Usein kysytyt kysymykset ja niiden vastaukset

Tässä ohjeaiheessa kuvattu ominaisuus on käytettävissä vain, kun jokin seuraavista sekä Office SharePoint Server 2007:n että Microsoft Office Enterprise 2007:n kieliversioista on asennettu: kiina (perinteinen), kiina (yksinkertaistettu), japani tai korea.

Voiko Ryhmän hyväksyntää käyttää yhdessä muiden työnkulkujen kanssa?

Microsoft Office SharePoint Server 2007 sisältää ratkaisuja, jotka tukevat useita organisaation sisäisiä työnkulkuja sekä Ryhmän hyväksyntää. Tuetuista työnkuluista on lisätietoja työnkulkujen ohjeissa. Ryhmän hyväksyntä ei kuitenkaan voi jakaa samaa asiakirjakirjastoa muiden työnkulkuratkaisujen kanssa, koska se käyttää arkistoa yksinoikeudella. Työryhmäsivustolle on luotava erillinen asiakirjakirjasto muita työnkulkuratkaisuja varten. Lisätietoja on työnkulkujen ohjeissa.

Vaikka lisäisit muita työnkulkuja Ryhmän hyväksynnän Oman hyväksynnän mukauttaminen -sivulla, lisätyt työnkulut eivät toimi oikein.

Sekä sivustokokoelman ominaisuuksien että sivuston ominaisuuksien ryhmässä on painike, jota napsauttamalla Ryhmän hyväksyntä aktivoidaan. Miten painikkeet eroavat toisistaan?

Jotta Ryhmän hyväksyntä toimii oikein, se on aktivoitava ensin sivustokokoelman ominaisuussivulla ja sen jälkeen sivuston ominaisuussivulla.

Jos ratkaisu aktivoidaan ensin Sivuston ominaisuudet -sivulla, Ryhmän hyväksyntä ei toimi oikein. Tee samat toimet käänteisessä järjestyksessä, kun haluat poistaa Ryhmän hyväksynnän käytöstä.

Huomautus: Ryhmän hyväksyntä voidaan aktivoida vain sivustokokoelman ylätason sivustossa.

Voinko muuttaa Ryhmän hyväksynnän näyttömäärityksiä? Voinko myös luoda ja lisätä uuden näkymän? Voinko lisätä Ryhmän hyväksynnän Web-osan?

Valmiin näkymän muuttaminen tai poistaminen saattaa aiheuttaa Ryhmän hyväksynnän virheellisen toiminnan. Jos ongelmia esiintyy näkymän muokkaamisen jälkeen, ratkaise ongelmat poistamalla Ryhmän hyväksynnän aktivointi ja aktivoimalla se sitten uudelleen. Oman hyväksynnän asiakirjakirjaston ja asiakirjatunnisteiden lokiraporttiluettelon Web-osat sekä muut Ryhmän hyväksynnän Web-osat ovat käytettävissä, mutta koska osan käyttö edellyttää laajempia käyttöoikeuksia, testaa sivu useilla käyttöoikeuksilla ennen Web-sivuston julkaisemista.

Huomautus: Älä muokkaa näkymiä SharePoint Designerilla tai Muokkaa sivua -toiminnolla.

Voinko lisätä näyttöön uuden sarakkeen?

Vaikka uuden sarakkeen lisääminen oletusnäkymiin – Omat kansiot, Hyväksyttäväksi, Ehdottamani, Hylätyt ja Hyväksymäni – ei ole mahdollista, voit luoda ja lisätä uuden sarakkeen hallintanäkymään.

Voit luoda uuden sarakkeen Oman hyväksynnän mukauttaminen -sivun Sarakkeet-kansioon ja lisätä sitten sarakkeen Näkymät-kansion hallintanäkymään.

Takaako leima lähettäjän ja allekirjoittajan henkilöllisyyden?

Leiman kuvan väärentäminen on mahdollista. Siksi allekirjoittajan henkilöllisyyttä ei voida taata leiman avulla. Napsauta näytössä olevaa leimaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Allekirjoitustiedot. Valitse Allekirjoitustiedot-valintaikkunassa Näytä. Näyttöön tulevat allekirjoituksen yhteydessä käytetyn sertifikaatin yksityiskohtaiset tiedot. Sertifikaatti on luotettavampi kuin leima, mutta sertifikaattikaan ei takaa allekirjoittajan henkilöllisyyttä. Tällöin on otettava huomioon julkaisevan yrityksen tai sertifikaattikäytännön luotettavuus. Siksi järjestelmänvalvojan tulee muodostaa yritykselle luotettava sertifiointijärjestelmä. Lisätietoja sertifioinnista on Windows Server -palvelimen ohjeessa.

Huomautus: Ryhmän hyväksyntä seuraa kaikkia työnkulkuprosesseja ja vahvistaa käyttäjät käyttäjien tilitietojen mukaan. Jos käyttäjällä ei ole tarvittavia käyttöoikeuksia tai tarvittavaa tiliä, hän ei voi osallistua hyväksyntäprosessiin.

Ymmärtääkseni Ryhmän hyväksyntä käyttää Windows SharePoint Services -palvelun asiakirjakirjastoa. Edellyttääkö tämä järjestelmänvalvojalta jotakin toimia?

Kyllä, Ryhmän hyväksyntä käyttää Windows SharePoint Services -palvelun asiakirjakirjastoa. Jokaisella asiakirjakirjastolla on asiakirjakirjaston mukauttamissivu tarpeellisten asetusten määrittämistä varten. Muiden asiakirjakirjastojen tapaan Ryhmän hyväksyntä sisältää Oman hyväksynnän mukauttaminen -sivun toimintojen mukauttamista varten. Voit avata Oman hyväksynnän mukauttaminen -sivun valitsemalla Sivuston asetukset -sivulla Oma hyväksyntä, Asetukset ja valitsemalla sitten Oman hyväksynnän asetukset.

Joidenkin mukautettavien asetusten oletusarvojen muuttaminen saattaa vaikuttaa Ryhmän hyväksynnän toimintoihin. Siirry Asiakirjakirjaston lisäasetukset: Oma hyväksyntä -sivulle valitsemalla Yleiset asetukset -kohdassa Lisäasetukset ja varmista, että seuraavien asetusten oletusarvot ovat valittuina.

  • Haluatko sallia sisältötyyppien hallinnan?      Kun arvoksi asetetaan Kyllä, useita malleja voidaan rekisteröidä ja käyttää Ryhmän hyväksynnässä. Tarkista, että Kyllä on valittuna.

  • Selainohjelmassa avattavissa olevien asiakirjojen avaaminen      Valitse Avaa asiakassovelluksessa -valintaruutu, jotta Microsoft Office Word tai Microsoft Office Excel voi avata asiakirjan.

Voidaanko Ryhmän hyväksyntä -sivusto palauttaa Windows SharePoint Services -sivustoon, kun se on varmuuskopioitu?

Kyllä. Luo Ryhmän hyväksyntä -sivustosta varmuuskopio ja palauta se Web-sovelluksittain. Tee varmuuskopio jokaisesta sivustosta, joka määritettiin sovellukseen, ja palauta ne.

Voinko määrittää RSS-syötteitä Ryhmän hyväksyntää varten?

Ryhmän hyväksyntä sisältää RSS-syötteet eli yhden Windows SharePoint Services -palvelun asiakirjakirjaston perustoiminnoista. Voit tilata syötteen RSS-lukusovelluksen avulla asiakirjaluettelon tarkastelua varten. Asiakirjoja ei kuitenkaan voi luokitella RSS-lukusovelluksessa sen mukaan, mikä niiden tila on hyväksyntäprosessissa. Voit nähdä asiakirjan ominaisuudet, mutta et voi avata, hyväksyä tai hylätä asiakirjoja luettelon RSS-sovelluksella.

Näkyvätkö Ryhmän hyväksyntä -järjestelmässä organisaation muutokset, kuten uudelleenorganisointi ja työntekijöiden lomat ja siirtymiset?

Jos organisaatio on hajonnut tai poistettu, poistetun organisaation kansioon tallennetut tiedostot siirretään pääorganisaation kansioon. Jos organisaation nimi muutetaan, muutos näkyy arkistossa automaattisesti, eikä nimeä tarvitse erikseen muuttaa arkistoon.

Toisaalta hyväksyntäprosessin aikana tehtävät muutokset edellyttävät järjestelmänvalvojalta tarvittavia hallintatoimia. Jos asiakirja on lähetetty hyväksyttäväksi mutta lähettäjän osasto esimerkiksi irrotetaan yrityksestä, asiakirja tallennetaan arkiston Määrittämätön-kansioon. Tämä johtuu siitä, että asiakirjalle luodaan asiakirjanumero heti, kun asiakirja lähetetään, ja tämä numero määrittää, mihin kansioon asiakirja tallennetaan. Kun jälkimmäinen hyväksyjä poistetaan organisaatiokaaviosta ennen edellisen hyväksyjän hyväksyntää, hyväksyntäprosessin peruutusilmoitus lähetetään sähköpostissa edellisille hyväksyjille ja hyväksyntäprosessi peruutetaan. Jos jälkimmäinen hyväksyjä kuitenkin poistetaan organisaatiokaaviosta edellisen hyväksyjän ehdittyä hyväksyä toimen, hyväksyntäprosessia ei peruuteta. Asiakirja säilytetään Ehdottamani-kansiossa, jos kyse on lähettäjästä, ja Hyväksymäni-kansiossa, jos kyse on edellisestä hyväksyjästä. Jos valitset säilytetyn asiakirjan, napsautat sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitset Näytä ominaisuudet, tapahtuu virhe. Tämän takia lähettäjän tai järjestelmänvalvojan on tarkistettava ja peruutettava hyväksyntäprosessi tarvittaessa ja lähetettävä asiakirja uudelleen hyväksyttäväksi.

Kun valitsen Ryhmän hyväksynnän Käyttäjät ja organisaatiot -sivun, näyttöön tulee virhesanoma, jonka mukaan organisaatiokaavio on epäyhtenäinen. Mistä ongelma johtuu, ja miten sen voi ratkaista?

Ongelma johtuu siitä, että poistit Ryhmän hyväksynnän ryhmän Windows SharePoint Service -palvelun Henkilöt ja ryhmät -sivun kautta. Napsauta näyttöön tulevan virhesanoman Here-linkkiä. Valitse avautuvalla sivulla ToiminnotRatkaise organisaatiopuun epäyhtenäisyys. Poista organisaatiokaaviosta organisaatio, jonka poistit Windows SharePoint Service -palvelussa. Jos haluat käyttää poistettua ryhmää Ryhmän hyväksynnässä, rekisteröi ryhmä uudelleen Ryhmän hyväksynnän organisaatiokaaviossa. Sijoita se yhdenmukaisesti olemassa olevan organisaatiokaavion ja osastokansiorakenteen kanssa. Lisätietoja on kohdassa Organisaatiokaavion luominen.

Loin jakeluryhmän Microsoft Exchange Server -palvelimeen, kun loin rooliryhmät. Mitä jos rooliryhmä poistetaan tai sen jäsenet vaihtuvat? Näkyvätkö muutokset automaattisesti jakeluryhmässä?

Kyllä, muutokset näkyvät jakeluryhmässä automaattisesti. Jos rooliryhmä poistetaan, jakeluryhmä poistetaan automaattisesti. Jos rooliryhmän nimi muutetaan, sovellus poistaa jakeluryhmän ja luo uuden jakeluryhmän uudella nimellä. Lisäksi muutokset rooliryhmän kokoonpanossa näkyvät välittömästi jakeluryhmässä, jos Windows SharePoint Services -järjestelmänvalvojalla on myös Exchange Server -palvelimen järjestelmänvalvojan käyttöoikeudet.

Voinko poistaa Ryhmän hyväksyntään rekisteröidyn mallin?

Voit, jos Web-palvelimessa ei ole mallin avulla luotuja asiakirjoja, kun malli poistetaan. Kaikki mallin avulla luodut asiakirjat on poistettava Web-palvelimen roskakorista ja Ryhmän hyväksynnän arkistosta. On suositeltavaa, että mallit piilotetaan käyttäjältä poistamisen sijaan. Lisätietoja käyttäjälle näkyvien mallien määrittämisestä on kohdassa Rekisteröityjen mallien järjestyksen määrittäminen näyttämistä varten.

Kun arkistoituja asiakirjoja tarkistetaan, asiakirja-arkistossa ei saisi olla puuttuvia numeroita. Voinko millään tarkistaa kaikkia asiakirjanumeroita?

Ryhmän hyväksyntä sisältää asiakirjakirjastosta erillisen asiakirjojen lokiraportin. Asiakirjatunnisteiden lokiraportti on hyödyllinen työkalu asiakirjojen hallintaan ja tarkistukseen numeroiden perusteella, kaikkien numeroiden asiakirjojen luetteloimiseen osaston mukaan ja kunkin asiakirjan hyväksyntäprosessin yhteenvetoraportin näyttämiseen.

Voit näyttää raportin valitsemalla Sivuston asetukset -sivun Ryhmän hyväksynnän hallinta -kohdasta Asiakirjatunnisteiden lokiraportti. Raportti sisältää kaikki organisaatiot, jotka on rekisteröity organisaatiokaavioon ja joilla on lähetettyjä asiakirjoja. Jos napsautat organisaation vieressä olevaa +-merkkiä, näyttöön tulee luettelo kaikista asiakirjoista asiakirjanumeroiden mukaan. Jos napsautat asiakirjan vieressä olevaa +-merkkiä, näyttöön tulevat asiakirjan lokitiedot. Suluissa () oleva numero ilmaisee kunkin tilan asiakirjaesiintymien lukumäärän, ja saattaa siksi olla suurempi kuin varsinaisten asiakirjojen lukumäärä.

Voit myös näyttää tarvittaessa lokiraportin eri muodossa. Valitse Asiakirjatunnisteiden lokiraportti -sivun tehtäväpalkista Toiminnot ja muunna sitten raportti taulukkonäkymäksi tai laskentataulukoksi valitsemalla Muokkaa taulukkonäkymässä tai Vie laskentataulukkoon. Käsittele muunnettuja tietoja tarpeen mukaan. Huomaa, että jos poistat tai muutat tietoja, asiakirjan lokiraportti vahingoittuu.

Kuinka määritän sähköposti-ilmoitukset?

Ryhmän hyväksyntä on Microsoftin kehittämä elektroninen hyväksyntäratkaisu, joka perustuu Windows SharePoint Services -tekniikkaan ja sisältää sähköpostijärjestelmään yhdistetyn ilmoitustoiminnon. Lisätietoja ilmoitustoiminnon määrittämisestä sähköpostiin saat Windows SharePoint Services -palvelun ohjeesta.

Kun ilmoitustoiminto on määritetty sähköpostiin, lähettäjät ja hyväksyjät saavat automaattisesti ilmoituksen hyväksyntäpyynnöstä ja asiakirjan tilasta hyväksyntäprosessissa sekä yhteenvetoviestin, kun hyväksyntäprosessi on valmis. Jos käytössä on Exchange Server, voit luoda ja hallita Ryhmän hyväksynnän rooliryhmiä varten luotua jakeluryhmää. Lisätietoja on kohdassa Rooliryhmien luominen.

Miten voin muuttaa Ryhmän hyväksyntää niin, että se vastaa yrityksen hyväksyntäprosessia?

Ryhmän hyväksynnän avulla voit muuttaa tai mukauttaa työnkulkuprosessia. Lisätietoja saat ECM Starter Kit for 2007 Office System -paketista, joka sijaitsee Download Centerissä

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×