Uuden tietokannan luominen

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Tässä artikkelissa käsitellään Access-sovelluksen aloittamisen Perusprosessi ja luodaan tieto kanta, jota käytetään Työpöytä koneissa eikä verkossa. Artikkelissa kerrotaan, miten voit luoda Työpöytä tieto kannan mallia käyttämällä ja miten voit muodostaa tieto kannan alusta alkaen luomalla omia taulukkoja, lomakkeita, raportteja ja muita tieto kanta objekteja. Siinä selitetään myös joitakin tekniikoita, joiden avulla voit hakea olemassa olevia tietoja uuteen tieto kantaan.

Artikkelin sisältö

Yleistä

Tieto kannan luominen mallin avulla

Tieto kannan luominen ilman mallia

Tietojen kopioiminen toisesta lähteestä yhteys taulukkoon

Toisesta lähteestä perä isin olevien tietojen tuominen, liittäminen tai linkittäminen

Sovellus osan lisääminen

Aiemmin luodun tieto kannan avaaminen

Käytätkö Accessia 2007?

Yleistä

Kun käynnistät käytön ensimmäistä kertaa tai suljet tieto kannan sulkematta Accessia, näyttöön tulee Microsoft Officen Backstage-näkymä.

Backstage-näkymä on aloitus piste, josta voit luoda uuden tieto kannan, avata aiemmin luodun tieto kannan, tarkastella sisältö tietoja Office.com-mitä tahansa voit käyttää Accessia tieto kanta tiedostoon tai tieto kannan ulkopuoliseen käyttöön, toisin kuin tieto kannan sisällä.

Tieto kannan luominen

Kun avaat Accessia, Backstage-näkymässä näkyy Uusi -väli lehti. Uusi -väli lehdessä on useita tapoja, joilla voit luoda uuden tieto kannan:

  • Tyhjä tieto kanta    Voit aloittaa alusta, jos haluat. Tämä on hyvä vaihto ehto, jos sinulla on hyvin tarkat suunnittelu vaatimukset tai jos sinulla on olemassa olevia tietoja, jotka sinun on mukautettava tai sisällytettävä.

  • Malli, joka on asennettu Accessissa    Kannattaa käyttää mallia, jos aloitat uuden projektin ja haluat etumatkaa. Accessissa on useita oletusarvoisesti asennettuja malleja.

  • Malli Office.com-mallista    Accessissa mukana olevien mallien lisäksi voit etsiä monia muita malleja Office.com-sovelluksessa. Sinun ei tarvitse edes avata selainta, mallit ovat käytettävissä Uusi -väli lehdessä.

Lisääminen tieto kantaan

Kun käsittelet tieto kantaa, voit lisätä kenttiä, taulukkoja tai sovelluksen osia.

Sovellus osat ovat ominaisuus, jonka avulla voit käyttää useita toisiinsa liittyviä tieto kanta objekteja yhtä aikaa kuin ne olisivat. Esimerkiksi sovelluksen osa voi koostua taulukosta ja lomakkeesta, joka perustuu taulukkoon. Voit lisätä taulukon ja lomakkeen samanaikaisesti käyttämällä sovellus-osaa.

Voit myös luoda kyselyitä, lomakkeita, raportteja ja makroja – kaikki tieto kanta objektit, joita olet käyttänyt työskentelyyn.

Tieto kannan luominen mallin avulla

Accessissa on erilaisia malleja, joita voit käyttää sellaisenaan tai aloitus kohtana. Malli on käyttövalmis tieto kanta, joka sisältää kaikki tietyn tehtävän suorittamiseen tarvittavat taulut, kyselyt, lomakkeet, makrot ja raportit. Käytettävissä on esimerkiksi malleja, joiden avulla voit seurata ongelmia, hallita yhteyshenkilöitä tai pitää kirjaa kuluista. Joissakin malleissa on muutamia esimerkki tietueita, joiden avulla voidaan osoittaa niiden käyttö.

Jos jokin näistä malleista sopii tarpeisiisi, sen käyttäminen on yleensä nopein tapa saada tieto kanta alkuun. Jos sinulla on tietoja toisessa ohjelmassa, jonka haluat tuoda Accessiin, sinun on ehkä parempi luoda tieto kanta käyttämättä mallia. Malleissa on jo määritetty tieto rakenne, ja aiemmin luotujen tietojen mukauttaminen mallin rakenteeseen voi edellyttää paljon työtä.

  1. Jos tieto kanta on avattuna, valitse tiedosto -väli lehdessä Sulje. Backstage-näkymässä näkyy Uusi -väli lehti.

  2. Uusi -väli lehdessä on käytettävissä useita malleja, joista osa on sisällytetty Accessiin. Voit ladata lisää malleja kohteesta Office.com. Katso lisä tietoja tämän artikkelin seuraavasta osiosta.

  3. Valitse malli, jota haluat käyttää.

  4. Accessissa voi ehdottaa tiedosto nimeä tieto kannalle tiedosto nimi-ruudussa – voit halutessasi muuttaa tiedoston nimeä. Jos haluat tallentaa tieto kannan toiseen kansioon, joka näkyy tiedosto nimi-ruudun alapuolella, valitse Painikkeen kuva , Etsi kansio, johon haluat tallentaa tiedoston, ja valitse sitten OK. Voit myös luoda ja linkittää tieto kannan SharePoint-sivustoon.

    Huomautus: Vaikka molemmat käyttävät SharePointia, SharePoint-sivustoon linkitetty Työpöytä tieto kanta ei ole sama kuin verkko tieto kanta, jossa on käytössä käyttö oikeus palvelut. Jos haluat käyttää Työpöytä tieto kantaa, sinulla on oltava käyttö oikeus asennettuna. Verkko tieto kantaa voi käyttää selaimessa.

  5. Valitse Luo.

    Accessissa Luo tieto kannan valitsemaltasi mallista ja avaa sitten tieto kannan. Monissa malleissa näkyy lomake, jossa voit aloittaa tietojen kirjoittamisen. Jos mallissa on malli tietoja, voit poistaa kunkin tietueen napsauttamalla tietue valitsinta (varjostettu ruutu tai palkki tietueen vasemmalla puolella) ja tekemällä sitten seuraavat toimet:

    Valitse Aloitus-välilehden Tietueet-ryhmässä Poista. Painikkeen kuva

  6. Jos haluat aloittaa tietojen kirjoittamisen, napsauta lomakkeen ensimmäistä tyhjää solua ja aloita kirjoittaminen. Käytä Siirtymisruutu-kenttää ja Selaa muita lomakkeita tai raportteja, joita haluat ehkä käyttää. Jotkin mallit sisältävät siirtymis lomakkeen, jonka avulla voit siirtyä eri tieto kanta objektien välillä.

Lisä tietoja mallien käyttämisestä on artikkelissa käyttö oikeus tieto kannan luominen mallinavulla.

Sivun alkuun

Tieto kannan luominen ilman mallia

Jos et ole kiinnostunut käyttämään mallia, voit luoda tieto kannan luomalla omia taulukkoja, lomakkeita, raportteja ja muita tieto kanta objekteja. Useimmissa tapa uksissa kyseessä on jompikumpi tai molemmat seuraavista:

  • Tietojen syöttäminen, liittäminen tai tuominen taulukkoon, joka luodaan, kun luot uuden tieto kannan, ja toistamalla prosessi uusilla taulu koilla, jotka luot Luo-väli lehden taulukko -komennolla.

  • Tietojen tuominen muista lähteistä ja uusien taulujen luominen prosessissa.

Tyhjän tieto kannan luominen

  1. Valitse tiedosto -väli lehdessä Uusija valitse sitten tyhjä tieto kanta.

  2. Kirjoita tiedosto nimi tiedosto nimi- ruutuun. Jos haluat muuttaa tiedoston sijaintia Oletus arvon mukaan, valitse Selaa sijaintiin ja aseta tieto kanta Painikkeen kuva ( tiedosto nimi- ruudun vieressä), Etsi uusi sijainti ja valitse sitten OK.

  3. Valitse Luo.

    Accessin Luo tieto kannalle tyhjän taulukon nimeltä Taulukko1 ja avaa sitten Taulukko1 taulukko näkymässä. Kohdistin on sijoitettu ensimmäiseen tyhjään soluun Napsauta Lisää- sarakkeeseen.

  4. Aloita tietojen lisääminen tai liitä tietoja toisesta lähteestä, kuten kohdassa tietojen kopioiminen toisesta lähteestä Accessiinon kuvattu.

Tietojen lisääminen taulukko näkymään on suunniteltu hyvin samankaltaiseen työskentelyyn Excel-laskenta taulukossa. Taulukon rakenne luodaan, kun syötät tietoja. Kun lisäät uuden sarakkeen taulukko näkymään, uusi kenttä määritetään taulukkoon. Accessissa määrittää automaattisesti kunkin kentän tieto tyypin syöttämiesi tietojen perusteella.

Jos et halua kirjoittaa tietoja Taulukko1-ohjelmassa, valitse Sulje Painikkeen kuva . Jos teit muutoksia taulukkoon, voit pyytää tallentamaan muutokset. Tallenna muutokset valitsemalla Kyllä , hylkää ne valitsemalla ei tai valitse Peruuta , jos haluat jättää taulukon avoimeksi.

Vihje:  Access hakee tiedostoa, jonka nimi on Blank. accdb , kansiossa [asennus asema]: \Program Files\microsoft Office\templates \ 1034\Access\. Jos se on olemassa, tyhjä. accdb on malli kaikille uusille tyhjille tieto kannoille, lukuun ottamatta verkko tieto kantoja. Kaikki sen sisältämät sisällöt periytyvät kaikista uusista tyhjistä tieto kannoista. Tämä on hyvä tapa jaella oletus sisältöä, kuten osanumerot tai yrityksen vastuu vapaus lausekkeet ja käytännöt. Muista, että tyhjä. accdb ei vaikuta tyhjien uusien verkko tieto kantojen luomiseen.

Tärkeää: Jos suljet Taulukko1 tallentamatta sitä vähintään kerran, voit poistaa koko taulukon, vaikka olisit lisännyt siihen tietoja.

Taulukon lisääminen

Voit lisätä uusia tauluja aiemmin luotuun tieto kantaan käyttämällä Luo -väli lehden taulukko -ryhmän komentoja.

Accessin valintanauhan kuva

Taulukon luominen taulukko näkymässä    Taulukko näkymässä voit kirjoittaa tietoja heti ja antaa Accessin luoda taulukon rakenteen taustalla. Kenttien nimet määritetään numeerisesti (Kenttä1, Kenttä2 ja niin edelleen), ja käyttö oikeus määrittää automaattisesti kunkin kentän tieto tyypin syöttämiesi tietojen perusteella.

  1. Valitse Luo-välilehden Taulukot-ryhmässä Taulukko. Painikkeen kuva

    Accessissa luodaan taulukko ja valitaan ensimmäinen tyhjä solu napsauttamalla Lisää- saraketta.

  2. Valitse kentät -väli lehden Lisää _Amp_ Poista -ryhmästä lisättävän kentän tyyppi. Jos et näe haluamaasi tyyppiä, valitse Lisää kenttiä Painikkeen kuva .

  3. Accessissa näkyy luettelo usein käytetyistä kenttä tyypeistä. Napsauta haluamaasi kenttä tyyppiä ja Access lisää uuden kentän lisäys kohdan taulukkoon.

    Voit siirtää kentän vetämällä sitä. Kun vedät kentän taulukkoon, näkyviin tulee pystysuuntainen lisäys palkki, jonne kenttä sijoitetaan.

  4. Jos haluat lisätä tietoja, ala kirjoittaa ensimmäiseen tyhjään soluun tai liittää tietoja toisesta lähteestä, kuten kohdassa tietojen kopioiminen toisesta lähteestä on kuvattu Accessissa.

  5. Jos haluat nimetä sarakkeen (kentän) uudelleen, kaksoisnapsauta sarakkeen otsikkoa ja kirjoita uusi nimi.

    Jokaiselle kentälle pitäisi antaa kuvaava nimi, jotta voit kertoa, mitä se sisältää, kun se näkyy kenttä luettelon ruudussa.

  6. Jos haluat siirtää sarakkeen, valitse sarake napsauttamalla sen otsikkoa ja vedä sitten sarake haluamaasi sijaintiin. Voit myös valita useita peräkkäisiä sarakkeita ja vetää ne sitten uuteen sijaintiin kerralla. Jos haluat valita useita peräkkäisiä sarakkeita, napsauta ensimmäisen sarakkeen sarake otsikkoa ja napsauta sitten viimeisen sarakkeen sarake otsikkoa samalla, kun pidät Vaihto näppäintä painettuna.

Taulukon luominen rakenne näkymässä    Rakenne näkymässä luot ensin taulukon rakenteen. Siirryt sitten taulukko näkymään syöttämään tietoja tai syöttämään tietoja jollakin muulla tavalla, kuten liittämällä tai tuomalla.

  1. Valitse Luo-välilehden Taulukot-ryhmästä Taulukon rakennenäkymä. Painikkeen kuva

  2. Kirjoita taulukon jokaiselle kentälle nimi kentän nimi -sarakkeeseen ja valitse tieto tyyppi tieto tyyppi-luettelosta.

  3. Voit halutessasi kirjoittaa kuva uksen kunkin kentän kuvaus-sarakkeeseen. Kuvaus näkyy tila rivillä, kun kohdistin on taulukko näkymän kyseisessä kentässä. Kuvausta käytetään myös tila rivin tekstinä kaikissa lomakkeen tai raportin objekteissa, jotka luodaan vetämällä kenttä kenttä luettelon ruudusta, ja kaikki kyseiselle kentälle luodut komponentit, kun käytät ohjattua lomakkeen luomista tai ohjattua raportin luomista.

  4. Kun olet lisännyt kaikki kentät, Tallenna taulukko:

    • Valitse Tiedosto-välilehdessä Tallenna.

  5. Voit aloittaa tietojen kirjoittamisen taulukkoon milloin tahansa siirtymällä taulukko näkymään ja napsauttamalla ensimmäistä tyhjää solua. Voit myös liittää tietoja toisesta lähteestä, kuten kohdassa tietojen kopioiminen toisesta lähteestä on kuvattu Accessissa.

Kentän ominaisuuksien määrittäminen rakennenäkymässä    Taulukon luonti tavasta riippumatta kannattaa tarkastella ja asettaa kentän ominaisuuksia. Jotkin ominaisuudet ovat käytettävissä taulukko näkymässä, mutta jotkin ominaisuudet voidaan määrittää vain rakenne näkymässä. Jos haluat siirtyä rakenne näkymään, napsauta taulukkoa hiiren kakkos painikkeella siirtymis ruudussa ja valitse sitten rakenne näkymä. Jos haluat nähdä kentän ominaisuudet, valitse rakenne ruudukon kenttä. Ominaisuudet näkyvät rakenne ruudukon alapuolella kentän ominaisuudet-kohdassa.

Jos haluat nähdä kunkin kenttä ominaisuuden kuva uksen, napsauta ominaisuutta ja lue kuvaus ominaisuus luettelon vieressä olevasta ruudusta kentän ominaisuudet-kohdassa. Saat tarkempia tietoja napsauttamalla Ohje-painiketta.

Seuraavassa taulukossa on kuvattu joitakin kentän ominaisuuksia, joita on yleisesti muutettu.

Ominaisuus

Kuvaus

Kentän koko

Teksti kentissä tämä ominaisuus määrittää kenttään tallennettavien merkkien enimmäismäärän. Enimmäismäärä on 255. Luku-kentissä tämä ominaisuus määrittää tallennettavat luku tyypin (Pitkä kokonaisluku, kaksinkertainen ja niin edelleen). Jotta tietojen tallennus olisi mahdollisimman tehokasta, on suositeltavaa jakaa vähiten tilaa, jonka luulet tarvitsevan tiedoille. Voit säätää arvoa ylöspäin myöhemmin, jos tarpeesi muuttuvat.

Muotoile

Tämä ominaisuus määrittää, miten tiedot näytetään. Se ei vaikuta todellisiin tietoihin, sellaisina kuin ne on tallennettu kenttään. Voit valita esimääritetyn muotoilun tai määrittää mukautetun muotoilun.

Syöttörajoite

Tämän ominaisuuden avulla voit määrittää kaikkien tähän kenttään syötetyn tiedon kuvion. Tämä auttaa varmistamaan, että kaikki tiedot on syötetty oikein ja että niissä on tarvittava merkki määrä. Saat ohjeita syöttö rajoitteen luomisesta napsauttamalla ominaisuus ruudun oikeassa reunassa olevaa Muodostin-painike -painiketta.

Oletusarvo

Tämän ominaisuuden avulla voit määrittää Oletus arvon, joka näkyy tässä kentässä aina, kun uusi tietue lisätään. Jos sinulla on esimerkiksi päivä määrä-ja aika kenttä, johon haluat aina tallentaa tietueen lisäämisen päivä määrän, voit kirjoittaa päivä määrän () (ilman lainaus merkkejä) oletus arvoksi.

Pakollinen

Tämä ominaisuus määrittää, tarvitaanko arvo tässä kentässä. Jos määrität tämän ominaisuuden arvoksi Kyllä, Accessissa ei ole sallittua lisätä uutta tietuetta, ellei tälle kentälle ole syötetty arvoa.

Sivun alkuun

Tietojen kopioiminen toisesta lähteestä yhteys taulukkoon

Jos tiedot ovat tällä hetkellä tallennettuna toisessa ohjelmassa, kuten Excelissä, voit kopioida ja liittää ne Access-taulukkoon. Tämä toimii yleensä parhaiten, jos tiedot on jo jaettu sarakkeisiin, kuten Excel-laskenta taulukossa. Jos tiedot ovat tekstin käsittely ohjelmassa, on parasta erotella tieto sarakkeet väli lehtien avulla tai muuntaa tiedot taulukkoon tekstin käsittely ohjelmassa ennen tietojen kopioimista. Jos tiedot on muokattava tai manipuloitu (esimerkiksi koko nimien erottaminen etu-ja suku nimiin), haluat ehkä tehdä näin ennen kuin kopioit tiedot, etenkin jos et tunne Accessia.

Kun liität tietoja tyhjään taulukkoon, Accessissa määritetään kunkin kentän tieto tyyppi sen mukaan, millaisia tietoja se löytää. Jos liitetyssä kentässä on esimerkiksi vain päivämäärä arvoja, Accessissa käytetään päivä määrä ja aika-tieto tyyppiä kyseiseen kenttään. Jos liitetty kenttä sisältää vain sanat "kyllä" ja "ei", käyttö oikeus käyttää kentässä kyllä/ei-tieto tyyppiä.

Accessissa nimet kentät sen mukaan, mitä ne löytävät liitettävien tietojen ensimmäiseltä riviltä. Jos liitettyjen tietojen ensimmäinen rivi on samankaltainen kuin kirjoittamalla seuraavat rivit, Accessissa määritetään, että ensimmäinen rivi on osa tietoja ja määrittää kenttien yleisnimet (F1, F2 jne.). Jos liitettyjen tietojen ensimmäinen rivi ei ole samanlainen kuin seuraavat rivit, Accessissa määritetään, että ensimmäinen rivi koostuu kenttien nimistä. Accessissa nimet kentät ovat vastaavasti, eikä ne sisällä tietojen ensimmäistä riviä.

Jos Accessissa on yleisten kenttien nimiä, nimeä kentät uudelleen niin pian kuin mahdollista sekaannusten välttämiseksi. Toimi seuraavasti:

  1. Tallenna taulukko painamalla näppäin yhdistelmää CTRL + s..

  2. Kaksoisnapsauta jokaista sarake otsikkoa taulukko näkymässä ja kirjoita kunkin sarakkeen kuvaava kentän nimi.

  3. Tallenna taulukko uudelleen.

Huomautus: Voit myös nimetä kentät uudelleen siirtymällä rakenne näkymään ja muokkaamalla kenttien nimiä siinä. Jos haluat siirtyä rakenne näkymään, napsauta taulukkoa hiiren kakkos painikkeella siirtymis ruudussa ja valitse rakenne näkymä. Jos haluat siirtyä takaisin taulukko näkymään, Kaksoisnapsauta taulukkoa siirtymis ruudussa.

Sivun alkuun

Toisesta lähteestä perä isin olevien tietojen tuominen, liittäminen tai linkittäminen

Sinulla voi olla tietoja, jotka on tallennettu toiseen ohjelmaan, ja haluat tuoda tiedot uuteen taulukkoon tai liittää ne aiemmin luotuun taulukkoon Accessissa. Voit myös työskennellä niiden henkilöiden kanssa, jotka säilyttävät tietonsa muissa ohjelmissa, ja haluat käsitellä niitä Accessissa muodostamalla niihin linkin. Kummassakin muodossa, Accessissa on helppo käsitellä muista lähteistä perä isin olevia tietoja. Voit tuoda tietoja Excel-laskenta taulukosta, toisen Access-tieto kannan taulukosta, SharePoint-luettelosta tai useista muista lähteistä. Käyttämäsi prosessi poikkeaa hieman lähteestä, mutta sen avulla pääset alkuun.

  1. Napsauta Accessissa ulkoiset tiedot -väli lehden tuo _Amp_-linkki -ryhmässä tuotavan tiedoston tyypin komentoa.

    Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo ja linkitä -ryhmä

    Jos esimerkiksi tuot tietoja Excel-laskenta taulukosta, valitse Excel. Jos et näe tarvitsemasi ohjelman tyyppiä, valitse Lisää.

    Huomautus: Jos et löydä oikeaa muoto tyyppiä tuo &-linkki ryhmästä, sinun on ehkä käynnistettävä ohjelma, jossa tiedot on alun perin luotu, ja käytettävä kyseistä ohjelmaa tietojen tallentamiseen yleisessä tiedosto muodossa (esimerkiksi erotinmerkkejä sisältävä tiedosto ), ennen kuin voit ottaa sen käyttöön. t tiedot Accessiin.

  2. Valitse Nouda ulkoiset tiedot -valinta ikkunassa Selaa , jos haluat etsiä lähde tiedot-tiedoston, tai kirjoita lähde Data tiedoston koko polku tiedosto nimi- ruutuun.

  3. Valitse haluamasi vaihto ehto (kaikki ohjelmat, joiden avulla voit tuoda tietoja ja jotkut voit lisätä tai linkittää) kohdassa Määritä, miten ja mihin haluat tallentaa tiedot nykyisessä tieto kannassa. Voit luoda uuden taulukon, joka käyttää tuotuja tietoja tai (joidenkin ohjelmien kanssa), voit liittää tiedot aiemmin luotuun taulukkoon tai luoda linkitetyn taulukon, joka ylläpitää linkkiä lähde ohjelman tietoihin.

  4. Jos ohjattu toiminto käynnistyy, noudata ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla annettuja ohjeita. Valitse ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla Valmis.

    Jos tuot objekteja tai linkität taulu koita tieto kannasta, näyttöön tulee joko Tuo objektit -tai Linkitä taulu koita -valinta ikkuna. Valitse haluamasi kohteet ja valitse sitten OK.

    Tarkka prosessi määräytyy sen mukaan, haluatko tuoda, liittää vai linkittää tietoja.

  5. Accessissa kysytään, haluatko tallentaa juuri suoritetun tuonti toiminnon tiedot. Jos luulet, että suoritat saman tuonti toiminnon uudelleen myöhemmin, valitse Tallenna tuonti vaiheetja kirjoita sitten tiedot. Voit sen jälkeen toistaa toiminnon jatkossa helposti valitsemalla ulkoiset tiedot -väli lehden tuo _Amp_-linkki -ryhmässä Tallennetut tuonnit Painikkeen kuva . Jos et halua tallentaa toiminnon tietoja, valitse Sulje.

Jos olet tuonut taulukon, Accessissa tuo tiedot uuteen taulukkoon ja näyttää sitten taulukon siirtymis ruudun taulukot -ryhmässä. Jos valitsit tietojen liittämisen aiemmin luotuun taulukkoon, tiedot lisätään kyseiseen taulukkoon. Jos valitsit tietojen linkittämisen, Accessissa luodaan linkitetty taulukko siirtymis ruudun taulukot -ryhmään.

Sivun alkuun

Sovellus osan lisääminen

Voit käyttää sovelluksen osaa, jos haluat lisätä toimintoihin aiemmin luodun tieto kannan. Sovelluksen osa voi olla yhtä yksinkertainen kuin yksittäinen taulukko, tai se voi sisältää useita toisiinsa liittyviä objekteja, kuten taulukon ja sidotun lomakkeen.

Esimerkiksi kommentit-sovelluksen osa koostuu taulukosta, jossa on laskuri-tunniste kenttä, päivämäärä kenttä ja memo-kenttä. Voit lisätä sen mihin tahansa tieto kantaan ja käyttää sitä sellaisenaan tai pienellä mukauttamisessa.

  1. Avaa tieto kanta, johon haluat lisätä sovellus osan.

  2. Valitse Luo-välilehti.

  3. Valitse mallit -ryhmässä sovellus osat. Käytettävissä olevien osien luettelo avautuu.

  4. Valitse sovellus osa, jonka haluat lisätä.

Sivun alkuun

Aiemmin luodun tieto kannan avaaminen

  1. Valitse Tiedosto-välilehdessä Avaa.

  2. Siirry Avaa -valinta ikkunassa tieto kantaan, jonka haluat avata.

  3. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Avaa tieto kanta kaksoisnapsauttamalla sitä oletus tilassa, joka on määritetty Asetukset -valinta ikkunassa tai hallinta käytännössä määrittämääsi tilaan.

    • Valitse Avaa , jos haluat avata tieto kannan jaettuun käyttöön yhteiskäyttöympäristössä, jotta sinä ja muut käyttäjät voivat lukea ja kirjoittaa tieto kantaan.

    • Napsauta Avaa -painikkeen vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Avaa vain luku-muodossa , jos haluat avata tieto kannan vain luku-tilassa, jotta voit tarkastella sitä, mutta et muokata sitä. Muut käyttäjät voivat edelleen lukea ja kirjoittaa tieto kantaan.

    • Napsauta Avaa -painikkeen vieressä olevaa nuolta ja valitse Avaa yksityisesti , jos haluat avata tieto kannan yksityisesti. Kun tieto kanta on avattu yksityisesti, kaikki muut, jotka yrittävät avata tieto kannan, saavat "jo käytössä olevan tiedoston"-viestin.

    • Napsauta Avaa -painikkeen vieressä olevaa nuolta ja avaa tieto kanta vain luku-tilassa valitsemalla Avaa yksityisesti vain luku-tilassa . Muut käyttäjät voivat edelleen avata tieto kannan, mutta ne ovat vain luku-tilassa.

Huomautus: Voit avata Data tiedoston suoraan ulkoisessa tiedosto muodossa, kuten dBASE-, Microsoft Exchange-tai Excel-tiedostossa. Voit myös avata minkä tahansa ODBC-tietolähde, kuten Microsoft SQL Serverin, suoraan. Access luo automaattisesti uuden Access-tieto kannan samaan kansioon data tiedoston kanssa ja Lisää linkit jokaiseen ulkoiseen tieto kannan taulukkoon.

Vihjeitä

  • Jos haluat avata jonkin viimeksi avatuista tieto kannoista, valitse tiedosto -väli lehdessä Viimeisimmätja valitse sitten kyseisen tieto kannan tiedosto nimi. Voit avata tieto kannan käyttämällä samoja asetus asetuksia, jotka se käytti viimeksi avatessa sen. Jos viimeksi käytettyjen tiedostojen luettelo ei ole näkyvissä, valitse tiedosto -väli lehdessä Asetukset. Valitse käyttö oikeus asetukset -valinta ikkunassa asiakas asetukset. Kirjoita näyttö-kohdassa viimeisimpien tiedostojen luettelossa näytettävien tiedostojen määrä enintään 50.

    Voit myös näyttää viimeisimmät tieto kannat Backstage-näkymän siirtymis palkissa, jos haluat käyttää kahta napsautettavan Accessia: 1) tiedosto -väli lehteä ja 2) viimeksi avattua tieto kantaa. Valitse Viimeisimmät -väli lehden alaosassa nopeasti Käytä tätä viimeisimpien tieto kantojen määrää -valinta ruutu ja säädä sitten näytettävien tieto kantojen määrää.

  • Jos avaat tieto kannan napsauttamalla Avaa-komentoa tiedosto -väli lehdessä, voit tarkastella luetteloa tieto kantojen pikanäppäimistä, jotka olet avannut aiemmin, valitsemalla Avaa -valinta ikkunassa Viimeisimmät tiedostot .

Sivun alkuun

Käytätkö Accessia 2007?

Kun käynnistät käytön ensimmäistä kertaa tai suljet tieto kannan sulkematta Accessia, näyttöön tulee Microsoft Office Accessissa käytön aloittaminen-sivu.

Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivu

Tämä sivu on aloitus piste, josta voit luoda uuden tieto kannan, avata aiemmin luodun tieto kannan tai tarkastella Esittelyssä olevaa sisältöä Microsoft Office Onlinesta.

Accessissa on erilaisia malleja, joiden avulla voit nopeuttaa tieto kannan luomis prosessia. Malli on käyttövalmis tieto kanta, joka sisältää kaikki tietyn tehtävän suorittamiseen tarvittavat taulut, kyselyt, lomakkeet ja raportit. Käytettävissä on esimerkiksi malleja, joiden avulla voit seurata ongelmia, hallita yhteyshenkilöitä tai pitää kirjaa kuluista. Joissakin malleissa on muutamia esimerkki tietueita, joiden avulla voidaan osoittaa niiden käyttö. Malli tieto kantoja voidaan käyttää sellaisina kuin ne ovat, tai voit mukauttaa niitä vastaamaan tarpeitasi paremmin.

Jos jokin näistä malleista sopii tarpeisiisi, sen käyttäminen on yleensä nopein tapa saada tieto kanta alkuun. Jos sinulla on tietoja toisessa ohjelmassa, jonka haluat tuoda Accessiin, sinun on ehkä parempi luoda tieto kanta käyttämättä mallia. Malleissa on jo määritetty tieto rakenne, ja aiemmin luotujen tietojen mukauttaminen mallin rakenteeseen voi edellyttää paljon työtä.

  1. Jos tieto kanta on avattuna, napsauta Microsoft Office-painiketta ja valitse sitten Sulje tieto kanta Painikkeen kuva , niin saat näkyviin Microsoft Office-käytön käytön aloittaminen-sivun.

  2. Useat esitellyt mallit näkyvät Microsoft Office-käytön aloittaminen-sivun keskellä, ja lisää on käytettävissä, kun napsautat linkit malli luokat -ruudussa. Voit ladata lisää malleja Office Online-sivustosta. Katso lisä tietoja tämän artikkelin seuraavasta osiosta.

  3. Valitse malli, jota haluat käyttää.

  4. Accessissa voi ehdottaa tiedosto nimeä tieto kannalle tiedosto nimi-ruudussa – voit halutessasi muuttaa tiedoston nimeä. Jos haluat tallentaa tieto kannan toiseen kansioon, joka näkyy tiedosto nimi-ruudun alapuolella, valitse Painikkeen kuva , Etsi kansio, johon haluat tallentaa tiedoston, ja valitse sitten OK. Voit myös luoda ja linkittää tieto kannan SharePoint-sivustoon.

  5. Valitse Luo (tai LataaOffice Online-mallia varten).

    Accessissa Luo tai Lataa tieto kannan ja avaa se sitten. Näyttöön tulee lomake, jossa voit aloittaa tietojen kirjoittamisen. Jos mallissa on malli tietoja, voit poistaa kunkin tietueen napsauttamalla tietue valitsinta (varjostettu ruutu tai palkki tietueen vasemmalla puolella) ja tekemällä sitten seuraavat toimet:

    Valitse Aloitus-välilehden Tietueet-ryhmässä Poista. Painikkeen kuva

  6. Jos haluat aloittaa tietojen kirjoittamisen, napsauta lomakkeen ensimmäistä tyhjää solua ja aloita kirjoittaminen. Siirtymis ruudun avulla voit selata muita lomakkeita tai raportteja, joita haluat ehkä käyttää.

Jos et löydä tarpeitasi koskevaa mallia Microsoft Office Accessia koskevan sivun käytön aloittaminen-sivulla ja olet muodostanut yhteyden Internetiin, voit tutustua Office Online-sivustoon suuremmaksi.

  1. Valitse Microsoft Office-käytön aloittaminen-sivun Lisää Office Onlinessa-kohdassa mallit.

    Office Onlinen mallit-aloitus sivu tulee näkyviin selain ikkunaan.

  2. Etsi haluamasi käyttö oikeus malli Office Onlinen siirtymis-ja haku työkalujen avulla ja lataa se noudattamalla ohjeita. Kun lataat mallin, tieto kanta tiedosto ladataan tieto koneeseesi ja avataan uudessa Accessissa. Useimmissa tapa uksissa malli on suunniteltu avaamaan tietojen syöttö lomake, jotta voit aloittaa tietojen kirjoittamisen heti.

Lisä tietoja mallien käyttämisestä on artikkelissa käyttö oikeus tieto kannan luominen mallinavulla.

Sivun alkuun

Jos et ole kiinnostunut käyttämään mallia, voit luoda tieto kannan luomalla omia taulukkoja, lomakkeita, raportteja ja muita tieto kanta objekteja. Useimmissa tapa uksissa Tämä koskee yleensä jompaakumpaa tai molempia seuraavista:

  • Tietojen syöttäminen, liittäminen tai tuominen taulukkoon, joka luodaan, kun luot uuden tieto kannan, ja toistamalla prosessi uusilla taulu koilla, jotka luot Luo-väli lehden taulukko -komennolla.

  • Tietojen tuominen muista lähteistä ja uusien taulujen luominen prosessissa.

  1. Valitse Microsoft Office-käytön aloittaminen-sivun Uusi tyhjä tieto kanta-kohdassa tyhjä tieto kanta.

    Tyhjä tietokanta -painike

  2. Kirjoita tiedosto nimi tyhjään tieto kanta ruutuun tiedosto nimi- ruutuun. Jos et anna tiedosto nimen tunnistetta, Access lisää sen puolestasi. Jos haluat muuttaa tiedoston sijaintia Oletus arvon mukaan, valitse Selaa sijaintiin ja aseta tieto kanta Painikkeen kuva ( tiedosto nimi- ruudun vieressä), Etsi uusi sijainti ja valitse sitten OK.

  3. Valitse Luo.

    Accessin Luo tieto kannalle tyhjän taulukon nimeltä Taulukko1 ja avaa sitten Taulukko1 taulukko näkymässä. Kohdistin sijoitetaan Lisää uusi kenttä -sarakkeen ensimmäiseen tyhjään soluun.

  4. Aloita tietojen lisääminen tai liitä tietoja toisesta lähteestä, kuten kohdassa tietojen kopioiminen toisesta lähteestä Accessiinon kuvattu.

Tietojen lisääminen taulukko näkymään on suunniteltu hyvin samankaltaiseen työskentelyyn Microsoft Office Excel 2007-laskenta taulukossa. Taulukon rakenne luodaan, kun syötät tietoja – aina kun lisäät uuden sarakkeen taulukkoon, uusi kenttä määritetään. Accessissa määrittää automaattisesti kunkin kentän tieto tyypin syöttämiesi tietojen perusteella.

Jos et halua kirjoittaa tietoja Taulukko1-ohjelmassa, valitse Sulje Painikkeen kuva . Jos teit muutoksia taulukkoon, Accessissa pyydetään tallentamaan muutokset taulukkoon. Tallenna muutokset valitsemalla Kyllä , hylkää ne valitsemalla ei tai valitse Peruuta , jos haluat jättää taulukon avoimeksi.

Tärkeää: Jos suljet Taulukko1 tallentamatta sitä vähintään kerran, voit poistaa koko taulukon, vaikka olisit lisännyt siihen tietoja.

Voit lisätä uusia tauluja aiemmin luotuun tieto kantaan käyttämällä Luo -väli lehden taulukko -ryhmän komentoja.

Accessin valintanauhan kuva

Taulukon luominen taulukko näkymässä    Taulukko näkymässä voit kirjoittaa tietoja heti ja antaa Accessin luoda taulukon rakenteen taustalla. Kenttien nimet määritetään numeerisesti (Kenttä1, Kenttä2 ja niin edelleen), ja käyttö oikeus määrittää automaattisesti kunkin kentän tieto tyypin syöttämiesi tietojen perusteella.

  1. Valitse Luo-välilehden Taulukot-ryhmässä Taulukko. Painikkeen kuva

    Accessissa luodaan taulukko ja valitaan ensimmäinen tyhjä solu Lisää uusi kenttä -sarakkeeseen.

    Huomautus: Jos et näe Lisää uusi kenttä -saraketta, saatat olla rakenne näkymässä taulukko näkymän sijaan. Jos haluat siirtyä taulukko näkymään, Kaksoisnapsauta taulukkoa siirtymis ruudussa. Accessin kehottaa sinua tallentamaan uuden taulukon ja siirtyy sitten taulukko näkymään.

  2. Valitse Taulukkonäkymä-välilehden Kentät ja sarakkeet -ryhmässä Uusi kenttä. Painikkeen kuva

    Accessissa näkyy kenttä mallit -ruutu, joka sisältää luettelon useimmin käytetyistä kenttä tyypeistä. Jos kaksoisnapsautat tai vedät jotakin näistä kentistä taulukko näkymään, Access lisää kentän nimen mukaan ja määrittää sen ominaisuuksille sopivat arvot tämäntyyppiselle kentälle. Voit halutessasi muuttaa ominaisuuksia myöhemmin. Jos vedät kentän, sinun on vedettävä se taulukko näkymän alueelle, joka sisältää tietoja. Näkyviin tulee pystysuuntainen lisäys palkki, joka näyttää, mihin kenttä sijoitetaan.

  3. Jos haluat lisätä tietoja, ala kirjoittaa ensimmäiseen tyhjään soluun tai liittää tietoja toisesta lähteestä, kuten kohdassa tietojen kopioiminen toisesta lähteestä on kuvattu Accessissa.

  4. Jos haluat nimetä sarakkeen (kentän) uudelleen, kaksoisnapsauta sarakkeen otsikkoa ja kirjoita uusi nimi.

    On hyvä tapa antaa jokaiselle kentälle kuvaava nimi, jotta voit kertoa, mitä se sisältää, kun se näkyy kenttä luettelon ruudussa.

  5. Jos haluat siirtää sarakkeen, valitse sarake napsauttamalla sen otsikkoa ja vedä sitten sarake haluamaasi sijaintiin.

    Voit myös valita useita peräkkäisiä sarakkeita ja vetää ne sitten uuteen sijaintiin kerralla. Jos haluat valita useita peräkkäisiä sarakkeita, napsauta ensimmäisen sarakkeen sarake otsikkoa ja napsauta sitten viimeisen sarakkeen sarake otsikkoa samalla, kun pidät Vaihto näppäintä painettuna.

Taulukon luominen rakenne näkymässä    Luot rakenne näkymässä ensin uuden taulukon rakenteen. Siirryt sitten taulukko näkymään syöttämään tietoja tai syöttämään tietoja jollakin muulla tavalla, kuten liittämällä tai tuomalla.

  1. Valitse Luo-välilehden Taulukot-ryhmästä Taulukon rakennenäkymä. Painikkeen kuva

  2. Kirjoita taulukon jokaiselle kentälle nimi kentän nimi -sarakkeeseen ja valitse tieto tyyppi tieto tyyppi-luettelosta.

    Huomautus: Jos et näe kentän nimi -ja tieto tyyppi -sarakkeita, olet ehkä taulukko näkymässä rakenne näkymän sijaan. Jos haluat siirtyä rakenne näkymään, napsauta taulukkoa siirtymis ruudussa hiiren kakkos painikkeella ja valitse sitten rakenne näkymä Painikkeen kuva . Näyttöön tulee kehote uuden taulukon nimestä ja siirtyy sitten rakenne näkymään.

  3. Voit halutessasi kirjoittaa kuva uksen kunkin kentän kuvaus-sarakkeeseen. Kuvaus näkyy tila rivillä, kun kohdistin on taulukko näkymän kyseisessä kentässä. Kuvausta käytetään myös tila rivin tekstinä kaikissa lomakkeen tai raportin objekteissa, jotka luodaan vetämällä kenttä kenttä luettelon ruudusta, ja kaikki kyseiselle kentälle luodut komponentit, kun käytät ohjattua lomakkeen luomista tai ohjattua raportin luomista.

  4. Kun olet lisännyt kaikki kentät, Tallenna taulukko:

    • Napsauta Microsoft Office ‑painiketta ja valitse Tallenna Painikkeen kuva tai paina CTRL+S-näppäinyhdistelmää.

  5. Voit aloittaa tietojen kirjoittamisen taulukkoon milloin tahansa siirtymällä taulukko näkymään ja napsauttamalla ensimmäistä tyhjää solua. Voit myös liittää tietoja toisesta lähteestä, kuten kohdassa tietojen kopioiminen toisesta lähteestä on kuvattu Accessissa.

Taulukon luominen mallin avulla    Accessissa on malleja usein käytetyistä taulukko tyypeistä. Yhdellä hiiren napsautuksella voit luoda täydellisen taulukko rakenteen, jossa on valmiiksi määritettyjä ja käyttövalmiita kenttiä. Tarvittaessa voit lisätä tai poistaa kenttiä niin, että taulukko sopii tarpeisiisi.

  1. Valitse Luo -väli lehden taulukot -ryhmässä taulukko mallit ja valitse sitten luettelosta jokin käytettävissä olevista malleista.

  2. Jos haluat lisätä tietoja, ala kirjoittaa ensimmäiseen tyhjään soluun tai liittää tietoja toisesta lähteestä, kuten kohdassa tietojen kopioiminen toisesta lähteestä on kuvattu Accessissa.

    • Sarakkeen poistaminen    

      1. Napsauta sarake otsikkoa hiiren kakkos painikkeella ja valitse sitten Poista sarake Painikkeen kuva .

    • Uuden sarakkeen lisääminen    

      1. Valitse Taulukkonäkymä-välilehden Kentät ja sarakkeet -ryhmässä Uusi kenttä. Painikkeen kuva

      2. Accessissa näkyy kenttä mallit -ruutu, joka sisältää luettelon useimmin käytetyistä kenttä tyypeistä. Jos kaksoisnapsautat tai vedät jotakin näistä kentistä taulukko näkymään, Access lisää kentän nimen mukaan ja määrittää sen ominaisuuksille sopivat arvot tämäntyyppiselle kentälle. Voit halutessasi muuttaa ominaisuuksia myöhemmin. Jos vedät kentän, sinun on vedettävä se taulukko näkymän alueelle, joka sisältää tietoja. Näkyviin tulee pystysuuntainen lisäys palkki, joka näyttää, mihin kenttä sijoitetaan.

  3. Tallenna taulukko:

    • Napsauta Microsoft Office ‑painiketta ja valitse Tallenna Painikkeen kuva tai paina CTRL+S-näppäinyhdistelmää.

Kentän ominaisuuksien määrittäminen rakennenäkymässä    Taulukon luonti tavasta riippumatta kannattaa tarkastella ja asettaa kentän ominaisuuksia. Tämä voidaan tehdä vain rakenne näkymässä. Jos haluat siirtyä rakenne näkymään, napsauta taulukkoa hiiren kakkos painikkeella siirtymis ruudussa ja valitse sitten rakenne näkymä. Jos haluat nähdä kentän ominaisuudet, valitse rakenne ruudukon kenttä. Ominaisuudet näkyvät rakenne ruudukon alapuolella kentän ominaisuudet-kohdassa.

Jos haluat nähdä kunkin kenttä ominaisuuden kuva uksen, napsauta ominaisuutta ja lue kuvaus ominaisuus luettelon vieressä olevasta ruudusta kentän ominaisuudet-kohdassa. Saat tarkempia tietoja painamalla F1-näppäintä.

Seuraavassa taulukossa on kuvattu joitakin kentän ominaisuuksia, joita on yleisesti muutettu.

Ominaisuus

Kuvaus

Kentän koko

Teksti kentissä tämä ominaisuus määrittää kenttään tallennettavien merkkien enimmäismäärän. Enimmäismäärä on 255. Luku-kentissä tämä ominaisuus määrittää tallennettavat luku tyypin (Pitkä kokonaisluku, kaksinkertainen ja niin edelleen). Jotta tietojen tallennus olisi mahdollisimman tehokasta, on suositeltavaa jakaa vähiten tilaa, jonka luulet tarvitsevan tiedoille. Voit säätää arvoa ylöspäin myöhemmin, jos tarpeesi muuttuvat.

Muotoile

Tämä ominaisuus määrittää, miten tiedot näytetään. Se ei vaikuta todellisiin tietoihin, sellaisina kuin ne on tallennettu kenttään. Voit valita esimääritetyn muotoilun tai määrittää mukautetun muotoilun.

Syöttörajoite

Tämän ominaisuuden avulla voit määrittää kaikkien tähän kenttään syötetyn tiedon kuvion. Tämä auttaa varmistamaan, että kaikki tiedot on syötetty oikein ja että niissä on tarvittava merkki määrä. Saat ohjeita syöttö rajoitteen luomisesta napsauttamalla ominaisuus ruudun oikeassa reunassa olevaa Muodostin-painike -painiketta.

Oletusarvo

Tämän ominaisuuden avulla voit määrittää Oletus arvon, joka näkyy tässä kentässä aina, kun uusi tietue lisätään. Jos sinulla on esimerkiksi päivä määrä-ja aika kenttä, johon haluat aina tallentaa tietueen lisäämisen päivä määrän, voit kirjoittaa päivä määrän () (ilman lainaus merkkejä) oletus arvoksi.

Pakollinen

Tämä ominaisuus määrittää, tarvitaanko arvo tässä kentässä. Jos määrität tämän ominaisuuden arvoksi Kyllä, Accessissa ei ole sallittua lisätä uutta tietuetta, ellei tälle kentälle ole syötetty arvoa.

Sivun alkuun

Jos tiedot ovat tällä hetkellä tallennettuna toiseen ohjelmaan, kuten Office Excel 2007, voit kopioida ja liittää ne Accessiin. Tämä toimii yleensä parhaiten, jos tiedot on jo jaettu sarakkeisiin, kuten Excel-laskenta taulukossa. Jos tiedot ovat tekstin käsittely ohjelmassa, on parasta erotella tieto sarakkeet väli lehtien avulla tai muuntaa tiedot taulukkoon tekstin käsittely ohjelmassa ennen tietojen kopioimista. Jos tiedot on muokattava tai manipuloitu (esimerkiksi koko nimien erottaminen etu-ja suku nimiksi), haluat ehkä tehdä tämän ennen tietojen kopioimista, etenkin jos et tunne Accessia.

Kun liität tietoja tyhjään taulukkoon, Accessissa määritetään kunkin kentän tieto tyyppi sen mukaan, millaisia tietoja se löytää. Jos liitetyssä kentässä on esimerkiksi vain päivämäärä arvoja, Accessissa käytetään päivä määrä ja aika-tieto tyyppiä kyseiseen kenttään. Jos liitetty kenttä sisältää vain sanat "kyllä" ja "ei", käyttö oikeus käyttää kentässä kyllä/ei-tieto tyyppiä.

Accessissa nimet kentät sen mukaan, mitä ne löytävät liitettävien tietojen ensimmäiseltä riviltä. Jos liitettyjen tietojen ensimmäinen rivi on samantyyppisiä kuin seuraavat rivit, Accessissa määritetään, että ensimmäinen rivi on osa tietoja ja määrittää kenttien yleisnimet (F1, F2 ja niin edelleen). Jos liitettyjen tietojen ensimmäinen rivi ei ole samanlainen kuin seuraavat rivit, Accessissa määritetään, että ensimmäinen rivi koostuu kenttien nimistä. Accessissa nimet kentät ovat vastaavasti, eikä ne sisällä tietojen ensimmäistä riviä.

Jos Accessissa on yleisten kenttien nimiä, nimeä kentät uudelleen niin pian kuin mahdollista sekaannusten välttämiseksi. Toimi seuraavasti:

  1. Tallenna taulukko.

    • Napsauta Microsoft Office ‑painiketta ja valitse Tallenna Painikkeen kuva tai paina CTRL+S-näppäinyhdistelmää.

  2. Kaksoisnapsauta jokaista sarake otsikkoa taulukko näkymässä ja kirjoita sitten jokaiselle sarakkeelle kelvollinen kentän nimi. Saattaa näyttää siltä, että kirjoitat tietoja, mutta sarake otsikko rivi sisältää kenttien nimet, ei tietoja.

  3. Tallenna taulukko uudelleen.

Huomautus: Voit myös nimetä kentät uudelleen siirtymällä rakenne näkymään ja muokkaamalla kenttien nimiä siinä. Jos haluat siirtyä rakenne näkymään, napsauta taulukkoa hiiren kakkos painikkeella siirtymis ruudussa ja valitse rakenne näkymä. Jos haluat siirtyä takaisin taulukko näkymään, Kaksoisnapsauta taulukkoa siirtymis ruudussa.

Sivun alkuun

Sinulla voi olla tietoja, jotka on tallennettu toiseen ohjelmaan, ja haluat tuoda tiedot uuteen taulukkoon tai liittää ne aiemmin luotuun taulukkoon Accessissa. Voit myös työskennellä niiden henkilöiden kanssa, jotka säilyttävät tietonsa muissa ohjelmissa, ja haluat käsitellä niitä Accessissa muodostamalla niihin linkin. Kummassakin muodossa, Accessissa on helppo käsitellä muista lähteistä perä isin olevia tietoja. Voit tuoda tietoja Excel-laskenta taulukosta, toisen Access-tieto kannan taulukosta, SharePoint-luettelosta tai useista muista lähteistä. Käyttämäsi prosessi poikkeaa hieman lähteestä, mutta sen avulla pääset alkuun.

  1. Napsauta Accessissa ulkoiset tiedot -väli lehden tuo -ryhmässä tuotavan tiedoston tyypin komentoa.

    Accessin valintanauhan kuva

    Jos esimerkiksi tuot tietoja Excel-laskenta taulukosta, valitse Excel. Jos et näe tarvitsemasi ohjelman tyyppiä, valitse Lisää.

    Huomautus: Jos et löydä oikeaa muoto tyyppiä tuo -ryhmästä, sinun on ehkä käynnistettävä ohjelma, jossa tiedot on alun perin luotu, ja käytettävä kyseistä ohjelmaa tietojen tallentamiseen yleisessä tiedosto muodossa (esimerkiksi erotinmerkkejä sisältävä tiedosto ), ennen kuin voit tuoda tiedot Accessiin.

  2. Valitse Nouda ulkoiset tiedot -valinta ikkunassa Selaa , jos haluat etsiä lähde tiedot-tiedoston, tai kirjoita lähde Data tiedoston koko polku tiedosto nimi- ruutuun.

  3. Valitse haluamasi vaihto ehto (kaikki ohjelmat sallivat tuomisen ja joidenkin tietojen lisäämisen tai linkittämisen) kohdassa Määritä, miten ja mihin haluat tallentaa tiedot nykyisessä tieto kannassa. Voit luoda uuden taulukon, joka käyttää tuotuja tietoja tai (joidenkin ohjelmien kanssa), voit liittää tiedot aiemmin luotuun taulukkoon tai luoda linkitetyn taulukon, joka ylläpitää linkkiä lähde ohjelman tietoihin.

  4. Jos ohjattu toiminto käynnistyy, noudata ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla annettuja ohjeita. Valitse ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla Valmis.

    Jos tuot objekteja tai linkität taulu koita tieto kannasta, näyttöön tulee joko Tuo objektit -tai Linkitä taulu koita -valinta ikkuna. Valitse haluamasi kohteet ja valitse OK.

    Tarkka prosessi määräytyy sen mukaan, haluatko tuoda, liittää vai linkittää tietoja.

  5. Accessissa kysytään, haluatko tallentaa juuri suoritetun tuonti toiminnon tiedot. Jos luulet, että suoritat saman tuonti toiminnon uudelleen myöhemmin, valitse Tallenna tuonti vaiheetja kirjoita sitten tiedot. Voit sen jälkeen toistaa toiminnon helposti myöhemmin valitsemalla ulkoiset tiedot -väli lehden tuo -ryhmässä Tallennetut tuonnit Painikkeen kuva . Jos et halua tallentaa toiminnon tietoja, valitse Sulje.

Jos olet tuonut taulukon, Accessissa tuo tiedot uuteen taulukkoon ja näyttää sitten taulukon siirtymis ruudun taulukot -ryhmässä. Jos valitsit tietojen liittämisen aiemmin luotuun taulukkoon, tiedot lisätään kyseiseen taulukkoon. Jos valitsit tietojen linkittämisen, Accessissa luodaan linkitetty taulukko siirtymis ruudun taulukot -ryhmään.

Sivun alkuun

  1. Valitse Microsoft Office -painike ja valitse sitten Avaa.

  2. Siirry Avaa -valinta ikkunassa tieto kantaan, jonka haluat avata.

  3. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Avaa tieto kanta kaksoisnapsauttamalla sitä oletus tilassa, joka on määritetty Asetukset -valinta ikkunassa tai hallinta käytännössä määrittämääsi tilaan.

    • Valitse Avaa , jos haluat avata tieto kannan jaettuun käyttöön usean käyttäjän ympäristössä, jotta sinä ja muut käyttäjät voivat lukea ja kirjoittaa tieto kantaan.

    • Napsauta Avaa -painikkeen vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Avaa vain luku-muodossa , jos haluat avata tieto kannan vain luku-tilassa, jotta voit tarkastella sitä, mutta et muokata sitä. Muut käyttäjät voivat edelleen lukea ja kirjoittaa tieto kantaan.

    • Napsauta Avaa -painikkeen vieressä olevaa nuolta ja valitse Avaa yksityisesti , jos haluat avata tieto kannan yksityisesti. Kun tieto kanta on avattu yksityisesti, kaikki muut, jotka yrittävät avata tieto kannan, saavat "jo käytössä olevan tiedoston"-viestin.

    • Napsauta Avaa -painikkeen vieressä olevaa nuolta ja avaa tieto kanta vain luku-tilassa valitsemalla Avaa yksityisesti vain luku-tilassa . Muut käyttäjät voivat edelleen avata tieto kannan, mutta ne ovat vain luku-tilassa.

Jos et löydä tieto kantaa, jonka haluat avata    

  1. Valitse Avaa -valinta ikkunassa oma tieto kone tai napsauta oma tieto kone -kohdan avattavassa kohde -luettelossa.

  2. Napsauta asema luettelossa hiiren kakkos painikkeella asemaa, jonka arvelet sisältävän tieto kannan, ja valitse sitten Hae.

  3. Kirjoita haku ehdot haku tulokset -valinta ikkunaan ja valitse sitten Hae , jos haluat hakea tieto kantaa.

  4. Jos tieto kanta löytyy, avaa se kaksoisnapsauttamalla sitä.

  5. Sinun on valittava Avaa-valinta ikkunassa Peruuta , jotta tieto kanta avautuu. Sulje sitten haku tulokset -valinta ikkuna.

Huomautus: Voit avata Data tiedoston suoraan ulkoisessa tiedosto muodossa, kuten dBASE-, Paradox-, Microsoft Exchange-tai Excel-tiedostossa. Voit myös avata minkä tahansa ODBC-tietolähde, kuten Microsoft SQL Serverin tai Microsoft FoxPron, suoraan. Access luo automaattisesti uuden Access-tieto kannan samaan kansioon data tiedoston kanssa ja Lisää linkit jokaiseen ulkoiseen tieto kannan taulukkoon.

  • Jos haluat avata jonkin viimeksi avatuista tieto kannoista, napsauta kyseisen tieto kannan tiedosto nimeä Avaa viimeksi käytettyjen tieto kantojen luettelo-kohdassa Microsoft Office-käytön aloittaminen-sivulla. Accessissa avaa tieto kanta, jossa on samat asetus asetukset kuin viimeksi avatessa sen. Jos viimeksi käytettyjen tiedostojen luettelo ei ole näkyvissä, napsauta Microsoft Office-painiketta ja valitse sitten käyttö oikeus asetukset. Valitse vaihto ehdot -valinta ikkunassa lisä asetukset. Kirjoita näyttö-kohtaan viimeksi käytetyt tiedostot-luettelossa näytettävien tiedostojen määrä enintään yhdeksänksi.

  • Jos avaat tieto kannan napsauttamalla Microsoft Office-painiketta ja valitsemalla sitten Avaa -komennon, voit tarkastella luetteloa tieto kannoista, jotka olet avannut aiemmin, valitsemalla Viimeisimmät tiedostotAvaa -sovelluksessa. valinta ikkuna.

Sivun alkuun

Kun luot uuden tyhjän tieto kannan, Accessissa avataan uusi taulukko, johon voit kirjoittaa tietoja, mutta se ei luo tieto kantaan mitään muita objekteja. Jos haluat luoda uusia objekteja, kuten lomakkeita, raportteja, makroja tai lisä taulukoita, voit luoda mukautettuja tyhjiä malleja, jotka sisältävät kyseiset objektit. Kun seuraavan kerran luot uuden tieto kannan, se sisältää jo mallin sisältämät objektit. Näiden objektien lisäksi mallissa voi olla tietoja, jotka on täytetty tiedoilla, sekä kaikki erityiset kokoonpano asetukset, tieto kannan ominaisuudet, viitta ukset tai koodit, jotka haluat sisällyttää kaikkiin uusiin tieto kantoihin.

Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on kokoelma makroja, joita haluat käyttää kaikissa projekteissasi. Jos luot tyhjän mallin, joka sisältää kyseiset makrot, voit käyttää niitä kaikissa uusissa tieto kannoissa, jotka luot.

Voit luoda tyhjiä malleja Office Access 2007-tiedosto muodossa, käyttää 2002-2003-tiedosto muotoa tai käyttää 2000-tiedosto muotoa. Mallin on oltava nimeltään Blank. accdb Office Access 2007-tiedosto muodossa ja Blank. mdb aikaisemmissa tiedosto muodoissa.

  • Jos oletus tiedosto muoto on käytössä 2000 tai Accessia 2002-2003, Accessissa käytetään tyhjää malli tiedoston nimeä tyhjä. mdb. Uusi tieto kanta luodaan samassa tiedosto muodossa kuin Blank. mdb. Jos esimerkiksi oletus tiedosto muoto on Käytä 2000, jos malli nimeltä Blank. mdb on Accessissa 2002-2003-tiedosto muodossa, luomasi uudet tieto kannat ovat Accessissa 2002-2003-muodossa.

  • Jos oletus tiedosto muoto on käytössä 2007, Accessissa käytetään tyhjää. accdb-tiedostoa tyhjän mallin tiedosto nimenä.

Miten muutan oletus tiedosto muodon?

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta ja valitse sitten Accessin asetukset.

  2. Valitse yhteys asetukset -valinta ikkunassa Suositut.

  3. Valitse tieto kantojen luominen-kohdan avattavasta oletus tiedosto muoto -luettelosta haluamasi muoto.

Jos haluat luoda tyhjän mallin, tee jompikumpi seuraavista:

  • Luo uusi tieto kanta (voit nimetä sen tyhjäksi tai antaa sille tilapäisen nimen) ja tuoda tai luoda objektit, jotka haluat sisällyttää malliin.

  • Tee kopio olemassa olevasta tieto kannasta, joka sisältää jo haluamasi objektit malliin, ja poista sitten kaikki objektit, joita et halua käyttää.

Kun olet valinnut haluamasi objektit malliin, sinun on tallennettava se tiettyyn sijaintiin.

  1. Napsauta Microsoft Office-painikettaja valitse sitten Tallenna nimellä.

  2. Valitse Tallenna tieto kanta toisessa muodossa-kohdassa haluamasi mallin tiedosto muoto.

  3. Selaa Tallenna nimellä -valinta ikkunassa johonkin seuraavista malli kansioista:

    • Järjestelmä malli-kansio    Esimerkiksi C:\Program Files\Microsoft Office\templates

    • Käyttäjä mallin kansio    Esimerkki:

      • Windows Vista    c: \ käyttäjät \ käyttäjänimi \ AppData \ Roaming\microsoft\templates

      • Microsoft Windows Server 2003 tai Microsoft Windows XP    C:\Documents and Settings \ käyttäjänimi \ Application Data\Microsoft\Templates

        Huomautus: Järjestelmä malli-kansiossa oleva tyhjä malli ohittaa tyhjät mallit kaikissa käyttäjän malli kansioissa.

  4. Kirjoita tiedosto nimi- ruutuun Blank. accdb (tai Blank. mdb, jos luot aikaisemman version mallia) ja valitse sitten Tallenna.

Kun uusi malli on luotu, kun luot uuden tyhjän tieto kannan, mallin objektit sisällytetään mihin tahansa uuteen tieto kantaan, jonka luot oletusarvoisesti. Accessin avaava uusi taulukko on taulukko näkymässä, kun luot uusia tyhjiä tieto kantoja käyttämättä mallia.

Jos et halua käyttää tyhjää mallia, Poista tai nimeä uudelleen tiedosto nimeltä tyhjä. accdb (tai Accessin aiempien versioiden tyhjä. mdb).

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×