Useita arvoja tallentavan luettelon käyttäminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Tässä ohjeaiheessa kerrotaan, kuinka avattavia valintaruutuluetteloita ja valintaruutuluetteloita käytetään. Näiden luetteloiden avulla taulukon kentästä voidaan valita ja taulukon kenttään voidaan tallentaa enemmän kuin yksi arvo. Nämä moniarvoiset luettelot ovat uusi ominaisuus Microsoft Office Access 2007 -sovelluksessa. Ne toimivat melkein kuin tavalliset luettelot, mutta niissä on valintaruutu jokaisen luettelon kohdan vieressä. Voit valita enintään 100 kohtaa valitsemalla valintaruutuja.

Uudet luettelot auttavat ratkaisemaan joitakin yleisiä tietojen syöttö- ja tallennusongelmia. Oletetaan esimerkiksi, että käytät Accessia toimeksiantojen seurannassa. Nyt voit nimetä yhteen tehtävään useita henkilöitä valitsemalla heidän nimensä yhdestä luettelosta – tällainen ei ollut mahdollista Accessin aiemmissa versioissa käyttämättä Visual Basic for Applications (VBA) -ohjelmointia.

Huomautus: Uudet luettelot saavat tiedot toisesta tietokantakomponentista, jota kutsutaan moniarvoiseksi hakukentäksi. Moniarvoinen hakukenttä on oltava jossakin tietokannan taulukoista ennen moniarvoisten luetteloiden luomista. Tässä artikkelissa ei kerrota, kuinka moniarvoisia hakukenttiä luodaan.

Moniarvoisen hakukentän luominen, Lisätietoja on artikkeleissa lisääminen tai muuttaminen hakukentän, jonka avulla voit tallentaa useita arvoja ja Moniarvoisten kenttien ohje.

Toimintaohjeita

Valintaruudun avattavista luetteloista ja valintaruudulla takana olevan tekniikan perusteet

Moniarvoisen luettelon käyttäminen lomakkeessa

Moniarvoisen luettelon käyttäminen taulukossa

Suurentaa avattava valintaruutuluettelo saat näkyviin lisää vaihtoehtoja

Avattavien valintaruutuluetteloiden ja valintaruutuluetteloiden taustalla olevan tekniikan perusteet

Avattavat valintaruutuluettelot ja valintaruutuluettelot perustuvat uuteen moniarvokentiksi kutsuttuun ominaisuuteen. Lyhyesti sanottuna, käyttämällä moniarvokenttiä voit liittää yhteen taulukon kenttään useita kohteita. Tällaista ei voinut tehdä Accessin aiemmilla versioilla.

Office Access 2007 -sovelluksessa moniarvokenttiä käytetään useissa ominaisuuksissa, kuten avattavissa valintaruutuluetteloissa ja valintaruutuluetteloissa, moniarvoisissa taulukon kentissä ja liitteissä. Luetteloiden ja moniarvoisten taulukkokenttien avulla voit valita yhdestä luettelosta useita kohtia, ja liitteiden avulla voit liittää tietueeseen tietoja monessa osassa lähes samalla tavalla kuin sähköpostiviesteihin liitetään kuvia ja muita tiedostoja.

Lisätietoja liitteiden käyttämisestä on artikkelissa tiedostojen liittäminen ja kuvien tietokannan tietueisiin.

Voit luoda valintaruutu avattavan luettelon tai valintaruudulla, voit aloittaa moniarvoisen hakukentän – taulukon kentän, joka käyttää kyselyä hakemiseen tietokannan muualla sisältämiä arvoja. Tässä artikkelissa on selvitys siitä, miten voit luoda moniarvoisia hakukenttiä.

Lisätietoja niiden luomisesta on artikkeleissa liittyvä lisääminen tai muuttaminen hakukentän, jonka avulla voit tallentaa useita arvoja ja Moniarvoisten kenttien ohje.

Kun olet luonut moniarvoisen hakukentän, voit käyttää kenttää suoraan tai voit sitoa siihen avattavan valintaruutuluettelon tai valintaruutuluettelon. Avattava valintaruutuluettelo on useita arvoja tukemaan määritetty yhdistelmäruutu.

Seuraavissa kuvissa on tyypillinen avattava valintaruutuluettelo suljettuna ja avattuna.

Avattava valintaruutuluettelo suljettuna

Valintaruudulla varustettu pudotusluettelo avoimena.

Huomautus: Tavallisten yhdistelmäruutuohjausobjektien avulla voit valita luettelosta kohtia tai syöttää uusia kohtia suoraan ohjausobjektiin. Kuitenkin kun määrität yhdistelmäruudun tukemaan useita arvoja, voit vain valita luettelosta kohtia. Et voi syöttää omia arvoja.

Valintaruutuluettelo on useita arvoja tukemaan määritetty luetteloruutuohjausobjekti.

Valintaruutuluettelo

Toisin kuin avattava valintaruutuluettelo, valintaruutuluettelo ei sulkeudu sen jälkeen, kun olet tehnyt valintoja, eikä siinä ole OK- tai Peruuta-painiketta.

Voit käyttää kumpaakin ohjausobjektia lomakkeissa ja raporteissa, mutta kun käytät niitä raporteissa, niissä näkyvät vain valintasi. Oletusarvon mukaan ohjausobjekteja ei voi käyttää raportissa tietojen muuttamista varten.

Lopuksi, voit käyttää moniarvoista hakukenttää suoraan taulukossa napsauttamalla taulukon kenttää tai valitsemalla sen muulla tavalla. Tällöin Access käyttää oletusarvon mukaan vain avattavaa valintaruutuluetteloa – muuta ohjausobjektia ei voi käyttää.

Seuraavassa kerrotaan, kuinka moniarvoisesta hakukentästä valitaan yksi tai useita kohtia. Ohjeissa käytetään Office Access 2007 -sovelluksen mukana toimitettua Seuranta-tietokantamallia.

Sivun alkuun

Moniarvoisen luettelon käyttäminen lomakkeessa

Seuraavassa oletetaan, että sinulla on moniarvoisen hakukentän sisältävä tietokanta ja avattavan valintaruutuluettelon tai valintaruutuluettelon sisältävä lomake.

Lisätietoja hakukentän luomisesta on artikkeleissa liittyvä lisääminen tai muuttaminen hakukentän, jonka avulla voit tallentaa useita arvoja ja Moniarvoisten kenttien ohje.

Moniarvoisen luettelon käyttäminen

  1. Avaa avattavan valintaruutuluettelon tai valintaruutuluettelon sisältävä lomake.

    Kummassakin luettelotyypissä jokaisen kohdan vieressä on valintaruutu.

  2. Napsauta niitä valintaruutuja, jotka haluat valita. Jos käytät avattavaa valintaruutuluetteloa, valitse OK.

    Jos käytät avattavaa valintaruutuluetteloa, ohjausobjekti sulkeutuu ja näyttää valintasi pilkuilla erotetussa luettelossa seuraavasti:

    Suljettu avattava valintaruutuluettelo lomakkeessa

    Jos et näe kaikki vaihtoehdot, voit avata lomakkeen rakenteen tai asettelunäkymässä ja suurentaa luettelo-ohjausobjektia. Lisätietoja tällöin on kohdassa Suurenna avattava valintaruutuluettelo saat näkyviin lisää vaihtoehtoja, tämän artikkelin.

Huomautus: 

  • Muista, että moniarvoinen luettelo on aina helppo tunnistaa, koska jokaisen luettelon kohdan vieressä on valintaruutu.

  • Tässä esimerkissä esimerkkitietokannan luettelossa käytetään avattava valintaruutuluettelo -ohjausobjektia. Valintaruutuluettelo-ohjausobjekti toimii samalla tavalla – voit valita kohtia napsauttamalla luetteloruutuja – mutta siinä ei ole OK- eikä Peruuta-painiketta.

    Muista, että voit valita enintään 100 valintaruutua.

Sivun alkuun

Moniarvoisen luettelon käyttäminen taulukossa

Kun moniarvoista luetteloa käytetään taulukossa, Accessissa on vain yksi ohjausobjekti – avattava valintaruutuluettelo – eikä sitä voi muuttaa.

  1. Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa taulukkoa, jota haluat käyttää. Taulukko avautuu taulukkonäkymään.

  2. Sijoita kohdistus moniarvoiseen kenttään ja napsauta sitten kentän vieressä olevaa alanuolta.

    Huomautus: Alanuolen sijainti määräytyy Windowsin aluekohtaisten ja kieliasetusten mukaan.

  3. Napsauta jokaisen sellaisen kohdan vieressä olevaa valintaruutua, jonka haluat valita, ja valitse sitten OK.

    Luettelo sulkeutuu ja näyttää valintasi erotettuina pilkuilla:

    Avattava valintaruutuluettelo taulukkonäkymässä

Sivun alkuun

Avattavan valintaruutuluettelon suurentaminen lisävaihtoehtojen näyttämiseksi

Kun valitset avattavan valintaruutuluettelon avulla suuren määrän kohtia, kaikki valitut kohdat eivät ehkä näy, kun suljet luettelon. Tietokantojen suunnittelijat käyttävät avattavia luetteloruutuja (yhdistelmäruutuohjausobjekteja), koska ne käyttävät näytön tilan tehokkaasti – ne näyttävät käyttäjän tarvitsemat vaihtoehdot ja sulkeutuvat sen jälkeen, kun käyttäjä on tehnyt valinnan. Jos avattava luetteloruutuluettelo ei ole tarpeeksi suuri kaikkien valintojen näyttämistä varten, voit suurentaa sitä. Seuraavassa kerrotaan, kuinka ohjausobjektia suurennetaan ja kuinka muutokset testataan.

Huomautus: Yleensä luetteloruutuohjausobjektien kokoa ei tarvitse muuttaa, koska niissä on vierityspalkki silloin, kun luettelo ylittää ohjausobjekti-ikkunan koon.

Ohjausobjektin koon muuttaminen

  1. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella lomaketta, jota haluat muuttaa, ja valitse Rakennenäkymä tai Asettelunäkymä.

    TAI

    Valitse Aloitus-välilehden Näkymät-ryhmästä Näkymä ja valitse sitten Rakennenäkymä tai Asettelunäkymä.

  2. Napsauta avattavaa valintaruutuohjausobjektia, osoita jotakin koonmuuttokahvoista ja vedä ohjausobjektin reunaa, kunnes ohjausobjektin korkeus on haluamasi:

    Moniarvoisen kentän koon muuttaminen

    TAI

    Napsauta ohjausobjektia hiiren kakkospainikkeella ja valitse Ominaisuudet. Valitse ominaisuusikkunan Kaikki-välilehti, napsauta Korkeus- tai Leveys-ominaisuutta ja kirjoita koko.

    Access siirtää vieressä olevia ohjausobjekteja alaspäin tai vasemmalle tai oikealle automaattisesti.

  3. Tallenna tekemäsi muutokset ja siirry lomakenäkymään katsomaan, kuinka hyvin muutokset toimivat. Voit siirtyä näkymästä toiseen käyttämällä Accessin tilarivin painiketta tai napsauttamalla lomakkeen tiedostovälilehteä hiiren kakkospainikkeella ja käyttämällä pikavalikkoa.

    Kun testaat muutoksia, kysy itseltäsi seuraavanlaisia kysymyksiä:

    • Näyttääkö uusi koko tarpeeksi tietoja?

    • Valitsetko sinä tai valitseeko tyypillinen käyttäjä tarpeeksi kohtia luettelosta siten, että lisätila täyttyy?

    • Vaikuttavatko muutokset lomakkeen ulkonäköön tai käytettävyyteen ja työnkulkuun?

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×