kanssa. Jos viimeksi käytettyjen tiedostojen luettelo ei ole näkyvissä, valitse Microsoft Office-painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse sitten Accessin asetukset. Valitse Accessin asetukset -valintaikkunassa Lisäasetukset. Kirjoita näkyviin, voit näyttää viimeksi käytetyt tiedostot-luettelosta yhdeksän enintään tiedostojen määrä.

  • Jos avaat tietokannan napsauttamalla Microsoft Office-painiketta Office-painikkeen kuva ja käyttämällä sitten Avaa -komentoa, voit tarkastella luettelo pikanäppäimistä tietokannoissa, jotka olet aiemmin avannut valitsemalla Avaa -valintaikkunan Viimeisimmät tiedostot .

Sivun alkuun

Mukautetun tyhjän tietokannan luominen

Kun luot uuden tyhjän tietokannan, Access avaa uuden taulukon, johon voit kirjoittaa tietoja. Access ei kuitenkaan luo tietokantaan muita objekteja. Jos haluat kaikkiin luomiisi uusiin tietokantoihin muita objekteja, kuten lomakkeita, raportteja, makroja tai lisätaulukoita, voit luoda mukautetun tyhjän mallin, joka sisältää kyseisiä objekteja. Kun sitten seuraavan kerran luot uuden tietokannan, se sisältää valmiiksi kyseiset objektit. Näiden objektien lisäksi malli voi sisältää taulukoita, joissa on esitäytettyjä tietoja, ja erityisiä kokoonpanoasetuksia, tietokannan ominaisuuksia, viittauksia tai koodia, jotka haluat kaikkiin uusiin tietokantoihin.

Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on kokoelma makroja, joita haluat käyttää kaikissa projekteissasi. Jos luot tyhjän, kyseisiä makroja sisältävän mallin, Access lisää ne kaikkiin uusiin tietokantoihin, jotka luot.

Voit luoda tyhjiä malleja Office Access 2007 -tiedostomuodossa, Access 2002-2003 -tiedostomuodossa tai Access 2000 -tiedostomuodossa. Office Access 2007 -tiedostomuodon mallille on annettava nimi Tyhjä.accdb ja aiempien tiedostomuotojen malleille on annettava nimi Tyhjä.mdb.

  • Jos oletustiedostomuoto on määritetty Access 2000:ksi tai Access 2002 - 2003:ksi, Access käyttää nimeä Tyhjä.mdb tyhjänä mallitiedostonimenä. Uusi tietokanta luodaan samassa tiedostomuodossa kuin Tyhjä.mdb. Vaikka oletustiedostomuoto olisikin esimerkiksi Access 2000, mutta jos malli nimeltä Tyhjä.mdb on Access 2002-2003 -tiedostomuodossa, kaikki luomasi uudet tietokannat ovat Access 2002-2003 -muodossa.

  • Jos oletustiedostomuoto on määritetty Access 2007:ksi, Access käyttää nimeä Tyhjä.accdb tyhjän mallin tiedostonimenä.

Miten voin muuttaa oletustiedostomuodoksi muodon?

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Accessin asetukset.

  2. Valitse Accessin asetukset-valintaikkunassa Suositut.

  3. Valitse Tietokantojen luominen -kohdan avattavasta Oletustiedostomuoto -luettelosta haluamasi muoto.

Voit luoda tyhjän mallin jollakin seuraavista tavoista:

  • Luo uusi tietokanta (voit antaa sen nimeksi Tyhjä tai jonkin tilapäisen nimen) ja tuo tai luo sen jälkeen objektit, jotka haluat sisällyttää malliin.

  • Kopioi aiemmin luotu tietokanta, joka jo sisältää objektit, jotka haluat malliin. Poista sitten objektit, joita et halua.

Kun sinulla on haluamasi objektit mallissa, sinun on tallennettava se tiettyyn sijaintiin.

  1. Valitse Microsoft Office-painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse sitten Tallennanimellä.

  2. Valitse Tallenna tietokanta muussa muodossa -kohdasta mallille haluamasi tiedostomuoto.

  3. Etsi Tallenna nimellä -valintaikkunassa toinen seuraavista mallikansioista:

    • Järjestelmän mallikansio    Esimerkiksi C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1035\Access

    • Käyttäjän mallikansio    Esimerkki:

      • Valitse Windows Vista    c:\Users\user name\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

      • Microsoft Windows Server 2003 tai Microsoft Windows XP    C:\Documents and Settings\user Settings\User Data\Microsoft\Templates

        Huomautus: Järjestelmän mallikansion tyhjä malli korvaa kaikki käyttäjän mallikansioiden tyhjät mallit.

  4. Kirjoita Tiedostonimi -ruutuun tyhjä.accdb (tai tyhjä.mdb, jos olet luomassa aiemman version mallia) ja valitse sitten Tallenna.

Kun nyt uuden mallin ollessa paikallaan luot uuden tyhjän tietokannan, mallin objektit lisätään oletusarvon mukaan jokaiseen uuteen tietokantaan, jonka luot. Access avaa uuden taulukon taulukkonäkymässä niin kuin se tekee, kun luot uusia tyhjiä tietokantoja käyttämättä malleja.

Voit lopettaa tyhjän mallin käyttämisen poistamalla tai nimeämällä uudelleen tiedoston nimeltä Tyhjä.accdb (tai Accessin aiempien versioiden tiedoston nimeltä Tyhjä.mdb).

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×