Uuden kentän lisääminen tai luominen taulukossa

Uuden kentän lisääminen tai luominen taulukossa

Jos haluat tallentaa johonkin asiaan liittyviä uusia tietoja ja kyseistä asiaa varten on jo luotu Access-taulukko, harkitse kentän lisäämistä taulukkoon. Oletetaan esimerkiksi, että käytettävissäsi on taulukko, jonka kenttiin voit tallentaa asiakkaiden sukunimen, etunimen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron ja postiosoitteen. Jos haluat pitää kirjaa siitä, millä tavoin asiakas toivoo, että häneen otettaisiin yhteyttä, voit lisätä taulukkoon kentän tätä tietoa varten.

Älä lisää kenttää, jos oletat, että jokainen taulukon entiteetti tarvitsee kenttään useita arvoja. Jos esimerkiksi haluat edellä kerrotussa tilanteessa seurata kunkin asiakkaan tekemiä tilauksia, älä lisää taulukkoon kenttää sitä varten, sillä kullakin asiakkaalla on oletettavasti useita tilauksia. Luo sen sijaan tilauksia varten uusi taulukko ja määritä taulukoiden välille yhteys. Lisätietoja taulukoiden luomisesta on artikkelissa Johdanto taulukoihin. Lisätietoja taulukoiden yhteyksistä on artikkelissa Taulukoiden yhteyksien opas.

Artikkelin sisältö

Yleiskatsaus

Kentän lisääminen automaattisesti tietoja kirjoittamalla

Kentän lisääminen taulukkonäkymän luettelosta valitsemalla

Kentän lisääminen taulukon keskelle

Juuri lisäämäsi kentän muuttaminen

Yleiskatsaus

Jokaisella kentällä on tiettyjä peruspiirteitä, kuten yksilöllinen nimi taulukossa, tietojen luonteen määrittävä tietotyyppi, tietojen käsittelyyn käytettävissä olevat toiminnot ja kullekin arvolle varattava tila.

Kentällä on myös ominaisuuksia, jotka määrittävät kentän tietojen ulkoasun tai toiminnan. Esimerkiksi Muoto-ominaisuus määrittää, miten tiedot näkyvät kyseisen kentän sisältävässä taulukossa tai lomakkeessa.

On tärkeää suunnitella etukäteen, miten kenttiin tallennettuja tietoja on tarkoitus käyttää. Yritä pilkkoa tiedot pienimmiksi mahdollisiksi osiksi, joille on syytä määrittää oma kenttä. Esimerkiksi henkilön nimi kannattaa luultavasti tallentaa etunimi- ja sukunimikenttiin sen sijaan, että koko nimi olisi yhdessä kentässä. Yleisesti ottaen voidaan sanoa, että jos tietoja on lajiteltava tai laskettava tai jos niitä on käytettävä raportoinnissa tai hakutoiminnoissa, ne on syytä sijoittaa omiin sarakkeisiinsa.

Lisätietoja tietokannan suunnittelemisesta ja kenttien valitsemisesta on artikkelissa Tietokannan suunnittelun perusteet.

Kentän lisääminen automaattisesti tietoja kirjoittamalla

Voit lisätä kentän taulukkoon kirjoittamalla viimeiseen sarakkeeseen taulukkonäkymässä. Access määrittää taulukkoon lisättävän kentän tietotyypin automaattisesti kirjoittamiesi tietojen perusteella. Access voi myös määrittää kentän Muoto-ominaisuuden automaattisesti. Jos esimerkiksi kirjoitat 10:50 am, Access määrittää tietotyypiksi Pvm./klo ja Muoto-ominaisuuden arvoksi 12 tunnin klo.

  1. Avaa taulukko, johon haluat lisätä kentän.

  2. Kirjoita tietosi Lisää napsauttamalla -sarakeotsikon alla olevaan soluun.

Kentän lisääminen taulukkonäkymän luettelosta valitsemalla

Voit lisätä kentän taulukon loppuun valitsemalla sen luettelosta:

  • Avaa taulukko ja valitse viimeisessä sarakkeessa Lisää napsauttamalla.

Kentän lisääminen taulukon keskelle

Jos haluat lisätä uuden kentän taulukon keskelle, voit valita kentän valintanauhan Kentät-välilehdestä. Kentät-välilehdessä näkyvät valmiiksi määritetyt kentät, jotka voit lisätä taulukkoon taulukkonäkymässä.

  1. Avaa taulukko taulukkonäkymässä.

  2. Valitse kenttä, joka on sen kohdan edessä, johon haluat lisätä uuden kentän. Jos esimerkiksi haluat lisätä uuden kentän taulukon kolmanneksi kentäksi, valitse toinen kenttä.

  3. Valitse Kentät-välilehden Lisää ja poista -ryhmässä haluamasi kentän tyyppi.

    Vihje: Jos et näe haluamaasi kentän tyyppiä, valitse Lisää kenttiä.

Juuri lisäämäsi kentän muuttaminen

Voit muuttaa eri ominaisuuksia luomassasi kentässä.

Varoitus: Voit muuttaa näitä ominaisuuksia myös muissa kuin juuri luomissasi kentissä. Jos kentässä on jo tietoja, voi kuitenkin olla, että jotkin toiminnot eivät ole käytettävissä tai että niiden käyttäminen johtaa tietojen menettämiseen.

Kentän nimen vaihtaminen

Voit vaihtaa kentän nimen kaksoisnapsauttamalla kentän otsikkoa ja kirjoittamalla sitten uuden nimen.

Kentän siirtäminen

Voit siirtää kentän vetämällä sen haluamaasi kohtaan. Voit valita useita vierekkäisiä kenttiä siirrettäväksi napsauttamalla ensimmäistä kenttää, pitämällä VAIHTONÄPPÄINTÄ alhaalla ja napsauttamalla sitten viimeistä kenttää. Sitten voit vetää valitun kenttäryhmän uuteen kohtaan.

Tärkeää:  Kentän vetäminen muuttaa sen sijaintia taulukossa mutta ei kenttien järjestystä taulukon rakenteessa. Jos käsittelet kenttiä ohjelmallisesti, siinä käytetään kenttien alkuperäistä järjestystä. Jos esimerkiksi vedät kentän uuteen sijaintiin taulukkonäkymässä ja luot taulukosta lomakkeen Lomake-painikkeella, kenttä näkyy alkuperäisessä sijainnissa.

Tietotyypin tai muodon muuttaminen

  1. Valitse muutettava kenttä.

  2. Valitse Kentät-välilehden Muotoilu-ryhmästä haluamasi tietotyyppi ja muoto.

    Huomautus: Määritettävät muodot vaihtelevat tietotyypin mukaan. Määritä tietotyyppi ensin ja vasta sitten muoto, jos se on tarpeen.

Muut asetukset

Voit tehdä kenttään muita muutoksia Kentät-välilehden komennoilla. Kaikkia näitä komentoja ei voi kuitenkaan käyttää kaikkien tietotyyppien yhteydessä. Saat lisätietoja komentojen käytöstä hakemalla ohjetoiminnosta tietoja kyseisen komennon nimellä tai kentän tietotyypillä. Jos haluat vaihtaa tietotyypin, käytä haussa tietotyyppiä, jota haluat käyttää.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×